Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone: 0856 4384 6541 PIN BB: 23115EF6 Email: anief.umby@gmail.com Website: hqp://anief.mercubuana- yogya.ac.id 1
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktvitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut. 2
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan Apa sajakah dari empat aktvitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan? 1 Entri pesanan penjualan 2 Pengiriman 3 Penagihan dan Piutang Usaha 4 Penagihan Kas 3
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Entri Pesanan Penjualan Proses entri pesanan penjualan mencakup Tga tahap: 1. Mengambil pesanan dari pelanggan 2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3. Memeriksa ketersediaan persediaan 4
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Pengiriman AkTvitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap: 1. Mengambil dan mengepak pesanan 2. Mengirim pesanan tersebut 5
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan dan Piutang Usaha AkTvitas dasar ketga dalam siklus pendapatan, melibatkan: 1. Penagihan ke para pelanggan 2. Memelihara data piutang usaha 6
AkTvitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan Kas Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan: 1. Menangani kiriman uang pelanggan 2. Menyimpannya ke bank 7
Siklus Pendapatan Keputusan- keputusan pentng Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini? Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan pentng berikut ini : 8
Siklus Pendapatan Keputusan- keputusan pentng Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan Tap kebutuhan dan keinginan pelanggan? Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan? Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? 9
Siklus Pendapatan Keputusan- keputusan pentng Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan? Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke Tap pelanggan? Apa syarat- syarat kredit yang seharusnya diberikan? Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? 10
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) Langkah ini termasuk semua includes all the actvites involved in solicitng and processing customer orders. Key decisions and informa/on needs: decisions concerning credit policies, including the approval of credit informaton about inventory availability and customer credit status from the inventory control and accountng functons, respectvely 11
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) Fungsi entri pesanan penjualan mencakup Tga aktvitas utama, yaitu : 1 Mengambil pesanan dari pelanggan 2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3 Memeriksa ketersediaan persediaan 12
Kebutuhan Informasi dan Prosedur SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi- fungsi berikut ini: Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau Tdak. 13
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang pentng bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastkan akurasi yang menyeluruh: Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan Uji kewajaran Persetujuan kredit Otorisasi umum, Batas kredit Otorisasi khusus:pemeriksaan batas 14
Entri Pesanan Penjualan (AkTvitas 1) Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Internally generated documents produced by sales order entry: Pesanan penjualan Slip pengepakan Kartu pengambilan barang 15
Kebutuhan Informasi dan Prosedur Menentukan ketersediaan persediaan. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan. Menentukan harga produk dan jasa. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi. Memilih metode untuk mengirim barang. 16
Pengiriman (AkTvitas 2) Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory. Keputusan- keputusan pen/ng dan kebutuhan informasi: Menentukan metode pengiriman. in- house outsource 17
Pengiriman (AkTvitas 2) Dokumen, catatan, dan prosedur: Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identfy which products to remove from inventory. Jumlah phisik dibandingkan dengan kuanttas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan. Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan. 18
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) Dua aktvitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah: 1 Invoicing customers 2 Maintaining customer accounts Keputusan- keputusan pen/ng dan kebutuhan Informasi: Accurate billing is crucial and requires informaton identfying the items and quanttes shipped, prices, and special sales terms. 19
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) The sales invoice notfies customers of the amount to be paid and where to send payment. A monthly statement summarizes transactons that occurred and informs customers of their current account balance. A credit memo authorizes the billing department to credit a customer s account. 20
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) Jenis sistem penagihan: Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang- barang dikirim. Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi Tdak dikirim) sesegera pesanan disetujui. Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini. 21
Penagihan dan Piutang Usaha (AkTvitas 3) Metode- metode pengurusan piutang dagang: Metode faktur terbuka Metode pembayaran gabungan Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. 22
Kebutuhan Informasi dan Prosedur Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan? Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang Kepuasan pelanggan Analisis pangsa pasar dan tren penjualan Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan. 23
Penagihan Kas (AkTvitas 4) Dua bagian yang terlibat dalam aktvitas ini adalah: 1 Kasir 2 Fungsi piutang dagang 24
Penagihan Kas (AkTvitas 4) Keputusan- keputusan pen/ng dan Kebutuhan Informasi: PenTngnya pengurangn pencurian kas. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya Tdak mempunyai akses phisik ke kas atau cek. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentfikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit. 25
Penagihan Kas (AkTvitas 4) Dokumen, catatan, dan prosedur: Cek diterima dan dikirim (disimpan). Da>ar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on- line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah se/ap pembayaran. The system performs a number of on- line edit checks to verify the accuracy of data entry. 26
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastkan bahwa tujuan- tujuan berikut ini dicapai: Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. Semua transaksi yang dicatat valid (benar- benar terjadi). 27
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. Semua transaksi dicatat dengan akurat. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. AkTvitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektf. 28
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan Ancaman 1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Pemeriksaan edit entri data 2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 3. Legitimasi pesanan Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e- business 4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. Sistem pengendalian persediaan 29
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman Ancaman 1. Kesalahan pengiriman: Brg. Dag. Yang salah Jumlah Yang salah Alamat yang salah Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data 2. Pencurian persediaan Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat 30
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan 1. Kegagalan untuk menagih pelanggan Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan 2. Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entri data Daftar harga 3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 31
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan 1. Pencurian Kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas 32
Masalah- masalah Pengendalian Umum Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan 1. Kehilangan Data Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis) 2. Kinerja yang buruk Persiapan dan tinjauan laporan kinerja 33
Model Data Siklus Pendapatan The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operatng data. A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following informaton: Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan 34
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. 35
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas- tugas rutn berikut ini : Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau Tdak Menentukan ketersediaan persediaan Memilih metode untuk mengirim barang 36
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini : Menentukan harga produk dan jasa Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek Merencanakan kampanye pemasaran yang baru 37
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang pentng berikut ini : Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang Tingkat dan tren kepuasan pelanggan Analisis pangsa pasar dan tren penjualan Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan KeefekTfan iklan dan promosi Kinerja staf penjualan Pengeluaran piutang ragu- ragu dan kebijakan kredit 38
Model Data Siklus Pendapatan Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas) The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle actvites 39
Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE (0, N) Pesanan persediaan Persediaan (0, N) (0, N) Inventory fill order Inventory ship 40
Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE Kas (1, N) Deposits in (1, 1) (1, 1) Penagihan kas by (1, N) Kasir 41
Pertanyaan? 42
Tugas e- Learning 1. Tentukan judul project besar Anda! 2. Buat sebuah proses bisnis yang mengatur: Proses produksi barang (enrty data master) Proses penjualan Proses pembelian 43
Tugas e- Learning Tugas dikumpul paling lambat hari kamis, 17 April 2014 via email: To: anief.umby@gmail.com Subject: 2013-2 SIMKEU ARUS KAS MASUK Format file: 20132_simkeu_kasMasuk_NIM_NamaLengkap.pdf Presensi dihitung berdasar pengumpulan tugas. e-commerce - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 44