SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PELAYANAN KAPAL MELALUI APLIKASI PORTAL ANJUNGAN DI PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: DANU MARDANI D1513014 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
ii
iii
iv
MOTTO Cobalah dulu, baru cerita. Pahamilah dulu, baru menjawab. Pikirkanlah dulu, baru berkata. Dengarlah dulu baru beri penilaian. Bekerjalah dulu, baru berharap. -Socrates Intinya, bagaimana sembahyang itu bisa mendorong seluruh hatimu untuk menolong orang lain. Itulah inti pergi ke masjid, gereja, wihara, kuil, dan sebagainya. -Sujiwo Tejo Jika tidak hari ini, besok pun kita bisa memulainya, tapi andai kita memulainya hari ini, mungkin besok kita sudah selesai. -Hendry Ridho v
PERSEMBAHAN Dengan rasa syukur kepada Allah SWT karya ini kupersembahkan kepada Orangtuaku yang telah memberikan segalanya. Guru-guruku semua yang telah memberikan ilmunya kepadaku. Kakak dan Adik ku yang telah menjadi teman bermain dirumah, yang akan selalu kurindukan. Sahabat dan teman-teman yang selalu memberikan motivasi serta kebersamaan. Almamaterku D3 Manajemen Administrasi FISIP UNS. Pembaca yang budiman. vi
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas karunianya penulis dapat menyelesaikan dengan sebaik-baiknya Tugas Akhir (TA) yang berjudul SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI PELAYANAN KAPAL MELALUI APLIKASI PORTAL ANJUNGAN DI PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA Tugas Akhir ini disusun bertujuan untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi. Penyusunan Tugas Akhir ini juga bertujuan untuk memberikan informasi dan pengetahuan khususnya bagi para pembaca mengenai kegiatan administrasi di bidang kepelabuhanan khususnya dalam bidang pelayanan kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero). Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tentunya penulis mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis akan menyampaikan terimakasih kepada beberapa pihak diantaranya: 1. Bapak Djoko Purwoko,SS.,MH. Selaku dosen pembimbing, yang telah bersedia memberikan bimbingan hingga tugas akhir ini dapat dipertahankan di depan penguji. 2. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si. Selaku penguji dan pembimbing akademik yang telah memberikan koreksi dan perbaikan sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. 3. Bapak Drs.Ali, M.Si. Selaku Kepala Program Studi Diploma 3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan kemudahan dalam proses persiapan pengamatan dan juga telah memberikan ilmu pengetahuan mengenai metodologi pengamatan kualitatif 4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan izin pengamatan kepada penulis. vii
5. Pihak PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) yang telah memberikan izin untuk melaksanakan pengamatan, dan juga memberikan kemudahan dengan memberikan berbagai informasi untuk menjadi bahan dalam pengamatan ini. 6. Teman-teman mahasiswa Diploma 3 Manajemen Administrasi 2013 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan bantuan dalam pelaksanaan dan penyusunan pengamatan. 7. Semua pihak yang telah membantu barupa apapun dalam pengamatan dan penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat berbagai kesalahan baik dari segi tata tulis maupun dari segi penyajian materi, maka dari itu penulis juga berharap bagi para pembaca tugas akhir ini untuk dapat memberikan saran dan atau kritik yang membangun sehingga penulis dapat melakukan perbaikan tugas akhir ini, serta demi kesempurnaan karya ilmiah karya ilmiah penulis selanjutnya. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi para pembaca pada khususnya, serta bagi berbagai pihak yang membutuhkan. Surakarta, Juni 2016 Penulis viii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR BAGAN... xiv DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi ABSTRAK... xviii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 6 C. Tujuan Pengamatan... 6 D. Manfaat Pengamatan... 7 ix
BAB IITINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 9 A. Tinjauan Pustaka... 9 1. Sistem... 9 2. Informasi... 10 3. Sistem Informasi... 11 4. Sistem Informasi Manajemen... 14 5. Sistem Pemrosesan Transaksi... 20 6. Pelayanan... 31 B. Metode Pengamatan... 40 1. Lokasi Pengamatan... 40 2. Jenis Pengamatan... 40 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data... 41 4. Teknik Pengumpulan Data... 44 BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI... 46 A. Sejarah... 46 B. Visi dan Misi... 47 C. Struktur Organisasi... 50 D. Job Dercription... 51 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN... 53 A. Pelayanan Kapal... 54 1. Jasa Labuh... 54 2. Jasa Pandu... 54 3. Jasa Tunda... 55 4. Jasa Tambat... 55 B. Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya... 56 1. Regristasi Kedatangan Kapal... 59 2. Pembuatan Estimasi Perkiraan Biaya (EPB)... 59 3. Permohonan... 59 4. Perencanaan Jasa Pelayanan Kapal... 61 x
5. Penetapan Penambatan Kapal... 62 6. Pelayanan Kapal Masuk dari Ambang Luar ke Kolam Pelabuhan... 62 7. Pelayanan Kapal Tambat dari Ambang Luar atau Rede ke Tambatan... 63 8. Proses Pelayanan Kapal Pindah/ Gerakan Tersendiri... 64 9. Proses Pelayanan Kapal Keluar dari Tambatan ke Ambang Luar... 65 10. Prosedur Perpanjangan/ Perpendekan Pelayanan Kapal... 66 11. Prosedur Pembatalan Pelayanan Kapal... 67 12. Prosedur Perubahan Pelayanan Kapal... 67 13. Penerbitan dan Pembayaran Nota Penjualan... 67 C. Pengolahan Data Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal... 69 1. Pengumpulan Data (Data Gathering)... 70 2. Manipulasi Data (Data Manipulation)... 71 3. Penyimpanan Data (Data Storage)... 72 4. Persiapan Dokumen (Document Preparation)... 73 D. Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA)... 74 1. Prosedur Pelayanan Kapal Melalui PPSA... 74 2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui PPSA... 75 E. Aplikasi Portal Anjungan... 76 1. Proses Alur Layanan Sistem Aplikasi Portal Anjungan... 77 2. Identifikasi Kendala Pelayanan Kapal Melalui Aplikasi Portal Anjungan... 78 F. Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Portal Anjungan... 79 BAB V PENUTUP... 82 A. Kesimpulan... 82 B. Saran... 83 DAFTAR PUSTAKA... 85 LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Karakteristik Produk (Barang) dan Pelayanan... 31 Tabel 2.2 Karakteristik Penyelenggaraan Pelayanan Publik... 34 xii
DAFTAR BAGAN Bagan 2.1 Model Sistem Informasi Manajemen... 17 Bagan 2.2 Model Sistem Pemrosesan Transaksi... 22 Bagan 2.3 Diagram Konteks Sistem Distribusi... 24 Bagan 2.4 Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi... 26 Bagan 2.5 Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan... 27 Bagan 2.6 Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti.. 29 Bagan 2.7 Diagram Nomor 3 Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar... 30 Bagan 3.1 Struktur Organisasi... 50 Bagan 4.1 Sistem Pelayanan Kapal... 56 Bagan 4.2 Alur Layanan Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal... 58 Bagan 4.3 Model Sistem Pemrosesan Transaksi... 69 Bagan 4.4 Arsitektur Portal Anjungan... 76 Bagan 4.5 Alur Layanan Sistem Anjungan... 77 xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Grafik Perkembangan Bisnis dan Jasa Pelayanan Kapal... 4 Gambar 2.1 Jenis-jenis Sistem Informasi... 13 Gambar 2.2 Sistem Informasi Manajemen... 15 Gambar 4.1 Kegiatan Pelayanan Kapal... 54 Gambar 4.2 Prosedur Pelayanan Kapal... 74 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Dokumen PPKB... 87 Lampiran 2Dokumen EPB... 88 Lampiran 3Dokumen BPJK... 89 Lampiran 4 Dokumen PKK... 90 Lampiran 5 Dokumen SPK... 91 Lampiran 6 Dokumen 2 A 1... 92 Lampiran 7 Dokumen 2 A 2... 93 Lampiran 8 Dokumen BAT Masuk... 94 Lampiran 9 Dokumen BAT Keluar... 95 Lampiran 10 Dokumen Nota Penjualan Jasa Kepelabuhanan... 96 Lampiran 11 Dokumen Perhitungan Nota Kapal... 97 Lampiran 12 Dokumen Surat Ukur Kapal... 98 Lampiran 13 Dokumen IMO Crew List... 99 Lampiran 14 Dokumen ISPS Code... 100 Lamipran 15 Dokumen Export Cargo Manifest... 101 Lampiran 16 Dokumen Manifest... 102 Lampiran 17 Dokumen Perjanjian Kerjasama 1... 103 Lampiran 18 Dokumen Perjanjian Kerjasama 2... 104 Lampiran 19 Dokumen Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat... 105 Lampiran 20 Dokumen SPOGK... 106 Lampiran 21 Dokumen Surat Persetujuan Berlayar... 107 Lampiran 22 Dokumen LK3... 108 Lampiran 23 Dokumen PKBM... 109 Lampiran 24 Dokumen Permohonan Perpanjangan Tambatan... 110 Lampiran 25 Dokumen Permohonan Pelayanan Barang... 111 Lampiran 26 Dokumen Permintaan Alat HMC... 112 Lampiran 27 Dokumen Perencanaan Penambatan Kapal dan Bongkar Muat. 113 Lampiran 28 Dokumen Penunjukan PBM... 114 xv
Lampiran 29 Dokumen Pemberitahuan Pembagian Nota Rampung... 115 Lampiran 30 Dokumen Operation Plan... 116 Lampiran 31 Dokumen Laporan Pemasukan/ Pengeluaran Barang Ke/ Dari Pelabuhan Tanjung Perak... 117 Lampiran 32 Dokumen Laporan Harian Stasiun Pandu... 118 Lampiran 33 Dokumen Dokumen Laporan Harian Situasi Tambatan... 119 Lampiran 34 Dokumen Data Posisi Kapal... 120 Lampiran 35 Dokumen Daftar Kapal yang Berlabuh di karang Jamuang... 121 Lampiran 36 Dokumen Data Antrian Kapal... 122 Lampiran 37 Dokumen Bukti Penerimaan Kas Bank... 123 Lampiran 38 Dashboard Anjungan... 124 Lampiran 39Form Permohonan Kapal Melalui Anjungan... 125 Lampiran 40 Form Permohonan Air Kapal Melalui Anjungan... 126 Lampiran 41 Form EPB Kapal Anjungan... 127 Lampiran 42 Form EPB Air Kapal Anjungan... 128 Lampiran 43 Form Verifikasi Pembayaran... 129 Lampiran 44 Form BPJK... 130 Lampiran 45 Form Nota Belum Lunas... 131 Lampiran 46 Form Nota Lunas... 132 Lampiran 47 Surat Tugas... 133 Lampiran 48 Form Presensi Magang... 134 Lampiran 49Form Monitoring... 138 Lampiran 50Form Penilaian Magang... 140 Lampiran 51 Sertifikat Magang... 141 xvi
ABSTRAK Danu Mardani. D1513014. Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal Melalui Aplikasi Portal Anjungan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta. 2016. 85 Halaman. Perkembangan teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat akan membawa berbagai kemudahan bagi yang dapat memanfaatkannya terutama perusahaan.pt. Pelabuhan Indonesia III (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam jasa layanan operator terminal pelabuhan dituntuk untuk memberikan pelayanan publik yang maksimal, maka dari itu inovasi terus dilakukan demi terwujudnya pelayanan publik yang maksimal.inovasi yang dilakukan adalah dengan menciptakan sistem aplikasi portal anjungan, sistem ini bertujuan untuk memudahkan pengguna jasa kepelabuhanan khususnya dalam pelayanan kapal.pengamatan ini memfokuskan pada sistem pemrosesan tranksaksi pelayanan kapal melalui aplikasi portal anjungan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya dan bertujuan untuk mengetahui sistem pemrosesan transaksi tersebut serta kelebihan dan kendala yang dihadapi dalam pengimplementasiannya. Pengamatan ini dilakukan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen. Hasil Pengamatan ini menunjukkan bahwa sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal sudah berjalan secara baik.dengan diciptakannya aplikasi portal anjungan semakin memudahkan pengguna jasa dalam melakukan transaksi pelayanankapal.aplikasi portal anjungan ini merupakan bentuk penyederhanaan administrasi dari sistem secara manual ke sistem online. Kata kunci: Aplikasi Portal Anjungan, Pelayanan Kapal, Sistem Pemrosesan Transaksi. xvii