BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan 1. Lingkungan Pengendalian 1.1. Falsafah dan Gaya Manajemen Falsafah manajemen yang diterapkan oleh Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, khususnya pada bagian instalasi farmasi yang dalam hal ini bertanggung jawab atas arus keluar-masuknya obat-obatan, sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai.hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan petugas dalam mengupayakan jaminan pemenuhan kebutuhan terhadap seluruh obat maupun alat kesehatan penunjang medis yang diperlukan oleh pasien. Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan obat bagi pasien, baik laporan pengeluaran, laporan penerimaan obat, laporan stock opname, dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta telah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik. 50
51 1.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi di Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, khususnya bagian Instalasi farmasi, telah dirancang dan disusun dengan sangat baik, yaitu secara fungsional terdiri dari: fungsi gudang, fungsi perencanaan dan pembelian. 1.3. Komite Audit Komite audit yang melibatkan dewan komisaris di Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan yang terpusat pada Rumah Sakit Pusat Jaya Jakarta untuk mengawasi dan memeriksa serta mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern persediaan obat-obatan telah dilaksanakan dengan baik dengan terlaksananya rapat BOD dan BOC yang berkesinambungan, dan pendelegasian tanggung jawabnya juga terjadi komunikasi dua arah. 1.4. Penetapan wewenang dan tanggung jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilaksanakan, ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota sesuai dengan kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya. 1.5. Metode pengendalian manajemen Dari observasi yang telah penulis lakukan, untuk memantau aktivitas setiap fungsi, dimana kepala bagian farmasi melakukan pengecekan langsung catatan atas transaksi yang terjadi disertai buktibukti yang terkait dengan transaksi tersebut.
52 1.6. Fungsi Audit Intern Peran dan fungsi audit intern dilaksanakan oleh tim audit dari Rumah Sakit Pusat Jaya, yaitu mengaudit segala kegiatan yang berada dilingkungan instalasi farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan. 1.7. Praktek dan Kebijakan Karyawan Karyawan yang bertugas di Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan direkrut dan ditentukan oleh pusat, dalam hal ini Rumah Sakit Pusat Jaya Jakarta. 1.8. Pengaruh Eksternal Pengaruh ekstern juga dapat mempengaruhi kebijakan manajemen Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan.Misalnya saat terjadi suatu wabah penyakit yang memerlukan pelayanan obat tertentu dalam jumlah yang lebih dari biasanya sehingga pelayanan maksimal harus dilaksanakan. Serta mematuhi kebijakan dan peraturan-peraturan pemerintah. 2. Penilaian Risiko Penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan obat, khususnya untuk pasien dinas, sudah cukup baik. Manajemen dalam hal ini telah mengenali dan mempelajari risikorisiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut.
53 Penentuan risiko persediaan obat-obatan, khususnya bagi pasien di Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan dilakukan atas dasar pertimbangan masa kadaluarsa obat, yang diatasi dengan menerapkan metode FIFO (First In First Out) dalam penyimpanan obatobatan agar obat-obatan yang pertama masuk yang seharusnya pertama keluar, sehingga risiko kadaluarsa dapat diperkecil. Juga Menempatkan tabung pemadam kebakaran dalam gudang penyimpanan obat, untuk menghindari risiko kebakaran. 3. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, khususnya bagian Instalasi farmasi sudah sangat baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan obat-obatan, yang melibatkan beberapa fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas laporan sumber yang diberi lampiran dokumen pendukung yang lengkap yang diotorisasi pihak-pihak yang berwenang. 1. Aktivitas Pengendalian 1.1. Otorisasi Transaksi Otorisasai atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen
54 untuk transaksi tersebut, misalnya: Laporan rekapitulasi atas tagihan obat diotorisasi oleh Wadir Medis. 1.2. Pemisahan tugas Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan khususnya instalasi farmasi telah melakukan pemisahan tugas yang cukup baik pada setiap transaksi dalam hal ini kegiatan yang berkaitan dengan persediaan obat-obatan bagi pasien. Penyusunan laporan persediaan obat dilakukan oleh petugas gudang, dan bagian perencanaan pembelian yang menyusun laporan rekapitulasi tagihan atas pembelian obatobatan. 1.3. Catatan akuntansi Khususnya pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, telah membuat dokumen dan catatan yang bertujuan untuk pengawasan dan pengendalian intern persediaan. Dokumendokumen tersebut telah memiliki nomor urut tercetak. 1.4.Pengendalian akses Perlindungan fisik atas persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan telah cukup memadai, yaitu dengan tersedianya gudang sebagai penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung pemadam kebakaran untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci oleh petugas gudang setelah jam kerja selesai.
55 Perlindungan fisik terhadap dokumen serta catatan juga sudah terlaksana dengan baik, yaitu dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan dokumen. 1.5.Verifikasi independen Pengawasan terhadap segala kegiatan yang berada di Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan dilakukan oleh 2. Pengawasan Pemantauan dilaksanakan untuk membantu manajemen untuk mengetahui pelaksanaan komponen pengendalian intern yang lain. Pengawasan persediaan obat-obatan untuk pasien pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan yaitu dengan melakukan stock opname secara berkala setiap bulan. B. Pembahasan 5 Komponen sistem pengendalian intern pada instalasi Farmasi klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan : 1. Lingkungan Pengendalian, Struktur organisasi pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, terdiri atas: Perencanaan Farmalkes, Legalisir, Pengadaan, Penerimaan dan tagihan dan pembayaran yang, penetapan wewenang dan tanggungjawab karyawannya sudah sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.
56 Komite audit dan dewan komisaris melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan operasional di Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan pada rapat BOD dan BOC yang berkesinambungan. Internal audit pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan telah dilaksanakan yang secara independen melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan prosedur dan pencatatan yang ada dalam manajemen Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan. 2. Penilaian Risiko, Penilaian Risiko atas persediaan obat-obatan untuk pasien pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan sudah mencukupi. Hal ini terlihat dengan adanya penaksiran risiko atas faktor kadaluarsa obat-obatan, menempatkan tabung pemadam kebakaran pada Instalasi farmasi serta melakukan kebijaksanaan stock opname secara rutin setiap bulannya untuk mengatasi risiko persediaan obat tersebut. 3. Informasi dan Komunikasi, Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan obat secara umum sudah memadai untuk mendukung pengendalian intern persediaan. Fungsi-fungsi yang terkait, prosedur-prosedur, dokumen dan catatan yang diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian agar informasi persediaan obat yang wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan secara dua arah setiap harinya.
57 4. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran obat juga sudah memadai. Setiap transaksi yang terjadi juga sudah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi tersebut telah memiliki nomor urut tercetak.pengawasan fisik atas persediaan dan catatan juga sudah memadai dan sesuai prosedur. Bagian audit internal juga telah melakukan tugasnya sesuai fungsi. 5. Pengawasan Aktivitas pengawasan terhadap pengendalian intern persediaan obatobatan untuk pasien Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan telah dilaksanakan dengan baik melalui kegiatan stock opname secara rutin setiap bulannya. Untuk dapat menentukan rekomendasi sistem pengendalian intern yang sesuai dengan kondisi di Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, penulis mengacu pada perbandingan antara penerapan pengendalian intern yang ada di lapangan dengan teori yang terdapat dalam buku-buku referensi. Rekomendasi tersebut, yaitu: a. Fungsi Audit Intern Fungsi audit intern diperlukan untuk memperkuat struktur pengendalian manajemen pada suatu organisasi. Staf untuk audit intern ini masih dilakukan oleh Audit intern dari Pusat yaitu Rumah Sakit Pertamina
58 Jaya yang pada saatnya mereka melakukan audit pada Instalasi farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan.. b. Komite Audit Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit yang dilakukan berkesinambungan pada rapat BOD dan BOC secara berkala. Peninjauan ini sangat bermanfaat untuk memeriksa integritas manajemen.salah satu tanggung jawab komite ini adalah menyediakan peninjauan independen terhadap tindakan para manajer perusahaan atas kesesuaian pelaporan keuangan. c. Penilaian Risiko Penilaian risiko pada bagian yang berhubungan dengan persediaan obat-obatan untuk pasien Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan sudah berjalan dengan baik, tetapi akan lebih baik ditingkatkan lagi. Pemegang kunci gudang farmasi yang menjadi tanggung jawab Kepala Farmasi sudah baik. Tetapi akan lebih lengkap jika adanya CCTV yang diletakkan dalam gudang sehingga dapat menghindari risiko pencurian. d. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas juga sudah sangat baik dilaksanakan Dengan perbaikan sistem berbasis komputer yang telah dilakukan maka akan semakin memperkecil kemungkinan kehabisan stock obat-obatan atau malah kelebihan stock obat-obatan pada gudang Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan.
59 Dengan melakukan observasi langsung dan wawancara (Tanya jawab) dengan bagian-bagian yang bersangkutan, maka penulis dapat mengetahui bagaimanakah pengendalian intern persediaan obat-obatan untuk pasien pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan jika dibandingkan dengan teori yang terdapat dalam buku-buku referensi. Tentang hal-hal yang akan dibandingkan yaitu: lima komponen pada pengendalian intern yang disebutkan sebelumnya, yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian, 2. Penilaian Risiko, 3. Informasi dan Komunikasi, 4. Aktivitas Pengendalian 5. Pengawasan Berikut ini tabel pembanding antara teori pengendalian intern persediaan yang terdapat dalam buku-buku referensi dengan pengendalian intern persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan.
60 Tabel 4.1 Tabel Pembanding Antara Teori Sistem Pengendalian Intern Yang Terdapat Dalam Buku-Buku Referensi Dengan Sistem Pengendalian Intern Pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan No. Pembeda Teori 1. Lingkungan Pengendalian: 1.1.Falsafah dan gaya manajemen operasi, 1.2.Struktur organisasi, 1.3.Komite Audit, 1.4.Penetapan wewenang dan tanggung jawab, 1.5.Metode pengendalian manajemen 1.6.Fungsi audit intern Manajemen melalui aktivitasnya memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian Struktur organisasi yang baik harus memenuhi hal-hal berikut: Spesialisasi aktivitas Standarisasi aktivitas, Koordinasi aktivitas, Sentralisasi aktivitas, dan Ukuran unit kerja Komite audit harus memelihara komuikasi langsung yang terus menerus antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif Penetapan wewenang dan tanggung jawab kepada setiap anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya. Penggunaan teknik-teknik oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan Falsafah manajemen yang digunakan Poliklinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, khususnya bagian instalasi farmasi yang dapat dilihat dalam tugas pokok kepala instalasi farmasi yang tertera dalam lampiran. Kriteria tersebut telah terpenuhi seperti yang terdapat pada lampiran 2 Telah terpenuhi, dengan Dewan komisaris dan komite audit yang terlibat berkesinambungan pada rapat BOD dan BOC secara berkala Sudah dilaksanakan seperti terlampir pada prosedur perencanaan Farmalkes, pada lampiran 3 Kepala Instalasi Farmasi mengecek langsung catatan atas transaksi yang terjadi disertai bukti-bukti yang terkait dengan transaksi tersebut. Sudah dilaksanakan dengan adanya komite
61 1.7.Praktek dan kebijakan karyawan, audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting. Perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi mereka. 1.8.Pengaruh ekstern. Pengaruh ekstern mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. 2. Penilaian Risiko Untuk menentukan bagaimana cara mengatasi risiko yang telah diidentifikasi. 3. Informasi dan Komunikasi Adanya pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern. farmasi terapi Telah dilaksanakan perekrutan,pemberian penghargaan dan pelatihan karyawan untuk peningkatan kualitas kerja karyawan yang berprestasi. Tetapi juga mendapat sangsi bagi karyawan yang bermasalah sesuai aturan perjanjian kerjasama karyawan dan perusahaan (PKB) Sudah dilaksanakan Penggunaan metode FIFO (First In First Out) dalam penyimpanan obat-obatan untuk mengatasi risiko kadaluarsa. Menempatkan tabung pemadam kebakaran dalam gudang penyimpanan obat, untuk menghindari risiko kebakaran. Stock Opname, untuk menghindari terjadinya kehilangan. Sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
62 Transaksi yang terjadi : 1. sah, 2. telah diotorisasi, 3. telah dicatat, 4. telah dinilai secara wajar, 5. telah digolongkan secarawajar, 6. telah dicatat dalam periode seharusnya, 7. Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. 4. Aktivitas Pengendalian: 4.1. Otorisasi transaksi, Memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. 4.2.Pemisahan tugas, Pemisahan tugas dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip: -Pemisahan fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi, -Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi penyimpanan, Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi, -Pemisahan fungsi dalam pengelolaan dataelektronik, yaitu: 1.Fungsi Perancangan system dan penyusunan program, 2.Fungsi operasi fasilitas pengolahandata. 4.3.Catatan Akuntansi, Dokumen dan catatan sebaiknya: -Berseri dan prenumbered untuk memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen dan sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen, -Disiapkan pada saat transaksi terjadi dan sesudahnya, -Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas, Sudah dilaksanakan seperti pada Flowchart lampiran 4 tentang alur obat. Sudah dilaksanakan pemisahan tugas antara bagian perencanaan (pembelian), penerimaan dan bagian akuntansi. Serta bagian pembelian dan bagian gudang mengenai penyusunan laporan persediaan. Sudah dilaksanakan oleh bagian keuangan yang dijelaskan pada prosedur farmalkes pada lampiran 3
63 4.4.Pengendalian akses, 4.5.Verifikasi Independen -Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda, -Dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar yaitu dengan memasukan unsur pengecekan intern dalam formulir dan catatan. Hanya pegawai yang berwenang saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan. Pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian. Pengawasan terhadap segala kegiatan yang berada di lingkungan instalasi farmasi dilakukan oleh kepala instalasi farmasi sendiri. 5. Pengawasan Pengendalian dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Sudah dilaksanakan oleh tim audit dari Rumah Sakit Pertamina Jay Pengawasan kegiatan masuk dan keluarnya obat-obatan dilakukan oleh kepala instalasi farmasi. Sudah dilaksanakan yaitu oleh komite farmasi dari Rumah Sakit Pertamina Jaya. Sumber tabel: Yans Dwi Putri P. : Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk Pasien Dinas di Rumah Sakit Tingkat II dr. Soedjono Magelang, 2011