BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengumpulan Data BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1.1 Master List Document ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 PT. Indovickers Furnitama Tabel 4.1 Master List Document No Judul Dokumen 1 Quality Manual 2 Pengendalian Dokumen 3 Prosedur Penyimpanan Dokumen Order 4 Pengendalian Gambar 5 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu 6 Tinjauan Manajemen 7 Prosedur Penerimaan Karyawan 8 Prosedur Pelatihan 9 Proses Desain 10 Prosedur Pembelian Barang 11 Prosedur Seleksi & Evaluasi Vendor 12 Prosedur Penerbitan AP Invoice 13 Prosedur Purna Jual 14 Prosedur Order Processing 15 Prosedur Pengendalian Project 16 Prosedur Proses Metal Work Shop 17 Prosedur Proses PC 18 Prosedur Proses Wet Painting 19 Prosedur Pembuatan Komponen Produk Kayu 20 Prosedur Proses Assembly 21 Prosedur Proses Upholstery 22 Prosedur Penanggulangan Gangguan / Perbaikan 23 Prosedur Perawatan Mesin 24 Prosedur Instalasi 25 Prosedur 6 R 26 Tinjauan Kontrak 27 Prosedur Identifikasi dan Penelusuran Produk 28 Prosedur Penerimaan & Pengeluaran Barang

62 Tabel 4.1 Master List Document Lanjutan No Judul Dokumen 29 Prosedur Delivery 30 Prosedur Kalibrasi Alat Ukur 31 Prosedur Kepuasan Pelanggan 32 Internal Quality Audit Procedure 33 Inspection Process Procedure 34 Pengendalian Produk yang Menyimpang 35 Prosedur Pengukuran Produktivitas 36 Permintaan Tindakan Perbaikan 37 Prosedur Tindakan Pencegahan ( Sumber : PT. Indovickers Furnitama, 2008 )

63 4.1.2 Flow chart Pembuatan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama PIC Start DOKUMEN Pembuatan / Penggantian Dokumen - Originator Konsep Dokumen - Konsep Dokumen - Kepala Dept. Terkait No Persetujuan OK? -DCC YES Yes Pengetikan Dokumen No - Konsep Dokumen yang disetujui - Originator -DCC Pemeriksaan Dokumen -Presdir - Head Department -MR - Originator Approval - Dokumen yang disetujui Yes -DCC Registrasi Dokumen - Dokumen yang disetujui -DCC Menyetempel Dokumen Master Copy - Dokumen yang disetujui -DCC Membuat Copy Dokumen -DCC Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy) - Dokumen yang terkontrol Distribusi - DCC - Dokumen yang terkontrol Dokumen End SELESA I -Master Dokumen Gambar 4.1 Flow chart Pembuatan Dokumen

64 4.1.3 Flow chart Perbaikan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama PIC Start DOKUMEN - Originator Menerima Permintaan Perbaikan Dokumen - Dokumen Lama - Form BPPD - DCC Perubahan Dokumen - Dokumen Lama - Presdir - Kepala Dept. Terkait - Originator - MR - Check - Approval No - Dokumen Revisi Yes - DCC Registrasi Dokumen - Dokumen Revisi - DCC Menyetempel Dokumen Master Copy - Dokumen Revisi - DCC Membuat Copy Dokumen - DCC Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy) - Dokumen yang terkontrol - DCC Distribusi Dokumen - Dokumen yang terkontrol - DCC Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Lama End SELESAI - Master Dokumen Gambar 4.2 Flow chart Perbaikan Dokumen

65 4.2 Sistem Pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sistem pendokumentasian pada sistem manajemen mutu perusahaan atau lembaga terkait dengan dibuatnya standar berupa klausul-klausul yang terdapat pada ISO 9001:2008. Klausul pasti yang mengatur segala hal tentang pendokumentasian terdapat dalam klausul 4.2.3. Klausul tersebut mengatur dan membuat standar tentang bagaimana proses dokumentasi terjadi dan menjadi satu prosedur penting dalam penilaian ISO 9001:2008. Klausul 4.2.3 berbunyi : Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan d. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali

66 f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan g. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang tak disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu. 4.2.1 Persyaratan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sistem manajemen mutu harus memenuhi beberapa syarat seperti : Harus ditetapkan Harus didokumentasikan Harus diterapkan Harus dipelihara Secara terus menerus ditingkatkan keefektifannya Selain syarat diatas, hal yang harus diperhatikan dalam hal sistem manajemen mutu adalah dasar pertimbangan yang harus diperhatikan dalam penyusunan SDM (Sumber Daya Manusia),dimana dasar pertimbangan tersebut adalah : Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan Keberterimaan standar internasional dan standar nasional Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan Keputusan dan kebutuhan di badan usaha

67 Sumber informasi eksternal yang relevan dengan perkembangan kompetensi badan usaha Informasi tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan Adapun syarat umum yang juga harus diperhatikan dalam menjalankan sistem manajemen mutu, sebagai berikut Membuat peta proses bisnis yang diperlukan dalam badan usaha Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses Menjamin keefektifan operasi dan kendali proses Menjamin tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan Memantau, mengukur, dan menganalisis proses Menerapkan tindakan yang diperlukan dan perbaikan yang berkesinambungan. 4.2.2 Cakupan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Berikut adalah hal-hal yang harus dicakup persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu tersebut adalah: Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang terdokumentasi Manual mutu Prosedur yang disyaratkan (minimal 6 prosedur)

68 Dokumen lain yang diperlukan untuk menjamin perencanaan, operasi dan kendali proses misalnya instruksi kerja, checklist,formulir, dan gambar kerja Rekaman yang disyaratkan. 4.2.3 Jenis-jenis Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Jenis-jenis dokumen yang dicakup oleh dokumen sistem manajemen mutu dibagi menjadi dua jenis yaitu : Dokumen internal : dokumen SDM, peraturan perusahaan, surat keputusan, rekaman kerja. Dokumen eksternal : TOR, dokumen kontrak, spesifikasi teknik, referensi, peraturan pemerintah. 4.2.4 Hirarki Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Dibawah ini akan ditampilkan sebuah diagram atau hirarki dokumen sistem manajemen mutu

69 Gambar 4.3 Hirarki Dokumen Sistem Dokumentasi ( Sumber : modul pelajaran perancangan sistem manajemen mutu, 2007 ) Keterangan gambar Manual Mutu Dokumen induk yang berisi informasi yang bersifat umum badan usaha, meliputi : sejarah badan usaha, peta proses bisnis, visi misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, keterkaitan persyaratan ISO terhadap proses di badan usaha, lingkup penerapan yang ditetapkan untuk SMM, pengecualian persyaratan yang tidak diterapkan,struktur organisasi,uraian tanggung jawab dan wewenang.

70 Prosedur Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja dalam badan usaha, meliputi : maksud dan tujuan pembuatan prosedur, lingkup, tugas dan wewenang, definisi dan referensi, diagram alir, uraian tahapan atau proses kerja, output rekaman, sejarah perubahan prosedur. Instruksi kerja Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja yang bersifat teknis dan praktis untuk keperluan operasi suatu kegiatan di badan usaha, misal : instruksi kerja pengoperasian alat A, alat B, pengoperasian software A,B,C,dll. Meliputi : tujuan, lingkup, uraian instruksi kerja (flow chart, gambar,foto) Rekaman Rekaman sebagai dokumen bukti kerja bahwa suatu proses dari sistem manajemen mutu telah dilaksanakan. Jenis rekaman antara lain berbentuk surat-menyurat, check list, formulir, gambar, laporan, dll. 4.2.5 Pengendalian Dokumen ISO 9001:2008 Tujuan dari pengendalian dokumen adalah untuk menjamin agar semua dokumentasi sistem manajemen mutu yang diacu organisasi untuk melaksanakan kegiatannya adalah dokumentasi sistem manajemen mutu

71 termutakhir, dalam hal ini hal-hal yang diliputi oleh prosedur pengendalian dokumen adalah : Persetujuan dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan Meninjau, memutakhirkan, dan menyetujui ulang penerbitan dokumen. Menjamin bahwa perubahan dokumen dan status revisi terakhir diidentifikasi. Menjamin bahwa dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Menjamin bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasi. Menjamin bahwa dokumen eksternal diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan. Mencegah pemakaian tak disengaja dan dokumen kadaluarsa dan mengidentifikasi bila disimpan untuk tujuan apapun.

72 4.3 Kelemahan Sistem Dokumentasi Sekarang 4.3.1 Tree Diagram KURANGNYA PETUNJUK DALAM PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KURANGNYA PERATURAN YANG DIBUAT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG MASIH MANUAL MACHINE KURANGNYA LAYANAN SERVER YANG HANYA MAMPU MELAYANI 15 KOMPUTER BERSAMA SAMA KELEMAHAN SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG PENEMPATAN DOKUMEN YANG TIDAK TERATUR PROSEDUR PROSEDUR PELAYANAN SERVER MENUNDA PEKERJAAN PEKERJA KURANGNYA PENGAWASAN UNTUK MENGAWASI PEKERJAAN DARI PENGGUNA SISTEM TIDAK BISA MEMPRIORITASKAN PEKERJAAN TIDAK FOKUS PADA PENGGUNAAN SISTEM MAN KURANG MENGERTI PENGGUNAAN SISTEM MALAS MENGIKUTI PROSEDUR STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN PERUSAHAAN Gambar 4.4 Tree Diagram FLUKTUASI JENIS PEKERJAAN

73 4.3.2 Analisa Tree Diagram Tree diagram diatas adalah suatu diagram yang dibuat untuk menggambarkan kelemahan atau kekurangan yang dimiliki sistem dokumentasi yang saat ini sedang berjalan di PT. Indovickers Furnitama. Diagram ini dibuat berdasarkan hasil wawancara tidak terstruktur yang dilakukan peneliti kepada sejumlah karyawan atau staf yang terlibat langsung dengan sistem dokumentasi perusahaan. Dari hasil wawancara tersebut didapatkanlah sejumlah kekurangan yang diklasifikasikan menjadi empat penyebab utama yaitu : Informasi Kekurangan yang pertama adalah mengenai masalah informasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya seputar sistem dokumentasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan jika ingin menjalankan atau mengimplementasikan suatu sistem yang dtujukan untuk banyak pihak atau banyak karyawan. Dari hasil analisa yang dilakukan peneliti setelah melakukan wawancara (tidak terstruktur) kepada karyawan hal-hal yang menjadi masalah dari segi informasi yang pertama adalah masalah tidak adanya petunjuk yang membantu dalam penggunaan atau pengoperasian sistem saat ini, hal ini membuat karyawan harus mengingat dan konsentrasi penuh mengingat tahapan atau proses yang harus dilakukan

74 dalam melakukan pekerjaan mereka. Masalah yang terjadi selain diatas adalah kurang peraturan yang tegas dari perusahaan kepada karyawan yang malas atau lalai dalam hal menjalankan atau mengoperasikan sistem,salah satu penyebab hal ini terjadi dikarenakan perusahaan melihat hanya segelintir pihak atau karyawan yang masih kurang tanggung jawab dalam menjalankan pekerjaan yang bersinggungan dengan pengoperasian sistem. Machine Selain masalah informasi diatas, salah satu masalah teknisnya adalah mengenai mesin yang mendukung berjalannya sistem tersebut. Salah satu kekurangan sistem saat ini adalah dalam hal proses mesin atau server yang berjalan agak lambat. Lambatnya server ini dikarenakan jumlah server yang hanya berjumlah satu, dan satu server ini hanya mampu menjalankan pekerjaan 15 komputer sekaligus, dari keadaan ini terkadang server harus menyingkirkan satu pekerjaan jika server mengalami kepenuhan. Dari keadaan ini terkadang karyawan harus melakukan pekerjaan bergantian di saat server penuh atau melayani 15 komputer bersamaan. Pada sistem dokumentasi sekarang, staff masih menggunakan cara manual dalam melakukan kegiatan penambahan dokumen, pembaharuan dokumen, pencarian dokumen dan pendistribusian dokumen. Hal tersebut

75 mengakibatkan waktu proses setiap kegiatan menjadi lama karena tidak adanya sistem yang membantu proses kegiatan tersebut. Prosedur Kekurangan yang diakibatkan kurangnya kesadaran akan prosedur menjadi satu masalah yang membuat karyawan mengalami kesulitan dalam keseluruhan sistem dokumentasi saat ini, hal ini terlihat dari cara penyimpanan dokumen yang dilakukan karyawan yaitu masih menggunakan cara menumpuk dokumen yang dihasilkan atau dapat dikatakan cara peletakan dokumen yang tidak teratur sehingga dapat membuat kesulitan dalam hal mencari dokumen, selain itu prosedur dari server yang hanya bisa melayani 15 komputer bersamaan membuat karyawan terkadang menunda pekerjaan dikarenakan server mengalami kepenuhan user. Prosedur dalam hal mengawasi karyawan juga menjadi kekurangan, hal ini dapat membuat karyawan sedikit lalai dan kurang tanggung jawab dalam mengoperasikan sistem dokumentasi Manusia Kesadaran atau psikologi pekerja dalam menjalankan sistem menjadi masalah utama PT. Indovickers Furnitama dalam hal pengimplementasian sistem dokumentasi. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dapat dilihat bahwa hal ini dikarenakan pekerja mengalami situasi sulit dalam memprioritaskan pekerjaan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu, dan

76 mengesampingkan sejumlah pekerjaan, selain itu tingkat konsentrasi dan fokus pada sistempun menjadi masalah penting, hal ini mungkin disebabkan kurang pahamnya karyawan dalam menjalankan sistem dan mungkin kurangnya tingkat konsentrasi ini dikarenakan adanya fluktuasi pekerjaan dari karyawan tersebut 4.4 Urgensi Penggunaan UML Pada Rancang Bangun Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 Dalam pembuatan sistem usulan dalam hal sistem pendokumentasian sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama, kelompok kami menggunakan UML (Unified Modeling Language). UML adalah bahasa yang berdasarkan pada grafik atau gambar untuk memvisualisasi, spesifikasi, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem pengembangan software atau piranti lunak yang berbasis OO (object oriented). UML meliputi konsep proses, penulisan kelas atau cluster yang spesifik, dan komponen yang diperlukan dalam sistem software. Berikut adalah alasan pemilihan UML dalam membuat sistem dokumentasi sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama : a. Scalability Objek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang besar dan bersifat kompleks b. Dynamic Modelling

77 Dapat dipakai untuk pemodelan sistem dinamis dan real time serta dapat menunjukkan internal behavior dan suatu sistem c. Detail dan Spesifik d. Bisa Mewakili atau Representative Dapat mewakili sesuatu yang nyata ataupun tidak nyata e. Robustness f. Aman g. Readability Memberikan kejelasan sehingga mudah untuk dipahami h. Standarisasi i. Menjangkau bidang kebutuhan (requirement), analisa dan perancangan j. Dapat digunakan secara incremental pada saat dibutuhkan k. Tidak memiliki ketergantungan pada teknologi dan bahasa manapun. l. Dapat menangkap elemen-elemen yang berbeda dari sebuah sistem secara keseluruhan. Dibangun dari diagram yang dapat digunakan untuk memodelkan sistem dari berbagai sudut pandang waktu yang berbeda dalam daur hidup software sebuah sistem Karena menyatukan prinsip perancangan dari masing-masing metodologi menjadi sebuah standar yang mudah diaplikasikan pada sistem berorientasi objek (object oriented).

78 4.5 Unified Modeling Language 4.5.1 The Task Pada laporan ini penulis menggunakan sistem pemodelan UML untuk membuat sistem dokumentasi yang baru sebagai perbaikan dari sistem dokumentasi yang telah ada sekarang. Berikut ini akan dijelaskan tahapantahapan dalam pembuatan UML yang berhubungan dengan sistem : 1. Purpose Manajemen Representatif merupakan suatu divisi yang bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen dan berfungsi sebagai divisi yang mengendalikan dan memastikan bahwa dokumen tersebut telah diidentifikasi, diperiksa, disetujui, dan diperbaiki oleh yang berwenang. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu divisi Manajemen Representatif dari PT.Indovickers Furnitama dalam mengendalikan sistem dokumentasi yang ada sehingga divisi ini dapat meningkatkan kinerjanya dengan melakukan pembaharuan sistem dokumentasi yang ada sekarang. 2. Sistem Definition Sistem yang akan dikembangkan harus mendukung divisi Manajemen Representatif dalam mengatur sistem dokumentasi yang ada dan juga disesuaikan dengan keadaan perusahaan yang ada saat ini. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk memberikan kemudahan pada setiap

79 divisi yang berhubungan dengan dokumen yang ada. Sistem juga memberikan kemudahan untuk menambah, mengubah serta pendistribusian dokumen pada seluruh staff yang membutuhkannya.

80 Tabel 4.2 Kriteria FACTOR Sistem Informasi Usulan Kriteria Keterangan Functionality Sistem berfungsi untuk mendukung kegiatan Manajemen Representatif dengan mengendalikan dokumen dokumen yang ada pada perusahaan baik itu berupa penambahan dokumen, perubahan dokumen, pencetakkan dokumen, historis dokumen. Application Domain Sistem digunakan untuk mendukung aktifitas staff Manajemen Representatif Dan staff secara keseluruhan. Condition Sistem ini harus dapat digunakan untuk distribusi dokumen sesuai dengan Sumber Daya Manusia yang ada dengan level otoritas sesuai dengan jabatan mereka Technology Sistem berupa program aplikasi yang dijalankan pada PC untuk setiap client dengan interface yang digunakan dan dikembangkan menggunakan Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Access Object MR, Staff, Fixed Document, Detail Fixed Document, Monthly Report, Audit Internal Report. Responsibility Sistem harus dapat mendukung aktifitas divisi Manajemen Representatif yang berkaitan dengan pengendalian dokumen dan juga pendistribusian dokumen perusahaan.

81 3. Context Problem Domain Untuk membuat dokumen baru, setiap staff yang berhubungan dengan dokumen tersebut harus meminta persetujuan dari Kepala Departemen Terkait sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi Manajemen Representatif yang akan membuat dokumen tersebut. Dokumen tersebut akan dibaca oleh Manajemen Representatif untuk diketik. Selanjutnya dokumen akan tersimpan secara otomatis dalam historis dokumen sebagai Fixed Document dimana dokumen tersebut telah siap untuk dicetak yang selanjutnya akan dibawa kepada presiden direktur untuk dimintai persetujuannya. Pada akhirnya, dokumen yang telah disetuji, siap utnuk didistribusikan sesuai dengan keperluan dan divisi yang terkait. Jika terdapat pembaharuan dokumen, maka staff yang berusaha mengganti dokumen harus terlebih dahulu memilih dokumen apakah yang akan diubah dan tetap harus melalui prosedur persetujuan oleh General Manager sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi Manajemen Representatif yang akan mengubah dokumen tersebut dan akan disahkan juga oleh Presiden Direktur untuk disebarkan kepada pihak pihak yang terkait.

82 Untuk menambahkan dokumen harian yang akan digabungkan secara bulanan sebagai laporan bulanan, setiap staff harus melakukan beberapa tahapan sebelum laporan bulanan tersebut dikirim ke divisi MR. Tahapan tersebut terdiri dari pembuatan laporan harian, memperbaharui laporan harian dan kemudian digabungkan selama 1 bulan penuh serta disimpan menjadi laporan bulanan yang fixed. Setelah seluruh tahapan tersebut dilalui, maka laporan bulanan yang telah fixed akan dikirimkan ke divisi MR. Setiap periode 6 bulan sekali, dilakukan kegiatan Audit Internal yang akan dilakukan oleh divisi ISO perusahaan. Hasil dari pelaksanaan Audit Internal tersebut, selanjutnya akan diserahkan kepada divisi manajemen Representatif untuk di buat laporannya dimana laporan tersebut akan didistribusikan kepada seluruh staff yang terkait. Pengguna user juga dapat mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan kepentingan dari divisinya. Proses untuk mencari dokumen tersebut dilakukan oleh pengguna user setelah login dalam sistem. User hanya perlu menuliskan dokumen yang dicari dalam text box kosong yang telah disediakan, lalu setelah itu, user harus menekan button search yang tertera dalam window main menu. Sebagai divisi MR, yang mengendalikan seluruh pergerakan dokumen, maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan MR. Apabila terdapat penambahan dan pembaharuan dokumen, maka MR

83 akan mengetahui perubahan dan penambahan dokumen tersebut dari sebuah window inbox.setiap bulannya MR juga mendapat dokumen tentang monthly report dari setiap divisi. Laporan Bulanan tersebut dapat dilihat dalam window monthly report. Berikut ini adalah gambaran sistem dokumentasi usulan PT. Indovickers Furnitama.

Gambar 4.5 Rich Picture Sistem Dokumentasi Usulan PT.Indovickers Furnitama 84

85 4.5.2 Problem Domain 1. Cluster Terdapat lima buah cluster untuk mengelompokkan tiap-tiap class yang ada, yaitu cluster staff, cluster MR, cluster pembuatan dokumen, cluster fixed document, cluster perbaikan dokumen. Gambar 4.6 Clusters

86 2. Classes Gambar 4.7 Class Diagram

87 Class Manajemen Representatif Class ini merupakan kumpulan objek objek dari suatu divisi Manajemen representatif yang bekerja pada PT Indovickers Furnitama dan bertugas untuk membuat Audit Internal Report serta menyetujui dokumen yang baru dibuat dan menyetujui dokumen dokumen yang telah diperbaharui oleh staff yang terkait dengan pembuatan atau pembaharuan dokumen tersebut. Class MR mempunyai atribut sebagai berikut : /membuat /mendistribusikan /selesai aktif aktif Gambar 4.8 State Chart Manajemen Representatif 1 Tabel 4.3 Event dan Atribut Manajemen Representatif 1 /membuat Event /mendistribusikan Atribut Kode dokumen Tanggal Memulai Jam Memuali Laporan Audit Kode Dokumen Judul Dokumen Nama Divisi Kode Divisi

88 Gambar 4.9 State Chart Manajemen Representatif 2 Tabel 4.4 Event dan Atribut Manajemen Representatif 2 /melihat Event /membutuhkan Pencetakkan Atribut Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Jumlah cetak User Id Password Gambar 4.10 State Chart Manajemen Representatif 3

89 Tabel 4.5 Event dan Atribut Manajemen Representatif 3 Event /melihat /mengalami Perubahan /mengesahkan Atribut Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Alasan pengubahan Tanggal Pengubahan Jam Pengubahan Kode Dokumen User ID Password Staff Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam divisi yang ada pada PT indovickers Furnitama, diantaranya ialah staff marketing, HRD, Finance, Quality Control dan lainnya diamana semua staff yang ada tersebut dapat menggunakan sistem dokumentasi ini untuk beberapa kegiatan, yaitu menambah, memperbaharui serta melihat dokumen yang telah ada. Class staff mempunyai atribut sebagai berikut :

90 Gambar 4.11 State Chart staff 1 Tabel 4.6 Event dan Atribut Staff 1 /melihat /mengetik /mengirim Event Atribut Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal pengubahan Jam Pengubahan Alasan Pengubahan dokumen Gambar 4.12 State Chart staff 2

91 Tabel 4.7 Event dan Atribut Staff 2 /melihat /mengetik /mengirim Event Atribut Kode dokumen User ID Password Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal pengubahan Jam Pengubahan Alasan Pengubahan dokumen Gambar 4.13 State Chart staff 3

92 Tabel 4.8 Event dan Atribut Staff 3 Event Atribut /mencari User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen /melihat Judul Dokumen Fixed Document Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam dokumen yang ada pada PT indovickers Furnitama,diantaranya yaitu Work Instruction, Prosedur, Quality Assurance, Monthly Report, dan lain lain. Class Fixed Document mempunyai atribut sebagai berikut : Kode dokumen Nama dokumen Deskripsi dokumen. Pembuatan Dokumen Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses pembuatan dokumen yang melibatkan banyak staff pada

93 PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut : Gambar 4.14 State Chart Pembuatan Dokumen Tabel 4.9 Event dan Atribut Pembuatan Dokumen /dibuat Event Atribut User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal dibuat Jam dibuat Perbaikan Dokumen Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses perbaikan dokumen yang melibatkan banyak staff pada PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut :

94 Gambar 4.15 State Chart Pembaharuan Dokumen Tabel 4.10 Event dan Atribut Perbaikan Dokumen /diperbaiki Event Atribut User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal diperbaiki Jam diperbaiki

95 4.5.3 Application Domain 1. Usage Didalam sistem Informasi dokumentasi yang terdapat pada PT.Indovickers Furnitama, terdapat 2 buah actor yaitu MR dan juga Staff. Berikut ini adalah penjelasan mengenai aktor aktor yang terlibat dalam sistem ini : Staff Purpose Orang yang merupakan sekumpulan pekerja yang bertugas untuk memasukkan data dan juga melakukan pekerjaan sesuai dengan job desk masing masing Karakteristik Setiap staff harus memahami prosedur untuk menggunakan sistem pendokumentasian dan juga memahami bahasa bahasa atau istilah istilah tentang proses \pendokumentasian dan mampu mengaplikasikan pengetahuannya tersebut dalam memanfaatkan sistem pendokumentasian yang ada. Manajemen Representatif Purpose Orang yang mengatur seluruh alur pendistribusian dokumen pada PT.Indovickers Furnitama.

96 Karakteristik Setiap MR harus dapat mengerti tentang dokumen dokumen yang ada pada perusahaan serta dapat memahami istilah istilah yang dipakai dalam penggunaan sistem dokumentasi sehingga dapat memanfaatkan sistem pendokumentasian yang ada. Membuat Dokumen Memperbaiki Dokumen STAFF Menampilkan Audit Internal Report Mencari Dokumen Membuat Laporan Gambar 4.16 Use Case Diagram Staff

97 Tabel 4.11 Use Case Spesification Membuat Dokumen User Case Name Membuat Dokumen Brief Description Use Case ini menjelaskan proses pembuatan dokumen sampai masuk ke dalam sistem Primary Actor Staff Basic Flow 1. User yang ingin membuat dokumen, mengklik tombol add document (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selawqnjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera 4. User memasukkan data yang ingin di tambah 5. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.5) 6. User menekan tombol send untuk mengirim kepada MR (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai Sub Flow s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong s.6 User keluar dari window ini Alternative Flow a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Pre Condition Post Condition Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

98 Tabel 4.12 Use Case Spesification Memperbaiki Dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Alternative Flow Pre Condition Post Condition Memperbaiki Dokumen Use Case ini menjelaskan proses pembaharuan dokumen sampai masuk ke dalam sistem Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin memperbaharui dokumen, mengklik tombol edit dokcument (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.3) 4. Selanjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera 5. User memasukkan data yang ingin di ubah 6. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.6) 7. User menekan tombol send untuk mengirim kepada MR (sub flow s.7) 8. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Text field akan muncul s.3 akan muncul window main menu staff s.6 text field kembali kosong s.7 User keluar dari window ini a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di perbaharui dan sudah disimpan ke dalam sistem

99 Tabel 4.13 Use Case Spesification Menampilkan Audit Internal Report User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Alternative Flow Pre Condition Post Condition Membuat Dokumen Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin melihat Audit Internal Report yang telah dikirimkan oleh MR Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin melihat Audit Internal Report, mengklik tombol Audit Internal Report (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Audit Internal Report yang ingin dilihat telah tampil pada window tersebut s.3 akan muncul window main menu staff a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

100 Tabel 4.14 Use Case Spesification Mencari dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Alternative Flow Pre Condition Post Condition Mencari Dokumen Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin mencari dokumen yang telah tersimpan pada sistem Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin mencari dokumen, mengisi dokumen yang akan di cari pada text field, setelah itu menekan tombol search (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 User akan melihat tampilan dokumen yang dicari sesuai dengan kepentingannya s.4 akan muncul a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dicari sudah disimpan ke dalam sistem

101 Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Membuat Laporan Bulanan Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin membuat Laporan Bulanan yang selanjutnya akan dikirimkan kepada MR Staff 1. User yang ingin membuat Laporan Bulanan harus mengklik tombol monthly report (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selanjutntya user menekan tombol new untuk membuat monthly report yang baru (Sub flow s.3) 4. User juga dapat menekan tombol on progress untuk melanjutkan monthly report yang telah dibuat sebelumnya (Sub flow s.4) 5. Jika user ingin melihat monthly report dari bulan bulan sebelumnya, maka user harus menekan tombol history (Sub flow s.5) 6. Untuk menyimpan data laporan bulanan yang telah dibuat, user harus menekan tombol save (Sub flow s.6) 7. Selanjutnya, user yang telah selesai membuat laporan bulanan harus menekan tombol send agar laporan bulanan yang telah dibuatnya dapat dibaca oleh MR (Sub flow s.7) 8. Use Case Selesai s.1 Akan muncul pilihan new, on progress atau history s.2 Akan muncul ke main menu staff s.3 Akan muncul tampilan yang harus diisi oleh staff untuk memasukkan data s.4 Akan muncul window on progress dimana laporan yang telah dibuat sebelumnya telah tersedia dan siap untuk dilanjutkan. s.5 Akan muncul tampilan berupa pilihan pilihan bulan dan jenis dokumen laporan bulanan yang akan dilihat s.6 text field kembali kosong s.7 user keluar dari layar ini.

102 Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan (lanjutan) User Case Name Alternative Flow Pre Condition Post Condition Membuat Laporan Bulanan a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen laporan bulanan yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem Gambar 4.17 Use Case Diagram MR

103 Tabel 4.16 Use Case Spesification Melihat Fixed Dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Alternative Flow Pre Condition Post Condition Melihat fixed Dokumen Use Case ini menjelaskan proses untuk melihat fixed document Manajemen Representatif 1. MR menekan tombol fixed Document pada layar yang terdiri dari berbagai macam button (sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke window Login, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Untuk mencetak fixed document, maka user dapat menekan tombol print (sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan MR s.2 Window akan kembali pada Window Login s.3 Window akan menampilkan dokumen yang akan di print a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan MR harus sudah login ke dalam sistem Data fixed document harus sudah dimasukkan kedalam sistem

104 Tabel 4.17 Use Case Spesification Menampilkan Monthly report User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow Sub Flow Alternative Flow Pre Condition Post Condition Menampilkan Monthly Report Use Case ini menjelaskan proses MR yang ingin melihat Monthly Report yang telah dikirimkan oleh Staff MR 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin melihat Monthly Report, mengklik tombol Monthly Report (Sub flow s.2) 3. Setelah itu pilih bulan dan juga divisi yang ingin dilihat monthly reportnya. 4. Untuk mencetak dokumen, maka user hanya perlu menekan tombol print pada window (sub flow s.4) 5. Untuk kembali ke main menu MR, klik back (Sub flow s.5) 6. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 akan muncul pilihan divisi serta bulan dari laporan yang akan dilihat oleh MR s.4 akan muncul window pesan untuk proses print s.3 akan muncul window main menu MR a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan MR harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

105 Tabel 4.18 Use Case Spesification Membuat Audit Internal Report User Case Name Membuat Audit Internal Report Brief Description Use Case ini menjelaskan proses pembuatan laporan Audit Internal sampai masuk ke dalam sistem Primary Actor MR Basic Flow 1. User yang ingin membuat dokumen, mengklik tombol Audit Internal Report (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu MR, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selanjutntya masukkan tanggal pembuatan pada kotak isian yang sudah tertera 4. User memasukkan data yang ingin di buat 5. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.5) 6. User menekan tombol send untuk mengirim kepada divisi terkait (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai Sub Flow s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong s.6 User keluar dari window ini Alternative Flow a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Pre Condition Post Condition MR harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

106 2. Function Tabel 4.19 Function List No Function Complexity Type 1 Mendata dokumen Simple Update Menambah dokumen Simple Update Memperbaharui dokumen Simple Update Menampilkan daftar dokumen Simple Read Mengirim dokumen Simple Update Menampilkan dokumen Simple Read Mencetak dokumen Simple Read Menyimpan dokumen Simple Update 2 Mendata audit internal report Simple Update Menampilkan audit internal report Simple Read Membuat audit internal report Simple Update Memperbaharui audit internal report Simple Update Mencetak audit internal report Simple Read 3 Mendata Monthly Report Simple Update Menambah data monthly report Simple Update Mengirim data monthly report Simple Update Mencari monthly report Simple Read Menampilkan monthly report Simple Read Mencetak monthly report Simple Read Menyimpan monthly report Simple Update 4 Mendata fixed document Simple Update Menampilkan daftar fixed document Simple Read Menampilkan fixed document Simple Read Mencetak fixed document Simple Read

107 3. User Interface Dialogue Style Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat dalam sistem dokumentasi dan printout dari masing-masing form, berikut ini ditampilkan dialogue style dari sistem dokumentasi usulan : Tabel 4.20 Dialogue Style Window UI Login UI Main Menu Staf UI Add Document UI Edit Document UI Monthly Report (input) UI Audit Internal Report UI Main Menu MR UI Monthly Report (output) UI Inbox UI Fixed Document UI Pesan UI View Document MR UI On Progress (Lanjutan) UI View Document Staf UI Save to UI New UI On Progress UI History Printouts Audit Internal Report Monthly Report Document

108 Navigation Diagram Gambar 4.18 Navigation Diagram

109 Example Berikut ini akan dijelaskan gambaran mengenai layar-layar user interface yang terdapat dalam sistem. Gambar 4.19 UI Login Pada window login, user diharuskan untuk memasukkan nomor identitas pribadi beserta kata kunci ditempat yang telah disediakan. Tombol Staff membawa user ke layar yang diperuntukkan hanya untuk staff. Sedangkan tombol MR, akan membawa user ke layar yang diperuntukan hanya untuk MR.

110 Gambar 4.20 UI main menu MR Pada layar ini terdapat beberapa tombol-tombol. Tombol audit internal report akan membawa user pada layar audit internal report. Tombol monthly report akan membawa user pada layar monthly report dimana user dapat melihat laporan bulanan dari setiap divisi. Tombol inbox akan membawa user pada layar inbox dimana berisikan pesan-pesan untuk MR. Tombol fixed document akan membawa user pada layar tersebut.

111 Gambar 4.21 UI main menu staff Pada layar ini terdapat tombol edit document, add document, dan audit internal report. Tombol edit document akan membawa user ke layar edit document dimana user dapat memperbaharui dokumen yang sudah ada. Tombol add document akan membawa user ke layar add document dimana user dapat mengajukan pembuatan dokumen baru. Tombol audit internal report akan membawa user pada layar audit internal report dimana user dapat melihat audit internal report. Selain itu terdapat text box dimana user dapat mengetik dokumen yang ingin dilihat oleh user.

Gambar 4.22 UI add document staff 112

113 Layar ini akan berisikan layar seperti layar kosong dimana user dapat mengetik dokumen baru yang akan diajukan oleh user. Selain itu juga terdapat text toolbar untuk pengaturan penulisan dokumen. Tombol send berisikan perintah untuk mengirim dokumen yang bersangkutan kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar main menu. Sebelum mengirim dokumen user diharuskan untuk mengisi kolom from dan subject.

114 Gambar 4.23 UI view document staff Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back, dimana tombol ini berfungsi untuk kembali ke window sebelumnya.

115 Gambar 4.24 UI view document MR Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back, dimana tombol ini berfungsi untuk kembali ke window sebelumnya.

116 Gambar 4.25 UI edit document staff Pada layar ini terdapat text box kosong dimana user diharuskan mengisi kolom tersebut mengenai apakah dokumen yang ingin diganti, alasan penggantian, dan bagian mana dari dokumen tersebut yang ingin di perbaharui. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar sebelumnya.

117 Gambar 4.26 UI monthly report staff Pada layar monthly report, terdapat beberapa tombol-tombol yaitu : tombol new, history, dan on progress. Ketiga tombol-tombol tersebut akan membawa user ke layar yang lainnya.

118 Gambar 4.27 UI new Pada layar ini terdapat format form standar bagi user. Form tersebut tersedia sebagai tempat bagi user untuk memasukkan laporan harian, mingguan atau bahkan bulanan. Selain itu pada layar ini juga terdapat tomboltombol. Tombol save akan membawa user kepada layar save to. Tombol back akan membawa user ke layar monthly report staff.

119 Gambar 4.28 UI on progress Pada layar ini terdapat beberapa folder-folder laporan bulanan yang sudah di kelompokkan berdasarkan tipe laporan. Dimana setiap tombol akan membawa user ke layar folder tersebut

120 Gambar 4.29 UI on progress lanjutan Pada layar ini akan terlihat laporan yang sedang dalam pengerjaan dimana user dapat meneruskan kembali laporan tersebut. Pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol save akan membawa user ke layar save to. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen atau laporan tersebut kepada MR. Dan yang terakhit terdapat tombol back yang akan membawa user ke layar sebelumnya

121 Gambar 4.30 UI history Pada layar ini terdapat folder-folder laporan bulanan histori. Laporanlaporan ini akan dikategorikan berdasarkan tahun dimana di dalam folder tersebut juga terdapat folder-folder laporan yang dikelompokkan per bulan.

122 Gambar 4.31 UI audit internal report Pada layar ini terdapat kolom-kolom kosong yang disediakan untuk MR membuat audit internal report. Tombol save akan membawa user ke layar save to. User dapat mengirimkan dokumen ini kepada semua staff yang terkait hanya dengan meng-klik tombol send. Tombol back akan membawa user ke layar main menu.

123 Gambar 4.32 UI fixed document Pada layar ini terdapat beberapa kategori dokumen, yaitu : prosedur, quality manual, work instruction, formulir, logo perusahaan, dan flow chart. Pada setiap kategori dokumen akan membawa user ke layar masing-masing setiap kategori. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user ke layar main menu.

124 Gambar 4.33 UI monthly report Pada layar monthly report MR, terdapat beberapa drop down. Drop down month berisikan daftar monthly report yang sudah dikategorikan bulanan. Pada drop down divisi berisikan daftar divisi apa saja yang terdapat di PT. Indovickers Furnitama. Selain drop down, pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol ok akan membawa user ke layar yang berbeda yaitu layar monthly report yang ingin ditampilkan oleh user. Tombol back akan membawa user kembali ke layar main menu MR.

125 Gambar 4.34 UI inbox Pada layar ini berisikan informasi mengenai pesan baru bagi MR berupa darimana asal pesan, apa subyeknya, dan kapan tanggal pengirimannya. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user kembali ke layar main menu.

126 Gambar 4.35 UI save to Pada layar ini terdapat menu tombol browse yang akan membantu user dalam mencari tempat atau folder penyimpanan yang dikehendaki oleh user. Tombol save pada layar ini merupakan command button yang akan menyimpan dokumen di tempat atau folder yang telah ditentukan sebelumnya. Tombol cancel akan membawa user pada layar sebelumnya.

127 Gambar 4.36 UI Pesan Layar ini berisikan pesan atau pertanyaan kepada user apakah user sudah yakin untuk memprint dokumen. Tombol yes berisikan perintah untuk mencetak dokumen yang diinginkan dan tombol no akan membawa user ke layar main menu. 4.6 Desain Dokumen Perancangan Sistem Dokumentasi PT. Indovickers Furnitama 4.6.1 The Task Purpose Sistem dokumentasi ini dikembangkan untuk membantu divisi MR dan staf dalam memelihara dokumen dan pendistribusiannya yang semula masih dengan cara manual menjadi berbasis sistem informasi. Sistem membantu dalam membuat dan memperbaharui dokumen, mencari

128 dokumen, membuat laporan (audit internal dan monthly report), mencetak dokumen dan mendistribusikan dokumen. Quality Goals Berikut ini adalah table criteria dari sistem pendokumentasian PT Indovickers Furnitama setelah menggunakan UML : Tabel 4.21 Prioritas Desain Kriteria Criteria Very Important Less Irrelevant Easyly Important Important Fullfiled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Reuseable Penentuan Untuk Kriteria pada sistem dokumentasi PT.Indovickers Furnitama ini ditekankan pada usable, efficient, serta reliable. Karena harus dapat beradaptasi dengan sistem yang telah ada dan memenuhi sistem kerja serta menefisiensikan waktu pengerjaan dalam pendistribusian serta kegiatan yang berhubungan dengan dokumen

129 lainnya. Kritreria Secure dan Correct diletakkan pada kolom Important karena sangat penting bagi tiap karyawan yang mengaplikasikan program tersebut untuk menjaga kerahasiaan dokumen dokumen yang penting dari orang orang yang tidak bertanggung jawab atas document tersebut sehingga penyaluran/pendistribusian dokumen lebih terarah. Ketepattan dalam pembuatan, pembaharuan serta pengiriman dokumen juga penting untuk menjaga dokumen tersebut tetap sesuai dengan format dan prosedur yang telah ada dari perusahaan. 4.6.2 Technical Platform Pada sistem dokumentasi usulan, jaringan computer yang cocok untuk digunakan adalah jaringan LAN dengan bentuk topologi bintang atau star. Server yang digunakan untuk sistem dokumentasi usulan ini cukup satu saja dimana server akan menjadi koneksi antara divisi di PT. Indovickers Furnitama. Berikut ini adalah gambar jaringan untuk sistem dokumentasi usulan :

130 Gambar 4.37 Jaringan Komputer Usulan 4.6.3 Recommendation 1. The Sistem s Usefulness Sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 yang dirancang harus memenuhi criteria yang sangat penting dan penting, yaitu: Useable Kriteria ini dievaluasi pada saat analisa agar sistem dapat memenuhi kebutuhan sistem pendokumentasian yang ada pada PT.Indovickers Furnitama.

131 Secure Sistem ini harus memiliki perbedaan otoritas kepada User-nya untuk membedakan perannya. Pada sistem ini, user dibedakan menjadi 2 yaitu MR dan staff dimana setiap staff juga tidak berwenang terhadap data dokumentasi staff lainnya. Mereka hanya mempunyai otoritas terhadap divisinya masing masing. Correct dan reliable Sistem ini digunakan untuk mengatur pendokumentasian pada PT indovickers furnitama yang mementingkan segi ketepatan dan dapat diandalkan dalam situasi dan keadaan apapun agar bisa menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan sistem operasionalnya. Efficient Sistem ini harus memperhatikan efisiensi dari segi waktu dimana waktu yang dibutuhkan untuk sistem pendokumentasian yang lama harus dapat di efisienkan dengan sistem dokumentasi yang baru. 2. Plan For Initiating Use Perencanaan pada tahap awal penggunaan sistem ini ialah melakukan persiapan berupa training kepada User yang terlibat. Selain itu menyiapkan kebijakan perusahaan terkait penggunaan sistem

132 pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML sebagai metode pendokumentasian yang baru. Selanjutnya menyiapkan infrastruktur sistem informasi berupa jaringan, software, hardware, dan data yang diperlukan oleh sistem. 3. Implementation Plan Sistem pendokumentasian ini dikembangkan oleh seorang programmer dan sistem analis yang didukung oleh orang memiliki pengetahuan mengenai hardware. Selanjutnya, mempersiapkan technical platform, instalasi sistem, dan setting jaringan. Pengujian dan pengawasan sistem berjalan untuk User akan dilakukan setelah sistem selesai dibangun. Penjelasan Gantt Chart tahap analisa, perancangan, dan implementasi sistem pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML akan dijelaskan pada tabel berikut.

133 Tabel 4.22 Gantt Chart Perancangan & Pembangunan Sistem Activity Durasi PIC Analisa System Sistem 2 weeks Analyst Perancangan System Sistem Analyst, 4 weeks Program mer Pembuatan 4weeks Program Program mer Testing and Tester Evaluating 3 weeks,program mer Instalasi Teknisi Hardware, Software, pendukung 2 weeks dan pengaturan jaringan Implementasi 2 weeks Program Sistem mer Pelatihan 2weeks Trainner User Time (Month) 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Total 4 months

134 4.7 Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan Kasus 1 MR setiap bulannya akan menerima laporan bulanan dari setiap divisi di PT. Indovickers Furnitama. MR dapat melihat laporan dari setiap divisi dengan beberapa langkah, yaitu : Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. Klik tombol monthly report yang terdapat pada layar main menu. Pilih laporan bulan apa dan divisi apa yang user kehendaki. Kemudian klik ok Setelah itu akan muncul layar view document yang berisikan laporan bulanan yang ingin di lihat oleh user. Klik tombol print apabila user ingin mencetak dokumen tersebut dan akan muncul layar pesan baru sebagai konfirmasi apakah user ingin meneruskan mencetak dokumen.

135 Tombol back akan membawa user kembali pada layar main menu. Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan. Gambar 4.38 alur proses kasus 1

136 Kasus 2 User dalam kasus ini adalah MR yang ingin melihat dokumen berupa diagram aliran pembuatan dokumen baru yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh MR, yaitu : Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. Klik tombol fixed document. Klik tombol flow chart yang tertera pada layar fixed document. Kemudian akan muncul secara otomatis diagram alir yang dikehendaki. Klik print untuk mencetak dokumen yang kemudian akan muncul layar pesan untuk konfirmasi proses pencetakan. Klik back untuk kembali pada layar main menu MR.

137 Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan. PRINTER Gambar 4.39 alur proses kasus 2

138 Kasus 3 Pada kasus 3 kegiatan yang sedang berlangsung adalah kegiatan MR ingin melihat dokumen manual mutu yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan MR : Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. Klik tombol fixed document. Akan muncul sebuah layar baru yang berisikan manual mutu PT. Indovickers Furnitama. Klik next untuk melihat halaman berikutnya. Klik back untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik print untuk mencetak dokumen. Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

139 Gambar 4.40 alur proses kasus 3 Kasus 4 Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin mencari dokumen flow chart pada kolom search. Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff. Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan

140 layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. Isi kolom kosong yang sudah disediakan dengan nama dokumen yang ingin dicari. Klik tombol search. Maka akan muncul layar dokumen yang di inginkan. Klik print untuk mencetak. Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak. Gambar 4.41 alur proses kasus

141 Kasus 5 Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin melihat laporan audit internal yang sudah dikirim oleh MR. Berikut ini tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh staff. Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff. Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. Klik tombol audit internal report. Kemudian akan muncul layar baru Klik next untuk melihat halaman berikutnya Klik back untuk kembali pada halaman sebelumnya. Klik print untuk mencetak dokumen. Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

142 Gambar 4.42 UI Alur Proses Kasus 5 4.5.1 Analisa Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan Verifikasi dilakukan untuk memastikan atau memeriksa apakah coding yang diberikan sudah tepat atau belum untuk menjalankan sistem yang sesuai dengan keinginan user. Sedangkan validasi dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah memberikan keluaran atau output yang diharapkan terjadi oleh user. Penulis melakukan verifikasi dan validasi dengan memberikan masukan kepada sistem usulan yang sudah dibuat dengan cara memberikan coding atau bahasa pemrograman dengan menggunakan software Visual Basic.