PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK PENGELOLAAN LOGISTIK DALAM PENANGANAN BENCANA Naning Aranti Wessiani, Ahmad Rusdiansyah, dan M. Chasby Siddiq Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri ITS Surabaya Email : wessiani@ie.its.ac.id ABSTRAK Setiap organisasi memahami bahwa knowledge yang dimiliki oleh para anggotanya merupakan aset yang paling berharga bagi kemajuan organisasi tersebut. Oleh karenanya dibutuhkan suatu sistem pengelolaan yang terpadu bagi semua knowledge yang dimiliki oleh organisasi. Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan merancang sebuah Knowledge Management System (KMS). Dengan KMS ini maka semua knowledge yang dimiliki oleh organisasi dan personal dicatat, diinputkan, dan disimpan dalam base organisasi, serta dalam suatu waktu dapat diupdate sehingga memudahkan pihak lain untuk mengaplikasikan knowledge yang ada tersebut. Hal diatas pula yang mendasari pentingnya perancangan KMS untuk pengelolaan logistik dalam penanganan bencana. Thomas (2002) menyatakan penanganan logistik dalam bencana masih kurang mendapatkan perhatian padahal penanganan logistik merupakan faktor kritis dalam penanganan bencana. Pada kenyataan di lapangan, banyak organisasi dan personal yang telah terlibat dalam penanganan logistik bencana seperti pemerintah, LSM, sukarelawan asing, dan lain-lain sehingga seharusnya pengetahuan mereka dapat dimanfaatkan untuk distrukturkan, diinput, dan disimpan dalam base guna memudahkan penanganan logistik pada kasus-kasus bencana yang serupa. Penelitian ini bertujuan merancang model knowledge management system bagi penanganan bencana khusus dalam penanganan logistiknya. Metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan knowledge management, disaster management, aplikasi web serta operational research. Knowledge yang diinputkan kedalam base KMS meliputi standar operating procedure (SOP) penanganan logistik, pasokan logistik, dan knowledge source. Knowledge yang telah diinput dan disimpan tersebut ditampilkan kembali dalam suatu report melalui sebuah rancangan website KMS yang bisa diakses oleh para stakeholder yang terlibat dalam penanganan logistik bencana. Kata Kunci : knowledge management, web, logistik, manajemen bencana alam, riset operasi PENDAHULUAN Penanganan berbagai bencana alam yang terjadi beberapa tahun terakhir secara beruntun di Indonesia banyak mendapat sorotan dari masyarakat luas. Tidak saja dalam konteks keprihatinan atas penderitaan yang dialami oleh masyarakat yang mengalami langsung akibat dari bencana tersebut, tetapi juga lambannya reaksi pemerintah dan lembaga swadaya masyarakat dalam mengelola keadaan pasca bencana yang terjadi. Kecepatan bertindak adalah faktor penting dalam kegiatan penyelamatan dalam mengurangi dan menanggulangi penderitaan akibat bencana, serta upaya
mengembalikan dan menormalisasikan keadaan seperti sedia kala ( Recovery and Rehabilitation Activities). Mengingat kejadian bencana alam yang terjadi di berbagai tempat, organisasiorganisasi yang aktif menangani bencana, baik yang merupakan lembaga bentukan pemerintah ataupun lembaga swadaya masyarakat (LSM) seringkali menghadapi kendala-kendala dalam melakukan aktivitas pengelolaan logistik pasca bencana. Hal ini dikarenakan personil-personil yang terlibat dalam penanganan bencana seringkali merupakan para sukarelawan yang baru pertama kali terjun dalam kegiatan sosial ini sehingga pengalaman mereka masih sangat minim. Hal ini disebabkan karena tidak adanya transfer of knowledge dari para sukarelawan yang telah berpengalaman kepada para sukarelawan pemula. Selain itu, pengetahuan penanganan bencana bersifat spesifik, tergantung dari bencana yang terjadi. Akibatnya, knowledge yang didapat para sukarelawan di satu tempat akan berbeda dengan knowledge didapat di tempat yang lain. Bahkan seringkali dalam penanganan logistik pasca bencana, terjadi kondisi ketidaksingkronan antara kebutuhan logistik para korban bencana alam dengan bantuan logistik yang telah disumbangkan oleh masyarakat melalui LSM atau lembaga pemerintah. Akibatnya terjadi kelebihan terhadap jenis logistik tertentu dan kekurangan terhadap jenis logistik yang lain. Hal diatas pula yang mendasari pentingnya perancangan Knowledge Management System (KMS) untuk pengelolaan logistik dalam penanganan bencana. Thomas (2002) menyatakan penanganan logistik dalam bencana masih kurang mendapatkan perhatian padahal penanganan logistik merupakan faktor kritis dalam penanganan bencana. KMS ini diharapkan dapat menjadi media untuk pengelolaan knowledge para sukarelawan termasuk di dalamnya prosedur-prosedur, pengalaman dalam menangani bencana alam. Selain itu, juga sebagai tool yang dapat menampilkan jenis kebutuhan logistik dan jumlah dari tiap jenis kebutuhan logistik tersebut sehingga dapat mengatasi permasalahan penanganan logistik pasca bencana alam di Indonesia. KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT Manajemen pengetahuan ( knowledge management) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis. Konsep ini berkembang pesat terutama sejak tahun 2000-an. Tujuan penerapan konsep ini adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Knowledge management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan pekerja untuk mempertahankan proses kerja, menanamkan budaya, pengetahuan dan mengimplementasikan sistem penghargaan berbasis kinerja. Secara umum, knowledge management adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan, pengetahuan dan pengalaman. Dengan konsep tersebut, berarti ada perbedaan untuk, dan pengetahuan. Berdasarkan hierarkinya, berasal dari yang telah diproses sehingga dapat diinterpreasikan. Pengetahuan adalah hasil dari pengolahan secara lebih lanjut dengan menggunakan metode tertentu. Sedangkan kebijaksanaan (wisdom) lebih kearah pengambilan keputusan dari pengguna pengetahuan. Menurut Finerty (1997), knowledge management memiliki ruang ringkup dua lapisan. Lapisan pertama adalah proses ( process) meliputi utilization, storing, acquisition, distribution/sharing dan creation. Lapisan kedua meliputi structure, technology, measurement, organizational design, leadership dan culture. Kedua lapisan tersebut terintegrasi membentuk ruang lingkup knowledge management. A-16-2
Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang ada dalam kepala manusia. Tacit knowledge bersifat personal, procedural, kacau, soft (lunak), tersimpan di otak, informal dan biasanya berkaitan tentang kecakapan atau keterampilan. Sedangkan explicit knowledge adalah pengetahuan manusia yang berada diluar kepala. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku, jurnal dan lainlain. Sifat dari explicit knowledge adalah tercetak dalam kode-kode, deklaratif, formal dan hard (keras). (Nonaka dan Takeuchi 1995). Dalam pengembangan pengetahuan, terjadi proses transfer pengetahuan. Proses ini terangkum dalam sebuah model. Menurut SECI Model (Hidayatno, 2006), terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Socialization adalah proses transfer diantara orang-orang dengan cara conversation/percakapan. Dalam hal ini terjadi transfer dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang. PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) UNTUK PENANGANAN LOGISTIK PADA BENCANA Sistem yang akan dibuat terdiri dari 4 (empat) buah entitas dengan banyak proses di dalamnya. Entitas tersebut terdiri dari masyarakat, tim relawan, expert, dan administrator atau dalam sistem manajemen pengetahuan disebut sebagai CKO ( Chief Knowledge Officer). Secara garis besar ditunjukkan seperti gambar 1, beserta prosesnya pada gambar 2. Expert pengetahuan pengalaman Knowledge Mnagement System (KMS) Pencarian, tanya managing Masyarakat Expert Tim relawan pengetahuan pengalaman update logistik Estimasi Kebutuhan Logistik Awal Transfer knowledge [1] Manajemen Distribusi Logistik [2] Data masukan managing Manajemen Sistem Pencarian, pertanyaan Masyarakat CKO Tim relawan CKO Database Insert,update,delete Gambar 1. Gambaran Sistem Gambar 2. Proses dalam Sistem Detail dari proses transfer knowledge ditunjukkan pada gambar 3, dimana terdapat dua macam proses dalam pengimplementasikannya sehingga proses transfer pengetahuan ini dilakukan melalui dua macam cara, yaitu dengan proses pencarian secara manual oleh user berdasarkan kata kunci yang dimasukkan dan melalui sebuah forum komunikasi antara masyarakat, tim relawan, dan expert. Sedangkan detail proses sistem manajemen logistik ditunjukkan oleh gambar 4. e A-16-3
Tim relawan Data logistik berdasarkan lapangan update Deklarasi logistik berdasarkan lapangan Update logistik Database Masyarakat informa si keyword informa si pertanyaan Forum Diskusi Pencarian (Text pengetahuan pengetahuan Expert Database Simpan pengalaman Masyarakat pengalaman Tim relawan Gambar 3. Proses Transfer Knowledge Gambar 4. Proses Manajemen Logistik Pengelolaan distribusi logistik yang terjadi pada tahap recovery fase II dilakukan oleh tim relawan. Setiap kali terdapat masukan bantuan logistik dari masyarakat dan atau setiap bantuan tersebut didistribusikan, maka tim akan melaporkan ke pusat melalui perangkat lunak ini. Sehingga jumlah tiap jenis kebutuhan logistik bencana dapat dipantau dan dikan kepada masyarakat secara real time. FITUR-FITUR SISTEM Fitur-fitur yang terdapat dalam sistem ini dirancang agar sesuai dengan tujuan perancangan sistem ini. Web ini dirancang dengan terdiri dari beberapa halaman. Web ini dinamakan Siaga, yaitu Sistem Tanggap Bencana. Tampilan awal web ini dapat dilihat pada gambar 6 dibawah ini. Halaman awal sistem ini terdiri atas 4 fitur. Fitur-fitur tersebut adalah (1) Home. Halaman ini menjelaskan tentang yang disediakan oleh web kepada seluruh pengguna. Halaman ini juga menjelaskan tentang latar belakang perancangan sistem ini, motto dan visi misi, serta manfaat sistem ini. Secara lebih jelas dapat dilihat pada gambar 7 dibawah ini. Gambar 6. Halaman Awal Web Dalam halaman home terdiri atas beberapa fitur, yaitu Info Tim Sigap yang menjelaskan tentang tim relawan yang tergabung dalam sistem ini. Informasi yang didapatkan melalui fitur ini adalah nama tim yang tergabung, contact person, alamat kantor, dan daerah penanganan tim relawan. Selain itu, fitur ini juga menjelaskan tentang sistem koordinasi dari tim-tim yang tergabung. Fitur ini akan membantu koordinasi antar tim relawan yang Gambar 7. Halaman Home telah tergabung, dan juga akan membantu masyarakat yang membutuhkan tentang tim relawan. Secara lebih jelas tentang fitur info tim Sigap dapat dilihat pada A-16-4
gambar 8. Selanjutnya fitur Edukasi Online, yang memberikan knowldege tentang pengalaman tim relawan dalam melakukan aktivitas penanganan bencana alam. Tim relawan yang tergabung, akan menginputkan pengalamannya ke sistem ini, dan masyarakat atau tim relawan lain akan mendapatkan knowledge tentang aktivitas penanganan. Dalam fitur ini terjadi proses transfer of knowldege, dari tim relawan yang berpengalaman ke masyarakat dan tim relawan yang lain. Knowledge yang terdapat dalam edukasi on line ini dirancang dengan sistem searching dalam penggunaannya. Hal ini dapat mempermudah pengguna untuk mencari knowledge yang dibutuhkan. Fitur ini dapat dilihat pada gambar 9. Fitur ketiga adalah Artikel Tim Sigap, yang memberikan knowldege yang berkaitan dengan bencana dari para expert yang tergabung dalam sistem ini. Knowledge yang diberikan bersifat ilmiah yang dapat menambah wacana ke masyarakat dan tim relawan dalam melakukan penanganan bencana. Dalam fitur ini juga terjadi transfer of knowledge. Jelasnya tentang fitur ini dapat dilihat pada gambar 10. Berikutnya adalah fitur Berita Terkini, dimana memberikan tentang berita terbaru yang terjadi dalam aktivitas penanganan pasca bencana. Berita ini diinputkan oleh tim relawan yang terjun langsung dalam penanganan bencana. Adanya berita ini dapat menjadi pertimbangan bagi masyarakat atau tim relawan lain yang akan memberikan bantuan. Dalam fitur ini juga terjadi transfer of knowldege. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 11. Setelah itu adalah fitur Rekapitulasi Logistik yang memberikan ke masyarakat dan tim relawan tentang kebutuhan logistik yang sudah diterima, yang sudah didistribusikan dan yang masih dibutuhkan. Informasi ini akan menjadi pertimbangan bagi masyarakat yang akan memberikan bantuan, sehingga dapat tepat sasaran, juga akan membantu tim relawan yang berperan sebagai mediator bantuan antara masyarakat dan korban bencana. Fitur rekapitulasi logistik dapat dilihat pada gambar 12. Fitur terakhir adalah Forum yang berfungsi sebagai sebagai wadah transfer of knowldge antara masyarakat dan atau tim relawan lain dengan tim relawan yang tergabung dalam sistem ini. Forum ini dirancang dengan menggunakan sistem chatting (lihat gambar 13). Gambar 8. Halaman Fitur Info Tim Sigap Gambar 9. Halaman Fitur Edukasi On Line A-16-5
Gambar 10. Halaman Fitur Atikel Sigap Gambar 11. Fitur Berita Terkini Gambar 12. Fitur Rekapitulasi Logistik Gambar 13. Halaman Fitur Forum Pada halaman Home ini juga ada link menuju fitur Login dimana fitur ini disediakan untuk tim yang telah bergabung dalam sistem ini. Tim yang telah tergabung akan mendapatkan account dan password untuk masuk ke sistem dan mendapatkan fasilitas yang lebih jika dibandingkan dengan pengguna biasa. Fitur login dapat dilihat pada gambar 14. Adapula link menuju fitur Register, yang dapat digunakan untuk user bergabung dalam KMS ini. Hal-hal yang harus diisi dalam fitur ini dapat dilihat dalam gambar 15. Gambar 14. Halaman Fitur Login Gambar 15. Halaman Fitur Register Pada halaman awal selain fitur Home, juga ada fitur yang menampilkan Logistik Darurat yakni kebutuhan logistik yang jumlahnya belum memenuhi kebutuhan. Tampilan fitur ini dapat dilihat dalam gambar 16. Link menuju fitur Berita Terkini A-16-6
juga dimasukkan dalam halaman awal guna mempercepat user untuk mengakses. Dan link keempat adalah menuju Forum. Gambar 16. Halaman Fitur Logistik Darurat Gambar 17. Input Berita Terkini Fitur Up Date logistik yang berupa jenis bantuan yang sudah diterima, sudah didistribusikan serta yang masih dibutuhkan juga disediakan dalam KMS ini. Secara lebih jelas tentang fitur up date logistik dapat dilihat pada gambar 18. KESIMPULAN Gambar 18. Halaman Fitur Up Date Logistik Beberapa simpulan yang dapat ditarik adalah : 1. Dengan web-based knowledge management system yang telah dirancang, dapat digunakan untuk mengelola pengalaman tim sukarelawan dalam menangani logistik pasca bencana alam. Hal ini dapat menjadi knowledge yang bermanfaat bagi tim sukarelawan selanjutnya. 2. Web-based knowledge management yang telah dirancang dapat digunakan sebagai media sistem manajemen logistik bencana, dengan sistem koordinasi antara pemerintah dengan tim relawan yang menangani. DAFTAR PUSTAKA Budi, B, Dr dan Dr Deny J.P. 2005. Mengenal dan Mengantisipasi Bencana Alam Geologis. Jurnal Aksi Sosial edisi Disaster management Tahun II No.3. Bandung A-16-7
Harlian, Milkha. 2007. Penerapan Knowledge Management System Untuk Manajemen Pengalaman dan Logistik Pasca Bencana Alam. Laporan Tugas Akhir Sarjana S1. Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Hidayatno, Achmad. 2006. Pengenalan Knowledge Management System. Jakarta Hillier, Frederick S., and Gerald J. Lieberman. Introduction to Operations Research. Mc Graw-Hill Companies, Inc., New York Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. ANDI, Yogyakarta. Marwick, Daniel, Knowledge Management Technology, http://www.ibm.com/knowledgemanagementtechnology.htm Nagano, Nasukawa, Text Analysis and Knowledge Mining System, http://www.ibm.com/text analysis and knowledge mining system.htm Oemardi. 2000. Penanganan Bencana Alam. Walhi. Jakarta Parlan, Hening. 2004. Memahami Bencana Ekologi Bukan Sebagai Keniscayaan Alam Indonesia Dalam Konteks Geografis. Walhi. Jakarta Sampurna. 2003. Menguasai Aplikasi Web Tanpa Pemrograman. Elex Media Komputindo. Jakarta. Syamsudin, Fadli. 2005. Belajar Dari Gempa dan Tsunami Aceh. Tempo. Jakarta A-16-8