Implementasi SPM-PT di UGM

Kebijakan dan Sistem Penjaminan Mutu di UGM SK Rektor No. 123/P/SK/Set.R/2001 Implementasi SPM-PT di UGM Tugas Kantor Jaminan Mutu: 1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di UGM 2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu 3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu 4. Melakukan auditing dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu 5. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala Latar Belakang SPM-PT UGM UGM sebagai Perguruan tinggi perjuangan tertua dan terbesar di Indonesia UGM sebagai anggota tetap AUN-QA harus senantiasa menjaga dan meningkatkan kualitas dalam tridarma Diperlukan pola penjaminan mutu yang bersistem dan dapat diimplemetasikan sesuai dengan budaya UGM Kebijakan dan Sistem Penjaminan Mutu di UGM SK Rektor No. 76/P/SK/HT/2013 Tugas Kantor Jaminan Mutu: 1. Merencanakan dan melaksanakan SPMPT dan AMI secara keseluruhan di UGM 2. Mengembangkan SPMI dan SIPMA di UGM 3. Merencanakan, melaksanakan dan monitoring persiapan akreditasi nasional dan internasional 4. Mengembangkan dan memelihara kerjasama bidang SPMI secara nasional dan internasional 5. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala kepada WR Akademik dan Kemahasiswaan 1

C Q I 7/23/2013 Manajemen Resiko UGM Visi, Misi UGM Renstra/Renop Strategi KINERJA Fakultas, Direktorat, Kantor, Program studi Peningkatan Keuangan Akademik Hukum Monev KAI KJM Hukor Implementasi SPM-PT UGM Sesuai dengan budaya, kondisi, kemampuan, serta cita-cita UGM Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik PMI Akreditasi Internasional (AUN, AACSB, ASIIN, WFME, ABET, IChem-E, ISO) PME Survei (QS, Webometrics) SNPT, BAN-PT, LAM Inspirasi Perkembangan SPM-PT UGM British Standard 5750 International Standard Organization (ISO) Malcolm Balridge Award, dll. Quality Assurance System (Inggris, Australia dan Eropa Barat) Di-adopt di Indonesia dan kawasan ASEAN UGM mulai melaksanakan Kerangka SPMI-PT UGM 1. Landasan Yuridis 2. Landasan substansi 3. Azas SPMI-PT 4. Standar implementasi SPMI-PT 5. Sistem Organisasi SPMI-PT 6. Sistem Dokumentasi SPMI-PT 7. Siklus SPMI-PT 2

1. LANDASAN JURIDIS (1) Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas Evaluasi pendidikan yang terdiri dari kegiatan pengendalian, penjaminan dan penetapan mutu pendidikan UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan Peraturan Pemerintah RI No 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas PP No. 17 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan, pasal 49 ayat 2 butir C 2. LANDASAN SUBSTANSI Kebijakan Akademik UGM Standar Akademik UGM Peraturan Akademik UGM Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Dokumen AMI 1. LANDASAN JURIDIS (2) Rencana Strategis UGM 2008-2012 Grand Strategy (untuk program pendidikan) 5. Performance based management (untuk penjaminan mutu pelayanan) Kebijakan Akademik UGM 2010 Misi dan tujuan (pendidikan)..dengan mengembangkan sistem penjaminan mutu (quality assurance system) pendidikan tinggi secara bertahap, terstruktur dan berkesinambungan 3. AZAS-AZAS Komitmen Internally driven Tanggungjawab/pengawasan melekat Kepatuhan kepada rencana Evaluasi Peningkatan mutu berkelanjutan 3

4. Standar Implementasi SPMI UGM Quality Assurance Agency (QAA) di UK (1997 2002) Sistem Dokumentasi ISO 10013:2001 Sistem Internal ISO 19011:2002 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Substansi AUN standar on quality assurance 6. Sistem Dokumen Dokumen Akademik Dokumen Mutu baseline Dok. Akademik Dokumen Mutu (implementasi) Proses Goal Tingkat Universitas Fakultas/ SPS/ SV Jurusan Program Studi 5. Kerangka Organisasi Nama Pelaksana Kantor Jaminan Mutu (KJM) Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A), Gugus jamian Mutu (GJM) Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A) Tim Koordinasi Semester (TKS) Penanggung jawab Sistem penjaminan Mutu Internal Rektor Dekan/ WD AKm./Ass.Dir I SPS/ Ass.Dir I SV Sekretaris Jurusan/ Pengelola SPS Ketua Lab./Ketua KBK Penanggung jawab Sistem Mutu Internal Manajer Program Mutu Internal (Ketua KJM) Manajer Program Mutu Internal ( or senior) Jul-Agt(10) Standar Peningkatan Mutu Jun-Jul(12) 7. SIKLUS SPMI FAKULTAS Benchmarking Rumusan Koreksi Mei(12) Sep(10)-Des(11) Pelaksanaan Internal April(12) Periodik antara Sep(10)-Jun(12) Monitoring Evaluasi Diri Feb-Maret(12) 4

7. SIKLUS SPMI (Prodi) EDPS On-line Evaluasi Diri Salah satu tahapan SPMI-PT yang penting Memuat data dan informasi prodi berbasis BAN-PT Memudahkan prodi mengisi borang BAN-PT Kekuatan, kelemahan, dan peluang dapat diketahui Didesain instrumen evaluasi diri prodi (EDPS) dan Fakultas/SPS/SV (EDF & D-EDF) EDPS Off-line SOSIALISASI PENGISIAN EDPS OFFLINE 2011 BAGI AUDITOR 1 2 3 4 6 Kantor Jaminan Mutu UGM Yogyakarta, 7-9 Juni 2011 5 5

Peningkatan Standar 7/23/2013 Standar 3 Contoh Isian Data Pendukung Tahun No ID Mahasiswa Nama Mahasiswa Asal mahasiswa L / P Untuk menjawab pertanyaan 3.9, 3.10 3.4, 3.6 Status mahasis wa(aktif, cuti, DO, MD, lulus) Reguler (R) / non reguler (NR) = Kerjasama Transfer / Tidak Transfer IPK 3.5,3.6, 3.7, 3.8 Tanggal masuk 3.5,3.6, 3.7, 3.8 Tanggal lulus 1 10 MANAJEMEN Menentukan kebijakan AMI 9 Menentukan kajiulang kebijakan LAPORAN AUDIT MPAMAI 2 Tentukan Tujuan 3 Perencanaan 4 Membentuk Tim Tim Pemilihan Pelatihan Kualifikasi AMI Kelompok or (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 2012 1... a Makassar P DO R TT 2.23 27/08/2003 27/05/2011 2012 2 06/119233/TK/31518 b Lampung L Lulus R TT 2.33 27/08/2003 13/03/2013 2012 3 06/119238/TK/31523 c Sumbawa P Lulus R TT 2.66 27/08/2003 09/03/2013 2012 4 1 d Bandung P Lulus R TT 2.06 27/08/2003 30/09/2012 2012 5 2 e Medan P Aktif R TT 2.20 27/08/2003 30/09/2012 2012 6 3 f Bandung P Aktif R TT 2.26 27/08/2003 13/03/2013 2012 7 4 g Banjarmasin P Aktif R TT 2.34 27/08/2003 30/09/2012 2012 8 5 h Lampung L Aktif R TT 3.10 27/08/2003 30/09/2009 2012 9 6 i Jakarta L Aktif R TT 2.57 27/08/2003 30/09/2012 2012 10 7 j Sumbawa P Lulus R TT 3.07 27/08/2004 27/05/2011 2012 11 8 k Jakarta L MD R TT 3.76 27/08/2004 27/05/2009 8 Melaksanakan Lapangan 7 Jadwal (Visitasi) 6 Rapat Tim Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist Siklus Mutu Internal 5 Contoh Isian Data Pendukung Untuk menjawab pertanyaan 3.14 3.14, 3.20, 3.21 3.20 No Jenis Kontribusi Alumni Sifat (Akademik =1) (Non Akademik=2) (Keduanya=3) Nama/ Unit Penyumbang Bentuk Jumlah/ Satuan (prakiraan dalam Rp) (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Dana 1 Alumni di Indosat Uang Rp10,000,000.00 Jan-12 2 Fasilitas 2 Yayasan Hashim Gedung 5 lantai Rp5,000,000,000.00 Dec-12 3 Keterlibatan dalam kegiatan akademik 1 Dipta A. Kurikulum Feb-12 Pengembangan Jejaring 3 Fasilitas untuk magang/ Kerja Praktik 3 Mhs/ Tugas Akhir... 14. Upaya pelacakan dan perekaman (dokumentasi) data lulusan. Pilih salah satu leveling 4: Hasil pelacakan untuk perbaikan 3 item 3: Hasil pelacakan untuk perbaikan 2 item. 2: Hasil pelacakan untuk perbaikan 1 item. 1: Belum digunakan untuk perbaikan Penilaian Prodi 0 Waktu Tahapan SPMI-PT UGM Perencanaan SPMI Program baru Tidak Sosialisasi AMI dan EDPS, EDF &D-EDF Pengisian EDPS oleh Prodi Mutu Internal Bantuan Teknis Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan dan atau Fakultas Rapat Tinjauan Manajemen Universitas Ya 6

AMI Fakultas Periode : 2 tahun sekali (terakhir tahun 2012) Klien : Rektor Koor. pelaksana : Ketua KJM (MP-AMI Universitas) Teraudit : Dekanat or : 3 orang/fakultas/sps/sv (20 Unit) Fokus : Manajemen Akademik Dasar audit : instrumen evaluasi diri Fakultas (EDF) dan Deskripsi Evaluasi Diri Fakultas (D-EDF) AMI Prodi Periode : 1 tahun sekali Klien : Dekan Koor. pelaksana : MP-AMI Fakultas Teraudit : Pengurus Prodi or : 2 orang (cluster sama) Fokus :Sesuai dengan lingkup audit (Tri Dharma) Dasar audit : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS) Tujuan Fakultas 1. Untuk memastikan konsistensi penjabaran Visi, Misi, Sasaran, Tujuan, Renstra, dan Renop 2. Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan akademik 3. Untuk memastikan kecukupan penyediaan saranaprasarana dan sumber daya manusia 4. Untuk memastikan kesesuaian mutu input dengan persyaratan dan peraturan yang berlaku 5. Untuk memastikan efektifitas implementasi dan peningkatan mutu akademik serta tatakelola 6. Untuk persiapan akreditasi BAN-PT 7

AMI Prodi Periode : 1 tahun sekali Klien : Dekan Koor. pelaksana : MP-AMI Fakultas Teraudit : Pengurus Prodi or : 2 orang (cluster sama) Fokus : Implementasi kegiatan Akademik terhadap standar/rencana Dasar audit : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS) Lingkup AMI Prodi Tahun 2013 Bagi prodi yang akan mengajukan reakreditasi BAN-PT D E K A N STANDAR: 1, 2, 3, 5 1. Visi, Misi 2. Tatapamong, Jaminan Mutu 3. Kemahasiswaan & Lulusan 5. Kurikulum Isian Borang 3A BAN-PT PTK M P A M I or AMI Asesor BAN Lingkup AMI Prodi Tahun 2013 (Umum) D E K A N Forum Tahapan Tindakan koreksi AMI RTM I -RTM II - berikut STANDAR: 1, 2, 3, 5 1. Visi, Misi 2. Tatapamong 3. Kemahasiswaan & Lulusan 5. Kurikulum M P A M I Rekaman -KTS -OB Temuan Dekan -Diminta: dekan -Direspon:teraudit PTK -Tindakan koreksi -Close -Open Pemantauan PTK 8

Lingkup KJM Ketua Pelatihan, Pelayanan & Konsultasi Profesional Mitra Tahapan Peningkatan mutu siklus SMP-PT lingkup Universitas Akreditasi Sertifikasi K3A/ TK2A/ TKS PermintaanTindakan Koreksi SPM-PT, AMI & SIPMA Tim Internal PPTIK REKTOR Peningkatan Kualitas Lingkup Fakultas/ SPS/ SV Dekan PTK Peningkatan Kualitas Pool of Int. or Jurusan/Bagian Program Studi P3 Tindakan Perbaikan Kegiatan dan capaian SPMI 1. AMI Fakultas: 2008, 2010, 2012 2. AMI Prodi - SV (mulai tahun 2010) masuk siklus 3 - S1 (mulai tahun 2004) masuk siklus 9 - Profesi (mulai tahun 2010) masuk siklus 3 - S2 & Spesialis ( 2009 ~) masuk siklus 4 - S3 (mulai tahun 2010) masuk siklus 3 3. Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal Sejak 2009 4. Pengembangan standar (EDPS, EDF, D-EDF) continuous improvement 5. Sistem dan Pelaksanaan Tracer Study 6. AIPT tahun 2008 dan 2012 dengan nilai A 7. Enam prodi telah mengikuti AUN Quality assessment Tahapan Peningkatan mutu siklus SMP-PT Lingkup Fakultas/SPs/SV Jejaring Penjaminan Mutu UGM QA DIKTI EU Tim Internal Pool of Int. or KTS-> PTK GJM K3A TK2A TKS MPAMI Tindakan Perbaikan Dekan Peningkatan Kualitas Jurusan/ Bagian Program Studi Rencana Tindakan Perbaikan BKMPTI: UI, ITB, UNPAD UNSRI, UII HRK Jerman UGM - QA TQCS AUN Chulalongkorn University, Thailand UPM, Malaysia AUN-QA NUS, Singapore PTN/PTS 9

TAHAPAN MEMBANGUN BUDAYA MUTU UGM CITA-CITA IMPLEMENTASI SPMI UGM Tahap I 2002-2006 Tahap II 2007-2011 Tahap III 2012-2015 : Prodi dan fakultas Dorongan Eksternal Dorongan Eksternal Dorongan Eksternal Motivasi Internal Internally Driven Motivasi Internal Internally Driven Motivasi Internal Internally Driven Ing Ngarso Sung Tulodho Ing Madya Mangun Karso Tut Wuri Handayani SPMPT UGM CITA-CITA IMPLEMENTASI SPMI UGM B u d a y a M u t u (TQCS) Mutu, Mutu, Mutu Implementasi Organisasi S D M Dokumen Anggaran GinÖng Prati Dino Continuous Quality Improvement Komitmen Perubahan Paradigma Sikap Mental Etos kerja 10