PERANAN KEARSIPAN SISTEM NOMOR PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA MEDAN TIMUR TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 OLEH SINAR SIAGIAN NPM : 095301030 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012
ABSTRAK Arsip sangat penting dalam kegiatan suatu kantor. Oleh karena itu arsip sangat berperan mulai dari tahap penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya perlu dilakukan dengan system yang baik dan proses yang benar, sehingga apabila data dibutuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Lokasi penelitian pada Kantor Pelayanan Pajak Paratama Medan Timur. Objek kajian dari penelitian ini adalah peranan kearsipan system nomor pada Kantor Pelayanan Pajak Paratama Medan Timur. Metode yang dipergunakan dalam pengumpulan data yaitu observasi langsung,wawancara,dan studi pustaka,data yang dikumpulkan dianalisis dengan deskriptif. Secara keseluruhan arsip yang dikelola pada Kantor Pelayanan Pajak Paratama Medan Timur sudah ditata dengan baik namun masih terdapat beberapa kekurangan. Sistem pengarsipannya menggunakan sistem nomor. Kendala yang dihadapi dalam pengarsipan adalah tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan. Kata kunci : Peranan, Arsip, Sistem Nomor
ABSTRACT Archieves of vital importace in activitiy an office. Therefoe archives so central start from depository phase, use, evacuation and conservancy and also its destruction require to be conducted with good system and real correct process, so that if data rerequired can be found easily and quickly. Research location at the Service tax office Pratama terrain east. Object study from this resears in the role of number system at The Service tax office Pratama terrain. Utilized metohod used in data collecting that is direct observation, interview, and boo study, collected to be data analysed with descriptive analisis. As a whole managed by archives at The Service tax office Pratama terrain east have been arranged better but still there are some insuffiency. Its system use numeric system constrain faced in archives is special energy inexixtence whice handle archives problem and lack of equipments in archives. Keyword :Role, Archives, Numeric System
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah menganugrahkan berkat dan kasih karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun berdasarkan pengalaman penulis selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan pada tanggal 01 Maret 2012 dan berakhir tanggal 01 Mei 2012 di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur. Penulisan Tugas Akhir ini banyak memperoleh bimbingan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Drs Tenang Malem Tarigan, M.Si, Ak selaku Direktur Politeknik Mandiri Bina Prestasi 2. Ibu Afridayanti Surbakti S.E, M.Si selaku ketua Program Studi Administrasi Bisnis 3. Alemina Kacaribu S.E, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan masukan bagi penulis dalam membuat dan menyelesaikan Tugas Akhir. 4. Bapak Asep Hendarsyah selaku Kepala Sub Bagian Umum KPP Pratama Medan Timur yang telah mengizinkan penulis melaksanakan Tugas Akhir di kantor tersebut. 5. Seluruh Staf dan Pegawai Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur yang telah banyak memberikan penulis kesempatan dalam melakukan pekerjaanpekerjaan kantor sehingga penulis mendapatkan pengalaman kerja dan juga memberikan arahan bagi penulis dalam melakukan pekerjaan.
Teristimewa ucapan terimakasih kepada orang tua dan Teman-teman yang penulis sayangi dan hormati karena dengan kasih sayangnya telah memberikan dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya di Politeknik Mandiri Bina Prestasi. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang penulis miliki. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca untuk kesempumaan laporan ini. Akhir kata penulis mengucapkan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca demi pengembangan ilmu pendidikan dan pengetahuan. Medan, September 2012 Penulis Sinar Siagian NPM: 095301030
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI ABSTRAK... ABSTRACT... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMAKASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Perumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir... 3 BAB 2 LANDASAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip... 4 2.2 Fungsi dan Tujuan Kearsipan... 6 2.3 Azas-Azas Kearsipan... 6 2.4 Sistem Penyimpanan Arsip... 8 2.4.1 Sistem abjad... 8 2.4.2 Sistem Masalah... 9 2.4.3 Sistem Nomor... 10 2.4.4 Sistem Tanggal... 11
2.4.5 Sistem Wilayah... 12 2.5 Peralatan Arsip... 12 2.6 Pemeliharaan Arsip... 13 2.7 Penyusutan Arsip... 14 2.8 Perana Kearsipan Sistem Nomor... 15 BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Objek dan Subjek Penelitian... 17 3.2 Jenis dan Sumber Data... 17 3.2.1 Jenis Data... 17 3.2.2 Sumber Data... 17 3.3 Teknik Pengumpulan Data... 18 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambara Umum Perusahaan 4.1.1 Sejarah Berdirinya KPP Pratama Medan Timur... 19 4.1.2 Letak Geografi dan Luas Wilayah... 22 4.1.3 Makna Logo KPP Pratama Medan Timur... 22 4.1.4 Struktur Organisasi KKP Pratama Medan Timur.... 24 4.1.5 Uraian Tugas Umum... 26 4.2 Tinjauan Peranan Kearsipan Sistem Nomor... 32 4.2.1 Peralatan Kearsipan... 32 4.2.2 Penyusutan Arsip... 33 4.2.3 Pemeliharaan Arsip... 34 4.2.4 Peranan Kearsipan Sistem Nomor... 35 4.2.5 Pembahasan... 35
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 41 5.2 Saran... 42 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR HALAMAN Gambar 2.1 Peralatan Menyimpan arsip... 13 Gambar 4.1 Logo KPP Pratama Medan Timur... 22 Gambar 4.2 Struktur Organisasi KPP Pratama Medan Timur... 24
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan diperlukan pekerjaaan ketatausahaan yaitu pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-menyurat. Membahas tentang kearsipan, maka seakan-akan masalah ini adalah masalah kecil saja yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan administrasi sehari-hari perusahaan, tetapi setelah ada arsip yang hilang atau tidak diketahui bagaimana cara penemuannya kembali maka barulah pimpinan sadar bahwa kearsipan merupakan kunci kegiatan ketatausahaan dan perusahaan yang dipimpinnya sehingga perlu diperhatikan sesuai dengan perkembangan zaman. Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya benar-benar mampu menata dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Informasi yang terdapat didalam arsip-arsip perusahaan memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar pimpinan untuk pengambilan keputusan didalam menemukan kebijaksanaan. Oleh sebab itu semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna harus dikelola dan ditata dengan baik dalam suatu sistem kearsipan, karena sistem kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis itu dapat mengenai keputusan, pikiran, kontrak, saham dan
transaksi yang harus tersedia apabila diperlukan. Bagaimanapun juga setiap perusahaan mempunyai sistem kearsipan sendiri sesuai dengan tujuannya. Selain itu penulis ingin lebih memperdalam pengetahuan dalam bidang kearsipan dengan melakukan pengamatan kegiatan. Berdasarkan uraian-uraian diatas dan cara pelaksanaan kearsipan dilingkungan kantor sesungguhnya maka penulis tertarik untuk mengangkat judul Tugas Akhir Peranan Kearsipan Sistem Nomor pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur. 1.2 Perumusan Masalah Agar pembahasannya tidak terlalu luas serta menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan maka penulis hanya membatasi Ruang lingkup Tugas Akhir ini pada penanganan arsip khususnya sistem nomor. Adapun yang menjadi masalah adalah Bagaimana Peranan Kearsipan Sistem Nomor pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur. 1.3 Tujuan Dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan kearsipan sistem nomor pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagi perusahaan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan di bidang kearsipan sehingga sistem kearsipan instansi tersebut semakin baik. 2. Bagi politeknik Mandiri Bina Prestasi untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan atau dunia usaha.
3. Bagi peneliti untuk menambah dan memperluas wawasan di bidang kearsipan dalam bentuk nyata sehingga dapat dijadikan sebagai bahan pertandingan antara teori dan praktik.