Topik 1 Sistem Maklumat Berasaskan Komputer HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Mentakrifkan teknologi maklumat dan sistem maklumat; 2. Menerangkan kepentingan pengurusan maklumat; 3. Mengenal pasti tiga jenis tahap pengurusan dan fungsi masingmasing; 4. Membezakan enam jenis sistem maklumat; dan 5. Menerangkan peranan jabatan sistem maklumat. PENGENALAN Sebelum kita bermula, mari kita lihat situasi berikut: Bayangkan anda bekerja sebagai seorang kerani kewangan di Syarikat A. Syarikat A adalah sebuah organisasi yang memiliki 30 buah kedai di Kuala Lumpur. Kedai-kedai ini menjual pelbagai jenis peralatan sukan untuk pelanggan. Setiap bulan, pengurus setiap kedai memasukkan angka jualan bulanan dalam hamparan Microsoft Excel dan mengemukakannya kepada anda. Anda perlu mengumpul semua 30 fail Excel dan menyatukan jumlah jualan bulanan di semua 30 buah kedai. Jika seorang pengurus dari salah sebuah kedai memanggil anda dan menyatakan berlakunya kesilapan dalam fail Excel, anda perlu mengembalikan fail asal kepada pengurus, menunggu angka jualan yang betul dan kemudian memproses semula fail Excel.
2 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Bayangkan bagaimana membosankan dan memenatkan jika anda perlu melakukan ini secara manual setiap bulan iaitu 12 kali selama 12 bulan dalam satu tahun. Bolehkah anda memikirkan satu cara untuk menjadikan kerja anda lebih mudah? Bagaimana anda boleh mengumpul semua maklumat yang diberikan oleh kedaikedai ini? Di sinilah sistem maklumat boleh timbul. Oleh kerana anda mempunyai semua maklumat yang anda perlukan (seperti angka jualan dalam hamparan Excel), apa yang anda perlukan ialah satu sistem untuk memproses semua maklumat ini daripada anda memprosesnya secara manual. Sistem ini adalah apa yang kita panggil sebagai sistem maklumat. Organisasi mempunyai banyak sumber yang perlu diuruskan dengan bijak. Maklumat adalah salah satu sumber yang memainkan peranan penting dalam memastikan bahawa organisasi kekal cekap walaupun terdapat perubahan persekitaran dan kemajuan teknologi. Komputer jelas boleh membantu pengurus dengan menyediakan maklumat dalam tempoh yang singkat. Maklumat yang dijanakan oleh komputer digunakan oleh kedua-dua pengurus dan bukan pengurus adalah mereka yang berada dalam persekitaran organisasi. Pengurus berada di semua tahap pengurusan dan unit organisasi. Mereka memainkan peranan yang penting dan melaksanakan tugas-tugas dengan komunikasi yang berkesan dan berkemahiran menyelesaikan masalah. Oleh itu, untuk meraih manfaat daripada kemajuan teknologi, pengurus perlu tahu bagaimana untuk menggunakan komputer dan maklumat. Dalam topik ini, kita akan membincangkan perbezaan antara data, maklumat dan pengetahuan. Di samping itu, kita akan menerangkan maksud teknologi maklumat dan sistem maklumat. Topik ini juga akan menghuraikan tentang kepentingan pengurusan maklumat, jenis pengguna dan pengurusan masingmasing; dan trend baru yang muncul dalam sistem maklumat. Ayuh kita mulakan! 1.1 SISTEM MAKLUMAT SECARA RINGKAS Dalam era maklumat, organisasi (seperti Syarikat A yang dinyatakan sebelum ini) dan perniagaan menggunakan maklumat untuk mendapat kelebihan persaingan. Teknologi maklumat dan sistem maklumat merevolusikan operasi organisasi, industri dan pasaran. Oleh itu, ayuh kita lihat pada definisi teknologi maklumat dan sistem maklumat.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 3 1.1.1 Data, Maklumat dan Pengetahuan Sebelum kita melihat definisi teknologi maklumat, kita perlu menjelaskan istilah "data", "maklumat" dan "pengetahuan". Data dan maklumat digunakan bersama dalam mana-mana bidang. Walau bagaimanapun, kedua-duanya mempunyai makna yang berbeza. Data adalah fakta asas atau fakta mentah yang terdiri daripada teks, gambar rajah, grafik, imej dan klip audio video yang tidak bermakna. Satu contoh data adalah senarai pelajar yang terdiri daripada nama, nombor matrik, jantina, kursus dan alamat. Bolehkah anda menyenaraikan beberapa contoh data? Bagaimana pula dengan maklumat? Mari kita lihat pada definisinya. Maklumat adalah tafsiran teratur dan bermakna yang berguna mengenai data. Dalam erti kata mudah, maklumat hanyalah data yang telah diproses untuk menjadi lebih bermakna kepada pengguna. Proses di sini bermaksud operasi untuk menukar jenis dan kandungan data. Data dalam senarai pelajar boleh diproses untuk dihasilkan sebagai laporan atau graf yang menunjukkan peratusan pelajar perempuan berbanding pelajar lelaki yang mendaftar di universiti; atau peratusan pelajar mengikut kursus yang ditawarkan oleh universiti. Operasi pemprosesan data lain adalah operasi aritmetik, ringkasan data, penjadualan masa dan sebagainya. Pemproses maklumat boleh menjadi komponen komputer, komponen bukan komputer atau gabungan keduaduanya, yang boleh menukar data menjadi maklumat. Walau bagaimanapun, definisi data dan maklumat adalah berbeza mengikut pengguna yang mahu menggunakannya. Data boleh dilihat sebagai maklumat dan sebaliknya mengikut pendapat individu yang berbeza. Sebagai contoh, bil telefon adalah sekumpulan data yang tidak bermakna kepada presiden sebuah syarikat telekomunikasi tetapi berguna kepada pelanggan yang ingin membayar bil telefon.
4 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Dengan penjelasan tentang data dan maklumat, ayuh kita alih perbincangan kita tentang pengetahuan. Apakah itu pengetahuan? Lihat definisi yang diberikan seperti berikut: Pengetahuan terdiri daripada maklumat yang telah disusun dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman serta juga kepakaran yang akan digunakan dalam menyelesaikan masalah perniagaan semasa. Menurut Boisot (seperti yang dipetik oleh Boddy, Boonstra dan Kennedy, 2005), pengetahuan dibina atas maklumat yang diekstrak dari data. Pengetahuan diperoleh dari maklumat dengan cara yang sama maklumat diperoleh dari data. Ia adalah pelbagai maklumat untuk seseorang. Pengetahuan merangkumi pemahaman, pengalaman dan pembelajaran yang diperoleh lebih awal, dan ia disahkan atau dipinda apabila seseorang menerima maklumat. Dengan pengetahuan, seseorang akan dapat mengenal pasti corak atau trend penting dan mendapatkan pemahaman yang berbeza tentang sesuatu maklumat. Mari kita lihat Rajah 1.1, yang menunjukkan hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan. Rajah 1.1: Hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 5 SEMAK KENDIRI 1.1 1. Dengan menggunakan perkataan-perkataan anda sendiri, takrifkan data, maklumat dan pengetahuan. 2. Terangkan hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan berdasarkan Rajah 1.1. 1.1.2 Teknologi Maklumat Selepas kita memahami tentang data, maklumat dan pengetahuan, bagaimana kita mentakrifkan teknologi maklumat? Teknologi maklumat (IT) merupakan teknologi yang mengandungi tiga komponen, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.2. Rajah 1.2: Komponen teknologi maklumat Gabungan ketiga-tiga komponen ini mencipta peluang bagi orang ramai dan organisasi untuk menjadi lebih produktif, lebih berkesan dan secara amnya berjaya tanpa perlu dipisahkan. Komputer dan rangkaian komputer adalah tidak berguna tanpa pengetahuan tentang bagaimana untuk menggunakannya. Mengetahui mengenai bila untuk menggunakan komputer adalah sama pentingnya dengan mengetahui bagaimana untuk menggunakannya. Selain keupayaan untuk menggunakan komputer untuk komunikasi, menghubungkan pengguna melalui IT juga adalah penting. IT adalah teknologi meluas yang diperlukan untuk menyokong sistem maklumat. IT menyokong aktiviti-aktiviti yang melibatkan penciptaan,
6 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER penyimpanan, manipulasi dan komunikasi maklumat, bersama-sama dengan kaedah, pengurusan dan aplikasi yang berkaitan. IT terdiri daripada semua perkakasan dan perisian yang organisasi perlu gunakan untuk mencapai objektif perniagaan. 1.1.3 Sistem Maklumat Setakat ini, kita telah didedahkan pada pengertian maklumat. Mari kita melihat makna sistem dan sistem maklumat pula. Apakah itu sistem? Sistem adalah cuma sekumpulan aktiviti dan elemen yang telah diatur untuk mencapai sesuatu matlamat tertentu. Kita telah melihat makna sistem. Bagaimana tentang sistem maklumat? Takrifnya adalah: Sistem maklumat adalah gabungan perkakasan, perisian dan sistem telekomunikasi, yang boleh menyokong operasi perniagaan untuk meningkatkan produktiviti dan membantu pengurus membuat keputusan. Selain itu, sistem maklumat juga boleh menyokong pengurus dan kakitangan untuk menganalisa masalah, menggambarkan subjek yang kompleks serta produk dan perkhidmatan baru. Sistem maklumat mengandungi lima komponen utama, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.3.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 7 Rajah 1.3: Komponen sistem maklumat Pada zaman ini, kejayaan perniagaan bergantung pada sistem maklumat. Banyak organisasi hari ini menggunakan sistem maklumat untuk menawarkan perkhidmatan dengan kepuasan yang lebih kepada pelanggan, untuk mengakses pelbagai rangkaian maklumat, untuk menangani perubahan perniagaan pada kelajuan yang lebih tinggi dan untuk meningkatkan produktiviti pekerja. Berdasarkan beberapa kajian, satu sistem maklumat yang berkesan akan dapat memenuhi lebih harapan pelanggan dan keperluan perniagaan. Oleh itu, kita boleh membuat kesimpulan bahawa sistem maklumat adalah satu bahagian yang penting dalam organisasi perniagaan. Sekarang, mari kita alih perhatian kita pada aktiviti-aktiviti yang berlaku dalam sistem. Seperti yang dibincangkan sebelum ini, sistem maklumat adalah satu gabungan perisian, perkakasan dan sistem telekomunikasi. Adakah anda tertanya-tanya bagaimana ini semua saling berkaitan? Lihat Rajah 1.4, yang menggambarkan aktivitiaktiviti utama yang berlaku dalam sistem maklumat. Bolehkah anda namakan tiga aktiviti utama?
8 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Rajah 1.4: Aktiviti dalam sistem maklumat Tiga aktiviti utama dalam sistem maklumat adalah: (a) (b) (c) Input Input mengumpul atau menangkap data mentah dan tidak diproses dari dalam organisasi atau sumber-sumber luaran. Pemprosesan Pemprosesan menukarkan input mentah ini ke dalam bentuk yang bermakna. Output Output memindahkan maklumat yang diproses kepada pengurus dan kakitangan organisasi yang akan menggunakannya atau pada fungsi yang ia akan digunakan. Sistem maklumat juga memerlukan maklum balas, yang merupakan satu bentuk penilaian output yang dikembalikan kepada organisasi dari segi aduan yang perlu diperbetulkan segera melalui langkah-langkah pembetulan atau cadangan penambahbaikan yang boleh digunakan untuk memajukan sistem dan proses perniagaan organisasi secara keseluruhan. Walau bagaimanapun, anda harus ingat bahawa sistem maklumat bukan sahaja mengandungi data dan maklumat. Terdapat juga elemen-elemen lain dalam sistem, yang berkaitan dan menyokong satu sama lain. Kehadiran elemenelemen yang berkaitan menjadikan maklumat lebih berguna agar ia boleh disediakan, diproses, diedarkan, dimanipulasi, disimpan dan sebagainya.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 9 Gabungan ini membawa kepada sistem yang teratur dan dipanggil Sistem Maklumat. Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) adalah sistem maklumat asal yang telah lama dibangunkan dengan tujuan untuk membekalkan maklumat untuk membantu pengurus dalam menjalankan pelbagai aktiviti harian. Ini dilakukan untuk memastikan bahawa proses perancangan, kawalan dan pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. MIS adalah sistem yang mempunyai keupayaan memproses maklumat termasuk mengumpul, memproses, menyimpan dan menyebar data dalam bentuk maklumat melalui pemprosesan analisis dan menyampaikan maklumat kepada sesiapa yang memerlukannya. AKTIVITI 1.1 Buat carian Internet untuk mengetahui bagaimana sistem maklumat pengurusan berkaitan dengan perniagaan organisasi. Anda boleh menggunakan kata kunci seperti MIS and business atau information system and business operations. Bincangkan penemuan anda dengan rakan kursus anda. SEMAK KENDIRI 1.2 1. Berikan definisi sistem maklumat. 2. Apakah komponen-komponen sistem maklumat? 3. Bagaimanakah sistem maklumat membantu perniagaan? Berikan dua contoh. 1.2 PENGURUSAN MAKLUMAT Pengurus diletakkan di semua peringkat pengurusan dan unit organisasi. Mereka memainkan peranan yang penting dan melaksanakan tugasan dengan komunikasi yang berkesan dan kemahiran menyelesaikan masalah. Oleh itu, untuk meraih manfaat daripada kemajuan teknologi, para pengurus perlu tahu bagaimana untuk menggunakan komputer dan maklumat. Pengurus mesti mengurus sumber-sumber seperti personel, bahan, mesin (termasuk kemudahan dan tenaga), wang dan maklumat (termasuk data), supaya ia dapat dilaksanakan dengan cekap. Sumber organisasi boleh dibahagikan kepada dua kategori, iaitu fizikal dan konseptual. Sumber-sumber
10 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER yang dinyatakan sebelum ini adalah sumber fizikal, kecuali maklumat, yang merupakan sumber konseptual. Kedua-dua kategori sumber adalah sama penting kepada organisasi. Sumber konsep digunakan untuk menguruskan sumber fizikal. Sumber-sumber adalah dimiliki dan disediakan, supaya ia boleh digunakan apabila diperlukan. Biasanya, proses penyediaan melibatkan transformasi bahanbahan mentah kepada bahan-bahan yang boleh digunakan, sebagai contoh, pemasangan komputer dan melatih pekerja. Selepas proses ini, pengurus akan cuba untuk mengoptimumkan penggunaan sumber. Mereka boleh mengurangkan masa rehat pada sumber ke tahap yang minimum dan juga memastikan sumber digunakan pada tahap yang paling cekap. Selepas itu, pengurus akan mengubah sumber pada masa yang sesuai sebelum ia menjadi usang atau tidak cekap. Konsep pengurusan maklumat adalah sama dengan mengurus sumber fizikal. Walau bagaimanapun, anda mesti tahu bahawa konteksnya adalah berbeza. Bagaimana? Pengurus akan memastikan data yang diperlukan boleh diperolehi dan diproses menjadi maklumat yang boleh digunakan. Mereka perlu mengesahkan bahawa maklumat sampai kepada orang secara tepat, dalam bentuk yang betul dan pada masa yang sesuai supaya maklumat boleh digunakan. Kemudian, maklumat yang tidak digunakan akan dihapuskan dan digantikan dengan maklumat yang terkini dan tepat. Dengan penjelasan ini, adakah anda fikir anda boleh menentukan apa itu pengurusan maklumat? Berikut adalah bagaimana kita secara amnya boleh menentukan pengurusan maklumat: Pengurusan maklumat sebagai satu kumpulan aktiviti yang melibatkan proses mendapatkan maklumat, digunakan secara berkesan dan dihapuskan pada masa yang sesuai. Pengurus memberi keutamaan pada sistem maklumat disebabkan oleh dua faktor utama: (a) Perubahan dalam Persekitaran Perniagaan Perubahan dalam persekitaran perniagaan boleh dihuraikan melalui dua keadaan: (i) Kemunculan Ekonomi Global Pertumbuhan dalam ekonomi perindustrian negara-negara maju seperti Amerika Syarikat, Eropah dan Asia adalah disebabkan oleh import dan eksport. Hari ini, keupayaan untuk menjalankan
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 11 perniagaan di peringkat global akan menentukan kejayaan dan masa depan organisasi. Globalisasi dalam industri ekonomi dunia telah membuka peluang-peluang baru untuk perniagaan dan telah meningkat kepentingan maklumat kepada organisasi. Perdagangan dan pengurusan perniagaan global dihubungkan dengan sistem maklumat melalui rangkaian dan infrastruktur komunikasi. Sistem maklumat yang canggih menyediakan kemudahan untuk menjalankan aktiviti perniagaan di peringkat global, misalnya, beroperasi 24 jam sehari dalam persekitaran antarabangsa, berkomunikasi dan menyebarkan maklumat kepada pelanggan dan pembekal di seluruh dunia dan menyediakan perkhidmatan dan maklumat dalam talian. Oleh itu, organisasi memerlukan sistem maklumat dan komunikasi yang cemerlang untuk membolehkan mereka bersaing di pasaran dunia. (ii) Transformasi Ekonomi Negara-Negara Perindustrian Gergasi industri utama dunia seperti Amerika Syarikat, Jerman dan Jepun sedang menjalani peralihan dari ekonomi berasaskan perindustrian kepada ekonomi berasaskan perkhidmatan, yang sebahagian besarnya berasaskan pengetahuan dan maklumat. Ini kerana pengetahuan dan maklumat memainkan peranan penting dalam mendapatkan keuntungan dalam era ekonomi baru. Sementara itu, ekonomi pembuatan beralih ke negara-negara membangun. Bilangan pekerja dalam sektor-sektor perkhidmatan seperti jualan, pendidikan, kesihatan, perbankan dan firma undang-undang adalah lebih tinggi berbanding sektor pertanian dan pembuatan. Pekerjapekerja ini menyediakan perkhidmatan yang melibatkan penggunaan teknologi dan sistem maklumat untuk mencipta dan menyebarkan maklumat dan pengetahuan. Perkhidmatan berdasarkan maklumat seperti portal Web (Yahoo, America Online), pangkalan data (IEEE, Lexis) dan E-dagang (Amazon.com) semakin meningkat dan firmafirma ini mempunyai berjuta-juta pekerja. Industri pembuatan menggunakan teknologi maklumat untuk meningkatkan produktiviti. Sebagai contoh, industri automobil menggunakan reka bentuk grafik, manakala kilang pembuatan menggunakan robot dan realiti maya. (b) Penambahbaikan dalam Kemahiran Komputer Saiz dan kelajuan komputer hari ini adalah lebih maju dari sebelum ini. Pada masa dahulu apabila komputer telah mula diperkenalkan,
12 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER kebanyakan pengguna tidak tahu bagaimana untuk mengendalikan komputer malah ada yang takut untuk menyentuh dan belajar bagaimana untuk menggunakannya. Hari ini, keadaan adalah berbeza. Majoriti pekerja tahu bagaimana untuk mengendalikan komputer peribadi (PC). Ada antaranya yang memiliki sebuah komputer di rumah. Komputer telah menjadi sebahagian daripada keperluan asas dalam kehidupan harian dan dalam persekitaran kerja, sama dengan keperluan asas yang lain. Kemahiran asas komputer hari ini meliputi operasi seperti melaksanakan operasi asas, dengan menggunakan pemproses perkataan dan hamparan elektronik, mencipta PowerPoint atau fail grafik, mencetak dokumen, menggunakan persisian dan menggunakan Internet. SEMAK KENDIRI 1.3 Bagaimanakah pengurusan maklumat penting dalam kehidupan harian seseorang? Sila jelaskan. 1.3 PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT Pada pendapat anda, siapakah pengguna sistem maklumat? Apabila anda mengemas kini profil anda dalam perbankan dalam talian, adakah itu menjadikan anda seorang pengguna sistem maklumat? Ayuh kita lihat takrifannya. Seorang pengguna sistem maklumat adalah individu yang menggunakan sistem maklumat untuk tujuan tertentu, seperti untuk mengakses maklumat, mengemaskini data, memproses maklumat, melakukan urus niaga dan menghasilkan laporan. Pengguna datang dari pelbagai kategori dan jawatan. Mereka boleh datang sama ada dari dalam atau luar firma. Apabila sistem maklumat mula diperkenalkan, pengguna kebanyakannya adalah kerani dalam jabatan akaun yang menggunakan komputer hanya untuk aplikasi perakaunan seperti gaji, inventori dan bil. Maklumat yang dijana oleh aplikasi perakaunan kemudiannya digunakan oleh pengurus firma. Evolusi sistem komputer dari Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) kepada Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) telah mengubah perspektif menggunakan maklumat, daripada hanya merekodkan transaksi firma kepada membantu
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 13 pengurus dalam menyelesaikan masalah organisasi. Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) mampu menyokong keperluan maklumat pihak pengurusan. Walau bagaimanapun, penggunaan maklumat dalam MIS tidak terhad kepada pengurus sahaja. Maklumat MIS boleh digunakan oleh pengguna lain termasuk pekerja bukan pengurusan yang mengakses laporan syarikat, pelanggan yang menerima penyata bulanan, pemegang saham yang menerima cek dividen dan jabatan-jabatan kerajaan yang menerima laporan cukai. Secara umum, pengguna sistem maklumat terdiri daripada pengurus, bukan pengurus, individu dan organisasi dalam persekitaran maklumat. SEMAK KENDIRI 1.4 Takrifkan pengguna sistem maklumat. Berikan dua contoh pengguna sistem maklumat. 1.3.1 Perjawatan Pengurusan Seperti yang dibincangkan sebelum ini, terdapat banyak peringkat pengguna sistem maklumat. Ia bukan sahaja terhad kepada pengurus. Walau bagaimanapun, pengurus menggunakan sistem maklumat secara meluas untuk membuat keputusan perniagaan. Itu juga bergantung pada tahap mereka dalam organisasi. Pengurus adalah diletakkan di setiap tahap pengurusan dan di semua unit atau jabatan dalam sesebuah organisasi. Sekarang, kita akan membincangkan tahap pengurusan dan peranan pengurus dalam setiap peringkat. (a) Tahap Pengurusan Secara umum, setiap firma mempunyai tiga tahap pengurusan. (i) (ii) Pengurusan tahap atasan Juga dikenali sebagai pengurusan strategik. Pengurusan tahap pertengahan Juga dikenali sebagai pengurusan kawalan atau taktikal. (iii) Pengurusan tahap bawahan Juga dikenali sebagai pengurusan operasi. Setiap tahap pengurusan menjalankan tugas-tugas pengurusan yang berbeza dari segi skop dan tempoh. Jadual 1.1 menunjukkan contoh skop kerja untuk
14 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER setiap tahap pengurusan dan individu yang bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas. Jadual 1.1: Contoh Skop Kerja untuk Pelbagai Tahap Pengurusan Firma Tahap Pengurusan Skop Kerja Jawatan Atasan Untuk menyediakan pelan jangka masa panjang (5-10-20 tahun) Pertengahan Untuk menyediakan pelan jangka masa pertengahan (1 bulan - 1 tahun). Untuk merancang tindakan untuk pelan jangka masa panjang dan memastikan matlamat firma tercapai. CEO, Presiden, Naib Presiden Pengurus Cawangan, Pengarah, Ketua Bahagian Bawahan Untuk memastikan perancangan yang dilakukan oleh peringkat pengurusan atasan dan pertengahan dilaksanakan. Ketua Jabatan, Penyelia, Penyelaras, Ketua Projek Pengurus menyediakan perancangan dengan menggunakan beberapa jenis pelan mengikut tahap pengurusan, iaitu: (i) Perancangan Strategik (Pengurusan Tahap Atasan) Perancangan strategik adalah pelan jangka masa panjang yang mentakrifkan keseluruhan misi dan objektif organisasi. Perancangan strategik memastikan objektif-objektif jangka masa panjang dipenuhi dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, ramalan trend masa depan dan meramalkan pembangunan produk atau perkhidmatan baru. Perancangan strategik memberi tumpuan kepada isu-isu yang akan memberi kesan kepada perkembangan dan kedudukan firma itu pada masa hadapan. Pengurus atasan memberi tumpuan kepada aktiviti-aktiviti keseluruhan perniagaan dan menggunakan sistem maklumat untuk mengenal pasti arah yang diambil oleh firma tersebut. Pengurus di tahap atasan juga dikenali sebagai eksekutif. Eksekutif adalah Presiden dan Naib Presiden, yang menubuhkan Jawatankuasa Eksekutif yang menyelesaikan isu-isu firma. (ii) Perancangan Taktikal (Pengurusan Tahap Pertengahan) Perancangan taktikal adalah perancangan jangka masa pendek, biasanya dari satu bulan ke satu tahun. Ini adalah rangka kerja tindakan berdasarkan perancangan strategik. Pengurus pertengahan akan mewakilkan kuasa dan tanggungjawab kepada pengurus peringkat bawahan dan memberi arahan, sumber dan maklum balas mengenai kerja. Walaupun tugas itu diwakilkan,
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 15 pengurus pertengahan akan pasti terlibat dalam memantau, mengawal, membuat keputusan dan pentadbiran aktiviti. (iii) Perancangan Harian (Pengurusan Tahap Bawahan) Perancangan harian dilaksanakan oleh pengurus peringkat bawahan yang mengetuai kakitangan operasi. Mereka akan menyelaras tugas-tugas operasi, menyelesaikan masalah dan menjamin ketersediaan sumber yang penting. Setiap tahap pengurusan memerlukan jenis sistem maklumat yang berasaskan keperluan maklumat masing-masing. Setiap tahap pengurusan mempunyai sumber dan pembekal maklumat yang berbeza yang disokong oleh sistem maklumat. Rajah 1.5 menunjukkan bahawa maklumat sumber alam sekitar atau luaran lebih banyak digunakan oleh pihak pengurusan dan bukannya pengurusan tahap yang lebih rendah. Sementara itu, pengurus tahap bawahan lebih suka maklumat dalaman. Ini menunjukkan bahawa pengurus tahap atasan lebih suka maklumat umum berbanding dengan pengurus peringkat bawahan yang lebih suka maklumat yang lebih terperinci.
16 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Rajah 1.5: Pengaruh tahap pengurusan terhadap sumber maklumat dan paparan Sumber: Mc Leod (2001) SEMAK KENDIRI 1.5 Pada pendapat anda, adakah terdapat apa-apa persekitaran pengurusan untuk pengurus perlu melakukan ketiga-tiga jenis perancangan?
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 17 AKTIVITI 1.2 Lawati laman web berikut: http://www.mampu.gov.my/pdf/ flipbook/ispplan2011/ Secara ringkas senaraikan idea tentang perancangan strategik ICT yang dijalankan oleh MAMPU untuk sektor awam Malaysia. Bincangkan penemuan anda dengan rakan kursus anda. (b) Jabatan dalam Firma Pengurus juga berada dalam jabatan dalam firma, yang dikenali sebagai unit atau bidang fungsinya. Dalam erti kata lain, setiap jabatan dalam firma diuruskan oleh pengurus di tiga tahap pengurusan. Rajah 1.6 menunjukkan kedudukan pengurus di pelbagai tahap pengurusan dan jabatan-jabatan dalam firma. Sebuah firma mempunyai kombinasi jabatan yang berlainan tetapi secara umumnya, jabatan-jabatan itu termasuk akaun, pemasaran, pembuatan, sumber manusia dan perkhidmatan maklumat (juga dikenali sebagai sistem maklumat, sistem maklumat pengurusan dan teknologi maklumat). Rajah 1.6: Kedudukan pengurus dalam tangga pengurusan
18 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER SEMAK KENDIRI 1.6 Lihat Rajah 1.5 semula. Terangkan secara ringkas apa yang anda faham tentang keperluan maklumat di setiap tahap pengurusan dalam membuat keputusan? 1.3.2 Fungsi Pengurus Dari perbincangan kita sebelum ini, saya pasti anda sedar bahawa pengurus mempunyai fungsi dan peranan yang sama walaupun mereka diletakkan pada tahap pengurusan dan jabatan yang berbeza. Mari kita membincangkannya dengan lebih lanjut untuk mempelajari mengenai fungsi-fungsi pengurus. Pada tahun 1914, Henri Fayol, seorang pakar pengurusan teori dari Perancis telah mengenal pasti lima fungsi utama pengurus: (a) Merancang; (b) Mengurus; (c) Perjawatan; (d) Mengarah; dan (e) Mengawal sumber dengan berkesan. Setiap pengurus di setiap tahap pengurusan dan jabatan melaksanakan fungsifungsi ini dengan tumpuan yang berbeza, bergantung pada peringkat pengurusan. Lihat Rajah 1.7, yang menunjukkan pengaruh bagi tahap pengurusan masingmasing terhadap tumpuan dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan; fungsi pengurusan boleh memberi panduan dalam membangunkan sistem maklumat.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 19 Rajah 1.7: Pengaruh tahap pengurusan terhadap tumpuan dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan 1.3.3 Peranan Pengurus Secara umumnya, pengurusan bermaksud penggunaan sumber untuk mencapai matlamat secara berkesan dan cekap. Dalam sesebuah organisasi, pengurusan biasanya dilakukan oleh seorang pengurus. Apa yang anda fikir tentang peranan pengurus? Ia boleh dibahagikan kepada tiga kategori utama (rujuk Jadual 1.2). Jadual 1.2: Peranan Pengurus Peranan Pengurusan Peranan Interpersonal Peranan Maklumat Peranan Membuat Keputusan Penerangan Pengurus itu dilihat sebagai pemimpin dan orang tengah untuk pekerja. Pengurus adalah model peranan untuk pekerja. Pengurus memantau aktiviti dan kerja yang dilakukan oleh pekerja dan organisasi, mengagihkan tugas dan sumber, dan juga merupakan jurucakap bagi pekerja dengan pihak luar. Sebagai contoh, pengurus akan memberikan maklum balas daripada pengurusan atasan atau pelanggan mengenai perkhidmatan yang mesra pelanggan yang disediakan oleh pekerja. Pengurus meluangkan banyak usaha, mengendali masalah, mengagih sumber, dan juga membuat rundingan untuk pekerja dan pihak luar.
20 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 1.3.4 Kemahiran Pengurusan Pengurus perlu memiliki banyak kemahiran untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan berkesan. Secara umumnya, setiap pengurus perlu mempunyai dua kemahiran asas, iaitu kemahiran komunikasi dan kemahiran menyelesaikan masalah. Kemahiran ini adalah penting kerana ia digunakan dalam rutin pekerjaan harian. Marilah kita melihat dengan teliti kedua-dua kemahiran asas ini. (a) Kemahiran Komunikasi Pengurus berkomunikasi dengan individu-individu seperti kakitangan tahap bawahan, kakitangan tahap atasan, kakitangan di jabatan-jabatan dan individu lain di luar firma seperti pelanggan, pembekal dan pekerja institusi kewangan. Pengurus berkomunikasi dengan menghantar atau menerima maklumat, sama ada bertulis atau lisan. Contoh komunikasi bertulis termasuk surat, laporan, memo, minit mesyuarat dan e-mel. Komunikasi lisan berlaku semasa mesyuarat, perbualan telefon, mel suara, perjalanan atas sebab perniagaan, temu janji perniagaan dan aktiviti sosial seperti dalam majlis dan hiburan. Kedua-dua jenis komunikasi dilaksanakan secara luaran dan dalaman. Setiap pengurus mempunyai pilihan untuk mod komunikasi tertentu. Sesetengah pengurus suka interaksi lisan melalui telefon atau temu janji daripada menulis e-mel atau surat. Sesetengahnya lebih suka menggunakan e-mel kerana ia lebih murah dan ringkas. Walau bagaimanapun, pelbagai jenis komunikasi boleh digabungkan mengikut kesesuaian dan gaya pengurusan. (b) Kemahiran Menyelesaikan Masalah Pengurus menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh firma, sama ada besar atau kecil untuk memastikan operasi berjalan lancar. Masalah sentiasa dilihat sebagai elemen negatif atau memberikan imej yang tidak baik kepada firma atau individu. Sebenarnya, masalah dalam konteks pengurusan boleh memberi kedua-dua kelebihan dan kelemahan kepada firma. Kita akan mengkaji definisi masalah secara terperinci dalam Topik 2. Walau bagaimanapun, masalah perlu dihadapi dan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah ini dikenali sebagai penyelesaian. Pengurus yang berhasrat untuk menyelesaikan masalah mesti melalui proses yang berkaitan. Proses-proses ini melibatkan membuat keputusan. Membuat keputusan merujuk kepada pemilihan alternatif penyelesaian, yang akan dikenal pasti terlebih dahulu. Keputusan diambil selepas
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 21 alternatif telah dinilai. Biasanya, alternatif penyelesaian untuk setiap masalah dikenal pasti untuk mendapatkan penyelesaian yang lebih baik. AKTIVITI 1.3 Adakah anda tahu mengapa pengurus memerlukan kemahiran pengurusan? Bincangkan. AKTIVITI 1.4 Pada pendapat anda, apakah tindakan yang perlu diambil oleh seorang pengurus jika masalah tidak dapat diselesaikan? Bincangkan. 1.3.5 Pengetahuan Pengurus Selain daripada kemahiran asas yang dibincangkan sebelum ini, pengurus perlu celik maklumat dan komputer, yang mana ini penting apabila menggunakan komputer. (a) Celik Komputer Celik komputer merujuk pada pengetahuan asas yang mesti dimiliki oleh pengguna komputer supaya mereka boleh mengendalikan komputer dengan berkesan. Pengetahuan asas adalah pemahaman ringkas teknologi komputer seperti fungsi tetikus, monitor dan CPU, mengetahui kebaikan dan keburukan komputer dan keupayaan untuk menggunakan komputer (tidak semestinya dapat menulis program komputer). Selain itu, pengguna juga perlu mengikuti perkembangan teknologi terkini. (b) Celik Maklumat Selain daripada celik komputer, pengurus juga perlu celik maklumat. Celik maklumat merujuk pada pemahaman tentang penggunaan maklumat di setiap peringkat proses penyelesaian masalah dan mengetahui bagaimana untuk mencari sumber-sumber maklumat dan bagaimana maklumat ini boleh dikongsi untuk kebaikan bersama.
22 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Celik komputer dan maklumat tidak bergantung pada satu sama lain walaupun ia berkaitan dan melengkapi antara satu sama lain. Sesetengah pengurus celik maklumat tetapi tidak celik komputer. Walau bagaimanapun, ia adalah ideal sekiranya pengurus memperoleh kedua-dua kemahiran. 1.4 JENIS SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Sistem maklumat dalam sesebuah organisasi dikenali sebagai Sistem Maklumat berasaskan Komputer (CBIS). CBIS dibangunkan berdasarkan aktiviti-aktiviti kefungsian di peringkat fungsian organisasi. Contoh CBIS adalah Sistem Maklumat Perakaunan (AIS), Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS), Sistem Maklumat Pengurusan (MIS), Sistem Automasi Pejabat (OAS), Sistem Sokongan Keputusan (DSS), Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) dan Sistem Pakar. Jadual 1.3 menunjukkan ciri-ciri CBIS disebut. Jadual 1.3: Jenis Sistem Maklumat berasaskan Komputer Sistem Input Pemproses Output Pengguna TPS/AIS Urus niaga; peristiwa Memilih; menyenarai; menggabung, mengemas kini MIS Ringkasan transaksi data; data volum tinggi; laporan mudah Laporan rutin; model mudah; analisa peringkat rendah OAS Dokumen; jadual Pengurusan dokumen; jadual; komunikasi DSS Data volum rendah atau pangkalan data sangat besar yang dioptimumkan untuk analisis data; model dan analisis peralatan data Interaktif; analisis simulasi Laporan terperinci; senarai, ringkasan Laporan mudah Dokumen; mel jadual Laporan khas; analisis keputusan; respons kepada pertanyaan Kakitangan operasi; penyelia Pengurus pertengahan Kakitangan perkeranian Profesional; pengurus
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 23 EIS Data keseluruhan: Dalaman, luaran Interaktif simulasi grafik Maklum balas ramalan pada pertanyaan Pengurusan kanan Sistem Pakar Pengetahuan, fakta dan teknik membuat keputusan Simulasi bagaimana pakar manusia berfikir Hujah dan analisis keputusan untuk menyelesaik an masalah Pengurus kanan Sekarang ayuh kita bincangkan lebih lanjut jenis-jenis CBIS. (a) Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) digunakan dalam peringkat operasi firma. AIS adalah satu sistem berkomputer yang melaksanakan dan merekodkan rutin atau transaksi harian firma itu. Contoh-contoh untuk TPS adalah sistem gaji, sistem pendaftaran, sistem permintaan pelanggan dan sistem keputusan peperiksaan. Mari kita ambil contoh sistem pendaftaran di universiti. Adakah anda tahu apa yang berlaku dalam sistem pendaftaran pelajar di universiti? Sistem pendaftaran akan melaksanakan dan merekodkan aktiviti pendaftaran pelajar bagi setiap semester. Fail utama yang merupakan fail pendaftaran mengandungi maklumat tentang pelajar dan kursus seperti nama, nombor matrikulasi, alamat, fakulti, nombor telefon, nama kursus dan kod kursus, yang dikenali sebagai elemen-elemen data. Data ini akan dimasukkan ke dalam sistem dan data baru (seperti pendaftaran kursus dan bayaran yuran) akan mengemas kini elemen data. Elemen-elemen data dalam fail utama akan digabungkan untuk membuat laporan yang diperlukan oleh pihak pengurusan dan pengguna. (b) Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) menyediakan maklumat pengurusan yang menyokong, merancang, mengawal dan berfungsi membuat keputusan dengan menjana laporan khas dan berkala. MIS akan melaporkan operasi asas firma melalui data AIS. Rajah 1.8 menunjukkan contoh laporan yang sedemikian. Biasanya, laporan dihasilkan secara mingguan, bulanan atau tahunan.
24 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Kedai Buku Manaf Jualan mengikut produk dan daerah di Johor dalam tahun 2012 KOD PRODUK NAMA PRODUK DAERAH JUALAN 1110 Buku teks Muar 7,224,600 Batu Pahat 6,340,000 Pontian 4,326,300 Johor Bharu 8,454,000 JUMLAH 20,638,900 2110 Majalah Muar 8,900,400 Batu Pahat 6,500,000 Pontian 3,200,500 Johor Bharu 9,422,000 JUMLAH 22,172,900 Rajah 1.8: Contoh laporan yang dihasilkan oleh MIS (c) (d) (e) Sistem Automasi Pejabat (OAS) Sistem Automasi Pejabat (OAS) adalah sistem komputer yang terdiri daripada peranti elektronik yang digunakan untuk komunikasi dan produktiviti bagi pengurus dan pekerja. Antara aplikasi OAS adalah pemproses perkataan, e-mel, kalendar elektronik, mesin faksimili, persidangan audio, persidangan video, persidangan komputer dan penerbitan atas meja (DTP). Sistem Sokongan Keputusan (DSS) Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah sistem maklumat yang membantu pengurus untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan mengenai isu-isu yang sangat khusus. DSS menjawab soalan seperti "Di manakah lokasi yang sesuai bagi firma untuk membuka cawangan baru?" dan "Apakah cara yang berkesan untuk memperkenalkan idea baru dalam produk firma?" Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) adalah satu sistem khusus digunakan oleh pengurusan eksekutif dalam membuat keputusan strategik. Ia adalah alat yang menyediakan akses dalam talian terus ke maklumat yang berkaitan, dalam format yang berguna dan boleh dilayari. Maklumat yang relevan adalah tepat pada masanya, tepat dan berguna dalam aspek perniagaan, mengikut kepentingan pengurus tertentu. Formatnya adalah berguna, dan boleh dilayari dengan mudah, yang bermaksud bahawa sistem itu telah dibina khas untuk kegunaan individu yang tidak mempunyai banyak masa terluang, kurang mahir dalam menggunakan
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 25 papan kekunci dan kurang berpengalaman dengan komputer. Ia memberi tumpuan pada memenuhi keperluan maklumat strategik pengurusan atasan. (f) Sistem Pakar (ES) Sistem Pakar (ES) adalah sistem komputer yang boleh meniru kaedah manusia dalam menyelesaikan masalah seperti pemikiran, pembelajaran atau memberi penjelasan untuk penyelesaian dengan menggunakan kecerdasan buatan dan pengetahuan yang disimpan dalam pangkalan data. Pangkalan data ini mengandungi pengetahuan domain seperti perubatan, kewangan atau insurans. Kecerdasan buatan mempunyai banyak aplikasi atau sistem yang diwakili oleh ES. Ini termasuk aplikasi seperti rangkaian neural dan algoritma genetik. 1.5 JABATAN SISTEM MAKLUMAT Jabatan Sistem Maklumat (IS) membangun dan menyelenggara sistem maklumat firma. Jabatan ini juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan Teknologi Maklumat (IT) atau Jabatan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS). Struktur dan nama jabatan mungkin berbeza bergantung kepada firma tersebut. Dalam sebuah firma kecil, individu pelbagai tugas boleh mengendalikan semua tugas yang berkaitan dengan sistem maklumat semasa. Sementara itu, dalam firma besar, mungkin terdapat banyak unit di jabatan IS dan pekerja yang ramai untuk melaksanakan kerja khusus untuk setiap unit. Rajah 1.9 menunjukkan carta organisasi umum untuk jabatan IS. Rajah 1.9: Carta organisasi umum untuk jabatan IS
26 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER SEMAK KENDIRI 1.7 Apakah kepentingan jabatan sistem maklumat pada sesebuah organisasi? 1.5.1 Pakar Maklumat Pakar maklumat adalah ahli di kalangan kakitangan yang bertanggungjawab bagi pembangunan dan organisasi sistem maklumat firma. Pada asasnya, terdapat lima kategori pakar maklumat, iaitu, penganalisa sistem, pentadbir pangkalan data, pentadbir rangkaian, pengaturcara dan pengguna. (a) Penganalisa sistem (SA) membangunkan satu sistem baru atau menaik taraf sistem semasa. Penganalisa sistem akan menentukan masalah, mendokumenkan analisis, membuat reka bentuk sistem dan membangunkan sistem yang disarankan. Interaksi dan kerjasama daripada pengguna dan pihak pengurusan diperlukan dalam membangunkan sistem yang memenuhi keperluan pengguna. (b) Pentadbir pangkalan data membangun dan menyelenggarakan pangkalan data yang terdiri daripada data yang diperlukan untuk menghasilkan maklumat untuk pengguna. (c) Pentadbir rangkaian pula membangun dan menyelenggarakan komunikasi data yang menghubung dan membolehkan perkongsian sumber-sumber komputer. Pembangunan Internet telah mewujudkan ramai pakar baru dalam bidang ini, yang dikenali sebagai webmaster atau pereka web. (d) Pengaturcara menulis kod pengaturcaraan dalam bahasa pengaturcaraan berdasarkan dokumentasi reka bentuk, yang ditulis lebih awal oleh penganalisa sistem. Pengaturcara juga menguji program bertulis untuk memastikan ia bebas pepijat dari mana-mana sintaks dan kesilapan logik. (e) Pengguna komputer mengendalikan komputer berskala besar seperti kerangka komputer dan komputer mini. Mereka mengendalikan kerja rutin, mengendalikan penyimpanan data pencetak dan membantu pengguna menyelesaikan masalah.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 27 AKTIVITI 1.5 Adakah terdapat mana-mana organisasi yang tidak mempunyai sebarang pakar maklumat yang disebut dalam subtopik 1.5.1? Senaraikan kesan-kesan dan kelemahan-kelemahan keadaan sedemikian. 1.6 TREND DALAM APLIKASI SISTEM MAKLUMAT PERNIAGAAN Trend aplikasi sistem maklumat perniagaan bergerak ke arah integrasi aplikasi dan penggunaan kecerdasan buatan. Antara kegunaan jenis aplikasi ini adalah seperti berikut: (a) (b) Memudahkan proses urus niaga. Sebagai contoh, dengan integrasi sistem maklumat perakaunan dan sistem maklumat sumber manusia, pengiraan gaji dan ganjaran boleh dilakukan dengan cepat dan mudah. Digunakan dengan rangkaian dan teknologi Internet, terutamanya dalam proses mendapatkan sumber atau maklumat luaran. Sebagai contoh, dalam perancangan strategik, organisasi boleh mendapatkan maklumat mengenai pesaingnya yang ada di Internet. Organisasi juga boleh melihat laporan dan misi kerajaan. (c) (d) Membenarkan penggunaan elemen-elemen multimedia seperti teks, grafik, audio, video dan animasi. Selain itu, penambahan elemen-elemen kecerdasan buatan boleh mempercepatkan dan memudahkan tugas-tugas manusia. Sebagai contoh, dalam industri reka bentuk kereta dan pengeluaran, sistem maklumat digabungkan dengan teknologi multimedia dan kecerdasan buatan Meningkatkan proses pemahaman dan laporan pembentangan.
28 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 1.7 TREND PENGKOMPUTERAN PENGGUNA AKHIR (EUC) Pembangunan dalam teknologi maklumat telah mewujudkan celik komputer dalam kalangan kebanyakan orang ramai, sama ada pada tahap yang minimum atau pada tahap yang lebih tinggi. Perkembangan ini membantu pengguna komputer untuk mengendali atau membangunkan sistem komputer tanpa bantuan pakar maklumat. Pengguna yang menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer dikenali sebagai pengguna akhir. Pembangunan penuh atau sebahagian sistem maklumat oleh pengguna dikenali sebagai pengkomputeran pengguna akhir (EUC). EUC berkembang kerana faktor-faktor berikut: (a) Pembangunan dalam celik komputer. (b) Peningkatan dalam tugas-tugas tunggakan jabatan sistem maklumat. Permintaan yang tinggi terhadap pembangunan dan penyelenggaraan sistem maklumat menyebabkan banyak tugas di jabatan sistem maklumat tidak siap dalam tempoh tarikh akhir. (c) Harga kos perkakasan komputer adalah lebih rendah pada hari ini. Oleh itu, pengguna boleh membeli perkakasan komputer dan belajar sendiri. (d) Pelbagai pilihan pakej perisian tersedia kini boleh didapati di pasaran. Pakej perisian ini menyediakan fungsi umum sistem aplikasi malah boleh disesuaikan mengikut keperluan tertentu firma. Selain itu, pakej perisian boleh digunakan dengan mudah oleh pakar atau pengguna baru untuk melaksanakan sistem maklumat berasaskan komputer. AKTIVITI 1.6 Lawati http://en.wikipedia.org/wiki/end-user_computing. Senaraikan isi penting tentang pengkomputeran pengguna akhir (EUC). Bandingkan jawapan anda dengan rakan kursus anda.
TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER 29 SEMAK KENDIRI 1.8 1. Takrifkan yang berikut: (a) Pakar maklumat (b) Pengkomputeran pengguna akhir 2. Apakah trend dalam aplikasi sistem maklumat perniagaan? 3. Dengan bantuan pengaturcara, seorang pengurus di sebuah jabatan akaun menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan lejar dan simpan kira bulanan. Adakah ini satu contoh EUC? Beri sebab-sebab anda. Data adalah satu fakta mentah yang tidak bermakna manakala maklumat ialah data yang telah diproses ke dalam bentuk yang bermakna. Pengetahuan diperoleh dari maklumat dengan cara yang sama maklumat diperoleh dari data. Teknologi maklumat dan sistem maklumat adalah alat utama yang membolehkan organisasi membangunkan produk dan perkhidmatan baru, serta mencipta model perniagaan baru. Sistem maklumat adalah gabungan perkakasan, perisian dan sistem telekomunikasi, yang boleh menyokong operasi perniagaan untuk meningkatkan produktiviti dan membantu pengurus membuat keputusan. MIS adalah sistem yang mempunyai keupayaan memproses maklumat termasuk mengumpul, memproses, menyimpan dan menyebar data dalam bentuk maklumat melalui pemprosesan analitis dan menyampaikan maklumat kepada sesiapa yang memerlukannya. Maklumat adalah salah satu sumber organisasi penting dan perlu diuruskan dengan baik. Pertumbuhan perniagaan dan peningkatan kepakaran komputer adalah faktor-faktor pemangkin pengurusan maklumat. Setiap pengurus di setiap tahap pengurusan (strategik, taktikal dan operasi) dan jabatan perlu mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsinya dengan tumpuan yang berbeza, bergantung pada tahap pengurusan.
30 TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER Jenis-jenis sistem maklumat berasaskan komputer yang utama adalah Sistem Maklumat Perakaunan, Sistem Maklumat Pengurusan, Sistem Automasi Pejabat, Sistem Sokongan Keputusan, Sistem Maklumat Eksekutif dan Sistem Pakar. Unit dalam firma yang bertanggungjawab untuk membangunkan dan mengekalkan sistem dikenali sebagai jabatan sistem maklumat. Jabatan ini mempunyai pakar-pakar maklumat, iaitu, penganalisa sistem, pentadbir pangkalan data, pentadbir rangkaian, pengaturcara dan pengguna komputer. Tugas pakar maklumat boleh dikurangkan melalui penglibatan pengguna dalam pembangunan sistem. Fenomena ini dikenali sebagai pembangunan pengkomputeran pengguna akhir. Data Maklumat Pakar maklumat Pengetahuan Pengkomputeran pengguna akhir Pengurusan maklumat Sistem maklumat