System Inventory Gudang : Mutasi Barang Dalam bisnis proses pergudangan, perpindahan barang antara lokasi maupun antar gudang sangat memungkinkan. Jenis Mutasi Barang : a. Mutasi antar gudang Aktifitas ini biasa terjadi jika terjadi perluasan gudang, movement by plan atau kasus yang tidak terduga. Barang harus didaftarkan untuk identifikasi lokasi gudang yang baru. b. Mutasi antar cabang Jika perusahaan mempunyai cabang lebih dari satu, aktifitas ini dibutuhkan untuk mencatat pergerakan/tracking posisi barang. c. Mutasi barang rusak/claim Mutasi barang juga bisa disebabkan barang rusak atau barang yang harus diclaim kepada vendor. Status mutasi disini untuk memisahkan barang mana saja yang available digunakan, barang mana saja yang tidak bisa digunakan karena rusak/proses claim. d. Mutasi barang atas permintaan Mutasi barang ini sering dan merupakan aktifitas harian di dalam transaksi gudang. Seorang requestor melakukan request berdasarkan requirement di lapangan dengan mengisi sebuah surat. Dan atas dasar ini mutasi barang bisa dimutasi ke lapangan. Dan ada dua sifat kepemilikan yang bisa diaplikasikan dalam sistem. a. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang lama Sehingga jika ada penjualan atau transaksi pada barang tersebut, billing akan mengacu pada gudang yang lama. b. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang baru Billing akan mengacu pada posisi gudang yang baru. Laporan pergerakan barang diperlukan untuk analisa dan planning ke depan. Karena melihat kebutuhan di lapangan dan di cabang lain, kita pasti akan bisa menganalisa kebutuhan barang mana saja yang harus dipenuhi. Dan barang2 mana saja yang tidak pernah bergerak. Sehingga langkah2 penanganan bisa direncanakan. Storage Location Di setting awal sebuah sistem inventory gudang, kita harus mendifinisikan nama dan storage location tempat menyimpan barang. Storage location ini berguna : 1. Identifikasi letak 2. Mengetahui sifat barang, Ada model prosedur pemisahan lokasi berdasarkan sifat barang, misal barang ini tidak layak dipakai di tempatkan di storage yang tersendiri.
3. Tracking perjalanan barang, jika ada pencarian dalam sebuah kasus, storage location akan sangat berguna. Dalam sistem saya, akan dibuat : a. Available location Tempat yang disediakan bagi barang yang siap dipakai. b. Block Storage Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena hal2 tertentu. c. Claim Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena dalam proses claim. d. On going/on movement Status tempat bagi barang yang sedang dalam proses pengiriman atau pemindahan. Inventory System Kepada teman-teman yang pengen belajar tentang sistem pergudangan atau yang mau membuat sistem inventory yang bagus, mungkin anda bisa membaca pengalaman saya di bawah ini. Pengalaman ini saya dapatkan ketika mendapat proyek untuk membangun sistem gudang di sebuah perusahaan tekstil. Master Data. Master data ini data primary dalam sebuah sistem, kalau di inventory adalah data product, lokasi rak dan sub rack. Transaksi data Data yang dihasilkan dari proses inventory yang terjadi. Data barang masuk, barang keluar, stok barang di gudang. Setup Authentifikasi Setting ini terdiri dari maintenance user aplikasi, setup menu setiap group user, setiap group user memiliki susunan menu yang berbeda dan diset dinamis, sehingga mudah diubah jika dibutuhkan. Laporan Laporan terdiri dari : - Laporan Harian Stock - Laporan Harian Incoming Product - Laporan Harian Outgoing Product - Laporan Akhir Bulan WORKSHOP DESCRIPTION Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan. Pelatihan ini akan membahas aspek operasional sistem manajemen pergudangan. Karena titik utama pembahasan adalah masalah operasional logistik dan administrasi
pergudangan, maka pelatihan ini sangat cocok untuk para eksekutif perusahaan di tingkat operasional dan menengah. Di dalam pelatihan ini,selain aspek manajemen juga akan dibahas secara terinci sistem dan prosedur administrasi pergudangan, laporan yang harus dihasilkannya beserta contoh setiap jenis formulir yang diperlukan. Manfaat setelah mengikuti seminar ini : - Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan. - Pemeriksaan/Pengujian Barang. - Administrasi Penerimaan Barang. - Administrasi Penyimpanan Barang. - Akuntansi Persediaan. - Konsep inventory control. - Administrasi Distribusi Barang. - Laporan Sistem Pergudangan. - Inventarisasi dan auditing persediaan - Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan - Pengukuran performansi sistem pergudangan dan distribusi. METODE PELATIHAN : Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah lektur, workshop, studi kasus dan konsultasi interaktif. HAL-HAL YANG AKAN DIBAHAS ANTARA LAIN: 1. Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan. - Evolusi sistem manajemen logistik. - Siklus manajemen logistik. - Pergudangan sebagai Subsistem dalam sistem logistik. - Objektif Manajemen logistik dan Pergudangan. - Fungsi fungsi manajemen logistik dan pergudangan. - Fungsi Pelayanan Sistem logistik dan Pergudangan. - Aktivitas gudang - Struktur Pergudangan - Pemilihan Lokasi Gudang 2. Pemeriksaan/Pengujian Barang. - Dasar Pemeriksaan Barang. - Destructive dan Non destructive test. - Kriteria Pemeriksaan total dan sampling. - Penentuan ukuran sample. - Penentuan Acceptance Level. - Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang. 3. Administrasi Penerimaan Barang. - Prasyarat penerimaan barang. - Pembentukan team penerimaan barang. - Kriteria penerimaan barang. - Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang. - Dokumen penerimaan barang. - Berita Acara Penerimaan Sementara. - Berita Acara Penerimaan Barang. - Penyusunan laporan transaksi barang. - Rekomendasi pembayaran.
4. Administrasi dan Teknik Penyimpanan Barang. - Sistem dan Prosedur Penyimpanan Barang. - Dokumen yang digunakan untuk penyimpanan barang. - Tatacara Pengisian Kartu Barang. - Tatacara Pengisian Kartu Administrasi Persediaan - Tatacara perhitungan nilai persediaan barang 5. Teknik Penyimpanan Barang Berukuran Kecil. Aktivfitas unloading barang ukuran kecil. Pengendalian kualitas dan kuantitas. Packaging. Identifikasi produk. Teknik penyimpanan dan pelayanan pelanggan Pengendalian persediaan. Authomatic identification method 6. Pengelolaan barang yang disimpan menggunakan karton (full-case) Manfaat penyimpanan barang menggunakan karton. Order-pick methods. Teknik pengaturan penyimpanan menggunakan karton. Identifikasi posisi karton dan pallet. 7. Akuntansi Persediaan. - Peran akuntansi dalam pengelolaan persediaan. - Kontrol intern dilihat dari segi organisasi serta sistem dan prosedur administrasi pergudangan. - Perhitungan biaya material dengan metoda FIFO (First in First Out), LIFO (Last in First Out), dan AVERAGE. - Laporan persediaan yang diperlukan akuntansi. 8. Laporan Sistem Pergudangan. - Laporan status persediaan. - Laporan Transaksi Barang. - Klasifikasi Barang. - Statistik Pemakaian Barang. - Laporan Perhitungan Inventory Control. 9. Manajemen Pergudangan dan distribusi Konsep dasar Distribution Requirement Planning (DRP). Multi echelon distribution system Pull system Push system Illustrasi order point system Solusi order point Base stock system Illustrasi perhitungan DRP Studi kasus DRP dengan menggunakan Software. 10. Inventory Control Techniques - Klasifikasi persediaan. - Biaya persediaan. - Sistem pengendalian persediaan. - Economic order quantity; Reorder point dan Safety Stock untuk Independent
material - Fixed order period inventory system - Latihan perhitungan optimasi persediaan. 11. Inventarisasi dan auditing persediaan - Manfaat inventarisasi persediaan. - Teknik inventarisasi persediaan. - Inventarisasi total dan inventarisasi sebagian. - Laporan Hasil inventarisasi. 12. Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan - Perbedaan data dan informasi pergudangan. - Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen. - Pembentukan Master File Kodifikasi Barang. - Pembentukan Master File Persediaan di Gudang. - Penentuan Kode Lokasi Barang. - Teknik Pencatatan Transaksi Barang. 13. Peragaan software manajemen pergudangan dan distribusi yang mencakup aspek : - Penerimaan barang, - Administrasi penyimpanan. - Pembentukan item master file. - Optimasi Persediaan. - DRP dan optimasi distribusi barang. - Lokasi barang. 14. Studi kasus sistem manajemen pergudangan.