3.1. Analisis Sistem yang berjalan BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem bertujuan untuk menganalisis sistem yang bejalan pada Hotel Laguna dimana proses checkin dan checkout masih belum maksimal karena proses yang di pakai masih secara manual sehingga terpengaruh dalam proses reservasi kamar. 3.1.1 Prosedur reservasi kamar berjalan Prosedur berjalan proses reservasi kamar adalah sebagai berikut : 1. Tamu memberikan kepada resepsionis. 2. Resepsionis catat data tamu ke form registrasi sebanyak tiga rangkap, dan serahkan form registrasi yang telah selesai di catat kepada tamu untuk tanda tangan. 3. Tamu melakukan tanda tangan dan menyerahkan kembali form registrasi kepada resepsionis. 4. Resepsionis menyerahkan form registrasi rangkap pertama, kupon (untuk breakfast gratis), kunci kamar, dan memgembalikan kembali tamu. 5. Resepsionis arsip rangkap ketiga form registrasi selanjutnya resepsionis mencatat data tamu ke buku laporan dan rangkap kedua form registrasi diberikan kepada accounting berserta buku laporan. 44
45 Prosedur Reservasi Kamar Berjalan Tamu Resepsionis Accounting Catat TTD Kunci Kupon Catat Gambar 3.1 Flowmap prosedur reservasi kamar berjalan
46 3.1.2 Prosedur ekstensi kamar berjalan Prosedur berjalan proses Reservasi kamar adalah sebagai berikut : 1. Tamu memberikan kepada resepsionis. 2. Resepsionis mencatat data ekstensi ke buku laporan. 3. Resepsionis mengembalikan berserta menyerahkan kupon baru kepada tamu. Dan menyerahkan buku laporan kepada accounting. Prosedur Ekstensi Berjalan Tamu Resepsionis Accounting Kupon Catat Gambar 3.2 Flowmap prosedur ekstensi kamar berjalan
47 3.1.3 Prosedur checkout kamar berjalan Prosedur berjalan proses Reservasi kamar adalah sebagai berikut : 1. Tamu memberikan Kunci kepada resepsionis. 2. Resepsionis menghitung biaya reservasi tamu. 3. Resepsionis mencatat bill tamu, dan menyerahkan rangkap pertama bill tamu kepada tamu. 4. Resepsionis menyerahkan bill tamu rangkap ke dua, tiga dan empat kepada accounting untuk diarsip. Proses Checkout Berjalan Tamu Resepsionis Accounting Kunci Kunci Bill Tamu Hitung Biaya Catat Bill Tamu Bill Tamu Gambar 3.3 Flowmap Proses checkout berjalan
48 3.2 Analisis Dokumen 3.2.1 Dokumen Input 1. Fungsi : ulir untuk reservasi kamar Sumber : Tamu Rangkap : Tiga Distribusi : Resepsionis 2. Bill Tamu Fungsi : ulir untuk checkout Sumber : Tamu Rangkap : Empat Distribusi : Resepsionis 3.2.2 Dokumen Output 1. Kupon Fungsi : ulir untuk sarapan pagi gratis Sumber : Resepsionis Rangkap : Satu Distribusi : Tamu 2 Bill Tamu Fungsi : ulir untuk checkout Sumber : Resepsionis
49 Rangkap : Empat Distribusi : Tamu, Accounting 3.3 Analisa Kelemahan Sistem Analisa Kelemahan Sistem untuk menganalisis kelemahan dari sistem yang sedang berjalan dan berserta memahami sistem yang sedang berjalan tujuan untuk mencari kelemahan-kelemahan yang berada didalam sistem yang sedang dianalisis dan memperbaikinya baik input maupun output. Kelemahan pada sistem manual tersebut terletak pada pengolahan data checkin dan checkout sehingga dalam proses reservasi kamar ataupun checkout membutuhkan waktu. Untuk mengatasi masalah dalam proses reservasi maupun checkout membutuhkan solusi yang tepat diharapkan dengan teknologi berbasis komputer dapat membantu dalam pembuatan data yang lebih efektif dan efisien, sehingga bisa lebih fokuskan dalam checkin dan checkout. 3.4 Analisa Kebutuhan Sistem Dalam Analisa kebutuhan sistem akan menjelaskan tentang analisa yang dilakukan dalam pengolahan data proses reservasi, antara lain sebagai berikut :
50 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan perangkat keras (Hardware) adalah komponen-komponen dari sebuah komputer yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi yang berbeda dengan perangkat Lunak (Software) yang beroperasi didalam perangkat keras, pada umumnya perangkat keras dan lunak merupakan satuan yang dapat membantu pengolahan data reservasi. 3.4.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak (Software) pada umumnya berbentuk digital yang dapat menjalankan sebuah perintah yang di operasikan. Pada pengolahan data reservasi dan checkout sering terjadi kesalahan maupun keterlambatan dalam proses hal itu dikarenakan masih menggunakan proses manual untuk itu aplikasi reservasi dapat dikembangkan menggunakan perangkat lunak. Hal ini dilakukan karena perangkat lunak pada umumnya dapat membantu dalam pengolahan data, sehingga mempercepat proses reservasi checkin checkout serta pembuatan laporan. 3.4.3 Kebutuhan Pengguna Pengguna dari perangkat lunak yang telah dibuat dapat digunakan adalah karyawan-karyawan pada Hotel Laguna yang sudah ditetapkan pada Hotel Laguna.