BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4.1 Strategi Bisnis SI Strategi bisnis ini akan menjelaskan bagaimana sistem informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berkaitan dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang disesuaikan dengan perusahaan. Dari hasil analisis bab 3, sistem informasi yang ada sekarang di PT. Metropolitan Kencana Tbk. kurang optimal, hal ini disebabkan karena sistem yang ada belum terintegrasi dengan baik. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut untuk sistem informasi yang ada dan sistem informasi yang bersifat strategis. Oleh karena itu kami mengusulkan untuk menerapkan Management Information System (MIS) yang dapat memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Kami juga mengusulkan untuk membangun sebuah website perusahaan yang memberikan informasi tentang perusahaan dengan tujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan terhadap kebutuhan informasi yang mereka butuhkan. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai IS/IT Strategy yang termasuk dalam kategori IS Strategy. 86
87 4.1.1 Management Information System (MIS) Management Information System (MIS) adalah sebuah sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para manajer perusahaan atau dalam submit organisasi perusahaan. Sistem informasi ini dapat diterapkan secara internal kedalam fungsi-fungsi perusahaan atau di tingkatan-tingkatan perusahaan. MIS ini nantinya akan memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Output informasi yang dihasilkan dari MIS tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi model matematika yang digunakan oleh manajer maupun non manajer pada manajemen tingkat menengah dan atas. MIS perusahaan yang kami usulkan ini nantinya terdiri dari modul-modul antara lain sebagai berikut ini : Sistem Informasi Pengembangan berbasis web Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi Penyewaan Sistem Informasi Persediaan Sistem Informasi Personalia Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Akuntansi
88 Manfaat dari MIS : 1. Manfaat Operasional Pengimplementasian dari MIS dapat meningkatan kecepatan dalam penyelesaian pekerjaan dan hal ini membuat efektifitas kerja menjadi meningkat. Dapat mencegah terjadinya duplikasi data sehingga menjamin tingkat akurasi terhadap data Bila dalam sistem manual data dimasukkan dalam setiap unit, maka dengan MIS data tersebut hanya cukup dimasukkan sekali saja karena sistem telah terintegrasi. Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan menjadi berkurang dikarenakan kecepatan serta akurasi data meningkat. Hal ini tentu saja meningkatkan efisiensi dalam bekerja. Dengan adanya MIS, proses pelaporan tidak memerlukan waktu yang lama sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut. 2. Manfaat Manajerial Kecepatan dalam mengambil keputusan, karena dengan MIS informasi yang disajikan bersifat real time, dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang didapat sudah spesifik sesuai dengan kebutuhan serta akan mengurangi waktu untuk mengambil keputusan.
89 Meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengindetifikasian masalah. Laporan yang dihasilkan MIS dapat memberi gambaran yg signifikan mengenai kinerja perusahaan. 3. Manfaat Organisasi Pemahaman terhadap sistem, karena dengan adanya MIS setiap personil langsung dapat memahami bagaimana sistem dan aliran data bisa sampai datang kepada unitnya. Dapat mengurangi biaya administrasi, karena dengan MIS dalam pembuatan laporan terlebih dahulu data dapat dianalisis kemudian baru dicetak. 4.2 Strategi Manajemen SI/TI Adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasi oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan investasi perusahaan dan kebijakan yang akan berkaitan dengan sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan. 4.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi PT. Metropolitan Kencana Tbk. harus melakukan perubahan pada struktur organisasinya yang bertujuan untuk memperbaiki, meningkatkan efektifitas dan kinerja dalam mengembangkan perusahaan khususnya di bidang IS/IT.
90 Berikut ini adalah gambar 4.1 yang merupakan rekomendasi struktur organisasi pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. : Dewan Komisaris Audit Committee Dewan Direksi Corporate Legal & Secretaty Presiden Direktur Direktur Keuangan Direktur Pengembangan & Teknik Direktur Marketing & Operasional * Direktur IS/IT Dept. Keuangan Dept. Pertanahan Dept. Marketing * IS/IT Development Dept. Akuntansi Dept. Pengembangan & Teknik Dept. Personalia dan Umum * IS/IT Maintenance & Operational Dept. Logistik & Anggaran Dept. Hukum Dept. Operasional Gambar 4.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
91 Direktur IS/IT System Analyst Database Administrator Programmer Network Administrator Teknisi SI/TI Gambar 4.2 Struktur Divisi IS/IT yg baru Berdasarkan analisa struktur organisasi pada bab sebelumnya diusulkan struktur organisasi baru, dimana terdapat perubahan pada struktur organisasi dengan melakukan penambahan fungsi baru yaitu divisi IS/IT perusahaan yang mempunyai unit organisasi yaitu antara lain IS/IT Development dan IS/IT Maintenance & Operational. Tugas dari penambahan fungsi ini adalah sebagai berikut: IS/IT Development Unit ini bertanggung jawab dalam pengembangan piranti lunak terutama aplikasiaplikasi yang bersifat operasional yang digunakan oleh para staf untuk memenuhi kebutuhan didalam proses bisnis dan juga pengembangan aplikasi sistem informasi yang digunakan oleh para eksekutif dalam mendukung proses pemecahan masalah. Selain itu unit ini juga bertanggung jawab untung mengoptimalkan penggunaan piranti keras (hardware) di perusahaan agar mendukung semua kegiatan bisnis serta merekomendasikan pengembangan hardware bagi perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan perkembangan teknologi dalam rangka menghadapi persaingan bisnis.
92 IS/IT Maintenance and Operational Unit ini memiliki tanggung jawab yang termasuk didalamnya adalah pemeriksaan harian kesiapan dari seluruh sistem, pemeliharaan jaringan komputer didalam perusahaan, menjaga kemanan database perusahaan dari kemungkinan kerusakan atau pencurian, menjaga integritas dari sistem atau aplikasi yang ada diperusahaan, serta melakukan perawatan dan perbaikan komponen IS/IT perusahaan. Pada akhirnya, fungsi-fungsi baru dalam divisi IT yang direkomendasikan ini nantinya akan saling berkolaborasi dengan fungsi-fungsi lainnya untuk membangun suatu sistem dan teknologi informasi yang baik, dan tentu saja sebagai salah satu kunci yang dapat memberikan suatu keunggulan bersaing bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. 4.2.2 Rekomendasi Kualifikasi Personil SI/TI Kebehasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan bergantung kepada kualitas dari personil SI/TI yang akan di rekrut oleh perusahaan nantinya. Oleh karena itu direkomendasikan untuk kualifikasi atau persyaratan yang harus dimiliki oleh divisi SI/TI yaitu : 1. Direktur SI/TI Lulusan S1 / S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi dari Universitas terkemuka Memiliki minimal nilai IPK 3.00 Memiliki kemampuan analisis bisnis serta sistem informasi yang kuat
93 Mengerti dan memahami berbagai macam bahasa pemograman Berjiwa pemimpin dan keahlian didalam pendelegasian tugas Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan Memiliki integritas dan profesionalisme yang tinggi Memiliki pengalaman di bidang yang sama minimal 2 tahun 2. System Analyst Lulusan S1 jurusan sistem Informasi dari universitas terkemuka Memiliki minimal IPK 3.00 Memiliki kemampuan analisa bisnis serta sistem informasi yang kuat Menguasai dan mampu mengimplementasi System Development Life Cycle Memahami bahasa pemograman (Java,VB.net,SQL) Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis Memiliki pengalaman minimial 2 tahun 3. Database Administrator Memiliki IPK 2.75 dan berlatang belakang pendidikan komputer Memiliki sertifikat DBA, CCNA (Jaringan Komputer) Pengalaman minimal 2 tahun pada posisi yang sama Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis Menguasai bahasa SQL secara Umum dan Menguasai operasional database secara umum Berpengalaman bekerja dengan MYSQL dan ORACLE Terbiasa bekerja dengan OS. LINUX
94 4. Programmer Lulusan S1 jurusan ilmu komputer dengan nilai IPK > 2.80 dari Universitas terkemuka Menguasai konsep OOP Menguasai berbagai bahasa pemograman, diutamakan Java, VB.Net Menguasai bahasa pemrograman Webbased (Contoh: PHP, XHTML, JavaScript, dll) Menguasai konsep database beserta aplikasinya (Contoh: MySql,SQLServer, Oracle, dll) Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di posisi yang sama Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan 5. Network Administrator Lulusan S1 jurusan ilmu komputer IPK 2.80 dari universitas terkemuka Memiliki sertifikan CCNA / CCNP Menguasai Linux dan Windows based Server OS Menguasai network LAN/WAN instalation Menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis Memiliki pengalaman pada posisi yang sama minimal 2 tahun 6. Teknisi SI/TI Lulusan S1 jurusan ilmu komputer IPK 2.50 dari universitas terkemuka Memiliki pengetahuan dan keahlian hardware dan software troubleshooting Memiliki pengalaman pada posisi yang sama minimal 2 tahun
95 4.3 Strategi TI Strategi TI adalah merupakan salah satu bentuk Output dalam model perencanaan Strategi SI/TI yang mencakup rekomendasi standar perangkat keras yang digunakan, infrastruktur jaringan, serta aspek-aspek lainnya yang berkaitan dengan penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan. 4.3.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan Berikut adalah gambar dari arsitektur jaringan yang di usulkan pada PT. Metropolitan Kencana :
Gambar 4.3 Rekomendasi Arsitektur Jaringan 96
97 4.3.2 Rekomendasi Dukungan Hardware Standarisasi Spesifikasi Hardware Khususnya Pc Desktop yang direkomendasikan adalah sebagai berikut: 1. Eksekutif yang terdiri dari Dewan Komisaris, Audit Committe, Dewan Direksi, Corporate Legal and Secretaty, Presiden Direktur, dan 4 Direktur Bagian. 2. Staf SI/TI yang khusus didalam pengembangan sistem, meliputi seorang system analyst, web designer, database administrator, dan programmer. 3. Staf lainnya yang berjumlah 38 staff. Level Spesifikasi Jumlah Eksekutif Pc Desktop Eksekutif : 12 - Processors Core 2 Duo 2,8 GHz - Memory Corsair 2 Gb DDR2 - Harddisk Maxtor 120 GB Sata2 - VGA DA Radeon HD2400 pro 256MB - Monitor Samsung Semi Flat 17 - LAN Card ProLink Staff SI/TI Pc Desktop Staff SI/TI : 12 - Processors Dual Core 2,6 GHz - Memory Corsair 1 GB DDR - Harddisk Maxtor 80 GB Sata2 - VGA DA Radeon 1650 512MB - Monitor Samsung Semi Flat 17 - LAN Card ProLink
98 Staf Lainnya Pc Desktop Staff : - Processors dualcore - Memory 512 DDR - Harddisk 40 GB - Monitor Samsung Semi Flat 17 - Vga Card 128 Mb - LAN Card - Processors Intel Pentium IV 2,4 GHz - Memory 256 MB - Harddisk 20 GB - Monitor 15 - LAN card 15 23 Tabel 4.1 Rekomendasi Hardware PC Desktop Ditambah dengan perangkat keras pendukung seperti UPS, printer dan scanner untuk masing masing eksekutif, sedangkan untuk staff masing masing satu unit printer yang dishare untuk masing masing bagian. Sedangkan Spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan perusahaan adalah: Jenis Spesifikasi Jumlah Database Server - Processors Intel Xeon 5450 3.0 GHz Quadcore 1 - Memory Transcend FB-Dimm ECC Registered 4 GB PC 4200 / PC 5300 - LAN Card Mail Server - Processors Intel Xeon 5405 2.0 GHz Quadcore 1 - Memory Corsair FBDimm 2 GB PC 5300 - Harddisk Seagate 3,5 SAS 15000 Rpm 73 GB - LAN Card Printer HP,Canon 3 Switch 24 port,10/100 Mbps 3
99 Modem ADSL + 4 port 1 Router UPS 500 Watt 10 Tabel 4.2 Rekomendasi Server Hardware 4.3.3 Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI Didalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek - aspek pendukung untuk jaringan tersebut,khususnya pada keaamanan data yang tersimpan didalamnya.pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi kepada siapa saja yang menggunakan atau berhak mengakses data tertentu.pembatasan tersebut biasanya disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka,sangat diusulkan untuk diterapkan dalam menjamin keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.selain itu data data yang sangat penting tersebut harus di Backup dan harus di Recovery. Backup adalah proses membuat duplikasi file atau database dan informasi ditempat yang terpisah, sedangkan Recovery adalah proses untuk meng-install ulang database yang telah dibetulkan dari kesalahan atau kerusakan ataupun kehilangan data yang tak terduga. Dengan banyaknya data dan informasi yang bersifat kritis bagi perusahaan, maka perusahaan diusulkan untuk melakukan backup data dalam waktu 1 minggu sekali, yang berfungsi sebagai cadangan atau pelindung bila data yang asli mengalami kerusakan ataupun terserang virus. Ada beberapa strategi yang dapat dijadikan pilihan dalam melakukan backup dan recovery data, yaitu antara lain : Strategi Pencatatan Ganda Startegi pencatatan ganda (dual recording) adalah strategi yang dilakukan dengan menyimpan 2 buah salinan database yang lengkap secara terpisah,yang mana bila
100 nanti terjadi suatu transaksi,maka kedua data salinan tersebut akan terupdate secara bersama sama.strategi ini sangat tepat dan disarankan untuk penggunaan aplikasiaplikasi yang databasenya tidak boleh terganggu dan harus selalu pada keadaan siap.tetapi perlu dipertimbangkan pula dari segi biaya.karena biaya yang dikeluiarkan cukup maahal, karena memerlukan 2 buah processor dan 2 buah database. Strategi kakek bapak - anak Startegi kakek-bapak-anak adalah strategi yang digunakan untuk data yang berada di media simpanan luar pita magnetik.strategi ini dilakukan dengan menyimpan 3 generasi file induk bersama-sama dengan file transaksinya. Strategi Dumping Startegi Dumping dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database kemedia backup yang lain, dapat berupa pita magnetik atau disket 4.4 Perencanaan Biaya Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi berdasarkan kebutuhan didalam pengadaan serta penambahaan infrastruktur maupun aset teknologi dan juga kebutuhan biaya didalam pengembangan sistem informasi. Keterangan : Harga perangkat komputer menurut harga bulan Juni 2009 dengan kursn $1 = ± Rp 10.200,-.Berikut adalah usulan Hardware : Spesifikasi upgrade Jumlah Harga/unit Harga ($) Pc Eksekutif - Processors Core 2 Duo 2,8 GHz - Memory Corsair 2 Gb DDR2 12 $ 287,6 110 26,8 $ 3451,2
101 - Harddisk Maxtor 120 GB Sata2 - VGA DA Radeon HD2400 pro 256MB - Monitor Samsung Semi Flat 17 - LAN Card ProLink 39 29,5 78 4,3 Pc SI/TI - Processors Dual Core 2,6 GHz - Memory Corsair 1 GB DDR - Harddisk Maxtor 80 GB Sata2 - VGA DA Radeon X1650 512MB - Monitor Samsung Semi Flat 17 - LAN Card ProLink 12 $249,7 80,4 16,5 35 35,5 28778 4,3 $2996,4 Total $ 6477,6 Tabel 4.3 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware (1) Upgrade Database Server : Spesifikasi Upgrade Database Server Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga - Processor Intel Xeon 5450 3.0 GHz Quadcore - Memory Transcend FB-Dimm ECC Registered 4 GB PC 4200 / PC 5300 - LAN Card 1 $ 1156,7 979,2 173,5 4,3 Tabel 4.4 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware (2) $ 1156,7 Biaya peningkatan Jaringan Komputer : Spesifikasi Upgrade Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga
102 Switch 24 port 2 $ 70,5 $ 141 Modem ADSL + 4 port 1 $ 51,2 $ 51,2 Router Total $ 192,2 Tabel 4.5 Perkiraan Biaya Pembelian Hardware (3) Pembelian Software Software Jumlah Harga/Unit Harga Microsoft Xp Pro 15 $ 138,5 $ 2077,5 Microsoft Office 2007 25 $ 167 $ 4175 Total $ 6252,5 Tabel 4.6 Perkiraan Biaya Pembelian Software Pembelian Aplikasi Aplikasi Biaya ( $ ) MIS ( Management Information System ) $ 5000 Website $ 1500 Total $ 6500 Tabel 4.7 Perkiraan Biaya Pembelian Aplikasi Total Biaya Pengembangan SI/TI : Rincian Pengembangan Biaya ( $ ) PC Desktop Eksekutif $ 3451,2 PC Desktop SI/TI $ 2996,4 Upgrade Database Server $ 1156,7 Upgrade Jaringan Komputer $ 192,2 Pembelian Software $ 6252,5 Pembelian Aplikasi $ 6500 Total $20549 Tabel 4.8 Total Biaya Pengembangan SI/TI Dari perhitunagn total biaya pengembangan SI/TI pada tabel 4.16 maka dapat disimpulkan bahwa perkiraan total biaya dari implementasi sistem dan teknologi informasi pada PT. Metropolitan Kencana memerlukan biaya sebesar US$ 20549 atau Rp 209.599.800,-
103 4.5 Rencana Implementasi Implementasi dari sistem dan teknologi sangat membutuhkan waktu dan biaya yang cukup mahal, jadi harus dibuat perencanaan matang dan baik yang dapat menghasilkan sebuah perencaan sistem dan teknologi informasi yang terpenuhi secara menyeluruh dan optimal. Berikut merupakan rekomendasi dan jadwal implementasi SI/TI pada PT.Metropolitan Kencana Tbk : Activity Planning Tahun Ke - 1 Tahun Ke 2 Tahun Ke - 3 Strategi Bisnis SI : Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Implementasi MIS Pengembangan website Strategi Management SI/TI Pembenahan Struktur Organisasi Perekrutan Staff divisi SI/TI Strategi TI : Pembelian PC Desktop Upgrade server Pembenahan Jaringan Maintenance SI/TI Tabel 4.9 Rencana Implementasi Usulan Pada PT. Metropolitan Kencana Tbk. 4.6 Portfolio Aplikasi Masa Depan Portfolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi yang akan digunakaan dimasa yang akan datang untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Selain itu, portfolio juga digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadap perangkat teknologi informasi dimasa mendatang.
104 STRATEGIC HIGH POTENTIAL Tinggi ( ** ) MIS ( ) Sistem Informasi Pengembangan Berbasis Web ( ) Sistem Informasi Pemasaran ( ) Sistem Informasi Penyewaan ( ) Sistem Informasi Persediaan Penting untuk bisnis mendatang ( ) Sistem Informasi Keuangan ( ) Sistem Informasi Akuntansi ( ) Sistem Informasi Personalia ( * ) MS Office 2003,XP ( * ) AutoCAD 2008/2009 ( * ) Adobe Photoshop Gambar 4.2 Portfolio Aplikasi Masa Depan KEY OPERATIONAL SUPPORT Tinggi Penting untuk masa lalu dan masa sekarang Rendah Keterangan : ( * ) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan ( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengemabangan lanjut ( ** ) = Aplikasi yang direkomendasi untuk menunjang Strategi bisnis (? ) = Aplikasi potensial yang perlu dipertimbangkan