Pengantar & Office Automation Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika.

Transkripsi

1 Pengantar & Office Automation Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas i Pasundan Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT. caca.e.supriana@unpas.ac.id

2 Lt Latar Blk Belakang Pekerjaan e kantor adalaha suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, ji memfasilitasi i pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA). 2

3 Teknologi Komputer untuk Perkantoran Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini. 3

4 Office Automation Asal mula otomatisasi perkantoran dapat ditelusur balik pada awal 1960 an ketika IBM mengusulkan istilah word processing (pengolah kata) untuk menggambarkan aktivitas divisi pengetikan elektriknya. Istilah tersebut menyatakan konsep dimana aktivitas kii kantor yang fokusnya di sekitar pemrosesan kata. Tujuannya adalah menggambarkan perhatian yang sama ke produk kantor yang dicurahkan pada komputer dan pengolahan data. 4

5 Office Automation Produk OA memungkinkan pekerja kantor untuk memproses lebih banyak dokumen dengan lebih cepat dan lbihbik lebih baik. OA bisa membuat hal tersebut lebih mudah bagi pekerja berpengetahuan untuk menyiapkan korespondensi keluar. Sebagai contoh, pekerja berpengetahuan atau sekretaris bisa menggunakan pengolahan kata untuk menyiapkan surat, memo, dan laporan. 5

6 Office Automation Office automation mengacu pada berbagai variasi komputer dan software (perangkat lunak) yang digunakan untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, dan informasi digital yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tugas dasar. Penyimpanan data mentah, transfer elektronik, dan manajemen informasi bisnis elektronik meliputi kegiatan dasar dari sistem otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor membantu dalam mengoptimalkan atau mengotomatisasi prosedur kantor yang ada. 6

7 Office Automation Tulang punggung dari otomatisasi kantor adalah LAN, yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan data, mail ke seluruh jaringan. Semua fungsi kantor, termasuk dikte, mengetik, pengarsipan, menyalin, faks, Telex, mikrofilm dan catatan manajemen, telepon dan switchboard telepon operasi, termasuk dalam kategori ini. Keuntungan adalah: dlh Otomatisasi kantor membantu banyak tugas diselesaikan lebih cepat. Menghilangkan kebutuhan staf dalam jumlah besar. Sedikit tempat yang diperlukan untuk menyimpan data. Data secara dapat diperbaharui bersamaan dalam hal perubahan jadwal 7

8 Office Automation Information Systems Operations Support System Management Support System Transaction Process Office Management processing control automation information systems systems systems systems Decision support systems Executive information systems 8

9 Sistem Informasi An information system(is) is typically considered to be a set of interrelated elements or components that collect(input), manipulate(processes), and disseminate (output) data and information and provide a feedback mechanism to meet an objective. Sistem informasi (SI) adalah satu set unsur/komponen yang saling terkait, dimana terdapat unsur input, memanipulasi (proses), dan menyebarkan (output) data dan informasi, serta menyediakan mekanisme umpan balik untuk memenuhi tujuan. 9

10 Karakteristik Sistem Komponen Lingkungan luar Batasan Jalinan /interface Input Proses Output Tujuan 10

11 Konsep Sistem Konsep sistem Konsep informasi Konsep manajemen Manusia sebagai pengolah lhinformasi 11

12 Komponen Sistem Perangkat keras Perangkat lunak Database Prosedur Personil 12

13 Konsep Dasar Manajemen A. Dimana manajer ditemukan Manajer dapat ditemukan dimana mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkatan dan dalam berbagai bidang fungsional didalam perusahaan. B. Tingkatan manajemen Tingkatan manajer didalam organisasi adalah : Tingkat perencanaan strategis Tingkat pengendalian dli manajemen Tingkat pengendalian operasional 13

14 C. Bidang Fungsional Bidang fungsional perusahaan terdiri dari 3 (tiga) bidang utama yakni : Pemasaran Manufaktur Keuangan D. Apa yang dilakukan para manajer Fungsi manajemen menurut Henri Fayol : Planning Organizing Staffing Directing Controling 14

15 E. Peran manajerial Interpersonal (peran antar pribadi) Figurehead (kepala) Leader (pemimpin) Liasion (penghubung) Peran Informasi Monitor (pemantau) Disseminator (pewarta) Spokesperson p (juru bicara) Peran Keputusan Entrepreneur (wirausaha) Disturbance handler Resource allocation Negotiator 15

16 Keakhlian Manajer Keahlian komunikasi Keahlian pemecahan masalah Pengetahuan Manajemen Mengerti komputer Mengerti Informasi 16

17 MANAJER DAN SISTEM TUJUAN MEKANISME PENGENDALIAN MASUKA N TRANSFORMASI KELUAR AN 17

18 Manajemen Informasi Delapan Lingkungan Pemerintah Masyarakat global Pelanggan Pesaing Pemegang saham/pemilik Serikat kerja Pemasok Masyarakat keuangan Perusahaan 18

19 Perencanaan Stategis Sumber Daya Informasi Rencana stategis sumbser daya informasi Rencana stategis sumbser daya pemasaran Rencana stategis sumbser daya keuangan Rencana stategis sumbser daya manufaktur Rencana stategis sumbser daya manusia 19

20 Manajeman Informasi Seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat. PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Kompleksitas Kegiatan Bisnis 1. Pengaruh ekonomi internasional 2. Persaingan dunia 3. Meningkatnya kerumitan teknologi 4. Batas waktu yang semakin singkat 5. Kendala kendala sosial 20

21 Kemampuan komputer yg semakin baik Perkembangan komputer mulai dari generasi I sampai dengan V ( Pentium). Evolusi Komputer Era Komputer 1. Facus of philosopy : Data Processing 2. Adminstrative framework : Regulated monopoly 3. Primary target : Organizational 4. Justification Purposes : Productivity effeiciency 21

22 Era Teknologi Informasi 1. Focus of philosopy : end user computing 2. Administrative framework : Free market 3. Primary target : Individual 4. Justification purposes : effectiveness Era Sistem Informasi 1. Focus of philosopy : Strategic system 2. Administrative framework : Regulated free market 3. Primary target : Business process 4. Justification purposes : Competitive advantage 22

23 Era Globalisasi Informasi 1. Focus of philosophy : Business transformation enabler 2. Administrative framework : Globalization 3. Primary target : Dynamic system 4. Justification purpose : Adaptivity 23