Bab I. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Pada era masa depan ini, perusahaan-perusahaan di Dunia sudah menerapkan teknologi untuk memperlancarkan dan mempermudah dalam kegiatan bisnisnya, terutama di bidang teknologi informasi. Teknologi informasi dapat berupa sistem informasi maupun perangkat informasi yang digunakan oleh perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang menerapkan teknologi informasi pada dasarnya sudah mempunyai perencanaan yang matang karena pada akhirnya teknologi informasi akan membuat kinerja perusahaan akan optimal dan biaya perusahaan akan dapat ditekan seminimum mungkin. Teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai harus mempunyai sistem informasi yang terstruktural dan sistem software yang terintegrasi terhadap sistem informasi tersebut yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Perusahaan yang menerapkan sistem informasi tersebut akan mudah dalam menjalankan perusahaan terutama dalam hal maintaining dan pengambil keputusan bagi pihak perusahaan. Di dalam sistem informasi yang efektif, struktur sistem infomasi harus sinkron dan berkembang terhadap kebijakan sistem informasi tersebut. Pembangunan terhadap sistem informasi menjadi hal yang wajib dilakukan oleh perusahaan agar sistem informasi dalam dapat berkembang dan pada akhirnya struktur sistem infomasi perusahaan akan mudah diterapkan dan terintegrasi kepada struktur perusahaan. Kebijakan perusahaan terhadap sistem informasi juga sangat berpengaruh terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan harus mempunyai kebijakan sistem informasi yang dapat mengatur penggunaan sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Dengan begitu perusahaan akan mudah mengatur apa yang harus dilakukan terhadap sistem informasi yang akan digunakan dan langka-langkah yang dilakukan oleh perusahaan. Sistem software yang diapaki oleh perusahaan juga sangat penting dalam menerapkan sistem informasi di dalam perusahaan. Sistem software merupakan alat pembantu perusahaan dalam mengerjakan sebuah kegiatan yang sangat 1
membantu baik berupa biaya yang rendah dan waktu yang cukup singkat. Sistem software dapat dikembangkan jika perusahaan tersebut mempunyai permasalahan yang sangat kompleks terhadap kinerja perusahaan. Dengan begitu sistem software harus terstandar dan dapat terintegrasi oleh sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Jika hal tersebut dilakukan kinerja perusahaan akan terbantu akibat sistem informasi yang terstruktur dan sistem software yang terintegrasi dengan sistem informasi perusahaan. 1.2. Tujuan Penulisan 1. Melihat bagaimana sistem software dapat menunjang pembangunan sistem informasi. 2. Melihat faktor maintability terhadap suatu sofware yang diterapkan oleh perusahaan. 3. Melihat kebijakan perusahaan terhadap outsourching dalam pengembangan sistem informasi. 4. Mengetahui langkah-langkah pembangunan sistem informasi terintegrasi. 2
Bab II. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Informasi Konsep sistem informasi diturunkan dari pemahaman sistem dan informasi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (O Brien 2010). Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sehingga sistem informasi adalah sebuah kombinasi terorganisir dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi, sumber data, serta kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia mengandalkan sistem informasi (SI) untuk berkomunikasi dengan satu sama lain menggunakan berbagai perangkat keras, perangkat lunak, saluran komunikasi, dan data yang di simpan. Tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi sistem memiliki konfigurasi dasar yang sama yaitu : 1. Input, meliputi elemen pengumpulan dan pengambilan yang masuk kedalam sistem untuk diproses 2. Proses, meliputi proses transformasi yang mengubah masukan menjadi keluaran seperti proses manufaktur dan proses kalkulasi data. 3. Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi menjadi bentuk akhir, dan informasi manajemen harus disampaikan kepada pengguna akhir. Konsep sistem dapat dibuat menjadi lebih bermanfaat dengan menambahkan dua komponen, yaitu komponen pengawasan dan umpan balik (feedback and control). Feedback adalah data mengenai performa sistem, sedangkan control adalah fungsi utama sistem yang mengawasi dan mengevaluasi feedback untuk menentukan apakah sistem bergerak mengarah kepada pencapaian tujuannya. 3
Gambar 2.1 Elemen Dasar Sistem Model sistem informasi membutuhkan lima sumber daya yaitu: sumber daya perangkat keras (mesin dan media), sumber daya perangkat lunak (instruksi program dan prosedur), sumber daya manusia (pengguna dan ahli SI), sumber data (teks, gambar, alfanumerik, video, dan audio), dan sumber daya jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan). Seluruh sumber daya ini digunakan dalam aktivitas model sistem informasi. Aktivitas pertama yaitu data yang telah dikumpulkan kemudian dimasukkan ke dalam sistem penyimpanan terkomputerisasi. Tahap selanjutnya data diproses menjadi informasi. Data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Seluruh aktivitas tersebut mengatur, menganalisa, dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi pengguna. Setelah itu dihasilkan sebuah informasi yang keluarkan dalam berbagai bentuk seperti lembaran laporan, data visual, dokumen multimedia, pesan elektronik, gambar grafis, dan audio. Informasi dan data yang didapatkan kemudian dapat disimpan dalam bentuk basis data, basis model, dan basis pengetahuan. Di dalam aktivitas sistem informasi terdapat pengawasan performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang telah ditentukan. 4
Gambar 2.2 Aktivitas Sistem Informasi 2.2 Sistem Informasi dalam Perusahaan Bisnis Penggunaan sistem informasi yang digunakan untuk mendukung manajemen dan bisnis sudah dimulai sejak tahun 1950-1960. Pada tahun tersebut penggunaan sistem informasi masih sederhana yaitu pemrosesan transaksi, pencatatan, akuntansi, dan aplikasi pemrosesan data elektronik lainnya (EDP). Dengan demikian, tahun 1960an merupakan awal kemunculan manajemen sistem informasi yang berkembang pesat hingga saat ini. Hal ini dimulai pada tahun 1990an dengan adanya pertumbuhan yang cepat dari internet, intranet, extranet, dan jaringan global lainnya yang saling terhubung merubah secara dramatis kemampuan sistem informasi dalam bisnis pada awal abad ke-21 (Gambar 2.3). Selanjutnya, perubahan mendasar dalam peran sistem informasi terjadi yaitu berbasis internet dan web perusahaan diaktifkan, dan sistem global e-bisnis dan e- commerce menjadi biasa dalam operasi manajemen perusahaan bisnis saat ini. 5
Gambar 2.3 Aplikasi internet, intranet, dan extranet di bisnis. Sistem informasi sekarang mengakar kuat sebagai sumber daya strategis dalam organisasi modern. Sehingga, sistem informasi yang tidak dapat mendukung kepentingan strategis organisasi, budaya perusahaan, ataupun kebutuhan karyawan dapat merusak masa depan organisasi. Sistem informasi bagi pengguna seperti manajer ingin mengetahui : 1. Bagian utama sumber daya organisasi, dan merupakan tantangan utama dalam manajemen sumberdaya. 2. Faktor penting yang mempengaruhi efisiensi operasional, produktivitas dan moral karyawan, dan kepuasan serta layanan pelanggan. 3. Sumber utama informasi dan memerlukan dukungan untuk menghasilkan keputusan yang efektif yang dibuat oleh para manajer. 4. Bagian penting dalam pengembangan produk dan layanan yang kompetitif, sehingga memberikan keuntungan strategis bagi organisasi. 5. Kesempatan karir yang menantang, dinamis dan penting bagi banyak orang. Selain itu, terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam aplikasi bisnis meliputi : 1. Dukungan proses bisnis - melibatkan sistem informasi yang mendukung proses bisnis dan operasi dalam bisnis. 6
2. Dukungan Pengambilan Keputusan - membantu pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berusaha untuk mendapatkan keuntungan yang kompetitif. 3. Dukungan Keunggulan Kompetitif - pengambilan keputusan untuk mendapatkan keuntungan strategis atas pesaing membutuhkan inovasi dengan menggunakan teknologi informasi Sistem informasi mendukung kegiatan bisnis dalam performa operasional, manajerial dan strategis. Secara konseptual diklasifikasikan menjadi dua : sistem informasi operasional dan manajerial, dimana keduanya mendukung kesuksesan strategis organisasi. 1. Sistem Informasi Operasional (SIO), memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Menghasilkan produk informasi yang digunakan untuk internal dan eksternal. a. Transaction Processing System (TPS), merupakan tipe awal sistem informasi. TPS merekam dan memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis seperti perubahan data penjualan, pembelian, dan persediaan. Perubahan data dalam basis data, seperti perubahan data pelanggan, dan menghasilkan berbagai dokumen juga laporan, seperti tagihan belanja dan laporan pajak. b. Process Control System (PCS), melakukan rutin keputusan yang mengawasi proses fisikal/operasional, seperti pemesanan ulang otomatis dan keputusan pengawasan produksi. c. Office Automation System (OAS), merubah metode perkantoran manual dan menggunakan media komunikasi kertas menjadi terkomputerisasi. Dengan OAS, pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, pemindahan data dan informasi dalam bentuk komunikasi perkantoran elektronik. 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM), yaitu ketika suatu sistem informasi dirancang untuk menyediakan informasi yang akurat, memiliki rentang waktu dan relevan untuk mendukung efektivitas pengambilan keputusan 7
manajemen. Tipe utama dari sistem informasi manajemen memiliki tujuan-tujuan berikut : a. Information Reporting Systems (IRS), menyediakan informasi mengenai produk yang mendukung kebutuhan pengambilan keputusan bagi pengguna akhir manajerial. Produk informasi berupa tampilan dan laporan yang dapat diatur berdasarkan : permintaan, periode, bergantung pada jadwal yang ditentukan, atau kapanpun diinginkan. b. Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem yang interaktif dan berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan spesialisasi basis data untuk membantu proses pengambilan keputusan manajerial. DSS menyediakan model analisis, pembacaan data dan kemampuan presentasi informasi yang memungkinkan para manajer untuk menghasilkan informasi yang mereka butuhkan dalam bentuk yang tidak terstruktur. c. Executive Information Systems (EIS), merupakan sistem informasi manajemen yang dibuat untuk kebutuhan informasi strategis bagi para top manajer. Informasi berasal dari berbagai sumber, termasuk suratsurat, memo, laporan berkala, hasil rapat, telepon dan aktivitas sosial. Beberapa kategori utama dari sistem informasi, menyediakan klasifikasi yang lebih luas dan unik, dan dapat mendukung aplikasi operasional, manajemen dan strategis, seperti : 1. Expert System (ES), merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuan mengenai area yang spesifik (khusus) untuk memberikan saran-saran ahli yang mendukung pengambil keputusan operasional dan manajerial. Digunakan dalam berbagai bidang seperti ; pengobatan, ilmu fisika, dan bisnis. 2. End User Computing systems (EUS), merupakan sistem informasi berbasis komputer yang mendukung aplikasi operasional dan manajerial bagi pengguna kahir, seperti ; word processing, email dan pengambilan data dari database. 8
3. Business Function Information systems, yaitu aplikasi operasional dan manajerial yang mendukung fungsi bisnis dasar, seperti fungsi akunting, keuangan, pemasaran, dan personalia. 4. Strategic Information Systems, merupakan sistem informasi yang mendukung layanan dan produk yang kompetitif untuk mencapai tujuan strategis. 2.3 Aplikasi Software Aplikasi Software adalah suatu subkelas software komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan user. Biasanya dibandingkan software sistem yang mengintregrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan user. Contoh utama perangkat lunak atau software aplikasi adalah pengolah data, lembar kerja, dan pemutar media (Wikipedia). Analisa software dapat dilihat dari gambaran umum atas berbagai jenis dan fungsi utama dari software aplikasi dan dan software sistem yang tersedia bagi para pemakai komputer, seperti diperlihatkan pada gambar 2.4. Gambar ini meringkas katagori-katagori utama dari software sistem dan aplikasi yang akan dibahas. Gambar 2.4 Ilustrasi Konsep 9
(Obrien 2005) Gambar 2.4 menunjukan bahwa software aplikasi meliputi berbagai jenis program yang dapat dibagi ke dalam katagori aplikasi umum dan khusus. Program aplikasi umum adalah program yang melakukan pekerjaan pemrosesan informasi umum bagi para pemakai akhir. Contohnya, program pengolah data (word processing), program kertas kerja (spreadsheet), program manajemen database, program grafik, adalah program-program yang terkenal di antara para user mikrokomputer untuk pemakaian rumah, pendidikan, bisnis, keilmuan, dan banyak tujuan lainnya. Oleh karena mereka secara signifikan meningkatkan produktivitas para pemakai akhir (end user), mereka kadang kala disebut sebagai paket software untuk produktivitas. Contoh-contoh lainnya meliputi penjelajah Web, e-mail, dan groupware, yang membantu mendukung komunikasi dan kerja sama antar kelompok kerja dan berbagai tim. Beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai paket atau suite aplikasi (aplication suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan OpenOffice, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah data, lembar kerja dan aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki user interface yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah (Wikipedia). 2.4.Sistem Software (O Brien 2005) Software sistem terdiri dari berbagai program yang mengelola dan mendukung sistem komputer serta aktivitas pemrosesan informasinya. Contohnya, sistem operasi dan program manajemen jarinagn berfungsi sebagai interface software penting antara jaringan komputer dengan hardware, serta dengan berbagai program aplikasi para end user. 10
Gambar 2.5 menunjukan bahwa kita dapat mengelompokan software sistem kedalam dua katagori utama yaitu program manajemen sistem dan program pengembangan sistem. Program manajemen sistem merupakan program-program yang mengelola hardware, software, jaringan dan sumber daya data dari sistem komputer selama pengoperasian berbagai pekerjaan pemrosesan informasi dari para pemakai atau user. Progam pengembangan sistem yaitu program-progam yang membantu para pemakai untuk mengembangkan program dan prosedur sistem informasi serta yang mempersiapkan program bagi para pemakai untuk pemrosesan melalui komputer. Program pengembangan software utama adalah penerjemah dan editor bahasa pemrograman, serta berbagai jenis CASE (computer-aided software enginering) dan alat pemrograman lainnya. Gambar 2.5 Interface Software Sistem 11
Bab III. Pembahasan 1. Jelaskan atribut atribut dari software yang berkualitas? Apa yang perlu dilakukan dalam pembangunan sistem informasi agar software penunjang sistem informasi yang dibangun tersebut memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh ISO? Jawaban: Atribut-atribut software yang berkualitas mempunyai 6 atribut seperti: a) Functionability : software harus dapat menjalankan fungsinya sebagaimana kebutuhan sistemnya. b) Reliability : Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsinya ketika digunakan. c) Usability : Kemampuan software akan mudah dimengerti, dipelajari, digunakan, dan disukai para user. d) Efficiency : Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumber daya. e) Maintainability : Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan) f) Portability : Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain. Jadi di dalam pembangunan sistem informasi, perusahaan harus mempunyai sistem software yang memenuhi 6 atribut ( Functionability, Realiability, Usability, Efficiency, maintainability, dan Portability) agar software tersebut mendapatkan standar kualitas ISO 9126. 2. Mengapa kita perlu memperhatikan maintainability dari suatu software? Jelaskan urgensinya! Jawaban: Kita perlu memperhatikan aspek maintainability terhadap suatu software kerena merupakan hal yang urgensi lalu dapat berubah terhadap lingkungan dan pembangunan sistem informasi. Maintainability merupakan unsur dari pengembangan dan improvisasi suatu software yang dilakukan oleh perusahaan dan akan berdampak pada pembangunan sistem 12
informasi. Jika pengembangan dan inprovisasi berjalan baik maka akan terjadi error yang perlu direvisi dan dapat di improve kembali kesalahan atau error tersebut menjadi betul dan layak diuji dan dievaluasi oleh perusahaan. Dengan begitu terjadi pemeliharaan sebuah sistem informasi terhadap maintainability yang dilakukan oleh perusahaan. Software yang sudah dievaluasi baru akan diimplementasikan oleh sistem informasi perusahaan tersebut. 3. Apa-apa saja yang perlu diperhatikan bila organisasi mengambil kebijakan outsourching dalam pengembangan sistem informasinya? Jelaskan! Jawaban: Perusahaan melakukan kebijakan outsourching harus memperhatikan halhal dibawah ini: a) Komitmen dalam memberikan kualitas. Kualitas menjadi faktor menentukan bagi perusahaan dalam mencari vendor untuk kepentingan pengembangan sistem informasi. Hal ini harus diperhatikan karena banyak sekali vendor penyedia jasa outsourching sehingga perusahaan harus selektif memilih. b) Harga. Pihak perusahaan juga menentukan batasan kemampuannya terutama dalam hal biaya bila menggunakan outsourcing. Tentunya tidak ingin bila ternyata biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam menerapkan outsourcing jauh lebih mahal sehingga pihak vendor juga harus berkompetisi dalam harga. c) Reputasi. Referensi atau reputasi vendor sangat berpengaruh bagi perusahaan yang ingin menggunakan jasa vendor. Suatu vendor yang telah terbukti dalam bidang outsourcing maka akan menjadi incaran bagi perusahaan yang ingin mengelola Sistem Informasinya. d) Waktu kontrak yang bersifat fleksibel. Durasi penyelenggaraan outsourcing biasanya dibagi dalam tiga waktu yaitu jangka pendek, menengah, dan panjang. Pihak 13
perusahaan sangat memilih bila kontrak outsorcing lebih bersifat fleksibel dan tidak kaku guna menyesuaikan dengan perubahan perusahaan maupun lingkungan yang tidak dapat diprediksi. e) Sumber daya yang tersedia. Sumberdaya yang dimiliki oleh pihak vendor akan mempengaruhi perusahaan. Mengelola Sistem Informasi tentunya harus dijalankan oleh sumberdaya yang kompeten dalam bidangnya sehingga menghasilkan kualitas dan hasil yang memuaskan. f) Hubungan yang lebih terbuka. Jalinan kerjasama yang lebih terbuka akan sangat diminati oleh perusahaan dalam hal memilih vendor. Misalnya dalam mensikronkan antara harapan dan kebutuhan perusahaan dengan sistem outsourcing sehingga terdapat keterbukaan pada kedua belah pihak. 4. Kalau anda dipercaya untuk memimpin pembangunan sistem informasi terintegrasi bagi perusahaan di tempat anda bekerja langkah apa saja yang anda akan lakukan? Jelaskan! Jawaban: Jika saya ditunjuk menjadi pemimpin pembangunan sistem informasi di perusahaan saya, maka saya akan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) karena sudah umum dan banyak diterapkan oleh perusahaan lain karena merupakan pengembangan dan perbaikan dari sistem code and fix. Dengan melakukan metode SDLC, maka pengembangan sistem informasi akan berjalan dengan baik dan software yang dipakai akan peningkatan kualitas standar ISO 9126. Metode SDLC mempunyai tahapan seperti berikut: a. Investigasi. Langkah tersebut dilakukan untuk mengetahui apa yang kurang dan perlu diperbaiki terhadap software tersebut agar nantinya dapat dievaluasi untuk pemngembangan selanjutnya. 14
b. Analisa. Membuat analisa kekurangan apa yang harus diperbaiki dan diimprovisasi lalu kelebihan apa yang harus ditingkatkan dan terus konsisten dari sistem software yang akan diiplementasikan. c. Perancangan. Merancang sebuah sistem yang akan diimplementasikan oleh perusahaan dan rancangan tersebut bertujuan untuk membuat para user gampang menggunakannya atau user friendly. d. Pengkodean Pemrograman harus mempunyak bahasa tau pengkodean yang sangat canggih agar tercipta software yang aman dan fleksibel. e. Pengoperasian. Program software tersebut akan menjadi mudah bila pengoperasian tersebut bersifat fleksibel dan user friendly dan para user tidak menemukan kesulitan dalam mengakses software tersebut. f. Pemeliharaan Hal ini harus selalu dilakukan oleh perusahaan denagn waktu yang berkala agar software yang digunakan tidak crash dan nantinya akan merugikan perusahaan. 15
Bab V. Kesimpulan 1. Software yang baik dan berkualitas standar ISO 9126 harus mempunyai 6 atribut kriteria yang harus dimiliki seperti Functionability, Realiability, Usability, Efficiency, maintainability, dan Portability. 2. Maintainability sangat urgen dalam pembangunan sistem software karena software perlu dievaluasi dan dikembangkan bila sistem informasi dibangun menjadi terintegrasi, karena itu maintainability sangat harus dilakukan oleh perusahaan. 3. Banyak sekali hal-hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan outsorching seperti harus melhat kualitas sumber daya outsourching itu sendiri, kompeten dalam melihat masalah yang dihadapi, dan harus cooperatif dan komunikatif terhadap perusahaan. 4. Metode SDLC (System Development Life Cycle) merupakan cara yang tepat unutk pengembangan software terhadap pembangunan sistem informasi karena metode ini banyak dilakukan oleh semua pihak dan perusahaan. 16
Daftar Pustaka O Brien, J.A & Marakas, G.M.M (2005). Pengantar Sistem Informasi. Boston: McGraw-Hill Irwin. O Brien, J.A & Marakas, G.M.M (2010). Management Information System (tenth edition). Boston: McGraw-Hill Irwin. 17