SISTEM KOMPUTERISASI INVENTARIS BARANG PADA PT. PUPUK SRIWIDJAYA Kab. ASAHAN Nurmalini, Staf Pengajar Abstrak Dengan perkembangan sistem informasi yang begitu pesatnya memungkinkan untuk melakukan pengolahan data yang hemat waktu dan biaya, namun dengan begitu dapat menghasilkan suatu informasi yang sangat berguna dan bermanfaat. Kemampuan mengolah data dan menggunakan informasi secara efektif merupakan hal sangat penting bagi suatu organisasi di perusahaan. Hal ini bukan berarti manusia tidak dapat memecahkan masalah tersebut. Akan tetapi, karena kemampuan manusia terbatas, maka manusia memerlukan komputer sebagai alat bantu. Keterbatasan manusia itu meliputi dalam hal kecepatan, ketelitihan mengelola data dalam jumlah besar. Persoalan yang banyak ditemui di perusahaan dan dapat dibantu oleh komputer antara lain keuangan, kepegawaian, dan lain - lain. PT. Pupuk Sriwidjaya salah satu persoalan yang dihadapi adalah tidak tersedianya sistem komputerisasi mengenai barang - barang inventaris. Sistem komputerisasi inventaris barang adalah bagaimana menciptakan sistem atau cara yang lebih mudah dan tepat waktu dalam memberikan informasi mengenai barang - barang yang di inventariskan. kata kunci : Inventaris, sistem, MYOB 1. Pendahuluan Pertumbuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat seperti adanya komputer yang beraneka ragam software terbaru serta informasi yang mempengaruhi dunia usaha saat ini, sehingga dibutuhkan peranan komputer untuk lebih memudahkan pekerjaan. Setiap perusahaan atau badan usaha sekarang ini telah menggunakan komputer dalam mengelola data mereka. Kemajuan teknologi yang demikian pesatnya membuat komputer semakin dibutuhkan. Kehadirannya bukan saja diperusahaan besar tetapi juga bagi perusahaan kecil dan kini sudah menyebar kemasyarakat luas. Dengan kemajuan tersebut suatu perusahaan mempunyai keinginan untuk berkembang secara terus menerus. Untuk itu diperlukan suatu sistem akuntansi inventaris yang berkelanjutan dengan perkembangan zaman. Dengan terbentuknya sistem ini, maka diharapkan bisa mengatasi kendala mengenai barang - barang yang di inventariskan pada PT. Pupuk Sriwidjaya tersebut. PT. Pupuk Sriwidjaya salah satu persoalan yang dihadapi adalah tidak tersedianya sistem komputerisasi mengenai barang - barang inventaris. Sistem komputerisasi inventaris barang adalah bagaimana menciptakan sistem atau cara yang lebih mudah dan tepat waktu dalam memberikan informasi mengenai barang - barang yang di inventariskan. 2. Landasan Teori Pengertian Komputerisasi Komputer berasal dari bahasa Latin yaitu Computare dalam bahasa Inggris yaitu To Computare artimya mengolah. Komputer juga mempunyai beberapa aspek yang berhubungan dengan pemrosesan data antara lain melakukan perhitungan secara aritmatika dan hasil pengolahan data adalah alat elektronik yang digunakan untuk menghasilkan informasi. Pengertian Inventaris Yang dimaksud inventaris adalah kegiatan melaksanakan kepengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang hak milik atau kekayaan diperusahaan pada suatu saat tertentu. 42
Inventaris juga dapat diartikan sebagai suatu daftar semua fasilitas yang ada diseluruh bagian gedung dan isinya. Inventarisasi ini bertujuan untuk memberi tanda pengenal bagi semua fasilitas di industri perusahaan. Inventaris yang dibuat harus mengandung informasi yang jelas dan mudah dimengerti dengan cepat, sehingga dapat membantu kelancaran pekerjaan. Dengan demkian pekerjan perawatan akan lebih mudah. Dalam pengadaan inventaris perusahaan membutuhkan sejumlah dana, maka dari itu setiap perusahaan harus dapat mempertahankan suatu jumlah inventaris yang cukup untuk menjamin kegiatan perusahaan. Jika inventaris barang terlalu sedikit, maka timbul permasalahan yang mengakibatkan tertundanya proses kegiatan. Membuat SetUp Perusahaan Oleh sebab itu inventaris harus diatur dan dikendalikan agar dapat memenuhi kebutuhan dalam jumlah, mutu, waktu yang tepat dengan jumlah biaya yang serendah - rendahnya. Dalam arti lain inventaris di definisikan sebagai benda milik perusahaan, 3. Hasil Perancangan Analisa sistem merupakan salah satu cara untuk mengetahui bagaimana proses inventaris barang pada suatu perusahaan, sehingga dapat mengetahui kelemahan - kelemahan pada proses inventaris barang yang digunakan agar dapat mencapai penyempurnaan untuk membuat sistem yang baru. Membuat Perkiraan Baru a. Klik menu List a. Aktifkan Modul Account b. Pilih Tax Code b. Pilih Baris Account List c. Pilih menu Edit d. Delete Tax code penghapusan kode pajak seperti dibawah ini : Gambar 4.1 Kode Pajak Gambar 4.2 Membuat Perkiraan Baru 43
4.7.4 Membuat Neraca Saldo Menghubungkan Perkiraan a. Menu SetUp Menu Setup b. Balance Linked Account a. Account Opening Balance Pilih Purchases Account c. Isilah Nilai Saldo Awalnya Gambar 4.3 Membuat Neraca Saldo Gambar 4.4 Menghubungkan Perkiraan 4.7.6 Membuat Data Pemasok a. Aktifkan Modul Card File b. Pilih Card List c. Tab Supplier d. Klik Icon New e. Isi Data - Data Pemasok Gambar 4.5 Membuat Data Pemasok Gambar 4.6 Saldo Awal Pemasok 44
4.7.7 Membuat Saldo Awal Pemasok a. Menu Setup b. Pilih Balance c. Supplier Balance d. Klik Add Purchases e. Tentukan Nama Pemasok 4.7.8 Mengganti Kode Pajak a. Menu List b. Pilih Tax Code c. Klik Panah GST 4.7.10 Membuat Saldo Awal Inventaris Kantor a. Aktifkan Modul Inventory b. Klik Adjust Inventory Gambar 4.7 Mengganti Kode Pajak 4.7.9 Membuat Data - Data Inventaris Kantor a. Aktifkan Modul Inventory b. Klik Item List c. New Gambar 4.7.10 Membuat Saldo Awal Inventaris Kantor 4.8 Penyelesaian Transaksi 4.8.2 Menerima Pesanan Pembelian a. Aktifkan Modul Purchases b. Enter Purchases c. Tentukan Nama Pemasoknya d. Klik Use Purcaeses (Jika menerima Pesanan Pembelian) 4.8.1 Pemesanan Pembelian a. Aktifkan Modul Purchases b. Enter Purchases c. Layout pilih Item d. Bill ganti manjadi Order e. Hilangkan Tax Inclusive f. Lalu isi data - data yang akan dilakukan a. Klik Icon BILL di bagian bawah untuk mengganti ORDER supaya menjadi BILL 45
b. Received = Jumlah barang yang diterima c. Backorder = Jumlah barang yang belum diterima 4.8.4 Membayar Hutang 46
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa selama melakukan pengumpulan data di PT. Pupuk Sriwidjaya Kab. Asahan hingga dibuat sistem yang baru, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan alat bantu komputer yang mempunyai program aplikasi MYOB Accounting, maka data - data tentang inventaris barang diharapkan menjadi lebih mudah dikerjakan. b. Penggunaan komputerisasi dengan program MYOB sangat membantu dalam pencatatan data - data inventaris barang serta membuat kerja lebih efisien dalam segi waktu maupun ketelitian. c. Dengan menggunakan sistem yang baru yaitu program MYOB Accounting ini diharapkan dapat mengatasi kendala - kendala yang ada pada PT. Pupuk Sriwidjaya Kab. Asahan. komputer-pada-bagian-umum-di-program- mba%e2%80%93itbbandung/ (Selasa, 18 mei 2010) http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid =20100326064210AAYrcVY (Selasa, 18 mei 2010) http://m.indonesia.smetoolkit.org/indonesia/id/c ontent/id/587/pengelolaan Inventaris-Anda (Jum at, 21 mei 2010) http://www.uinsuka.info/joomlakusuka/sop/inve ntaris_barang/sop_inventarisasibarang.htm (Jum at, 21 mei 2010) Daftar Pustaka http://www.scribd.com/doc/16570568/pengel OLAAN-INVENTARIS (Jum at, 14 mei 2010) http://perlengkapan.auk.uns.ac.id/profil.html(ju m at, 14 mei 2010) http://getskripsi.com/2008/07/perancangansistem-informasi-inventaris-barang-berbasis- 47