BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Deskripsi jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek aspek pekerjaan tertentu lainnya. Analisa jabatan memberikan fakta-fakta yang menunjukkan apa yang dilakukan dan macam pegawai, pegawai yang bagaimana yang diperlukan. Fakta-fakta ini diikhtisiarkan dalam gambarangambaran jabatan. Ide untuk mengadakan uraian tiap jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai yang sesuai bukanlah suatu hal yang baru. Beberapa jenis uraian jabatan harus ada dalam pikiran setiap pimpinan. Ide mengenai uraian jabatan yang terinci, yang dibuat dengan cermat, iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggungjawab-tanggungjawab dalam tiap jabatan yang disusun dengan baik sangatlah penting bagi kelangsungan hidup suatu usaha. Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawankaryawan memiliki kemampuan yang luas, disiplin dan memahami apa pekerjaannya dan mengetahui apa apa yang harus dilaksanakannya, bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut yang sesuai pada bagian, jabatnnya dan bertanggung jawab atas pekerjaanya tersebut. Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami Job Description dibidangnya masing masing dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya. Job Description ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atau analisa jabatan yaitu suatu
proses penelitian dan pengumpulan informasi untuk membuat uraian yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu. Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusi yang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat pekerjaan pekerjaan yang tidak teratur, pekerjaan pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas tugas pokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawan atau pegawai dibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, timbul juga keletihan karyawan atau pegawai dalam bekerja karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan atau pegawai tidak memahami Job Description pada jabatannya. Padahal apabila perusahaan memperhatikan pentingnya pemahaman Job Description dan setiap karyawan ataupun pegawai mempelajari dan mengusai Job Description pada bidangnya masing masing maka hal itu akan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan/ pegawai dan produktifitas kerja akan tercapai. Pemahaman mengenai uraian tugas yang baik akan sangat mempengaruhi bagi kinerja perusahaan. Maka perlu diadakannya suatu tata kelola Job Description yang baik pula seperti dalam menyelesaikan suatu jabatan, jabatan itu dibagi dalam pelaksanaan pelaksanaan yang sesederhana-sederhananya dan menentukan waktu dari pelaksanaan-pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat
digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Kegiatan kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisa jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan kegiatan-kegiatan untuk penarikan dan seleksi, keperluan kompensasi, keperluan penilaian kinerja, serta untuk keperluan pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, yang menyangkut rencana kerja dan anggaran tahunan serta pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Adanya Job Description ( uraian jabatan ) pada bagian Tata Usaha sebagai hasil dari analisis jabatan sangat berperan dalam pelaksanaan tugas-tugas karyawan pada bagian Tata Usaha serta lebih terbaginya tanggung jawab pada masingmasing sub bagian dalam Tata Usaha. Keadaan tersebutlah yang mendorong
penulis untuk memilih judul PERANAN JOB DESCRIPTION PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA" B. Perumusan Masalah Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya, maka akan dapat mempengaruhi fungsi pada unsur yang lain, dan pada akhirnya akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis merumuskan permasalahan yaitu: Apakah peranan Job Description beerpengaruh terhadap kinerja Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah: untuk mengetahui peranan Job Description dalam mempengaruhi kinerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi perusahaan a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang. b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan Job Description di suatu perusahaan. 2. Bagi penulis a. Untuk dapat melihat peranan dari Job Description dalam suatu perusahaan. b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang Job Description yang ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah. 3. Bagi pihak lain a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca. b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Penelitian dilakukan mulai tanggal 24 Februari 2011 sampai dengan 17 Maret 2011. Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam tabel dibawah ini: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan Menerangkan tentang alasan penulis memilih Job Description sebagai judul dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan. Bab II Profil Perusahaan Menguraikan tentang sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description) kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan. Bab III Pembahasan Menguraikan peranan Job Decription dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap Job Description. Bab IV Kesimpulan dan Saran Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Peranan Job Description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Univesitas Sumatera Utara.