METODE SPREADSHEET
* Metode ini adalah metode coba-coba (trial and error) yang mudah digunakan dengan bantuan spreadsheet (lembar Kerja). * Spreadsheet method dibagi menjadi tiga strategi produksi, yaitu : * Zero Inventory Plan, * Level Work Force Plan With Backorder, dan * Level Work Force With No-Backorder
* Perencanaan zero inventory sering disebut juga perencanaan lot for lot, dimana setiap bulan dalam cakupan periode perencanaan, perusahaan hanya memproduksi sejumlah yang dibutuhkan konsumen dengan tidak mengikutsertakan persediaan. * Jumlah tenaga kerja akan bertambah ketika kebutuhan permintaan naik dan akan dilakukan pemecatan tenaga kerja ketika kebutuhan atau permintaan menurun. * Biasanya untuk membuat suatu perencanaan produksi yang fleksibel digunakan tenaga kerja sub kontrak atau pada perusahaan yang memanfaatkan bursa tenaga kerja, sehingga terlihat jelas bahwa jumlah penggunaan tenaga kerja yang seharusnya dalam setiap bulan perencanaan, seperti pada tabel berikut ini :
Tabel. Lembar Kerja Metode Zero Inventory
* Hari Kerja Efektif Hari kerja efektif pada setiap bulan dalam cakupan periode perencanaan merupakan hasil perkalian antara jumlah hari kerja dalam setiap bulan dengan rata-rata tingkat kehadiran karyawan. * Kemampuan Tenaga Kerja Jumlah produk yang akan dihasilkan seorang tenaga kerja dalam setiap bulannya akan sama dengan jumlah produk yang dihasilkan seorang tenaga kerja dalam sehari dikalikan dengan jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan tersebut, adapun rumus untuk menghitung kemampuan tenaga kerja adalah sebagai berikut : Kemampuan TK = Produksi per hari per Tenaga Kerja x Hari kerja efektif
* Permintaan Besarnya kebutuhan untuk setiap jenis produk dalam periode perencanaan dihitung dengan cara menentukan jumlah kebutuhan kotor, kemudian dikurangi persediaan awal dan atau ditambah dengan persediaan akhir. Selanjutnya dikalikan dengan faktor agregasi produk, sehingga diperoleh kebutuhan bersih dalam setiap bulan dari beberapa produk yang diagregasi tersebut. * Tenaga Kerja yang Dibutuhkan Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan perencanaan sama dengan jumlah kebutuhan atau permintaan produk per bulan dibagi dengan jumlah produk per bulan yang dihasilkan oleh seorang pekerja. Hal ini dirumuskan dengan : Tenaga kerja yang dibutuhkan = Permintaan/bulan Unit/tenaga kerja
* Tenaga Kerja yang ada Merupakan jumlah tenaga kerja yang tersedia saat ini atau jumlah tenaga kerja langsung yang digunakan perusahaan saat ini. * Penambahan Tenaga Kerja Merupakan banyaknya jumlah tenaga kerja yang akan direkrut atau diterima pihak perusahaan. Penambahan Tenaga Kerja = TK yang dibutuhkan TK yang ada * Biaya Penambahan Tenaga Kerja Adalah besarnya biaya yang dikeluarkan per tenaga kerja dikalikan dengan jumlah tenaga kerja yang akan direkrut. Biaya penambahan TK = biaya yang dikeluarkan/org x TK yang ditambah
* Tenaga Kerja yang di-phk Merupakan banyaknya jumlah tenaga kerja yang akan diberhentikan pihak perusahaan. TK yang di-phk = TK yang ada TK yang dibutuhkan * Biaya PHK Per Tenaga Kerja Adalah besarnya biaya PHK per Tenaga Kerja dikalikan dengan jumlah tenaga kerja yang di-phk atau diberhentikan. Biaya PHK Tenaga kerja = Biaya PHK/orang x TK yang di-phk * Tenaga Kerja Yang Digunakan Merupakan jumlah tenaga kerja yang digunakan sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.
* Jumlah Produksi Merupakan banyaknya unit yang dihasilkan oleh seorang tenaga kerja dalam setiap bulan. Jumlah produksi = produksi/hari/tenaga kerja x hari kerja efektif x TK yang digunakan * Biaya Tenaga Kerja Yang Digunakan Besarnya Gaji atau upah yang diterima per tenaga kerja per periode (per bulan). Biaya TK yang digunakan = Upah/ hari/ TK x hari kerja efektif x TK yang digunakan
* Net Inventory (Persediaan), biaya simpan, back order dan back order cost pada perencanaan produksi dengan metode zero inventory tidak ada karena tidak membuat persediaan dan pemesanan kembali (back order). * Total Biaya Merupakan penjumlahan seluruh biaya-biaya. Meliputi biaya penambahan tenaga kerja, biaya pemutusan hubungan kerja, biaya tenaga kerja yang digunakan, biaya simpan dan biaya pemesanan kembali (back order cost).
* Dalam perencanaan ini digunakan tingkat terendah persediaan dari suatu periode perencanaan untuk memenuhi tingkat tertinggi dari kebutuhan atau permintaan, hal ini disebut tingkat produksi atau perencanaan produksi dengan menggunakan tenaga kerja yang konstan, karena penggunaan jumlah tenaga kerja yang sama dalam setiap bulan perencanaan. * Berbeda halnya dengan perencanaan zero inventory, dalam level work force with backorder ini digunakan jumlah tenaga kerja yang konstan dan persediaan yang bervariasi. Dengan demikian perencanaan ini dapat meminimalkan biaya perekrutan dan pemecatan tetapi dapat meningkatkan biaya persediaan (Holding cost) dan pemesanan ulang (back order cost).
* Tenaga kerja yang dibutuhkan Jumlah tenaga kerja yang digunakan dalam perencanaan ini adalah konstan atau tetap setiap bulan, adapun perhitungan tenaga kerja sebagai berikut: Tenaga kerja yang dibutuhkan = Total permintaan Total kemampuan TK * Net inventory (persediaan) Merupakan besarnya selisih antara unit yang dihasilkan dengan permintaan dalam satu periode (per bulan). Persediaan dilakukan sebagai antisipasi terhadap permintaan pada periode tertentu. Net inventory = Jumlah produksi - permintaan
* Inventory Cost ( Biaya Simpan) Merupakan besarnya biaya simpan per jumlah persediaan per bulan Inventory Cost = Biaya simpan/unit/ bulan x Net Inventory * Back Order (Pesan kembali ) Merupakan besarnya biaya pemesanan ulang yang dilakukan per unit. Pemesanan ulang dilakukan apabila kapasitas produksi dan persediaan tidak mampu untuk memenuhi permintaan dalam periode perencanaan. Back Order = Net inventory ke t-1 + (permintaan jumlah produksi ) * Back Order Cost Merupakan besarnya biaya pemesanan ulang yang dilakukan per unit Back Order Cost = Back Order x Back Order Cost
* Apabila tidak menginginkan adanya pemesanan ulang maka digunakan level work force with no-backorder, dimana untuk mendapatkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai perencanaan dihitung dengan cara membagi total kebutuhan dengan total hari kerja dan kapasitas per hari per tenaga kerja. * Tetapi jika manajemen membutuhkan untuk mendapatkan sejumlah tenaga kerja yang cukup dalam setiap bulannya, dengan demikian jumlah produksi secara kumulatif harus sama bahkan melebihi jumlah kebutuhan secara kumulatif untuk setiap periode perencanaan. * Sebelum membuat perencanaan produksi dengan metode level work force with no-backorder, terlebih dahulu perlu dilakukan perhitungan jumlah tenaga kerja pada setiap periode.
* Perhitungan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dilakukan dengan membuat tabel sebagai berikut : Tabel. Constant Number Of Workers Needed For No Back Order No Bulan Keterangan 1 1 Hari Kerja Efektif 2 kumulatif hari Kemampuan Tenaga Kerja 3 (Unit/TK) 4 kumulatif kemampuan TK 5 permintaan 6 Kumulatif permintaan Tenaga Kerja yang 7 dibutuhkan 2 3 Total. n
Perhitungan pada tabel diatas (baris 1, baris 3, baris 5) tidak berbeda dengan tabel spread sheet sebelumnnya, yang membedakannya adalah sebagai berikut : *Kumulatif Hari Merupakan kumulatif hari kerja efektif pada periode yang bersangkutan dengan hari kerja efektif pada periode-periode sebelumnya. *Kumulatif Kemampuan Tenaga Kerja Merupakan kumulatif kemampuan tenaga kerja pada periode yang bersangkutan dengan kemampuan tenaga kerja periode-periode sebelumnya.
*Kumulatif Permintaan Merupakan kumulatif permintaan pada periode yang bersangkutan dengan permintaan pada periode-periode sebelumnya. *Tenaga Kerja Yang Dibutuhkan Untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, maka digunakan perhitungan sebagai berikut : Tenaga Kerja yang dibutuhkan = kumulatif permintaan Kumulatif kemampuan tenaga kerja