BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 adalah sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan. Hubungan keseluruhan antara owner (PT. Karya Cipta Sukses Anugerah), Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor, Konsultan ME dan Kontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan kerja antara owner, III-1
Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Kontruksi, Konsultan Quantity Surveyor, Konsultan ME dan Kontraktor adalah: 1. Hubungan ikatan kontrak kerja. 2. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada Owner. 3. Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa kontruksi kepada Kontraktor. 4. Konsultan Perencana memberikan hasil perencanaannya kepada Owner. 5. Owner memberikan imbalan jasa kepada Konsultan Perencana. 6. Konsultan Manajemen Kontruksi memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen The Nest Dipuri secara umum tahapan kegiatan pekerjaan tersebut terbagi menjadi, yaitu perencanaan (planning) dilaksanakan oleh PT. Megatika Internasional sebagai perencana arsitektur, PT. Ketira Engineering Consultants sebagai perencana struktur dan PT. Mecco System Internusa sebagai perencana ME, administrasi (administrative) dilakukan oleh PT. Korra Antarlestari, pengorganisasian (organizing) dan pengawasan (controlling) dilaksanakan oleh PT. Tripanoto Sri Konsultan, pelaksanaan pekerjaan (actuating) dilaksanakan oleh PT. Caisson Dimensi. 1. Perencanaan (Planning) Pada kegiatan perencanaan ini didalamnya terdapat kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan III-2
dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang dibutuhkan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan untuk mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari: pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor) yang masing-masing mempunyai tugas, kewajiban, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 3. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan dalam proyek Apartemen The Nest Dipuri dilakukan oleh PT. Caisson Dimensi, kegiatan pelaksanaan meliputi pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsurunsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masingmasing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya serta taat sesuai peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. 4. Pengawasan (Controlling) Kegiatan pengawasan dilaksanakan oleh PT. Tripanoto Sri Konsultan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini III-3
tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan pada umumnya ditentukaan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengawasan dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain: pelaksana tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report), S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. 5. Administrasi (Administrative) Kegiatan administrasi dilaksanakan oleh PT. Korra Antarlestari yang meliputi pengelolaan atas aspek kontraktual pekerjaan konstruksi, pengadaan sumber daya dan manajemen pengendalian biaya. Selain itu juga bertanggung jawab atas perhitungan biaya selama proyek berlangsung. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan untuk mencapai suatu hasil yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing- III-4
masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya. 3.2.1 Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi proyek merupakan perwujudan dari suatu sistem organisasi dalam pelaksanaan suatu proyek pembangunan atau dengan kata lain merupakan suatu kerangka penjabaran dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait, sehingga jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya. Dengan adanya sistem dan struktur organisasi yang baik dan jelas, maka suatu pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tujuan pembangunan proyek dapat tercapai sesuai dengan persyaratan waktu, biaya, dan mutu yang telah disepakati sebelumnya. Termasuk juga pada proyek Apartemen The Nest Dipuri, pada proyek ini pun sistem organisasi dan struktur organisasi merupakan suatu bagian yang terpenting. Hal ini dikarenakan didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut melibatkan banyak instansi/badan hukum/perorangan yang masing-masing memiliki tugas, tangggung jawab serta kewajiban yang berbeda-beda dan diharapkan dengan adanya sistem organisasi dan struktur organisasi yang baik pada proyek pembangunan tersebut dapat mengakomodasikan seluruh tugas, tanggung jawab serta III-5
kewajiban masing-masing pihak yang terlibat sehingga pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun unsur unsur pelaksanaan pembangunan Apartemen The Nest Dipuri antara lain: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek Apartemen The Nest Dipuri 3.2.1.1 Pemberi Tugas (Pemilik) Pemberi tugas adalah pihak yang mempunyai dana dan ingin mendirikan suatu bangunan. Adapun pelaksanaan dari tujuan tersebut dapat dilakukan sendiri atau dengan alasan tertentu dapat meminta pihak lain untuk melaksanakan sesuai dengan yang diinginkan. Pemberi Tugas (Pemilik) dapat perseorangan, badan/instansi/lembaga baik pemerintah ataupun swasta yang mempunyai dana untuk mendirikan bangunan baik dengan dilaksanakan sendiri atau III-6
meminta pihak lain untuk melaksanakannya sesuai dengan yang diinginkan. Tugas dan kewajiban pemilik meliputi : a. Menyediakan dan membayar semua biaya proyek sesuai dengan kebutuhan. b. Menyediakan lahan atau tempat pembangunan proyek. c. Mengadakan pembebasan lahan. d. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB). e. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai kontrak. f. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). g. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). h. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. i. Menghadiri rapat-rapat koordinasi dengan pelaksanaan konsultan dan pengawas proyek untuk mempelancar pelaksanaan proyek tersebut. Wewenang pemilik meliputi : III-7
a. Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada pihak konsultan kontraktor dan Nominated Sub Contraktor (NSC). b. Mengeluarkan instruksi kepada kontraktor mengenai pembangunan proyek yang sesuai dengan dokumen kontrak. c. Menandatangani perizinan (PLN, Telkom, PDAM, dll). d. Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan. e. Menerima proyek yang telah dikerjakan oleh kontraktor setelah selesai dilaksanakan. 3.2.1.2 Konsultan & Manajemen Konstruksi (PM & CM) Konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi adalah pihak yang diberi kepercayaan oleh pemberi tugas (owner) untuk mengelola serta mengawasi proses pelaksanaan pembangunan dari mulai sampai dengan akhir pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Dengan kata lain, konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi mewakili atau bertindak sebagai koordinator atas nama pemberi tugas (owner) dalam mengelola pelaksanaan pembangunan dan bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada pemberi tugas (owner). Pada proyek pembangunan proyek Apartemen The Nest Dipuri yang bertindak selaku konsultan manajemen proyek dan konstruksi adalah PT. Tripanoto Sri Konsultan. Tugas dan wewenang dari konsultan manajemen proyek dan manajemen konstruksi meliputi: III-8
a. Melakukan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan kontraktor dilapangan terutama standart mutu kesesuaian dengan spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) seperti yang digariskan sebelumnya. b. Melakukan proses pengawasan dan memberi penilaian terhadap laju pelaksanaan dan tingkat perkembangan pekerjaan kontraktor dilapangan serta ketepatannya dengan jadwal rencana penyelesaian. c. Melakukan proses pengawasan produktivitas terhadap aspek waktu biaya proyek, termasuk juga dampak yang ditimbulkan. d. Melakukan pengawasan dan membuat persetujuan terhadap kemungkinan adanya revisi-revisi, perubahan dan penyesuaian hasil perencanaan baik berupa pertimbangan maupun permintaan owner supaya mendapat hasil pekerjaan yang lebih baik. e. Melakukan proses penelitian dan pemeriksaan terhadap hasilhasil pelaksanaan pekerjaan yang telah diselesaikan kontraktor dilapangan, baik dari segi waktu, mutu maupun biaya. f. Memberikan peringatan dan pengarahan kepada kontraktor jika terdapat penyimpangan teknis maupun RKS dalam pelaksanaan pekerjaan dilapangan. III-9
g. Meminta penjelasan kepada kontraktor sehubungan dengan rencana pekerjaan ataupun hasil-hasilnya demi kepastian pelaksanaan proyek. h. Menilai dan mensahkan surat-surat berita acara laju pelaksanaan dan perkembangan/kemajuan pekerjaan, berita acara penyerahan pekerjaan. Adapun struktur organisasi dari PT. Tripanoto Sri Konsultan serta tugas dan tanggung jawab masing-masing personil tersebut pada pelaksanaan pembangunan proyek Apartemen The Nest Dipuri yaitu sebagai berikut : Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Tripanoto Sri Konsultan III-10
1. Project Manager Project manager mempunyai tugas serta tanggung jawab serta dalam hal perencanaan, penjadwalan proyek dan juga aspek koordinasi dalam hubungan pembangunan proyek Apartemen The Nest Dipuri dengan PT. Karya Cipta Sukses Anugerah yang didalamnya mencakup administrasi teknis dan kontrak proyek. Project manager adalah penanggung jawab utama dalam hal menjamin bahwa setiap persyaratan yang ditetapkan dalam project quality plan yang mungkin diisyaratkan sesuai dengan syarat-syarat mutu untuk proyek. Tugas dan tanggung jawab dari project manager, meliputi : 1. Memahami lingkup dan persyaratan pekerjaan yang tercakup dalam dokumen kontrak. 2. Menyusun project team dan mendefinisikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing personil di lingkungan proyek. 3. Menyusun rencana pelaksanaan konstruksi proyek (project planning). 4. Menyusun rencana jadwal waktu pelaksanaan konstruksi serta sistem pengendaliannya. 5. Mendelegasikan detail rencana kerja dan melakukan kontrol secara periodik dari seluruh bawahannya. 6. Memonitor program pengendalian mutu, waktu dan biaya pelaksanaan proyek termasuk SOP. III-11
7. Melaporkan progres pelaksanaan proyek serta menentukan sistem pelaporannya. 8. Mengkoordinir seluruh pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek. 2. Construction Manager Tugas dan tanggung jawab dari construction manager, meliputi : 1. Penguasaan lingkup tugas dan tanggung jawab sebagai CM. 2. Penguasaan dokumen kontrak kontraktor dengan pemberi tugas. 3. Pembuatan struktur organisasi dan SOP (Standard Operation Procedure) proyek. 4. Penyusunan master schedule proyek/network planning. 5. Penyusunan struktur organisasi intern personil konsultan. 6. Penyusunan RAPBP (Rencana Anggaran Pendapatan/Biaya Proyek) intern konsultan. 7. Persiapan dokumen intern konsultan. 8. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian pelaksana proyek (Kontraktor). 9. Pembinaan dan control intern staf konsultan proyek. 3. Field Coordinator Tugas dan tanggung jawab dari field coordinator meliputi : 1. Penguasaan struktur organisasi proyek secara keseluruhan. 2. Penguasaan struktur organisasi intern konsultan di proyek tersebut. 3. Penguasaan lingkup layanan jasa konsultan di proyek tersebut. III-12
4. Peguasaan hak dan kewajiban sebagai field coordinator. 5. Penguasaan SOP proyek. 6. Penguasaan SOP internal konsultan. 7. Penguasaan dokumen kontrak seluruh paket pekerjaan yang ada dibawah tanggung jawabnya. 8. Menyiapkan form-form standard yang diperlukan. 9. Persiapan check list dan defect list untuk pengawasan pekerjaan. 10. Rapat pra pelaksanaan paket pekerjaan. 11. Rapat koordinasi mingguan. 12. Rapat masalah teknis/design. 13. Pemeriksaan schedule paket pelajaran. 14. Evaluasi material. 15. Monitoring schedule. 16. Pembuatan construction site plan. 17. Evaluasi usulan perubahan. 18. Evaluasi usulan perpanjangan waktu. 19. Koordinasi dan monitoring tugas-tugas inspector. 4. Admin Teknik Tugas dan tanggung jawab dari admin teknik, meliputi : 1. Membuat laporan harian/mingguan/bulanan. 2. Menyiapkan form-form standard yang diperlukan. 3. Penguasaan dokumen kontrak paket pekerjaan yang ditangani. III-13
4. Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh owner. 5. Melayani tamu-tamu intern perusahaan maupun ekstern dan melakukan tugas umum. 6. Membantu project manager dalam hal keuangan dan sumber daya manusia sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik. 7. Mencatat seluruh aktivitas proyek. 3.2.1.3 Quantity Surveyor Quantity Surveyor (QS) adalah sebuah profesi yang mempunyai keahlian dalam perhitungan volume, penilaian pekerjaan konstruksi, administrasi kontrak sedemikian sehingga suatu pekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan dipercayakan. Quantity surveyor dapat berupa perseorangan ataupun perseroan yang berbadan hukum. Pada proyek pembangunan proyek Apartemen The Nest Dipuri yang bertindak selaku Quantity Surveyor adalah PT. Korra antarlestari. Tugas dan wewenang dari Quantity Surveyor, meliputi : - Memberikan saran yang berkaitan dengan pengendalian biaya pembangunan/proyek agar tidak melampaui rencana anggaran yang ditetapkan oleh pemilik proyek (owner) - Menangani aspek legal pelaksanaan proyek - Membantu pekerjaan kontraktor sebagai estimator atau manager kontrak. III-14
3.2.1.4 Konsultan Perencana Konsultan perancana adalah pihak yang bergerak dalam bidang jasa, yang memiliki kemampuan untuk merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi kepada pemilik bangunan sehingga tercipta suatu rancangan yang sesuai dengan keinginan pemilik. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseroan yang berbadan hukum. Pada proyek Apartemen The Nest Dipuri terdapat beberapa konsultan perencana seperti telah tertera pada 2.3.1. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : Tugas dan wewenang dari konsultan struktur : - Memberikan konsultasi kepada konsultan arsitektur saat perencanaan mengenai kekuatan konstruksi yang mungkin dapat diterapkan. - Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan (pondasi) terhadap kondisi tanah setempat. - Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. - Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. - Menghadiri rapat-rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahanperubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. III-15
Tugas dan wewenang konsultan arsitektur : - Membuat rancangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari owner. - Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner mengenai rancangan yang akan dibuat. - Membuat gambar rancangan yang telah disepakati dengan sedetail mungkin. Tugas dan wewenang konsultan ME : - Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan listrik sesuai dengan kebutuhan dari owner. - Menghadiri rapat dan memberikan penjelasan pada waktu rapat. - Memberikan konsultasi dan pertimbangan kepada owner mengenai rancangan yang akan dibuat. - Melakukan pengawasan berkala dan melaporkannya kepada owner. 3.2.1.5 Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan pembangunan proyek menurut biaya yang telah disepakati dan melaksanakan sesuai dengan peraturan, syarat-syarat serta gambar-gambar rencana sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak. Kontraktor dapat berupa perseorangan ataupun badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembangunan. Dalam pelaksanaan proyek Apartemen The Nest Dipuri, terdapat beberapa pihak yang bertindak sebagai III-16
kontraktor diantaranya yaitu PT. Caisson Dimensi sebagai kontraktor yang diberi kepercayaan untuk melaksanakan pekerjaan pondasi, dan dalam hal ini penggunaaan pondasi bored pile. Tugas kontraktor meliputi : a. Merealisasikan suatu rencana bangunan berdasarkan dokumen kontrak dengan menggunakan material yang sesuai dengan standar kualitas yang disetujui bersama. b. Menyediakan segala bahan, tenaga kerja, peralatan kerja, serta segala sesuatu yang diperlukan untuk menunjang kelancaran proyek. c. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. d. Selalu berhubungan dengan perencana dan pengawas atau manajemen proyek dan manajemen konstruksi bila terjadi perubahan pelaksanaan. Wewenang kontraktor meliputi : a. Melaksanakan pekerjaan konstruksi gambar kerja (shop drawing), perhitungan dengan metode pelaksanaan dan peraturan- peraturan yang telah ditentukan. b. Melaksanakan pemeriksaan kembali ukuran dan kualitas semua bahan yang akan dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan, apabila kontraktor meragukan ukuran dan kualitas III-17
bahan yang dipakai tidak sesuai dengan spesifikasi maupun gambar kerja (shop drawing). c. Menyediakan fasilitas keselamatan kerja seperti yang diharuskan oleh peraturan-peraturan maupun ketentuan yang berlaku, baik dari pihak departemen tenaga kerja maupun dari pihak terkait lainnya. d. Membuat laporan harian, mingguan maupun bulanan yang disetujui oleh konsultan dan pemilik sekaligus mengadakan rapat-rapat koordinasi dengan mereka. e. Menyerahkan hasil pekerjaan apabila telah selesai secara keseluruhan kepada pemilik. f. Mengajukan permintaan pembayaran atas pekerjaan yang telah dicapai sesuai waktu yang telah disepakati. g. Mempunyai hak untuk meminta penjelasan pada konsultan bila terdapat bagian yang tidak jelas dalam pelaksanaan proyek. Adapun struktur organisasi dari Kontraktor Pondasi PT. Caisson Dimensi, yaitu sebagai berikut: III-18
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Caisson Dimensi 3.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PROYEK Pada suatu proyek pembangunan rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3 bagian yaitu laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek Apartemen The Nest Dipuri laporan III-19
harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh kantor kemudian dilaporkan kepengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas. 1. Laporan Harian Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan. b. Peralatan yang tersedia dilapangan. c. Pekerjaan yang telah diselesaikan. d. Keadaan cuaca. e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja 2. Laporan Mingguan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Laporan progress dan koordinasi konstruksi. 1. Kondisi site safety. 2. Membandingkan progress dengan program (rencana vs realisasi). III-20
3. Antisipasi keterlambatan. 4. Quality control. 5. Koordinasi antar kontraktor. 6. Informasi work outstanding. 7. Shop drawing. b. Laporan perencanaan 1. Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future) yang menjadi tanggung jawab konsultan. 2. Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usulan perubahan desain. 3. Review, pantau dan evaluasi progress design atau produksi dokumen, bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan. 4. Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex. RFI, design). c. Laporan safety meeting 1. Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment and security dikelola dengan baik. 2. Melaksanakan audit safety pada proyek. 3. Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activities and condition, nearmisses, serious and minor injuries termasuk kasus first aid. 4. Menciptakan safety awareness. III-21
5. Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu dilaksankanan seiring dengan upaya-upaya healthy, safety, environment and security (dalam rencana mingguan). 6. Meningkatkan komnikasi dalam hal safety. 7. Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan. 3. Laporan Bulanan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan perbaikan. b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah ditetapkan. c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek. d. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan. III-22
3.4 PENGENDALIAN PROYEK Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen proyek, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, pelaksanaan dan pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu, dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan. Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya). 2. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan (pengendalian mutu). 3. Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule sehingga pihak pemilik proyek maupun pelaksana tidak merasa dirugikan karena adanya keterlambatan (pengendalian waktu). Maka untuk dapat menciptakan tujuan-tujuan tersebut diperlukan beberapa pertimbangan-pertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut: 1. Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana yang telah dibuat. 2. Dana dan tenaga kerja yang tersedia. 3. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. 4. Waktu yang telah ditentukan. III-23
3.4.1 Pengendalian Biaya Proyek Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan seluruh staff proyek, untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek sangat dipengaruhi oleh: 1. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya waktu pelaksanaan semakin besar biaya yang dikeluarkan. 2. Pengendalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek karena jika hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka harus menambah biaya pekerjaan ulang, finishing dan pembongkaran. 3. Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaanya atau penerapannya dikarenakan in-efektivitas dari cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari yang seharusnya yang direncanakan. Pengendalian biaya proyek dilakukan secara rutin selama proyek berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional dan nonoperasional. 3.4.2 Pengendalian Mutu Bahan Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengawasan pekerjaan dan uji mutu dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan. Pengendalian mutu bahan sangat diperlukan untuk III-24
mendapatkan hasil pekerjaan yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan mutu yang dapat dipertanggung jawabkan. 3.4.3 Pengendalian Waktu Pelaksanaan Pengendalian waktu proyek pada umumnya dilakukan dengan sistem penjadwalan dengan pembuatan time schedule yang merupakan sistem pengendalian waktu dengan menetapkan alokasi waktu untuk masing-masing tahap pekerjaan yang disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan. Pengendalian waktu dilakukan dengan cara sebagi berikut: 1. Pengendalian jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan, apabila terjadi sebuah keterlambatan maka diperlukan penambahan tenaga kerja atau mengadakan jam kerja tambahan (kerja lembur). 2. Pengecekan pengadaan material dan alat yang selalu siap apabila suatu pekerjaan akan berlangsung. 3. Menetapkan tenaga ahli pada tiap pekerjaan sesuai dengan keahlian masing-masing sehingga akan tercipta keselarasan pekerjaan yang bagus dan saling membantu. 3.5 Tinjauan Kontrak Dalam pelaksanaan proyek Apartemen The Nest Dipuri ini owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerja sama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan III-25
proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: 1. Pelelangan umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam melakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini biasanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2. Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3. Penunjukan langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. 3.5.1 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang III-26
pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/lump sump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : 1. Surat perjanjian (kontrak). 2. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang. 3. Surat keputusan penetapan pemenang lelang. 4. Surat penawaran. 5. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui. 6. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar. 7. Berita acara hasil lelang. 8. Berita acara pembukaan penawaran. 9. Berita acara penjelasan. 10. Syarat-syarat umum dan khusus kontrak. 11. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan. Pada saat ini kebutuhan proyek-proyek konstruksi terdapat beberapa jenis sistem kontrak, antara lain : 1. Kontrak Unit Price III-27
Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah dikerjakan. 2. Kontrak Lump Sump Fixed Price Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilik yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus and Fee Contract) Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. 4. Kontrak Owner Builder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada sub kontraktor. III-28