BAB 4 PEMBAHASAN 4.1. Evaluasi Sistem Informasi PT ERA Griya Selaras merupakan Member Broker dari ERA Graharealty (ERA Indonesia) yang telah menunjukkan kemajuan yang cukup pesat dalam bidang broker properti semenjak beroperasi lebih dari 15 tahun. Dalam persaingan bisnis sekarang ini, dimana persaingan persaingan yang terjadi dari perusahaan serupa semakin ketat, PT ERA Griya Selaras sadar akan pentingnya kecepatan dan ketepatan informasi untuk menghadapinya. Salah satu bidang yang paling menentukan kecepatan dan ketepatan penyajian informasi adalah mempunyai suatu sistem informasi akuntansi yang cepat dan tepat guna. Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan di perusahaan ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Untuk itu akan dievaluasi lebih lanjut tentang kelemahan dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas tersebut. Selain itu juga akan diusulkan perbaikan perbaikan untuk setiap kelemahan yang ditemukan sehingga diharapkan untuk masa yang akan datang sistem perusahaan dapat berjalan secara maksimal. Adapun evaluasi yang dilakukan meliputi : Evaluasi terhadap fungsi dan prosedur yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan Lebih lanjut evaluasi tersebut akan dibahas secara rinci dalam bab ini. 60
4.2. Evaluasi Terhadap Fungsi dan Prosedur yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 4.2.1. Staf Keuangan Membuat Kwitansi Pembayaran Uang Muka hanya Dua Rangkap. Pada saat penelitian dilakukan, pembuatan kwitansi pembayaran uang muka dilakukan oleh staf keuangan dan hanya dibuat dua rangkap. Staf keuangan membuat kwitansi pembayaran uang muka setelah menerima pembayaran uang muka dari pembeli. Seharusnya pada saat pencetakan kwitansi pembayaran uang muka staf keuangan membuat dokumen tercetak atau kwitansi menjadi tiga rangkap. Karena dengan adanya tiga rangkap kwitansi ini maka rangkap ketiga dapat diarsip oleh staf keuangan, sebagai data perusahaan. Staf keuangan mempunyai asumsi bahwa pembuatan kwitansi hanya memerlukan dua rangkap, rangkap satu diberikan untuk pemilik rumah, dan yang rangkap dua diberikan kepada calon pembeli rumah. Kelemahan dari sistem ini adalah staf keuangan hanya mempunyai rekapan kwitansi di dalam sistem komputer (hardware dan software), sehingga mudah terjadinya kehilangan data apabila sistem komputer (hardware dan software) tersebut mengalami kerusakan. Hal ini dapat berakibat fatal untuk staf keuangan apabila terjadi kerusakan dalam sistem komputer tersebut, yang mengakibatkan staf keuangan akan mendapatkan masalah dalam membuat laporan keuangan perusahaan nantinya. Tentu saja hal ini akan ikut mengganggu kegiatan perusahaan guna mengambil langkah untuk proses operasional. 61
Berdasarkan evaluasi tersebut, dapat dilihat betapa pentingnya rekapan kwitansi dibuat menjadi tiga rangkap, rangkap satu untuk diberikan kepada pemilik rumah, rangkap dua diberikan kepada calon pembeli rumah, dan yang rangkap ke tiga untuk diarsip oleh staf keuangan. Hal tersebut diperlukan oleh staf keuangan agar mempunyai rekapan kwitansi dan dapat diarsip oleh perusahaan untuk setiap kegiatan yang memerlukan data rekapan kwitansi tersebut dimasa yang akan datang, sehingga resiko kemungkinan akan hilangnya data kwitansi pembayaran uang muka akan dapat diminimalisir. 4.2.2. Staf Akuntansi Menerima, Mencatat dan Memegang Uang Kas Perusahaan Dalam prosedur penerimaan kas yang terjadi di perusahaan, tampak sekali terlihat adanya sebuah kesalahan dalam kegiatan. Staf akuntansi diperusahaan mempunyai tanggung jawab atas penerimaan uang masuk ke kas perusahaan, lalu staf akuntansi juga yang melakukan pencatatan atas uang masuk ke kas perusahaan yang diterimanya, dan staf akuntansi juga memegang uang kas tersebut. Berdasarkan sudut pandang akuntansi seharusnya prosedur penerimaan uang kas, prosedur pencatatan uang kas, dan prosedur memegang uang kas tidak dapat digabungkan atau dikendalikan oleh bagian atau orang yang sama. Gunanya adalah untuk mencegah kesalahan dan penyimpangan yang terjadi dalam prosedur penerimaan uang kas perusahaan. Perusahaan menganggap bahwa dengan disatukannya prosedur penerima uang, pencatat uang, dan pemegang uang perusahaan dapat memberikan 62
tanggung jawab hanya kepada satu bagian saja. Perusahaan hanya mempercayakan kepada satu bagian agar mudah dikontrol dan dikendalikan. Dari sini kita dapat melihat sebuah tanggung jawab dari seorang staf akuntansi sangatlah besar, sehingga apabila terjadi kehilangan maka akan sangat merugikan perusahaan. Lalu kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyimpangan dalam pencatatan sangatlah mungkin, karena hanya satu bagian saja yang berhubungan dengan alur penerimaan dan penyimpanan uang kas. Berdasarkan evaluasi tersebut maka penulis sangat menganjurkan kepada manajemen perusahaan untuk memisah fungsikan antara staf yang menerima uang, mencatat uang, dan memegang uang. Mungkin salah satunya adalah dengan dibentuknya staf kasir untuk memegang peranan dalam menerima dan memegang uang kas perusahaan. Lalu staf akuntansi tetap melakukan pencatatan atas uang yang diterima oleh staf kasir untuk pemasukan kas perusahaan. Hal ini tentu saja dapat mengantisipasi kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang mungkin dilakukan oleh staf akuntansi. Mengangkat staf kasir juga mempunyai dampak yang baik bagi perusahaan, tetapi tentu saja harus banyak yang dipertimbangkan mengenai pengangkatan staf baru. Dimana perusahaan harus memperhitungkan beban yang akan ditanggung oleh perusahaan mengenai pengangkatan karyawan baru. Apabila ini tidak menjadi beban yang cukup mengganggu keuangan perusahaan, maka penulis sangat menganjurkan staf kasir untuk diadakan. 63
4.2.3. Tidak Terdapat Koneksi Jaringan Secara Langsung antara Staf Keuangan dengan Staf IT Terkait Pembayaran Uang Muka Pada saat Staf Keuangan menerima pembayaran uang muka atas properti dari calon pembeli properti, sistem tidak langsung merubah tampilan listing yang ada. Melainkan harus melewati proses manual kepada Staf IT untuk melakukan perubahan. Staf keuangan selaku penerima harus memberikan informasi terbaru atas pembayaran uang muka tersebut kepada staf IT. Agar staf IT dapat langsung merubah data-data tampilan listing dari properti yang uang mukanya telah diterima staf keuangan untuk tidak lagi dimasukkan kedalam listing. Untuk perusahaan yang telah melakukan sebagian besar proses operasionalnya dengan menggunakan komputer, maka sangat diperlukan juga koneksi jaringan yang saling berhubungan antar staf yang berkaitan. Ini akan mempermudah proses informasi menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga keterlambatan informasi yang dihasilkan dapat dihindari. Hal ini disebabkan karena listing merupakan salah satu dari kegiatan pemasaran properti di dalam perusahaan. Listing dibuat oleh staf IT dengan menggunakan data-data yang terlebih dahulu sudah dikumpulkan oleh office coordinator dan para marketing associates. Sehingga perusahaan menganggap bahwa hanya staf IT yang dapat melakukan akses untuk merubah data-data listing. Perusahaan menghindari kesalahan apabila bukan staf IT yang merubahnya. Kesalahan dalam pemasaran akan mungkin terjadi yang disebabkan oleh human error, yang dikarenakan sistem tidak langsung terhubung untuk 64
melakukan perubahan. Ini memerlukan penanganan yang lebih agar sistem pemasaran tetap terkendali dengan baik dan berjalan dengan lancar. Penulis menyarankan agar pada saat staf keuangan menerima pembayaran uang muka maka sistem akan langsung mengganti tampilan listing secara otomatis tanpa perlu ada proses manual yang harus dijalankan oleh Staf IT untuk melakukan perubahan. Mengubah tampilan listing dalam hal ini adalah properti yang dijual atau disewakan tidak lagi dipasarkan dalam listing, karena telah diterima pembayaran uang muka atas properti yang dijual atau disewakan. Lalu sistem dibuat lebih baik lagi dan jaringannya saling berhubungan. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan informasi seperti yang disebutkan di atas bisa diantisipasi. 4.2.4. Terdapat Perangkapan Fungsi Administrasi oleh Marketing Associates, Staf Keuangan dan Staf Akuntansi. Di dalam prosedur listing dan pemasaran perusahaan dapat dilihat bahwa Marketing Associates yang lebih banyak melakukan kegiatan administrasi dalam proses. Marketing Associates menerima calon penjual properti yang datang ke kantor dan memberikan formulir perjanjian jasa pemasaran kepada penjual properti. Setelah itu Marketing Associates juga yang mengecek kelengkapan dokumen dokumen properti yang hendak dilisting. Selain itu Marketing Associates juga yang melakukan persiapan surat pengikatan jual beli. Seharusnya tugas utama Marketing Associates adalah untuk mencari calon pembeli properti, memasarkan properti, serta menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Marketing Associates tidak memiliki tanggung jawab dalam 65
masalah administrasi perusahaan, walaupun Marketing Associates tersebut berada sebagai pengguna data utama properti yang akan dipasarkan kepada calon pembeli, dan sebagai saksi atas perjanjian jual beli dan surat pengikatan jual beli. Karena dalam struktur organisasi perusahaan tidak terdapat bagian administrasi, maka Marketing Associates yang menangani kegiatan administrasi tersebut. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan ketidakefektifan kinerja Marketing Associates dalam menjalankan tugas utama mereka. Pelanggan sendiri akan merasa lebih senang dan lebih dihargai apabila Marketing Associates mendampingi mereka dalam proses administrasi dengan bagian administrasi. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka prosedur perusahaan sebaiknya menunjuk satu orang dari Marketing Associates di bawah pengawasan Manajer Pemasaran yang nantinya akan bertugas untuk melakukan kegiatan administrasi perusahaan dengan pelanggan. Dengan demikian kinerja Marketing Associates dapat berjalan dengan efektif. 4.3. Evaluasi Terhadap Pengendalian yang Diterapkan. 1. Pengendalian Umum (General Control) Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, pada pengendalian umum (general control) perusahaan telah memadai, hanya beberapa bagian yang perlu diusulkan perubahan. 66
a. Pengendalian Organisasi Pada Bab III telah dipaparkan bahwa setiap unit dalam struktur organisasi telah mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap bagian masing masing. Selain itu, dengan adanya keharusan dalam mengambil hak cuti, maka kinerja staf yang sedang cuti dapat direview dan kejenuhan dalam bekerja dapat di atasi, yang secara tidak langsung mempunyai efek terhadap kinerja dan ketelitian staf yang bersangkutan. b. Pengendalian Keamanan Data Semua program yang digunakan telah mempunyai password dan hak akses sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing masing. Karyawan bertanggung jawab penuh terhadap passwordnya masing masing. Bagian IT mempunyai tanggung jawab penuh terhadap back up yang dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada. c. Pengendalian Perangkat Keras Bagian IT memelihara jaringan jaringan komputer di perusahaan, dan melakukan pemeriksaan untuk komputer yang mengalami kerusakan dan kesalahan. d. Pengendalian Keamanan Fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan adanya penggunaan stabiltzer dan UPS pada setiap komputer. Tetapi perlu juga diperhatikan tentang lokasi fisik komputer, dimana lokasinya harus aman dari bahaya alam dan bahaya pencurian. Ruko yang ditempati perusahaan ini sekarang sudah mempunyai konstruksi yang cukup kuat dan memiliki pendingin ruangan di setiap 67
lantai, serta komplek ruko Simprug Gallery dilengkapi keamanan 24 jam. e. Pengendalian Dokumen Semua dokumen yang digunakan telah mempunyai nomor register tersendiri sehingga keamanan dokumen yang beredar dapat dikendalikan dengan baik. Selain itu perlu dibatasi juga akses penyimpanan ke media eksternal, misalnya untuk setiap komputer yang ada tidak memiliki floppy disk, CD writer, sehingga setiap orang tidak dapat mengambil atau menyimpan data kedalam disket atau CD disetiap komputer yang ada tanpa sepengetahuan bagian terkait. Untuk pemasangan internet dan flash disk juga perlu ada proteksi agar dokumen tidak dapat diambil lewat flash disk dan dikirim via E-mail. Dengan dibatasinya akses ke media penyimpanan eksternal maka keamanan data juga lebih terjamin. 2. Pengendalian Aplikasi (Application Control ) a. Input Data Listing Sesuai formulir yang diisi oleh calon penjual properti pada saat perjanjian jasa pemasaran, Staf IT selaku user melakukan input ke dalam sistem. Pada menu aplikasi dipilih Data Listing, Lalu akan muncul tampilan layar Data Listing. Dalam tampilan layar ini dilakukan input tentang data-data pemilik properti yang diperlukan, antara lain data pribadi, data tempat tinggal, dan data pelengkap lainnya seperti data nomor telepon. Input data-data properti yang diperlukan, antara lain data alamat properti, data tanah dan bangunan properti, data ruangan properti, dan data fasilitas properti. Input data- 68
data listing, antara lain data nomor listing, data tanggal listing, data Perjanjian Jasa Pemasaran, data jangka waktu listing, dan data tipe properti. Input data-data harga dan keterangan, antara lain data harga jual untuk properti yang dijual, data harga sewa untuk properti yang disewa, data komisi, data mata uang, dan data keterangan mengenai properti. Setelah semua terisi, user dapat menyimpan data ke dalam database dengan menekan tanda OK. Sewaktu-waktu Data Listing dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan seperti perubahan data pemilik properti, data harga jual properti, dan fasilitas serta keterangan lainnya. Caranya dengan memanggil Data Listing yang telah disimpan dan menekan tanda EDIT, setelah itu data yang telah diperbaharui disimpan. Untuk proses Input Data Listing telah didukung oleh sistem yang cukup memadai. Tampilan layar pun sudah cukup mendukung proses input yang dilaksanakan. Formulir pada layar sudah memuat informasi yang cukup mengenai data-data listing yang dibutuhkan. Perusahaan hanya perlu melakukan pemeliharaan data dengan baik, untuk perubahan Data Listing yang telah terjual, tersewa, ataupun sudah ada pembayaran uang muka maka sebaiknya dilakukan proses hubungan jaringan yang terkait dengan Staf Keuangan yang menerima pembayaran, agar data-data yang ada di database dapat langsung berubah begitu ada informasi baru yang diterima oleh Staf Keuangan agar tidak terjadi kesalahan informasi pada saat listing berjalan. 69
b. Pengendalian input Pada sistem yang berjalan, setiap input yang dilakukan oleh user telah dilakukan verifikasi data terlebih dahulu. Pengendalian input yang dilakukan tidak lain adalah dengan melakukan echo check terhadap input yang dilakukan. Sesaat sebelum dilakukan update maupun insert kedalam database, user diberikan kesempatan terakhir untuk melakukan verifikasi yaitu satu tampilan preview dari setiap input yang dilakukan. Apabila data yang dimasukkan telah benar atau sesuai, user akan melanjutkan dengan menekan tombol submit dan sistem akan melakukan update maupun insert kedalam database. Namun jika masih terdapat kesalahan input, maka user akan mendapat sebuah warning message yang akan meminta user untuk melakukan koreksi terhadap data data yang salah. c. Input mencetak dokumen Dalam proses ini tidak terlalu banyak proses input. Proses mencetak dokumen adalah proses memanggil informasi yang telah diinput sebelumnya. User hanya memilih dokumen yang akan dicetak dan dipanggil berdasarkan nomor surat. Sebagai contoh, user ingin mencetak kwitansi pembayaran uang muka. User akan memeriksa tampilan surat terlebih dahulu sebelum dicetak, setelah dipastikan semua informasi benar surat dicetak dengan menekan tombol print. 70
4.4. Laporan yang Dihasilkan Dari sistem yang berjalan, dihasilkan laporan-laporan antara lain : 1. Laporan Penjualan Laporan ini menginformasikan hasil penjualan yang telah dicapai dalam suatu periode tertentu. Biasanya laporan penjualan dibuat untuk dilaporkan kepada Pimpinan Cabang setiap satu bulan sekali. 2. Laporan Penerimaan Pembayaran Uang Muka Laporan ini berisi informasi penerimaan pembayaran uang muka yang diterima dari transaksi penjualan. Dengan laporan ini dapat diketahui pendapatan yang diterima perusahaan dari pembayaran uang muka. 3. Laporan Penerimaan Komisi Laporan ini berisi informasi penerimaan pembayaran komisi yang diterima oleh perusahaan atas pembayaran jasa oleh para pengguna jasa perusahaan. 71
4.5. Usulan Struktur Organisasi PT ERA Griya Selaras Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT ERA Griya Selaras, maka penulis ingin memberikan usulan struktur organisasi kepada perusahaan untuk membuat sistem yang ada menjadi lebih baik. Gambaran struktur tersebut ada dihalaman selanjutnya. 76
Direktur Utama Usulan struktur organisasi PT ERA Griya Selaras Gambar 4.1 Manajer Pemasaran Team Leader Staf Akuntansi Wakil Direktur Manajer Keuangan Staf Keuangan Staf Kasir Sekertaris / Office coordinator Staf IT Staf Marketing Associate Staf Administrasi
Untuk lebih memahami fungsi fungsi yang terdapat dalam usulan struktur organisasi, maka berikut ini akan diuraikan mengenai tugas tugas dan tanggung jawab dari bagian bagian yang diusulkan. 1. Staf Administrasi Tugas dan tanggung jawab Melakukan kegiatan administrasi perusahaan. Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran. Memberikan informasi mengenai notaris yang direkomendasikan. 4.6. Modul Nama Modul : Input Data Listing No Field yang diuji Data entry Respon sistem Rekomendasi 1 Tanggal listing ABC Kursor tidak dapat Diusulkan ada warning dipindahkan ke field message untuk lain. Tidak ada warning message atas kesalahan mengetahui kesalahan entry yang dilakukan entry yang telah pada sistem. dilakukan. 2 Harga Nego Kursor tidak dapat dipindahkan ke field lain. Tidak ada warning message atas kesalahan entry yang telah dilakukan. 3 Tanggal Expired Tidak di isi Ada warning message Tanggal expired harus di isi Diusulkan ada warning message untuk mengetahui kesalahan entry yang dilakukan pada sistem. Sudah baik. Tabel 4.1 Modul input data listing 78
Nama Modul : Input Data Komisi Listing No Field yang diuji Data entry Respon sistem Rekomendasi 1 Nomor listing 185226 Menanmpilkan data Sudah baik. pemilik properti sesuai data listing 2 Luas Bangunan DEF Kursor tidak dapat Diusulkan ada warning dipindahkan ke field message untuk lain. Tidak ada warning message atas kesalahan mengetahui kesalahan entry yang dilakukan entry yang telah pada sistem. dilakukan. 3 Kode Kurs Tidak di isi Ada warning message Kode Kurs harus di isi Sudah baik. Tabel 4.1 Modul input data komisi listing 79
Pemilik Properti & Staf Administrasi Gambar 4.6 Usulan Prosedur Penerimaan Data Listing 80
Staf Keuangan Gambar 4.7 Usulan Prosedur Pembayaran Uang Muka 81