BAB 4 RENCANA PENYELESAIAN IMPLEMENTASI PROYEK Bab ini berisi mengenai jadwal implementasi proyek yang dapat digunakan untuk menyelesaikan implementasi sistem performance management dalam sistem SAP mysap pada PT. Djarum hingga tahap go live, dan dokumen user acceptance test yang dapat digunakan untuk memastikan apakah sistem yang telah dikembangkan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang telah diidentifikasi pada tahap awal implementasi. Dikarenakan penyelesaian implementasi proyek ini di luar kewenangan yang telah diberikan kepada tim penyusun skripsi ini, diharapkan seluruh dokumen ini dikaji ulang sebelum digunakan untuk disesuaikan dengan kebutuhan tim yang bertugas untuk menyelesaikan proyek ini hingga tahap go live. 192
4.1 Jadwal Penyelesaian Implementasi Akhir ID Task_Name Duration Start_Date Finish_Date Predecessors Resource_Names 1 Implementasi Proyek 33 days 18-Jan-10 3-Mar-10 2 Realisasi 17 days 18-Jan-10 9-Feb-10 3 Realisasi tahap akhir 17 days 18-Jan-10 9-Feb-10 4 Manajemen Proyek 2 days 18-Jan-10 19-Jan-10 5 Finalisasi rencana cutover 2 days 18-Jan-10 19-Jan-10 6 Finalisasi rencana user training 2 days 18-Jan-10 19-Jan-10 7 Finalisasi rencana final quality test 2 days 18-Jan-10 19-Jan-10 8 Pengujian add-on dan laporan 7 days 20-Jan-10 28-Jan-10 4 9 Merancang skenario pengujian aplikasi 1 day 20-Jan-10 20-Jan-10 10 Melakukan pengujian aplikasi 2 days 20-Jan-10 21-Jan-10 11 Melakukan finalisasi aplikasi 5 days 22-Jan-10 28-Jan-10 10 12 Merancang skenario pengujian laporan 1 day 20-Jan-10 20-Jan-10 13 Melakukan pengujian laporan 2 days 20-Jan-10 21-Jan-10 14 Melakukan finalisasi laporan 5 days 22-Jan-10 28-Jan-10 13 15 Pengujian final (Final quality test) 8 days 29-Jan-10 9-Feb-10 8 16 Melakukan pengujian sistem secara keseluruhan 4 days 29-Jan-10 3-Feb-10 17 Melakukan pengujian sistem dengan sistem terkait lainnya 4 days 29-Jan-10 3-Feb-10 18 Melakukan finalisasi sistem 4 days 4-Feb-10 9-Feb-10 16,17 19 Realisasi tahap akhir selesai 0 days 9-Feb-10 9-Feb-10 20 Persiapan final 6 days 10-Feb-10 17-Feb-10 2 21 Melaksanakan user training 5 days 10-Feb-10 16-Feb-10 22 Melaksanakan user training 5 days 10-Feb-10 16-Feb-10 23 Melakukan cut over 6 days 10-Feb-10 17-Feb-10 24 Memindahkan sistem secara keseluruhan beserta data ke sistem produksi (cutover) 2 days 10-Feb-10 11-Feb-10 25 Melakukan quality test atas sistem produksi 1 day 12-Feb-10 12-Feb-10 24 26 Mendapatkan persetujuan final 1 day 13-Feb-10 13-Feb-10 25 27 Persiapan final selesai 0 days 17-Feb-10 17-Feb-10 22,26 28 Go Live 10 days 18-Feb-10 3-Mar-10 20 29 Melaksanakan production support 10 days 18-Feb-10 3-Mar-10 30 Penutupan proyek 0 days 3-Mar-10 3-Mar-10 29 January 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Tabel 4.1 Jadwal penyelesaian implementasi proyek
193 February March 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3
194 4.2 User Acceptance Test User Acceptance Test (UAT) merupakan suatu validasi akhir yang digunakan untuk memastikan bahwa sistem dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Dikarenakan tahap realisasi belum terselesaikan dan tahap persiapan akhir belum dimulai hingga UAT ini dibuat, UAT ini bersifat tentative, sehingga apa bila saat pengujian hendak dilakukan, disarankan dilakukan pengkajian ulang atas dokumen UAT ini untuk memastikan bahwa UAT ini mampu mencakup keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Berikut adalah template dari UAT yang dapat digunakan untuk proyek ini: User Acceptance Test Nama Proyek : Implementasi Sistem Performance Management dalam sistem SAP mysap pada PT.Djarum Nama Kegiatan : User Acceptance Test Tanggal Pembuatan : Tanggal Penyampaian : Tanggal Penerimaan : A. Peran dan Tanggung Jawab Untuk memastikan kelancaran berlangsungnya pengujian, diperlukan peran dan tanggung jawab dari pimpinan proyek dan para penguji yang akan menjalankan sistem Performance Management dalam sistem SAP mysap pada PT. Djarum.
195 PERAN & TANGGUNG JAWAB Peran Tanggung Jawab Nama Tanda Tangan Manajer Proyek Mengadakan rapat mengenai format dan lingkup UAT. Persetujuan atas skenario pengujian dan dokumen yang bersangkutan sebelum memulai pengujian. Menyetujui dan menandatangani UAT. Pimpinan Pengujian Membuat skenario pengujian dan dokumen yang dibutuhkan yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian sistem yang telah diimplementasi dengan kebutuhan yang telah diidentifikasikan sebelumnya. Mengawasi pengujian, dan menyediakan bantuan dan dukungan fungsionalitas yang diperlukan oleh penguji. Penguji Menghadiri rapat arahan sebelum menjalankan pengujian. Menjalankan skenario pengujian. Melaporkan hasil pengujian pada dokumen yang telah disediakan. 1. 1. 2. 2. 3. 3
196 B. Aktivitas Pengujian Berikut adalah daftar proses pengujian yang akan dilaksanakan oleh tester. AKTIVITAS PENGUJIAN No. Aktivitas Pengujian Hasil Pengujian Catatan Penguji Tanggal Pengujian 1. Cek kesesuaian infotype 0025 - appraisals dengan data yang telah dikirimkan dari ESS 2. Cek kesesuaian add-on: a. Lakukan transaksi pendistribusian bonus i. Dua periode performance management dalam tahun yang sama ii. Dua periode performance management dalam tahun yang tidak sama b. Cek kesesuaian hasil distribusi bonus pada infotype 0015 - additional payments c. Lakukan transaksi pendistribusian kenaikan gaji i. Dua periode performance management dalam tahun yang sama ii. Dua periode performance management dalam tahun yang tidak sama
197 d. Cek kesesuaian hasil distribusi kenaikan gaji pada infotype 0008 - basic pay 3. Cek kesesuaian laporan: a. Laporan employee performance appraisal result i. appraisal result by level ii. appraisal result by personnel area and personnel sub area iii. appraisal result by organizational unit iv. appraisal result by employee b. Laporan bonus distribution per period c. Laporan salary increment: i. salary increment per period ii. out of margins salary increment report d. Transaction report 4. 5. Cek kesesuaian integrasi dengan personnel development sub module Cek kesesuaian integrasi dengan training and event management sub module
198 C. Persetujuan UAT Berdasarkan aktivitas pengujian yang telah dijalankan, manajer proyek dan pimpinan pengujian menyatakan bahwa sistem yang telah diuji oleh para penguji telah memenuhi kebutuhan proses bisnis sistem performance management pada PT. Djarum saat ini. DISETUJUI OLEH Manajer Proyek Nama Tanda Tangan Tanggal Pimpinan Pengujian Nama Tanda Tangan Tanggal Gambar 4.1 User Acceptance Test Template