ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP NASABAH DINAMIS AKTIF PADA PT. BANK XXX MEDAN SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi OLEH MEUTIA ULFA 130723009 DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2015 1
ABSTRAK Ulfa, Meutia. 2015. Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank Negara Indonesia (BNI) (Persero) Tbk Kantor Cabang Utama USU Medan. Penelitian ini dilakukan di PT. Bank XXX Medan, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi PT. Bank XXX Medan, penulis dan peneliti selanjutnya. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, informan pada penelitian ini adalah pegawai bagian kearsipan dan penyelia layanan nasabah PT. Bank XXX Medan. Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan studi kepustakaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif pada PT. Bank XXX Medan masih dilakukan secara manual, yang termasuk kedalam arsip nasabah yaitu pembukaan rekening, ganti buku, surat menyurat nasabah, perpajakan, ATM, penarikan, setoran, pemindahan, dan segala jenis transaksi. dimulai dari arsip yang tercipta dilakukan dua kali register ke buku besar oleh pegawai arsip, melakukan pengecekan dengan teliti isi amplop dengan keterangan pada amplop, lalu arsip disimpan di dalam kotak sesuai dengan KLN (Kantor Layanan). Pada temu balik arsip nasabah dinamis aktif berdasarkan tanggal, bulan, tahun, dan Teller atau custumer service ketika melakukan transaski. Penelitian ini mengidentifikasi adanya hambatan dalam temu balik arsipnya dan bisa memberikan masukan untuk proses temu balik arsipnya. Kata Kunci: Pengelolaan Arsip Dinamis KATA PENGANTAR 2
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikah rahmat serta karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisis Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif Pada PT. Bank XXX Medan. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari masih terdapat kesalahan dalam skripsi ini baik dari segi penulisan maupun penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini nantinya. Penulis menyampaikan rasa hormat dan untaian rangkaian kata terindah penulis kepada Ayahanda tercinta H.M.Diah. Ar dan ibunda tercinta Hj.Isnaniar, yang telah memberikan segenap jiwa dan raga untuk penulis, dan juga segala dorongan, semangat dan doa yang terus mengalir untuk penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk limpahan cinta, kasih sayang, segala perhatian yang tiada habis dalam menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk semua pengorbanan yang diberikan ayah dan bunda. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, MA selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 3. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 4. Bapak Ishak, S.Sos., M.Hum selaku Pembimbing I yang selalu memberikan bimbingan, dukungan, petunjuk dan nasihat kepada penulis. 3
5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Pembimbing II yang selalu memberikan bimbingan, dukungan dan nasihat kepada penulis. 6. Bapak Drs. Belling Siregar, SS., M.Lib selaku Dosen Penguji I, dimana beliau telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis. Rasa hormat dan terima kasih yang sangat luar biasa untuk waktu dan nasihatnya kepada penulis. 7. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Dosen Penguji II yang juga telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis. 8. Seluruh dosen dan staff Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya. 9. Seluruh pegawai PT. Bank XXX Medan khususnya layanan nasabah, Bapak Nurhadi dan Bapak Arif Hidayat selaku informan, terima kasih untuk waktu yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penulisan skripsi. 10. Untuk kakak dan adik-adikku tersayang Risca Nadia, S.Pd, M.Bayhaqi, dan Dina Salmina atas dukungan, dan memberikan motivasi untuk penulis. 11. Untuk Muhajir S.Pd yang setia membantu penulis dalam memberikan semangat yang tiada habisnya agar penulis mampu menyelesaikan skripsi. 12. Untuk sahabat-sahabat terbaik, terkasih dan tersayang, fauziah haqiqi (kipo), Tri Suci Wulandari (cimot), Hermansyah Tanjung (idung), Ryando Quares Purba (cun), Rachmat Iqbal (bobo), dan Jati Wirawan (benjo) yang slalu hadir dan memberikan semangat, dukungan, dan kasih sayang. 4
Banyak momen-momen indah yang gak mungkin terlupakan. Terima kasih untuk 5 tahun bersama selama ini. 13. Untuk kakanda Suryawan S.Sos yang selama ini selalu menyediakan waktu dan memberikan arahan kepada penulis. 14. Untuk sahabat-sahabat kesayanganku, Ida, Erny, Itta, kiki, Fazlur, Deny yang selalu mendukung dan memberikan semangat untuk penulis. 15. Untuk semua teman-teman seperjuangan kelas Ekstensi 2013. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga kebaikan yang mereka berikan mendapat balasan dari Allah SWT. Dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi siapapun yang membutuhkannya, terima kasih. Medan, 2015 Penulis Meutia Ulfa 130723009 5
DAFTAR ISI ABSTRAK... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 6 1.3 Tujuan Penelitian... 6 1.4 Manfaat Penelitian... 6 1.5 Ruang Lingkup Penelitian... 7 BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip... 8 2.1.1 Fungsi Arsip... 9 2.1.2 Jenis-jenis Arsip... 10 2.2 Siklus Hidup Arsip... 12 2.3 Pengolahan Arsip... 14 2.3.1 Pola Klasifikasi Arsip.... 15 2.3.2 Kode klasifikasi Arsip... 17 2.3.3 Indeks... 19 2.4 Arsip Dinamis... 22 2.5 Manajemen Arsip Dinamis... 26 2.5.1 Fungsi Dan Tujuan Manajemen Arsip Dinamis... 27 2.5.2 Peranan Manajemen Arsip Dinamis... 28 2.5.3 Pengelolaan Arsip Dinamis... 29 2.5.3.1 Pemindahan Arsip Dinamis... 32 2.5.3.2 Pemusnahan Arsip Dinamis... 32 6
2.5.4 Pengorganisasian Arsip Dinamis... 34 2.5.5 Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis... 35 2.6 Temu Balik Arsip Dinamis... 38 2.7 Jadwal Retensi Arsip (JRA)... 39 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian... 42 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian... 42 3.3 Karakteristik Informan... 42 3.4 Data dan Sumber Data... 43 3.5 Prosedur Pengumpulan data... 44 3.6 Analisis Data... 45 3.7 Keabsahan Data... 46 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan... 49 4.2 Kategori... 50 4.2.1 Arsip Nasabah... 50 4.2.2 Pengolahan Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 52 4.2.3 Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 53 4.2.4 Penyimpanan Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 54 4.2.5 Azas Pengorganisasian Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 57 4.2.6 Temu Balik Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 59 4.2.7 Kendala Pengelolaan Arsip Nasabah Dinamis Aktif... 61 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian... 63 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 64 5.2 Saran... 65 Daftar Pustaka... 66 Lampiran... 69 7
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Pengertian Indeks Secara Menyeluruh... 20 Tabel 2.2 Jenis Arsip dan Sistem Penyimpanannya... 25 Tabel 2.3 Jadwal Retensi Arsip... 40 Tabel 4.1 Karakteristik Informan... 49 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian... 63 8
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip... 13 Gambar 4.1 Amplop Penyimpanan Arsip... 56 Gambar 4.2 Kotak Penyimpanan Arsip... 57 9
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Pedoman Wawancara... 69 Lampiran II Hasil Transkrip Wawancara... 70 Lampiran III PT. Bank Negara Indonesia (Persero)... 80 10