KEBIJAKAN KEARSIPAN PEMDA KOTA MOJOKERTO WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO KEPUTUSAN WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO NOMOR : HK. 448 TAHUN 1991 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KOTAMADYA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO WALIKOTAMADYA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO MENIMBANG : a. Bahwa pada kenyataannya urusan dan tanggung jawab Pemerintah kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto dari Tahun ke tahun terus meningkat, baik dalam Penyelenggaraan pemerintah maupun pembangunan; b. Bahwa sejalan dengan semakin meningkatnya laju pembangunan dewasa ini, maka terjadi pula peningkatan jumlah dan jenis arsip yang dikelola, yang mempunyai nilai dan arti penting dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan; c. Bahwa dalam rangka realisasi tugas Otonomi Daerah yang nyata dan bertanggung jawab, mutlak diperlukan peningkatan tertib administrasi yang merupakan sarana penunujang kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan; d. Bahwa sehubungan dengan huruf a,b,dan c Konsideran ini, maka dipandang perlu menyempurnakan tata kearsipan pemerintah Kotamadya Dareah Tingkat II Mojokerto yang ditetapkan dengan keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Mojokerto. MENGINGAT : 1. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974; 2. Undang-undang Nomor 17 Tahun 1950; 3. Peraturan pemerintah Nomor 47 Tahun 1982; 4. Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 1980; 5. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat 1 Jawa Timur Nomor 106 Tahun 1980; 6. Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto Nomor 6 Tahun 1989. MEMUTUSKAN MENETAPKAN : KEPUTUSAN WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KOTAMADYA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO.
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal I Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan; a. Daerah adalah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto; b. Pemerintah Daerah, adalah pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto; c. Kepala Daerah, adalah Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Mojokerto; d. Satuan Organisasi Pemerintah di Daerah, adalah semua perangkat Wilayah,perangkat Daerah, perangkat Wilayah/ Daerah dan perangkat Dekonsentrasi Departemen Dalam Negeri di Daerah, secretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Inspektorat Wilayah Kotamadya, Kantorkantor,Dinas-dinas, dan Badan-badan dalam lingkungan pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto; e. Arsip, adalah Naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan Organisasi dalam lingkungan Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan Tunggal maupun berkelompok, untuk pelaksanaan tugas; f. Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan dalam menyelenggarakan dan pelaksanaan tugas; g. Arsip aktif, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas; h. Arsip inaktif, adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas; i. Arsip, statis, adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam pelaksanaan tugas dan disimpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian disimpan di Arsip Nasional sesuai dengan peraturan yang berlaku; j. Kode Wilayah, adalah tanda pengenak unit pengolah pembuat naskah dinas yang dinyatakan dengan angka arab dan ditempatkan dibelakang no urut. BAB II POKOK KEBIJAKSANAAN KEARSIPAN Pasal 2 (1) Tata kearsipan Pemerintah Daerah menganut asas sentralisasi dalam kebijaksanaan dan desentralisasi dalam pelaksanaan; (2) Sentralisasi dalam kebijaksanaan dimaksud pada ayat (1) Pasal ini dilakukan oleh Kepala Daerah; (3) Desentralisasi dalam pelaksanaan dimaksud pada ayat (1) Pasal ini dilakukan oleh Satuan Organisasi Pemerintah di Daerah; Pasal 3 (1) Aparat pemerintah di Daerah melaksanakan kegiatan-kegiatan teknis kearsipan yang meliputi pencatatan, pengendalian, penyerhan, pemindahan, penyusutan dan pemeliharaan;
(2) Kepala Daerah menetapkan pengaturan tentang organisasi, penyelenggara, polakasifikasi kearsipan dan penyusutan arsip, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (3) Kepala Daerah menyelenggarakan pembinaan kearsipan meliputi penyempurnaan dan pengebangan sistem, pembinaan tenaga, standarisasi peralatan dan pengawasan pelaksanaan kearsipan dalam lingkungan Pemerintah Daerah. BAB III ORGANISASI KEARSIPAN Pasal 4 Satuan organisasi Pemerintah di Daerah sebagai satuan organisasi penyelenggara tata kearsipan dalam lingkungan Pemerintah Daerah ialah Unit-unit kearsipan sesuai dengan susunan organisasi yang di tetapkan berdasarkan peraturan Perundangundangan yang berlaku. BAB IV PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPA Pasal 5 (1) Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan dengan mempergunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian; pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip dan jadwal retensi sebagai sarana penyusutan; (2) Ketentuan-ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan di maksud pada ayat (1) pasal ini adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran 1 Keputusan ini. Pasal 6 (1) Arsip dinamis merupakan dokumen bersifat rahasia bagi pihak-pihak di luar aparat Pemerintah di Daerah; (2) Penyimpangan terhadap ayat (1) pasal ini dapat dilakukan dengan persetujuan Kepala Daerah; (3) Pejabat dan atau petugas penyelenggara kearsipan wajib mengamankan arsip yang dipercayakan kepadanya menurut ketentuan yang berlaku; (4) Arsip statis diserahkan kepada Arsip Nasional, sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (5) Penyusutan arsip yang meliputi pemindaha, penyerahan dan pemusnahan diatur oleh Kepala Daerah sesua dengan peraturan Perundang-undang yang berlaku. Pasal 7 Kepala Daerah menyelenggarakan,mengatur dan mengawasi-pendidikan tenaga kearsipan serta melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan dan memberikan perangsang terhadap tenaga kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
Pasal 8 Untuk penyelenggaraan tata kearsipan yang dapat dilaksanakan secara berdayaguna dan berhasil guna, disediakan ruangan dan perlengkapan yang memadai. Pasal 9 Berdasarkan ketentuan dalam pasal 3 ayat (1), (2) dan (3) Keputusan ini Kepala Daerah melaksanakan pembinaan, bimbingan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan tata kearsipan dalam lingkungan Pemerintah Daerah. BAB V POLA KLASIFIKASI Pasal 10 (1) Klasifikasi kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah disusun berdasarkan masalah bidang tugas semua Satuan Organisasi Pemerintah di Daerah dengan berpedoman klasifikasi kearsipan Departemen Dalam Negeri; (2) Pola klasifikasi kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran II Keputusan ini. BAB VI KODE WILAYAH Pasal 11 Kode Wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah sebagaimana tercantu dalam Lampiran III Keputusan ini. BAB VII ATURAN PERALIHAN Pasal 12 (1) Untuk menumpang masalah-masalah baru yang timbul sebagai akibat semakin meluasnya ruang lingkup kegiatan pelaksanaan tugas Pemerintah Daerah khususnya yang berkaitan dengan klasifikasi Kearsipan, Kepala Daerah secara berkala mengadakan penyempurnaan Terhadap klasifikasi kearsipan sesuai dengan peraturan Perundang- Undangan yang berlaku; (2) Dalam rangka penyempurnaan klasifikasi kerasipan dilingkungan Pemerintah Daerah, semua Satua Organisasi Pemerintah di Daerah Menyampaikan masalah-masalah baru dimaksud pada ayat (1) Pasal ini kepada Kepala Daerah untuk ditambahkan pola klasifikasi dilingkungan Pemerintah Daerah dan selanjutnya disampaikan kepada Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur guna mendapatkan pengesahan. Pasal 13
Hal-hal yang belum cukup diatur berdasarkan Keputusan ini sepanjang mengenai pelaksanaan akan diatur lebih lanjut oleh Kepala Daerah. BAB VIII PENUTUP Pasal 14 (1) Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan segala sesuatu akan dibetulkan sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan; (2) Dengan berlakunya Keputusa ini, dinyatakan tidak berlaku lagi Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Mojokerto Nomor : Hk. 228 Tahun 1980 dan Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Mojokerto Nomor : Hk. 130 Tahun 1988; (3) Mengumumkan Keputusan ini dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Mojokerto. Ditetapkan di : Mojokerto Tanggal : 30 Nopember 1991 WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TINGKAT II MOJOKERTO TTD TEGUH SOEJONO