BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Mc.Leod (1998, p11) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Wilkinson (1993, p3) sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran lebih. Sistem mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Menurut Mulyadi (2001, p1-3) sistem adalah setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur : unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan : unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem : setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. 4. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. 5

6 2.2 Pengertian Informasi Menurut Wilkinson (1993, p3) informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan dengan kata lain informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. Menurut Mc.Leod (1998, p4) informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Wilkinson (1993, p4) sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. 2.4 Persediaan Menurut Niswonger (1995, p389) persediaan (inventories) digunakan untuk mengartikan barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Menurut Soemarso S.R (1995, p411) persediaan barang dagang (merchandise inventory) adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Menurut A Hall (2001, p378) tujuan model EOQ adalah pengurangan biaya persediaan, parameter adalah biaya penyimpanan, dan biaya pemesanan. Karena harga pembelian dan persediaan konstan, kita meminimalkan biaya persediaan dengan

7 meminimalkan total biaya penyimpanan dan total biaya pemesanan. Persamaan yang digunakan untuk menentukan EOQ ( biaya penyimpanan) : Q = DS H Keterangan : Q = Economic Order Quality D = Permintaan tahunan dalam unit S = Biaya pemesanan setiap kali pesan H = Biaya penyimpanan atau unit Biaya penyimpanan adalah biaya pemeliharaan gudang dan barang yang disimpan antara lain : biaya sewa, asuransi, keamanan, listrik, penyusutan. Sedangkan Biaya pemesanan adalah biaya yang timbul pada saat kita melakukan pemesanan barang yang termasuk kedalam bidang ini misalnya : biaya surat menyurat, telepon, penerimaan barang. Titik Pesan Kembali (ROP) adalah: ROP = (I X D) + S Keterangan : I = Waktu tunggu D = Tingkat pemakaian per hari S = Safety Stock ( persediaan pengamanan) Menurut Horngren (1997, p452) persediaan ada 2 cara yaitu 1. Sistem Perpetual adalah perusahaan akan mencatat setiap mutasi yang terjadi pada persediaan barangnya, jadi akuntansi persediaan akan selalu menunjukan nilai persediaan pada setiap saat. Pencatatan secara perpetual berguna untuk menyediakan laporan bulanan, kuartalan, dimana perusahaan dapat langsung menentukan jumlah dan

8 harga pokok persediaan yang dimilikinya tanpa harus menghitung persediaan fisik terlebih dahulu. Sistem perpetual juga memberikan tingkat pengendalian terhadap persediaan saat ini. 2. Sistem Periodik adalah perusahaan tidak selalu mencatat mutasi yang terjadi pada persediaan yang dimilikinya. Akibatnya, pada akhir periode, perusahaan harus melakukan perhitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah persediaan yang dimiliki pada saat itu. Jumlah persediaan tersebut akan dikalikan dengan unit biaya untuk mendapatkan harga pokok persediaan diakhir periode. Angka inilah yang akan masuk kedalam neraca dan digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan. Tiga metode penetapan harga pokok persediaan 1. Metode first-in, first-out (FIFO) atau masuk-pertama, keluar-pertama (MPKP) untuk menetapkan harga pokok persediaan didasarkan atas asumsi bahwa harga pokok harus dibebankan pada pendapatan sesuai dengan urutan pembelian barang tersebut. Jadi persediaan yang masih ada dianggap berasal dari pembelian barang terakhir. 2. Metode last-in, first-out (LIFO) atau masuk-akhir, keluar-pertama (MAKP) didasarkan atas anggapan bahwa harga pokok barang dari pembelian terakhir harus dibebankan ke pendapatan. Jadi persediaan yang ada dianggap berasal dari harga pokok paling awal. 3. Metode rata-rata (AVERAGE) atau rata-rata tertimbang didasarkan atas asumsi bahwa harga pokok harus dibebankan ke pendapatan menurut harga rata-rata tertimbang per unit dari barang yang dijual, harga pokok rata-rata tertimbang per unit ini digunakan juga untuk menentukan harga pokok barang yang masih ada dalam persediaan harga pokok rata-rata tertimbang per unit diperoleh dari hasil

bagi antara jumlah harga pokok barang yang tersedia untuk dijual dalam 1 periode tertentu dengan jumlah unitnya. 9 2.5 Pembelian dan Retur Pembelian 2.5.1 Pembelian Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p277) pembelian ada 2 yaitu (1.) pembelian tersentralisasi dapat menghasilkan diskon kuantitas yang lebih besar posisi pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih naik, spesialisasi pembelian dan lain-lain. (2.) pembelian tersentralisasi dapat menghasilkan keuntungan yang sama karena meningkatkan tanggung jawab masing-masing pelaksana pembelian. Sistem aplikasi pembelian mencakup 5 fungsi dasar yaitu : 1. Seseorang yang bukan karyawan departemen pembelian menentukan bahanbahan yang dibutuhkan, permintaan disajikan dan disahkan. 2. Tender dikeluarkan, pemasok dipilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen pembelian 3. Pada saat bahan diterima, laporan penerimaan dibuat oleh departemen penerimaan dalam banyak kasus, hanya orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dapat melakukan pemeriksaan bahan dan memberikan jaminan kepada departemen yang akan menggunakan bahan. Fungsi pengujian dapat dibentuk sebagai bagian departemen penerimaan adalah departemen tersendiri. 4. Rincian faktur yang diberikan kepada pemasok dibandingkan dengan order pembelian dan dengan laporan penerimaan faktur diteliti akurasi matematisnya. Jika semuanya sudah tercakup dalam order, maka faktur disahkan untuk pembayaran.

10 5. Cek disiapkan dan dikirim ke pemasok dan semua dokumen sebelumnya dibatalkan untuk menghindarkan kemungkinan pembayaran ganda. Menurut Soemarso S.R (1995, p208) pembelian secara khusus kegiatan pembelian dalam sebuah perusahaan dagang meliputi hal-hal sebagai berikut : Membeli barang dagang secara tunai atau kredit. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contohnya : pembelian kendaraan, peralatan kantor, dan lain-lain. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan. Contohnya : gaji, biaya pengiriman, biaya listrik, air dan telepon. Syarat pembelian adalah syarat jual beli yang dipandang dari sudut pembelian. Potongan-potongan seperti : potongan perdagangan, potongan tunai (yang kalau dari sudut pembelian disebut potongan pembelian) juga berlaku dalam pembelian barang yang sering dibeli secara kredit oleh sebuah perusahaan dagang adalah : Barang dagang untuk dijual kembali kepada pelanggan Perlengkapan yang digunakan untuk menjalankan perusahaan Peralatan dan aktiva tetap yang lain. Menurut Mulyadi (2001, p299-311) sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat dapat digolongkan menjadi 2 yaitu pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yaitu : Prosedur permintaan pembelian.

11 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Prosedur order pembelian. Prosedur penerimaan barang. Prosedur pencatatan utang. Prosedur distribusi pembelian. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi : 1. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung : dalam sistem ini pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga biasanya, pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian. 2. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung : pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian dengan terlebih dahulu dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit 3 pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut. 3. Sistem akuntansi pembelian langsung lelang : pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Dokumentasi : surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order, bukti kas keluar.

12 Catatan akuntansi yaitu 1. Register bukti kas keluar yaitu dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu utang. Jika dalam pencatatan utang menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 2.5.2 Retur Pembelian Menurut E. Fess (1995, p154-155) bila barang dagang dikembalikan (retur pembelian) atau diperlukan penyesuaian harga (pengurangan pembelian), biasanya pembeli menghubungi penjual secara tertulis. Rincian dapat dinyatakan dalam surat atau pembeli menggunakan Formulir Nota Debet (merupakan media yang lazim untuk memberikan informasi kepada penjual mengenai jumlah yang diminta pembeli untuk didebet ke perkiraan hutang usaha). Nota Debet juga menyebutkan alasan-alasan pengembalian atau permintaan untuk potongan harga.

13 Debitor bisa menggunakan salinan Nota Debet sebagai dasar untuk suatu ayat jurnal atau bisa menunggu konfirmasi dari kreditor yang biasanya dalam bentuk nota kredit. Hutang usaha harus didebet serta retur dan pengurangan pembelian harus dikredit Perkiraan retur dan pengurangan pembelian dapat dipandang sebagai pengurangan dari jumlah yang semula dicatat sebagai pembelian,. Bila pembeli mengembalikan barang atau mendapatkan pengurangan sebelum faktur itu dibayar, jumlah nota debet dikurangkan dulu dari nilai faktur, baru dihitung potongan pembelian. Menurut Mulyadi (2001, p338) Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut. 2.6 Teori Khusus 2.6.1 Diagram Aliran Data Menurut Lucas JR (1993, p136) diagram aliran data yaitu pendekatan yang sangat berguna untuk analisis dan desain sistem dengan menggunakan 4 simbol menyebabkan mereka sangat mudah untuk dipakai. Simbol diagram aliran data menurut Jogiyanto (1995, p743) yaitu : Eksternal Entity yaitu memberikan input atau menerima input dari sistem (komponen yang mensuplai data kesisi yang disebut source dan berfungsi sebagai penerima data dari sistem yang disebut sink).

Data Flow yaitu berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem (mengambarkan aliran data dari 1 komponen ke komponen yang lain). 14 Process yaitu kerja yang dilakukan orang dan mesin dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses atau yang keluar dari proses. (komponen tempat pengolah data masuk dan akan mengalirkan hasil proses ke komponen yang lain). Data Store yaitu simpanan dari data (menggambarkan aliran data dari 1 komponen ke komponen yang lain). Macam-macam diagram aliran data : Diagram konteks : merupakan diagram yang terdapat suatu proses yang menggambarkan seluruh sistem. Diagram nol : merupakan diagram yang menggambarkan atau mengidentifikasi proses-proses utama dari sistem. Diagram rinci : merupakan diagram yang mendokumentasikan satu proses diagram aliran data secara lebih rinci. 2.6.2 Kamus Data Menurut Mc.Leod (1998, p387) kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database. Bentuk-bentuk kamus data : Entry kamus arus data (data flow dictionary entry) : menjelaskan tiap arus data dalam data flow diagram.entry kamus arus data hanya berisi ikhtisar data.

15 Entry kamus penyimpanan data : menjelaskan tiap penyimpanan data unik dalam data flow diagram. Entry kamus struktur data : diisi untuk tiap struktur yang terdaftar pada formulir penyimpanan data dan arus data. Entry kamus struktur data memberikan lebih banyak rincian mengenai catatan-catatan tersebut dan mengidentifikasi elemenelemen data. Entry kamus elemen data : formulir entry kamus eleman data digunakan untuk tiap elemen data yang termasuk dalam semua struktur, yaitu struktur yang ada dalam arus data maupun penyimpanan data. Entry kamus elemen data menyediakan rincian untuk tiap elemen data. 2.6.3 Normalisasi Menurut Lucas JR. (1993, p172) Normalisasi adalah suatu teknik yang menstrukturkan atau memecah data dalam cara-cara tertentu untuk mencegah timbulnya permasalahan pengolahan data. Permasalahan yang dimaksud berkaitan dengan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi akibat adanya kerangkapan data dalam relasi dan ketidakefisiensian pengolahan. Proses normalisasi akan menghasilkan relasi yang optimal yaitu : 1. Memiliki struktur record yang konsisten secara logik. 2. Memiliki struktur record yang mudah untuk dimengerti. 3. Memiliki struktur record sederhana dalam pemeliharaan. 4. Memiliki struktur record yang mudah untuk ditampilkan kembali untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

16 5. Meminimalisasi kerangkapan data guna meningkatkan kineja sistem. Un Normalisasi atau relasi bentuk tidak normal yaitu relasi-relasi yang dirancang tanpa mengindahkan batasan dalam definisi data. Bentuk ini harus dihindari dalam perancangan relasi dalam basis data kriteria-kriteria yaitu Jika relasi mempunyai bentuk non flat file (terjadi akibat data disimpan sesuai dengan kedatangannya, sehingga tidak memiliki struktur yang sama, terjadi duplikasi yang tidak lengkap. Relasi memuat atribut set (non single value) berulang. Relasi memuat atribut non atomic value. Menurut Mc.Leod (1998, p384) Normalisasi adalah proses melaksanakan analisa data yang digunakan untuk menyesuaikan data sehingga serupa dengan serangkaian bentuk-bentuk normal. Bentuk-bentuk normalisasi : 1. Bentuk normal pertama (1NF) : hapuskan semua elemen yang berulang dalam suatu entitas jika data berada dalam 1NF, tidak ada elemen data yang muncul beberapa kali untuk 1 entitas tertentu. 2. Bentuk normal kedua (2NF) : pastikan bahwa atribut descriptor bergantung pada seluruh composire key (atribut-atribut identifier) untuk identifikasi. Jika data berada dalam 2NF, semua atribut descriptor pada suatu entitas memerlukan seluruh atribut identifier agar teridentifikasi. 3. Bentuk normal ketiga (3NF) : pastikan bahwa nilai atribut tidak tergantung pada nilai atribut lain dalam entitas yang sama situasi ini terjadi jika anda dapat menghitung nilai suatu atribut dari atribut lain dalam jenis entitas yang sama.

17 2.6.4 Bagan Terstuktur Menurut Oetomo (2002, p124) Bagan tersruktur (structure chart) digunakan untuk mendefinisiskan organisasi dari sistem secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul. Bagan ini juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen kontrol serta hubungan antar modulnya sehingga bagan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap terhadap sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya. Simbol yang digunakan dalam bagan terstruktur yaitu : Module. Simbol ini menunjukan suatu modul. Connection. Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul yang lainnya. Loop. Simbol ini menunjukan suatu perulangan didalam modul. Couple. Panah dengan aliran kosong menunjukan data yang dikirimkan dan panah dengan lingkaran diblok menunjukan elemen kontrol yang dikirimkan. Decision. Simbol yang menunjukan suatu penyeleksian kondisi didalam modul. 2.7 Tools dalam Flowchart Menurut Mulyadi (1993, p60-63) simbol-simbol standar dalam flowchart yaitu :

18 Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi nama dokumen dicantumkan ditengah simbol. Bagan alir harus menunjukan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem. Dokumen dan Tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan disudut kanan atas. Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini yaitu jurnal, buku pembantu, buku besar. Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector) dalam menggambarkan bagan alir arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari

19 kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambarkan, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain halaman yang sama dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir. Akhir arus dokumen yang mengarah pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum didalam 1 simbol tersebut. Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain. Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan didalam simbol ini.

20 Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukan tempat penyimpanan dokumen yang di dokumentasikan akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk ke perlukan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini : A : menurut abjad, N : menurut nomor urut, T : kronologis, menurut tanggal. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. On line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara online nama program ditulis didalam simbol. Keying (typing, verfying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data kedalam komputer melalui online terimal. Pita magnetik (magnetic take). Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik nama arsip ditulis didalam simbol.

21 Online storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk online (didalam memory komputer). ya Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data keputusan yang dibuat ditulis didalam simbol. Tidak Mulai atau berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir sistem akuntansi. Dari pemasok Masuk ke sistem, karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir. Keluar ke sistem lain, karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk Ke sistem Penjualan menggambarkan keluar ke sistem lain. Manfaat bagan alir adalah sebagai berikut : Gambarkan sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.

22 Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. Dokumentasi sistem alir dilakukan dengan menggunakan bagan alir.