A. PENGERTIAN Pengadaan SDM adl : proses kegiatan yg dilakukan oleh perusahaan/organisasi u/ mendapatkan SDM yg mempunyai kemampuan u/ melakukan pekerjaan, sesuai dg analisis pekerjaan dan uraian pekerjaan ( Gouzali Saydam, 1996:82) B. SUMBER PENGADAAN SDM 1. Sumber Internal Caranya : penelitian catatan 2 yg ada dlm berkas kepegawaian Sasaran : dpt menempatkan orang yg tepat pd tempat yg tepat ( the right man on the right place ) Keuntungan : Dpt menimbulkan suasana berlomba di antara para karyawan dlm menghasilkan prestasi kerja Biaya rekrutmen lebih murah Efektif thd proses pengenalan perusahaan Dpt meningkatkan gairak untuk lebih mendalami ilmu pengetahuan di kalangan karyawan Kelemahan : Perusahaan tdk akan mendapat masukan /gagasan baru u/ pengembangan perusahaan SDM tersebut belum tentu cocok u/ menduduki posisi baru krn kualifikasi yg diperlukan tdk terpenuhi Dpt menimbulkan keresahan di kalangan SDM baru yg lebih senior yg menginginkan posisi tsb. 2. Sumber Eksternal Caranya : a. Perantara Orang dalam Artinya : karyawan dalam dapat membantu mencarikan orang untuk posisi kerja tertentu yg berasal dari luar perusahaan ( bisa teman, saudara, tetangga dekat, dll )
Keuntungan : Lebih mudah dilakukan dan ekonomis dlm pelaksanaannya Dpt meningkatkan kerjasama antar karyawan krn sudah saling mengenal Perusahaan akan lebih mempercayai SDM tersebut krn sudah ada karyawan lama yg menjaminnya Kelemahan : Tdk mungkin dpt dilakukan u/ SDm dgnkualifikasi tertentu yg dikehendaki perusahaan Dpt menimbulkan suasana konflik antar kelompok yg membahayakan SDM baru dpr diperalat oleh karyawan yg memasukkannya krn merasa berjasa dpt bekerja di perusahaan tsb. i. Lembaga Pendidikan & Pelatihan Artinya : LemDikLat yg khusus menghasilkan SDM yg siap kerja Keuntungan : SDM yg diperoleh berasal dr tenaga terlatih dan dpt dipercaya keahliannya Tenaga SDM tsb lebih mudah dikembangkan lagi sesuai dgn sasaran perusahaan Cukup efektif krn dpt memilih SDM dgn indeks prestasi terbaik Kelemahan : Pada umumnya mereka belum mempunyai pengalaman kerja Belum tentu yg berindeks prestasi tinggi akan unggul juga ketika bekerja di lapangan / operasional ii. Departemen Tenaga Kerja ( DEPNAKER ) Artinya : Departemen yg selalu menampung SDM yg mencari pekerjaan dan menyalurkannya ke perusahaan 2 yg membutuhkannya Keuntungan : Sumber SDM sudah tersedia lengkap di DEPNAKER Perusahaan dpt memilih sosok SDM yg cocok Mempererat kerjasama antara perusahaan dg DEPNAKER di masa mendatang 1
Kelemahan : Perusahaan sering ragu dan tergantung sert amerasa terikat dg DEPNAKER Seringkali calon yg diterima belum sesuai kebutuhan pekerjaan yg tersedia krn ada rasa ikatan moral dg DEPNAKER Calon SDM belum berpengalaman iii. iv. Lembaga penyalur tenaga kerja Artinya : Lembaga penyalur yg diusahakan pihak swasta dg motif bisnis Keuntungan : Perusahaan memperoleh SDM yg bermutu krn penyalur bermotif bisnis yg tdk mau cacat nama baiknya Perusahaan tdk perlu lagi mengadakan seleksi krn sudah diseleksi oleh penyalur Kelemahan : Biaya lebih besar krn sifat bisnisnya penyalur Lembaga penyalur kadang kurang dpt menempati janji ttg jumlah dan mutu SDM yg ditawarkan Iklan / advertensi Keuntungan : Secara tdk langsung dpt mempromosikan nama dan ketenaran perush. Kpd masyarakat Iklan dpt menjangkau wilayah yg lebih luas, shg dpt memungkinkan u/ mendapatkan SDM yg bermutu Baik bagi perush. Yg mempunyai banyak cabang Kelemahan : Biaya lebih besar krn sifat bisnisnya penyalur Perush. Mengalami kewalahan menampung pelamar yg terlalu banyak Krn sering ketidaktahuan calon SDM shg perush. Harus memasang berulang-ulang. v. Surat lamaran yg masuk Keuntungan : Perush. Dpt dg cepat memperoleh data dari pelamar Dpt menghemat biaya dan waktu 2
Dpt melakukan seleksi awal pada berkas lamaran Kelemahan : Kemungkinan ada pelamar yg hanya coba-coba saja melamar Dipeprlukan tenaga khusus u/ megurus, mengumpulkan dan menyimpan surat lamaran yg masuk sebelum diseleksi vi. vii. Penarikan SDM dr perusahaan lain Keuntungan : Perush. Dpt memperoleh SDM yg sudah berpengalaman Perush. Tdk usah membuang biaya u/ pendidikan dan pelatihan Perush. Mendapat untuk ide-ide baru dari SDM tsb u/ pengembangan perush. Kelemahan : Biaya kompensasi yg dikeluarkan cukup besar Mentalitas dan rasa memiliki perush. Pd SDM tsb masih kurang Dpt mempengaruhi karyawan yg lain jika ternyata kedisiplinan SDM tsb di perush. Sebelumnya kurang baik Langsung mencari ke sumber SDM berdomisili Biasanya u/ tenaga-tenaga kasar (buruh angkat, buruh perkebunan, pembantu RT, burh pabrik, dsb) Keuntungan : Kebutuhan tenaga yg murah Cocok u/ perush. Yg baru dibuka dan memerlukan SDM masal Kelemahan : Memerlukan petugas khusus ke lapangan yg banyak Tenaga yg diperlukan belum tentu sesuai dg yg dibutuhkan Sering melakukan tuntutan perbaikan imbalan kpd perush. Krn dibayar murah 3
C. PELAKSANAN SELEKSI Definisi : Menurut Alex S. seleksi adl kegiatan suatu perusahaan u/ dapat memilih karyawan yang tepat dan dalam jumlah yang tepat dari calon-calon yang mengajukan lamaran. Kreteria seleksi secara umum 1. Ascriptive elements Candidates sex, age, height, marital status, health, family background, police record. 2. Cognitive Elements Education, training, experience, general knowledge, skill, results of test. 3. Affective elements Assessment of candidates, personal qualities and attitudes ( dpt melalui psycho-test, rekomendasi atau pengamatan/penyelidikan ) Seleksi u/ posisi managerial : Lebih membutuhkan dukungan cognitive dan affective elements Seleksi u/ operasional / unskilled workers : Lebih membutuhkan dukungan ascriptive elements 4
Strategi Merekrut Karyawan Andalan Merekrut karyawan merupakan kegiatan yang gampang-gampang susah. Di satu sisi, sumber daya manusia (SDM) di Indonesia saat ini boleh dibilang melimpah ruah. Ibaratnya, sekali pasang iklan, dijamin berbondong-bondong orang melamar. Namun, di sisi lain, pada saat yang sama, kuantitas SDM yang "bertumpuk-tumpuk" itu tidak serta merta diimbangi kualitas yang memadai. Oleh karenanya, agar proses perekrutan karyawan menjadi efektif dan efisien, perlu diperhatikan tiga aspek penting. Pertama: di mana sebaiknya melakukan publikasi untuk menjaring calon karyawan. Kedua, bagaimana merekrut karyawan dalam kaitan dengan kondisi pasar kerja yang berlimpah SDM tadi. Dan, aspek ketiga yang juga tak kalah penting, strategi merekrut karyawan secara cerdas. Mari kita bedah ketiga aspek tersebut satu per satu. Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru? To the point saja: tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari. Misalnya, kalau mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang paling banyak dibaca orang, atau minta dimuat pada hari Minggu. Atau, sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut: pilih surat kabar khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis. Biarkan institusi pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan perekrutan. Bila perlu, jadwalkan kunjungan personal. Bagus juga dipertimbangkan untuk beriklan di radio, televisi kabel atau dengan cara mensponsori suatu kegiatan promosi. Yang tak boleh dilupakan: iklan luar ruang. Beranikah Anda membuat terobosan dengan mencoba memasang iklan lowongan kerja di busway? Anda akan dapat meraih audiens yang luas. Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja yang Melimpah? 1. Dapatkan referensi dari karyawan Anda. Pertimbangkan untuk memberi bonus pada karyawan yang referensinya jadi dipekerjakan. 2. Mintalah supplier Anda. Mereka dapat merekomendasikan Anda orang sales yang bagus yang mereka kontak atau orang teknik yang kompeten yang biasa memperbaiki peralatan mereka. 3. Dekati mantan karyawan atau orang bagus lainnya yang pernah bekerja dengan Anda sebelumnya. 4. Masukkan iklan lowongan di internet. 5. Pertimbangan sumber yang tidak biasa. Strategi Merekrut yang Cerdas 1. Rekrutlah dengan pelan. Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan energi dalam mengambil keputusan perekrutan. 2. Pastikan dengan jelas di benak Anda apa yang disyaratkan pekerjaan dan nilailah kualifikasi para kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut. 5
3. Bayangkan seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan Anda. Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia kooperatif? 4. Persempit jumlah kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat yang kurang serius dengan mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan baru, atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka menginginkan pekerjaan tersebut. 5. Lakukan wawancara singkat via telepon dengan 8 10 kandidat terbaik untuk mengurangi jumlah kandidat. Kemudian lakukan wawancara yang lebih panjang dengan dua atau tiga kandidat terpilih. 6
7
8
9
10
Kasus- Kasus yang terkait dengan permasalahan rekeutmen, seleksi, dan training (hasil down load dari internet : www.portalhr.com) Pertanyaan Metode Apa yang Umum Dipakai untuk Seleksi Karyawan? Saya manager keuangan di sebuah organisasi berskala menengah. Selain menangani bidang keuangan, organisasi juga memercayakan proses seleksi karyawan kepada saya. Metode seleksi seperti apa yang saat ini umum digunakan organisasi lain? Jawaban Ibu, terima kasih untuk pertanyaan yang diajukan. Saya mengerti, tentunya tidak mudah untuk memilih proses seleksi yang tepat bagi organisasi. Sebelum memilih metode seleksi, Ibu harus sudah memiliki profil sukses yang wajib dimiliki oleh kandidat untuk setiap jabatan yang ditawarkan. DDI percaya bahwa profil sukses ini didasarkan pada 4 elemen, yaitu What I know (knowledge), what I can do (competency), what I have done (experience), dan personal traits (personality). Profil sukses ini dapat disetarakan dengan requirement dengan perusahaan sehingga dapat menjadi pembanding dengan kapabilitas dari kandidat. Berdasarkan survei internasional yang dilakukan oleh DDI tahun 2004, selection tools yang kerap digunakan organisasi karena kualitasnya adalah behaviour interview, assessment, knowledge test dan motivational fit inventories. Behaviour based interview telah dijelaskan sebelumnya. Proses assessment merupakan evaluasi terhadap perilaku seseorang yang diperlukan dalam jabatan tertentu. Knowledge test merupakan test pengetahuan yang tentunya berkaitan dengan jabatan yang diperlukan. Motivational fit inventories merupakan suatu alat ukur yang dapat mendefiniskan motivasi seseorang tentang jenis pekerjaan yang diharapkan. Dianjurkan, untuk proses seleksi digunakan lebih dari satu tools sehingga dapat memberikan gambaran yang lebih menyeluruh terhadap seorang kandidat. Namun demikian, pemilihan selection tools ini harus disesuaikan dengan level jabatan. 11
Rekrutmen & Seleksi Dwiputri Adimuktini Corporate Marketing Manager Daya Dimensi Indonesia Pertanyaan Sejauh Mana Fungsi Psikotest dalam Proses Seleksi? Sejauh manakah psikotest mempengaruhi proses seleksi karyawan? Tidak cukupkah hanya dengan interview saja? Dapatkah saya mempergunakan alat-alat tes (psikotest) karena saya sendiri bukan dari latar belakang pendidikan psikologi, dan bagaimanakah supaya saya juga bisa mempergunakan alat-alat psikotest tersebut? Terima kasih Helena, Jakarta Jawaban Ibu Helena yang baik, Kami bisa mengatakan bahwa banyak sekali alat tes yang dapat digunakan untuk proses seleksi, seperti melalui proses assessment, tes pengetahuan, psiko test, battery test, maupun behavior interview. Tujuan dari proses seleksi tentunya adalah untuk benar-benar dapat memperlihatkan kapabilitas calon karyawan dan menentukan apakah kapabilitas yang dia miliki sesuai dengan jabatan. Jika belum sesuai apakah masih ada ruang untuk pengembangan, atau malah hasil test memperlihatkan bahwa kapabilitas calon karyawan di atas requirement jabatan. Perlu kami ingatkan bahwa kunci utama keberhasilan sebuah seleksi adalah tersedia rincian kompetensi (baik teknis maupun perilaku) yang diperlukan agar dapat berhasil di sebuah. Kami percaya bahwa behavior interview akan dapat menampakkan kecenderungan perilaku calon karyawan apabila ia menduduki jabatan tersebut. Psiko Test akan membantu untuk melihat kecenderungan kepribadian calon karyawan. Ibu dapat menghubungi Biro Psikologi dan mendiskusikan kepada mereka mengenai alat evaluasi yang tepat. Hal-hal Penting dalam Training Training memang penting untuk membantu karyawan meningkatkan kualitas dan produktivitas kerjanya. Tapi, tak kalah penting untuk memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan training itu sendiri. Tips berikut diberikan oleh Managing Director OborCipta Raja Bambang Sutikno, yang juga mantan GM of HRD & GA Division PT Mustika Ratu 12
1. Sebelum merancang training, terlebih dahulu perlu dilakukan analisis kebutuhan training. Ini terkait dengan strategi bisnis dan umpan balik karyawan. Cara paling sederhana: sebarkan quesioner kepada karyawan untuk mengetahui training apa yang mereka butuhkan. Analisis sekaligus juga untuk menentukan siapa yang memerlukan training, kenapa dia memerlukan dan apa modul yang tepat untuk menutup "gap" antara kenyataan dan harapan. 2. Training diberikan atau dilaksanakan bilamana: --ada kebijakan/peraturan internal/eksternal, sistem, alat dan teknologi baru --ada kemauan dan/atau kemampuan kerja karyawan di bawah standar --ada rencana pengembangan untuk karyawan tertentu guna mengemban posisi tertentu --ada karyawan baru 3. Contoh-contoh informasi yang membantu untuk mendorong diadakannya training: --sering terjadi kesalahan dalam proses kerja --keluhan dari pelanggan/rekan/kontak bisnis --keluhan dari karyawan --turn-over; tingginya prosentase keluar-masuk karyawan --masalah-masalah yang berkaitan dengan absensi/disiplin/motivasi --laporan-laporan tentang riset pasar, kontrol kualitas, keselamatan&keamanan kerja 4. Merencanakan training: --menentukan tajuk materi yang menarik --menjelaskan mengapa training tersebut penting --menetapkan sasaran dan tujuan program training tersebut --menetapkan penanggung jawab (penyelenggara, koordinator) --menunjuk siapa yang akan menghadiri/mengikuti training --memilih trainer (orang yang memberi training) --menyiapkan garis besar isi program training yang akan diberikan --menetapkan teknik dan metode yang akan diterapkan --menetapkan jangka waktu dan jadwal --menyiapkan alat bantu yang diperlukan selama kegiatan --menentukan tempat yang cocok --menyiapkan sistem dan standar penilaian --menghitung biaya yang diperlukan 5. Tips tambahan untuk menentukan jadwal training yang tepat: --tidak banyak mengganggu kelancaran kerja --pada saat kesibukan kerja menurun --karena manfaat training bukan hanya bagi karyawan secara pribadi tapi juga bagi perusahaan, maka pembagian waktu yang ideal dalam menentukan jadwal adalah dengan perbandingan fifty-fifty: 50% dari waktu training diambil dari jam kerja karyawan, dan 50% diambil dari waktu di luar jam kerja. 13
Pertanyaan Hubungan Pelatihan dan Pengembangan dengan Kinerja? Kemapaman karyawan dalam bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan / instansi dipengaruhi oleh berbagai faktor secara internal, salah satunya adalah melalui pelatihan dan pengembangan karyawan, dimana melalui program tersebut diharapkan perusahaan /instansi dapat mempertahankan karyawan yang berpotensi dan berkualitas. Pertanyaan saya adalah : sejauhmana atau bagaimana hubungan pelatihan dan pengembangan sebagai faktor internal dengan tingkat kinerja karyawan? Terima Kasih. Tn. Moerhadianto, FEUI Jawaban Salam Sejahtera Pak Moerhadianto, Kita bisa melihat hubungannya dari dua sisi, yaitu: 1. Hubungan antara Pelatihan & Pengembangan dengan Tingkat motivasi karyawan dan lalu pada akhirnya dengan kinerja karyawan 2. Hubungan antara Pelatihan & Pengembangan dengan Tingkat Kompetensi/Kapabilitas karyawan dan lalu pada akhirnya dengan kinerja karyawan. Untuk yang pertama, berbagai studi memperlihatkan bahwa ada korelasi yang positif antara tingkat motivasi dan komitmen karyawan dengan beberapa faktor-faktor tertentu di dalam organisasi, seperti gaji/kompensasi (compensation), kesempatan untuk mengembangkan karir (training & careerdevelopment) termasuk di dalamnya pelatihan dan pengembangan karir yang Bapak tanyakan, kepemimpinan di dalam organisasi (leadership), komunikasi (communication), lingkungan kerja fisik (physical working environment), hubungan kerja antar pegawai (working relationship, culture), visi, misi, dan tujuan organisasi (sense of direction). Faktorfaktor lain, seperti reputasi perusahaan atau organisasi juga penting, namun pengaruhnya tidak sebesar faktor-faktor di atas. Yang perlu diingat adalah, ini adalah hasil studi atau modelling mengenai hubungan antara motivasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat motivasi. Sehingga, para peneliti yang berbeda bisa saja datang dengan faktor-faktor dan definisi yang tidak sama persis mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat motivasi karyawan, namun pengamatan kami atas berbagai model yang ada, faktor-faktor yang disebutkan di atas, termasuk Pelatihan & Pengembangan, umumnya terlihat pada berbagai model yang ada. Berikutnya, studi -- dan intuisi kita -- juga memperlihatkan bahwa ada hubungan yang positif antara tingkat motivasi dan komitmen kerja karyawan dengan kinerja mereka. Dengan kemampuan yang sama, karyawan yang memiliki motivasi dan 14
komitmen yang lebih tinggi dapat diperkirakan akan memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan karyawan yang lain. Untuk yang kedua, kinerja karyawan tentu dipengaruhi oleh kompetensi karyawan tersebut. Seorang karyawan yang memiliki kompetensi, misalnya di bidang Teknologi Informasi, tentu memiliki kinerja yang lebih baik bila mengerjakan hal-hal yang berhubungan dengan Teknologi Informasi, dibandingkan dengan karyawan yang tidak memiliki kompetensi di dalam bidang tersebut. Pelatihan dan pengembangan akan membantu karyawan meningkatkan kompetensi mereka, sehingga hubungan antara Pelatihan dan Pengembangan dengan Kinerja karyawan terlihat jelas di sana. 15