PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0. PADA PT DAYA ANUGRAH MANDIRI TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh FIONA BINTANG THARA NIM 1105082138 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014 1
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membuat suatu sistem informasi data penggajian pegawai pada PT Daya Anugrah Mandiri. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam penelitian ini adalah metode wawancara dan observasi, metode pengolahan data yang dilakukan adalah merancang dan membuat sistem informasi penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Program ini juga akan menghasilkan output berupa laporan rekap gaji dan slip gaji perorangan. Kata Kunci : Perancangan, Sistem Penggajian, Microsoft Visual Basic 6.0
ABSTRACT This study aims to design and create a system of employee payroll data information at PT Daya Anugrah Mandiri. The techniques of collection data use the interviews and observation method, data processing method taken is to design and create information systems on payroll using Microsoft Visual Basic 6.0. This program will also generate output in the form of salary recap report and individual salary ship. Key words : Design, Payroll System, Microsoft Visual Basic 6.0
KATA PENGANTAR Puji dan syukur di panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas Berkat-Nya yang besar sehingga penulis dapat menyelesaikan Proposal Tugas Akhir guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 pada Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. Data yang diperlukan pada penelitian ini diperoleh berdasarkan yang terdapat pada PT Daya Anugrah Mandiri yang berlokasi di Jl. Cemara No. 11 C-E Medan. Penulis menyadari bahwa telah banyak mendapat bantuan dan masukan berupa dorongan serta nasehat-nasehat yang sangat membantu dalam penyelesaian laporan ini. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada: 1. M. Syahruddin, ST., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin Sahat Hamonangan Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan, dan selaku Dosen Pembimbing Penulis. 4. Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Khairul, S.E., Mkom., selaku Dosen Pembimbing Utama Tugas Akhir. 6. Dosen dosen serta staff jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 7. Munir Azis selaku Kepala Cabang PT Daya Anugrah Mandiri. 8. Cyrus Sinaga selaku Kepala Bengkel PT Daya Anugrah Mandiri. 9. M. Riky selaku Kepala Bidang Adimintrasi PT Daya Anugrah Mandiri. 10. Teman teman AK-6G yang selalu memberikan dorongan dan doa, terima kasih untuk kebersamaan kita selama ini. 11. Pada kesempatan ini teristimewa penulis mengucapkan banyak terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua Tony Walinsyah Hasugian dan Adriana Simarmata, dan adik Gladys Yolanda Hasugian yang tercinta yang telah
mendoakan penulis disetiap langkah, serta memberikan dukungan baik material maupun spiritual. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca demi kesempurnaan proposal ini. Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca. Medan, September 2014 Penulis, Fiona Bintang Thara NIM. 1105082138
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i iii vii viii ix BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Tujuan Penelitian... 2 1.4. Manfaat Penelitian... 2 1.5. Metode Pengumpulan dan Pengolahan Data... 3 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data... 3 1.5.2. Teknik Pengolahan Data... 3 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 4 BAB 2 TINJAUAN MENGENAI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat PT Daya Anugrah Mandiri... 5
2.2. Ruang Lingkup Perusahaan... 7 2.2.1. Visi dan Misi PT Daya Anugrah Mandiri... 7 2.2.2. Nilai Nilai Perusahaan... 7 2.2.3. Filosofi PT Daya Anugrah Mandiri... 7 2.2.4. Kegiatan PT Daya Anugrah Mandiri... 8 2.2.5. Logo PT Daya Anugrah Mandiri... 8 2.2.6. Makna Logo PT Daya Anugrah Mandiri... 9 2.3. Keunggulan Perusahaan... 9 2.4. Struktur Organisasi Perusahaaan... 9 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1 Akuntansi... 10 3.1.1. Pengertian Akuntansi... 10 3.1.2. Pengertian Sistem... 11 3.1.3. Pengertian Informasi... 11 3.1.4. Pengertian Sistem Informasi... 12 3.1.5. Pengertian Gaji... 13 3.1.6. Pengertian Komputer... 13 3.1.7. Pengertian Program... 13 3.1.8. Pengertian Flowchart... 14 3.1.9. Pengertian DFD... 15 3.2. Microsoft Visual Basic... 16 3.2.1. Pengertian Visual Basic... 16 3.2.2. Keterkaitan Akuntansi dengan Aplikasi Visual Basic... 18 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data... 19
4.1.1. Data Primer... 19 4.1.2. Data Sekunder... 19 4.2. Pengolahan Data... 19 4.2.1. Diagram Alir yang Dipakai... 20 4.2.2 Analisis Gambar 4.1. Diagram Alir Yang Dipakai... 20 4.2.3. Prosedur Penggajian yang Dibuat Penulis... 20 4.2.4. Diagram Alir Penggajian yang Dibuat Penulis... 21 4.2.5. Rancangan Struktur Database... 22 4.2.5.1. Database Pegawai... 22 4.2.6. Perancangan Basis Data... 22 4.2.7.Perancangan Menu Utama... 23 4.2.8. Perancangan Form Input dan Edit Pegawai... 24 4.2.9. Form Output Data Pribadi Pegawai... 26 4.2.10. Form Output Gaji Pegawai... 27 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1. Algoritma Program... 28 5.1.1. Algoritma Menu Utama... 28 5.1.1.1. Menu Editor File... 28 5.1.1.2. Menu Editor Tampil... 29 5.1.1.3. Menu Editor Cetak... 30 5.1.1.4. Menu Editor Keluar... 30 5.2. Flowchart Sistem... 31 5.2.1. Flowchart Menu Utama... 31 5.2.2. Flowchart Input dan Edit Data Pegawai... 32 5.2.3. Flowchart Menu Tampil... 33 5.2.4. Flowchart Menu Cetak... 34 5.2.5. Flowchart Menu Keluar... 35 5.3. Pembahasan Program... 36 5.3.1. Form Login... 36 5.3.2. Form Menu Utama... 40
5.3.3. Form Input Data Pegawai... 42 5.3.4. Form Tampil Data Pegawai... 49 5.3.5. Form Menu Data Gaji Pegawai... 51 5.3.6. Form Menu Gaji Pegawai Keseluruhan... 60 5.3.7. Hasil Tampilan Print Slip Gaji... 65 5.3.8. Form Rekapitulasi Gaji Pegawai... 70 5.3.9. Hasil Print Laporan Gaji... 79 5.3.10. Form Biodata Pegawai... 80 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan... 81 6.2 Saran... 81 DAFTAR KEPUSTAKAAN... 82 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL No.Tabel Judul Hal Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 4 Tabel 3.1. Simbol Flowchart... 14 Tabel 3.2. Data Flow Diagram... 15 Table 4.1. Daftar Field Database Pegawai... 22 Tabel 4.2. Daftar Rancangann Basis Data... 23 Tabel 4.3. Daftar Output Gaji Pegawai... 27
DAFTAR GAMBAR No. Gambar Judul Hal Gambar 2.1. Logo PT Daya Anugrah Mandiri... 8 Gambar 3.1. Rangkaian Unsur Dalam Suatu Sistem... 11 Gambar 4.1. Diagram Alir yang Dipakai... 20 Gambar 4.2. Diagram Alir yang Diusulkan... 21 Gambar 4.3. Form Menu Utama... 24 Gambar 4.4. Form Input dan Edit Data Pegawai... 25 Gambar 4.5. Form Output Data Pribadi Pegawai... 26 Gambar 5.1. Flowchart Menu Utama... 31 Gambar 5.2. Flowchart Input dan Edit Data Pegawai... 32 Gambar 5.3. Flowchart Menu Tampil... 33 Gambar 5.4. Flowchart Menu Cetak... 34 Gambar 5.5. Flowchart Menu Keluar... 35 Gambar 5.6. Form Login... 36 Gambar 5.7. Form Menu Utama... 40 Gambar 5.8. Form Input Data Pegawai... 42 Gambar 5.9. Form Tampil Data Pegawai... 49 Gambar 5.10. Form Menu Data Gaji Karyawan... 51 Gambar 5.11. Form Menu Gaji Pegawai Keseluruhan... 60 Gambar 5.12. Print Slip Gaji... 65 Gambar 5.13. Form Rekapitulasi Gaji Pegawai... 70 Gambar 5.14. Print Laporan Gaji... 79 Gambar 5.15. Form Biodata Pribadi... 80
DAFTAR LAMPIRAN No. Lampiran Judul Hal Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Daya Anugrah Mandiri... 83 Lampiran 2 Data Karyawan PT Daya Anugrah Mandiri... 84 Lampiran 3 Slip Gaji Pegawai... 85 Lampiran 4 Daftar Pertanyaan... 86 Lampiran 5 Biodata Mahasiswa... 87
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Pada saat ini perkembangan teknologi semakin maju dengan pesat. Hampir setiap detik terjadi inovasi inovasi baru terhadap teknologi. Tentunya perkembangan teknologi tersebut akan membuat laju informasi di dunia ini semakin cepat. Laju informasi yang begitu cepatnya membuat manusia harus mampu mengolah berbagai informasi yang ada untuk memperoleh suatu hasil data yang cepat dan akurat. Hal inilah yang mendorong banyak organisasi, perusahaan swasta, bahkan instansi pemerintah memperbaiki sistem informasi mereka dengan cara selalu menggunakan sistem komputerisasi yang terbaru dan selalu memanfaatkan perkembangan informasi secara maksimal. Penggunaan program dalam komputer dapat mempermudah kegiatan suatu organisasi. Salah satunya adalah untuk program penggajian merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mempermudah dalam hal mengetahui daftar gaji pegawai, data pegawai dan bagian terpenting lainnya. Sistem penggajian pegawai pada PT Daya Anugrah Mandiri adalah cara baru dalam pengolahan data penggajian pegawai. Sistem penggajian ini merupakan dasar dan konsekuen logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Memakai Microsoft Excel memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama pada proses penginputan data. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membuat sebuah aplikasi pengolahan data dengan menggunakan program Micrisoft Visual Basic 6.0 untuk membantu perusahaan dalam penanganan membuat laporan penggajian.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk memilih judul Perancangan dan Pembuatan Sistem Penggajian Pegawai dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 pada PT Daya Anugrah Mandiri sebagai judul tugas akhir. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan judul dan latar belakang diatas, maka yang menjadi permasalahan dalam tugas akhir ini adalah Apakah perancangan perangkat lunak dapat mempercepat dan menghasilkan informasi penggajian yang cepat dan akurat yang dapat mengefisiensikan waktu dan mengurangi tingkat kesalahan terhadap sistem penggajian pegawai pada PT Daya Anugrah Mandiri? 1.3. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mempermudah pengolahan penggajian pegawai pada PT Daya Anugrah Mandiri, dan untuk merancang proses penggajian dengan tepat, cepat, dan akurat. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi : 1. Penulis Penulisan ini akan menambah wawasan dan pengalaman serta pengetahuan penulis dalam pembuatan karya ilmiah khususnya mengenai Microsoft Visual Basic 6.0. 2. Perusahaan Hasil penelitian ini akan menjadi masukan atau saran yang dapat membantu kinerja perusahaan dalam memperkecil kesalahan yang sering terjadi pada penggajian dan pengolahan data data karyawan pada perusahaan tersebut, dan program ini dapat meningkatkan produktivitas kerja dalam efektivitas dan efisiensi waktu.
3. Politeknik Negeri Medan Hasil penelitian ini akan dapat menjadi bahan bacaan yang berguna dalam melakukan penelitian lanjutan, misalnya pada perusahaan yang berbeda. 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1. Tenik Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah neraca perusahaan selama periode pengamatan yang diperoleh melalui teknik dokumentasi dan wawancara. 1. Dokumentasi Yaitu mencari data mengenai hal-hal variabel yang berupa catatan, buku, surat kabar, majalah, agenda, dan sebagainya menurut Sugiyono (2008:193) yang akan berhubungan dengan masalah penelitian. 2. Wawancara Wawancara adalah suatu teknik pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan bertanya langsung kepada responden mengenai masalah yang dibahas atau mengadakan tatap muka dengan responden. Penulis akan melakukan wawancara langsung dengan karyawan perusahaan yaitu pada bidang keuangan. 1.5.2. Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomena yang diselidiki (Nazir, 2003:54). Dalam pengolahan data, penulis melakukan langkah langkah sebagai berikut : 1. Mempelajari data penggajian yang sudah diperoleh.
2. Merancang tampilan program yang akan digunakan dengan Microsoft Visual Basic 6.0. 3. Menulis kode kode program pada Visual Basic 6.0. 4. Membuat aplikasi yang berhubungan dengan program penggajian yang telah dirancang. 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan penulisan laporan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama kurang lebih empat bulan yaitu mulai bulan Mei 2014 sampai dengan Agustus 2014 melalui proses pencatatan, pelaksanaan dan penyusunan laporan dengan alokasi waktu seperti terlihat pada tabel dibawah ini. Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan No Kegiatan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data Tabulasi Dan 3 Analisa Data Menyusun Konsep 4 Laporan Konsultasi pada 5 Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan 7 Tugas Akhir Penggandaan 8 Laporan Sumber : Pedoman Penulisan Tugas Akhir Tahun 2014