BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ERP merupakan salah satu cara untuk mengintegrasikan aspek-aspek yang ada dalam perusahaan. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005, p.11) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu proses dimana sebuah organisasi berkomitmen untuk menggunakan suatu kumpulan software yang terintegrasi dengan sistem informasi pada perusahaan. Menurut Siriginidi Subba Rao, perubahan yang terjadi karena adanya ERP mulai disadari oleh berbagai perusahaan diseluruh dunia (Amid, Bagheri, & Ghasrodashi, 2010, p.76). ERP dirancang untuk meng-otomatisasi proses bisnis dasar perusahaan (Kumbhar, 2011, p.33). Menurut Al Mashari, ERP menggabungkan bisnis proses perusahaan dan teknologi informasi ke dalam satu sistem terintegrasi (Amid, Bagheri, dan Ghasrodashti, 2010, p.76). ERP memberikan perusahaan sebuah pandangan proses bisnis secara real-time seperti produksi, proses order, dan inventory management, yang dijadikan satu oleh aplikasi ERP dan database yang dikelola oleh sebuah sistem management database. (James A. O Brien dan George M. Marakas, 2010, p320). Tak terkecuali bagi industri plantation. Industri plantation atau perkebunan juga membutuhkan ERP untuk meningkatkan efisiensi perusahaan yang sesuai dengan karakteristiknya agar tetap dapat bertahan dalam kompetitif bisnis (Lembito, 2010, p.332) PT. Best Plantation International adalah perusahaan yang bergerak dibidang plantation, khususnya perkebunan kelapa sawit. Perusahaan ini telah di dirikan sejak tahun 1995 dengan luas ± 150.000 hektar. PT. Best Plantation International ini merupakan salah satu dari 5 perusahaan kelapa sawit terbesar di Indonesia. Sebagai salah satu pemain utama dalam industri minyak sawit di Indonesia, PT. Best Plantation International menganggap bahwa mengelola bisnis yang terintegrasi dari manufaktur sampai pada tahap distibusi produk 1
2 akhir merupakan hal yang sangat penting guna memperoleh keuntungan dan keunggulan kompetitif mereka sebagai salah satu perusahaan penyedia minyak sawit 5 besar di Indonesia. PT. Best Plantation International telah berhasil mengimplementasikan sistem ERP pada modul Purchasing, Finance, Accounting, Inventory dan Payroll pada tahun 2012. Setelah mengimplementasikan 5 modul tersebut, PT.Best Plantation merasa perlu adanya sistem ERP yang menangani Project Management. Dimana pada Project Management ini, sistem yang ada masih melakukan proses bisnisnya secara manual. Dengan adanya sistem untuk menangani Project Management ini, integrasi antara pabrik dan kantor perusahaan dapat terjadi serta integrasi dengan modul lainnya pun dapat terhubung. Dalam proses pengembangan sistem ini, maka perlu diadakannya analisis terhadap proses bisnis yang ada. Dengan analisis untuk mengidentifikasi permasalahan, maka dapat dilakukan penanganan dengan memberikan solusi bagi perusahaan. Hasil analisis tersebut diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pengembangan sistem terhadap proses bisnis yang baru yang terintegrasi dan dapat memenuhi kebutuhan PT. Best Plantation International. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas terbagi atas dua bagian, yaitu tentang ruang lingkup yang dibahas dan yang tidak dibahas. a. Ruang lingkup yang dibahas adalah sebagai berikut: Dalam modul Project Management PT. Best Plantation di mulai dari Master Pekerjaan, Master Kegiatan, Master Template Progress Pekerjaan, dan Master VRA. Kemudian dilanjutkan dengan transaksi SPK (Surat Perjanjian Kerja), SPK Adendum, BAST (Berita Acara Serah Terima), Input Progress yang meliputi Input Progress Bangunan Infrastruktur dan Input Progress Alat Berat, Input Harga Solar, Pemotongan HM (Hour Meter), Peminjaman Solar dan
3 Proses Periode. Serta diakhiri dengan mencetak BAPP (Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan) dan PPK (Perhitungan Pembayaran Kontrak), dan TTIK (Tanta Terima Invoice Kontraktor), serta BKU (Bukti Keluar Uang). Object penelitian yaitu kegiatan proses bisnis saat ini (Current) pada PT. Best Plantation International pada modul Project Management yang meliputi proses untuk proyek Bangunan dan Alat Berat. Pembahasan mengenai analisis sistem ERP flowmaster modul Project Management yang akan dikembangkan pada PT. Best Plantation International (Future). User Acceptance Test yang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun pada modul Project Management telah berjalan sesuai dengan fungsinya dan memenuhi kebutuhan PT. Best Plantation International. b. Ruang lingkup yang tidak dibahas adalah : Voucher, yang merupakan kelanjutan dari proses pembayaran (BKU) dalam modul Finance. Report atau laporan yang merupakan output dari proses sistem Project Management. 1.3 Tujuan dan Manfaat Berikut merupakan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah sebagai berikut: a. Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan sebagai landasan dalam membangun sistem ERP pada modul Project Management b. Melakukan pengembangan sistem berdasarkan hasil analisis proses bisnis yang sedang berjalan. c. Melakukan User Acceptance Test terhadap sistem yang baru dibangun pada modul Project Management.
4 Berikut merupakan manfaat yang diperoleh dari kegiatan ini adalah sebagai berikut : a. Memberikan gambaran terhadap proses bisnis yang ada, sehingga dapat dijadikan landasan untuk melakukan pengembangan sistem ERP, khususnya pada modul Project Management. b. Mengoptimalkan proses bisnis yang ada melalui sistem yang sedang di-develop. c. Mengetahui sistem yang dibangun pada modul Project Management apakah sudah sesuai dengan requirement yang telah ditentukan sebelumnya. 1.4 Metodologi Penulisan Penelitian mengenai proses pengembangan sistem ERP yang dilakukan oleh PT. Jiva Ventures terhadap perusahaan client dilakukan dengan menggunakan beberapa metode penelitian. Beberapa metode yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang terkait dan akurat, dilakukan survei langsung terhadap PT. Best Plantation International melalui internship di PT. Jiva Ventures dan dilakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait. b. Metode Analisis Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan terhadap buku-buku yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang terkait. Analisis Sistem Berjalan Menganalisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Best Plantation International saat ini.
5 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang dilakukan didasarkan pada metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle). Metode SDLC meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut : - Planning Phase - Analysis Phase - Design Phase - Implementation Phase 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan disusun menjadi 5 bagian, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan uraian tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi digunakan, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan uraian tentang dasar-dasar teori yang sesuai dengan topik dan ruang lingkup penelitian yang kemudian dijadikan dasar dalam melakukan analisis dan pengembangan sistem ERP. Selain dari itu, bab ini juga berisikan mengenai urutan kerangka pikir penulisan skripsi. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisikan uraian tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisis sistem yang berjalan pada PT. Best Plantation International, permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan saat ini, Project Planning, dan Length of Effort. BAB 4 : ANALISIS, DESIGN, DAN USER ACCEPTANCE TEST
6 Bab ini berisi uraian tentang Analisis, Design, dan User Acceptance Test yang termasuk dalam tahap pengembangan terhadap sistem ERP Project Management. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan uraian tentang simpulan yang di dapat dari hasil analisis dan proses pengembangan sistem ERP pada PT. Best Plantation International selaku client dan saran-saran yang diharapkan dapat menjadi acuan untuk pengembangan lebih lanjut lagi bagi PT. Jiva Ventures maupun pada PT. Best Plantation International yang dapat dipertimbangkan dalam proses pengembangan sistem ERP.