31 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem informasi yang dibahas ditekankan pada pengorganisasian informasi antar bagian-bagian yang terlibat dalam pengendalian persediaan di gudang perkantoran kantor. Rancangan sistem informasi pengendalian persediaan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur pengendalian persediaan di gudang peralatan kantor, yaitu : prosedur permintaan/pengadaan barang dari gudang peralatan kantor, prosedur penerimaan barang di gudang peralatan kantor, prosedur pemesanan barang oleh gudang peralatan kantor ke bagian pembelian. A. Bagian-bagian yang Terlibat Diawali dengan mengidentifikasi bagian-bagian yang terlibat dalam sistem persediaan gudang peralatan kantor, menganalisis prosedur yang saat ini berlaku dan kemudian membuat prosedur usulan untuk membuat prosedur usulan untuk sistem yang dirancang. Bagian-bagian dari struktur organisasi yang terlibat dalam sistem pengendalian di gudang peralatan kantor antara lain : 1. Bagian Pembelian / Pengadaan Anggaran rutin : a. Melayani pembelian barang untuk persediaan gudang peralatan kantor b. Melakukan pembelian yang dibutuhkan unit sesuai permintaan c. Melakukan koordinasi dengan unit, gudang peralatan mengenai jenis barang yang akan dibeli/dipesan d. Meminta penawaran dan membandingkan harga-harga barang dari beberapa toko/suplier e. Membuat PO/SPB 31
32 f. Membuat BASTB (berita acara serah terima barang) setelah barang sudah terkirim semua dan barang dalam keadaan baik g. Membuat laporan pertriwidan dan tahunan 2. Bagian Gudang Peralatan Kantor : a. Melayani permintaan dari unit yang membutuhkan perlengkapan peralatan kantor b. Melayani keluar masuknya barang dan pengambilan peralatan kantor c. Melakukan koordinasi dengan unit yang berkaitan dengan semua kegiatan pengadaan peralatan kantor d. Mengecek persediaan barang peralatan kantor di gudang peralatan kantor e. Mencatat data pembelian dan pemakaian barang peralatan kantor f. Mengecek pembelian barang yang baru datang, apakah sesuai pesanan g. Melakukan pemesanan bila barang telah habis ke pembelian h. Mengarsip berkas-berkas 3. Bagian Penerimaan Barang Petugas melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kualitas dan kuantitas barang yang diterima oleh gudang. 4. Bagian Keuangan Bagian keuangan bertugas untuk memeriksa semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pembelian yang diterima dari bagian pembelian dan mempersiapkan pembayaran kepada pemasok.
33 5. Bagian Akuntansi Bertugas untuk menyelenggarakan pencatatan dan memperbaharui hutang dagang, membuat jurnal untuk dicatat dalam ledger serta mempersiapkan dokumen asli sebagai sumber pencatatan hutang dagang. B. Sistem Informasi Atas Prosedur Pembelian Peralatan Kantor Sistem informasi bagian staf yang berhubungan dengan pelayanan gudang peralatan kantor, ada beberapa prosedur yang menunjukkan aliran barang dari pemesan oleh bagian peminta barang hingga permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian. 1. Prosedur Permintaan Pengadaan Peralatan Kantor Pengeluaran barang dari gudang peralatan kantor dimulai dari adanya permintaan barang dari bagian yang membutuhkan barang. Pihak bagian yang membutuhkan barang mengisi form, dimana dokumen ini berisi kode barang, nama barang, jumlah barang yang diminta, satuan barang, stok awal dan akhir, keperluan penggunaan barang. Setelah bon permintaan diisi dengan jelas, yaitu menulis nama dan jenis serta jumlahnya dengan jelas (misalnya memesan kertas HVS A4 70 gram putih sebanyak 10 rim). Kemudian pihak gudang mengecek apakah barang tersebut ada dengan melihat langsung ke dalam gudang peralatan kantor. Jika barang ada maka barang akan langsung diserahkan kepada unit dan kemudian bagian gudang peralatan kantor mencatat data barang yang keluar. Jika barang tidak tersedia, maka bagian gudang peralatan kantor meminta bagian pembelian untuk membeli sejumlah barang yang diperlukan secara sah kepada pihak pembelian. Dan pihak yang membutuhkan barang
34 menunggu, kemudian bagian pembelian menghubungi beberapa supplier dan melakukan nego, jika pihak supplier setuju maka bagian pembelian membuat Surat Pesanan Barang (SPB) / Purchasing Order (PO). Dengan SPB tersebut pihak supplier mengirimkan barang ke gudang peralatan kantor dan barang tersebut kemudian dicek apakah sudah sesuai pesanan atau belum dengan membandingkan SPB yang ada di supplier dengan copy SPB yang ada di gudang peralatan kantor. Jika tidak sesuai dengan pesanan maka bagian gudang peralatan kantor melapor ke bagian pembelian bahwa barang tidak sesuai dan barang tersebut dikirim kembali ke supplier untuk direvisi. Jika barang yang datang sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian membuat Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB). Dan bagian gudang peralatan kantor menghubungi pihak yang memerlukan barang tersebut bahwa barang tersebut sudah datang. Pihak yang membutuhkan barang membawa bon barang dan menerima barang, kemudian setelah menyimpan barang di gudang, bagian gudang peralatan kantor mengentri data barang pada komputer. 2. Prosedur Pemesanan Barang oleh Gudang Peralatan Kantor ke Pembelian Jika bagian gudang peralatan kantor melihat secara visual stok barang yang ada di gudang sudah habis atau tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan, maka bagian gudang peralatan kantor menghubungi bagian pembelian untuk memesan barang secara lisan. Bagian pembelian kemudian menghubungi beberapa supplier untuk melakukan penawaran, setelah cocok bagian pembelian membuat SPB/PO. Dan kemudian pihak supplier mengirimkan barang kepada gudang peralatan kantor.
35 3. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang ke Gudang Peralatan Kantor Setelah menerima dari bagian unit SPB/PO yang dibuat oleh pihak pembeli, pihak supplier mengirimkan barang ke gudang peralatan kantor. Setelah barang diterima dan disimpan di gudang peralatan kantor, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan atau tidak, dengan membandingkan copy SPB/PO yang ditangan staf gudang peralatan kantor dengan SPB/PO yang dibawa supplier. Jika barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian membuat BASTB dan barang tersebut dikembalikan ke supplier. Dalam prosedur penerimaan barang, perusahaan ini sudah cukup baik tetapi dalam petugas penerimaan barang sebaiknya dipisah dengan petugas penerimaan barang untuk proses pengawasan penerimaan lebih baik. 4. Prosedur Pembayaran & Pencatatan Pada waktu faktur diterima dari supplier, sebelum dilakukan pembayaran diadakan pengecekan antara faktur yang diterima dari supplier dengan laporan penerimaan barang dari bagian gudang dan order sheet dari bagian pembelian. Semua dokumen di atas dikirim ke bagian seksi urusan pembelian kemudian faktur dari seksi urusan pembelian diteruskan ke bagian hutang untuk dicatat. Bagian hutang membuat bukti pengeluaran kas sesuai dengan faktur yang diterimanya dibuat 2 rangkap, satu lembar untuk bagian pengeluaran kas atau cheque dan satu lagi untuk bagian arsip. Setelah dicatat oleh bagian hutang, faktur tadi ditanda tangani/paraf untuk selanjutnya dikirim ke bagian pembukuan. Bagian pembukuan lalu melakukan pencatatan pada buku harian dan subsidiary ledger persediaan dan hutang. Pada pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas harus ditanda tangani oleh kepala bagian keuangan dan telah disahkan oleh pimpinan perusahaan. Setelah dilakukan
36 pembayaran petugas bagian kas mengirimkan bukti pengeluaran kas kepada bagian pembukuan untuk dicatat dan selanjutnya menjurnal perkiraan hutang dan perkiraan kas. Proses pembayaran setelah bukti kas keluar ditanda tangani oleh kepala bagian keuangan dan disahkan oleh pimpinan perusahaan, maka kas dibayarkan tunai atau cek transfer ke rekening supplier. Dalam prosedur pembayaran perusahaan sudah mempunyai sistem informasi akuntansi yang baik sesuai dengan teori. Karena prosedur pembayaran dinilai oleh bagian hutang dan diproses lebih lanjut oleh bagian keuangan untuk proses pengeluaran kas sehingga sudah memperlihatkan adanya pemisahan fungsi yang baik.
37 PT HAES BERSAUDARA BAGAN ALUR PROSEDUR PEMBELIAN VENDOR PEMBELIAN KONTROL PERSEDIAAN PENERIMAAN BAGIAN PEMBELIAN MENYIAPKAN TIGA SALINAN PESANAN PEMBELIAN PESANAN 3 PELANGGAN PESANAN PELANGGAN PESANAN PELANGGAN BUKU BESAR PERSEDIAAN SLIP PENGEPAKAN PESANAN PELANGGAN FAKTUR Menerima 1 laporan 2 CEK
38 PT HAES BERSAUDARA BAGAN ALUR PROSEDUR PEMBELIAN UTANG DAGANG BUKTI BESAR UMUM FAKTUR PENGELUARAN KAS VOUCHER PENGELUARAN KAS SALINAN CEK BUKU BESAR UD CEK 2 VOUCHER PENGELUARAN KAS VOUCHER PENGELUARAN KAS FAKTUR SALINAN CEK SALINAN CEK