PANDUAN DASAR UBAYA LEARNING SPACE (ULS)

PANDUAN DASAR UBAYA LEARNING SPACE (ULS) BUKU 1: LOGIN, SETUP COURSE, ADDING RESOURCES (FILES), STUDENT' SELF-ENROLLMENT Panduan singkat ini disusun untuk pelatihan dan self-learning penggunaan moodle sebagai online learning environment di Universitas Surabaya (UBAYA Learning Space). Henry Hermawan PUSAT PENGEMBANGAN KURIKULUM DAN PEMBELAJARAN (PPKP) UNIVERSITAS SURABAYA

Panduan dasar UBAYA Learning Space (ULS) Buku 1 ini merupakan panduan singkat yang pertama tentang penggunaan e-learning platform Moodle yang digunakan pada ULS. Panduan ini disusun bagi dosen dan asisten dosen, terutama yang akan melakukan editing dalam suatu course. Cakupan dari panduan dasar buku 1 ini mulai dari bagaimana caranya untuk log into ULS, melakukan setup course (edit setting and topics), menambahkan files/softcopy modul kuliah/handout, dan melakukan setting untuk self-enrollment bagi mahasiswa. Diharapkan, setelah mempelajari panduan dasar ULS buku 1 ini, secara mandiri, Anda akan dapat melakukan konfigurasi dasar dan setup course, sehingga mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang Anda ampu, dapat memperoleh informasi tentang mata kuliah dan mengunduh bahan ajar yang diperlukan dalam proses pembelajaran. 1. Log into ULS Supaya dapat login ke ULS, Anda harus memiliki account di ULS. Jika Anda belum memiliki account di ULS, Anda dapat mengikuti video tutorial yang tersedia pada link Tutorial ULS (Gambar 1). Klik link ini untuk melihat video tutorial ULS Gambar 1: Quick Link dari video tutorial ULS. Jika telah memiliki account di ULS, Anda dapat melakukan login dengan mengikuti langkahlangkah yang ditunjukkan oleh Gambar 2 dan Gambar 3. Klik ini untuk memulai login 1 Gambar 2: Link untuk login ke ULS. 1

2 Diisi dengan username myubaya Anda Diisi dengan password myubaya Anda Gambar 3: Username dan password myubaya untuk login ke ULS. Jika Anda mendapatkan pesan warning seperti pada Gambar 4 atau yang sejenis (tergantung dari web browser yang Anda gunakan saat mengakses ULS), maka pesan tersebut Anda abaikan saja karena tidak ada virus atau malware pada website ULS. Contoh pesan warning dan solusinya dapat dilihat pada Gambar 4, Gambar 5, Gambar 6, dan Gambar 7. Gambar 4: Pesan warning saat pertama kali login menggunakan web browser. Gambar 5: Penyebab munculnya pesan warning saat pertama kali login menggunakan web browser. 2

1 Klik di sini 2 Klik di sini Gambar 6: Solusi pesan warning saat pertama kali login menggunakan web browser. 3 Klik di sini Gambar 7: Solusi pesan warning saat pertama kali login menggunakan web browser (lanjutan). Tampilan awal setelah Anda berhasil login ke ULS kira-kira seperti yang ditunjukkan Gambar 8. Pada pojok kanan atas, muncul nama Anda yang jika Anda klik maka akan muncul menu user (Gambar 9). Selain nama, akan muncul jumlah Messages yang Anda terima dari user pengguna ULS yang lain. Seluruh courses yang Anda ikuti/enrolled, baik itu sebagai pengasuh 3

course maupun peserta, akan muncul pada bagian My Courses (Gambar 10). Gambar 8: Tampilan halaman web setelah berhasil login ke ULS. User menu Gambar 9: Menu user di ULS. Seluruh courses yang Anda ikuti (sebagai pengasuh course maupun peserta) dapat ditemukan pada My Courses Gambar 10: My Courses di ULS. 4

2. Course Setup Setelah Anda berhasil login dan telah diberi role oleh PPKP sebagai dosen yang dapat mengkonfigurasi course, maka Anda mempunyai privilege 100% (full privilege) untuk mengkonfigurasi course Anda. Secara default, tampilan awal dari course page Anda adalah seperti pada Gambar 11. Pada awalnya, Anda akan mendapatkan halaman kosong dari course. Untuk mengubah konfigurasi course sesuai dengan kebutuhan mata kuliah, Anda dapat memilih Edit settings pada menu Administration yang terletak pada kolom sebelah kanan pada layar monitor (Gambar 12). Tampilan Edit settings seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13. Gambar 11: Blank Course Page di ULS. Klik ini untuk mengubah konfigurasi course Gambar 12: Administration Menu. 5

Klik Expand all untuk menampilkan semua konfigurasi course Gambar 13: Edit settings page. Ada beberapa sub menu pada Edit course settings, antara lain, General, Description, Course format, Appearance, Files and uploads, Completion tracking, Guess access, Groups, dan Role renaming. Pada panduan ini, tidak semua sub menu tersebut akan dibahas; kita lebih fokus pada konfigurasi dasar dari course, yaitu: General, Description, Course format, dan Role renaming. Klik tanda ini untuk bantuan (help) Anda dapat menyesuaikan tanggal ini dengan tanggal dimulainya mata kuliah Anda Gambar 14: General edit course settings. Sub menu General (Gambar 14) berisi tentang informasi dasar course/mata kuliah. Bagian ini telah diisikan oleh PPKP sesuai dengan format isian yang telah ditentukan untuk ULS. Biasanya, Anda tidak perlu melakukan perubahan pada sub menu ini, kecuali bagian Course start date jika ternyata tanggal yang tertera tersebut tidak sesuai dengan hari pertama mata kuliah Anda dimulai. Ada beberapa bagian yang memilik tanda?. Anda dapat mengklik tanda tersebut untuk membuka halaman bantuan (help). Pada sub menu Description, Anda dapat menuliskan deskripsi mata kuliah yang Anda ampu. Biasanya, deskripsi mata kuliah tersebut telah tertulis pada silabus mata kuliah; Anda hanya perlu melakukan copy-and-paste ke textbox dari Course summary. Selain itu, Anda juga dapat 6

menambahkan gambar terkait dengan mata kuliah pada bagian Course summary files. Penulisan Course summary sangat direkomendasikan oleh PPKP karena summary tersebut dapat memberikan gambaran awal tentang isi mata kuliah yang Anda ampu. Penambahan gambar pada course summary files bersifat opsional. Tuliskan deskripsi singkat mata kuliah yang Anda ampu pada textbox ini Gambar 15: Description edit course settings. Gambar 16: Course format edit course settings. Secara default, Course page telah dikonfigurasi untuk ditampilkan per topik. Namun, Anda dapat mengubahnya, misalnya ditampilkan per minggu, dengan mengubah konfigurasi pada bagian Format. Tersedia 4 format yang berbeda, yaitu: single activity format, social format, topics format, dan weekly format. Silakan Anda pilih sesuai dengan kebutuhan mata kuliah yang Anda ampu. Untuk menambah atau mengurangi jumlah sections, Anda dapat mengubahnya pada bagian Number of sections. Untuk bagian Hidden sections dan Course layout, Anda dapat membiarkannya by default. 7

Tabel 1: Lima roles yang diterapkan pada proses pembelajaran yang menggunakan ULS. Role Name Privileges Pengguna Teacher Dapat melakukan editing (tambah, edit, hapus, memindahkan letak resources dan activity) dengan tujuan mengorganisasi isi dari course, melakukan grading/penilaian, menambah dan menghapus participants/members/peserta course, dan lain sebagainya. Pada dasarnya, role ini dapat melakukan apapun selama di dalam course-nya sendiri. Role ini diberikan kepada Penanggung Jawab Mata Kuliah (PJMK) dan/atau dosen pengampu mata kuliah yang memiliki kewenangan penuh untuk mengorganisasi isi serta peserta dari course. Teaching Assistant Memiliki privileges yang sama dengan Teacher role. Role ini diberikan kepada asisten dosen atau petugas administrasi mata kuliah yang diberi hak/kewenangan penuh untuk membantu PJMK dan/atau dosen pengampu mata kuliah dalam mengorganisasi isi serta peserta dari course. Use this role with caution. Non-Editing Teacher Dapat melakukan grading/penilaian dan melihat seluruh isi course, namun tidak dapat melakukan editing untuk mengorganisasi isi dari course. Role ini dapat diberikan kepada rekan dosen pengampu mata kuliah dalam team teaching yang tidak ingin melakukan editing untuk mengorganisasi isi dari course. Non-Editing Teaching Assistant Memiliki privileges yang sama dengan Non-Editing Teacher role. Pada umumnya, role ini merupakan role standar bagi asisten dosen. Student Menjadi peserta aktif dari course: mengakses seluruh resources dan activity yang telah disediakan sebelumnya oleh Teacher /Teaching Assistant, melakukan posting pada forum diskusi, dan lain sebagainya. Role bagi mahasiswa yang mengikuti mata kuliah. ULS mempunyai beberapa role untuk memberikan privilege bagi users sesuai dengan haknya. Untuk sivitas akademika UBAYA, ada 5 roles yang perlu diketahui karena akan selalu diterapkan pada proses pembelajaran yang menggunakan ULS. Kelima roles tersebut beserta penjelasan singkatnya dapat dilihat pada Tabel 1. Secara default, dosen pengampu mata kuliah akan mendapatkan role sebagai Teacher yang mempunyai full privilege untuk mengkonfigurasi dan melakukan perubahan apapun pada course page yang diikuti. Untuk asisten dosen, secara default akan diberikan role sebagai Non-Editing Teaching Assistant. Jika Anda menginginkan asisten dosen untuk dapat membantu Anda dalam mengkonfigurasi dan melakukan perubahan apapun pada course page, Anda dapat mengajukan permohonan kepada PPKP agar asisten dosen yang bersangkutan diberikan role sebagai Teaching 8

Assistant. Akan tetapi, Anda harus benar-benar memastikan bahwa asisten dosen tersebut dapat dipercaya karena segala yang dilakukan asisten dosen tersebut menjadi tanggung jawab dosen pengampu mata kuliah atau PJMK yang mengajukan permohonan. Gambar 17: Role renaming edit course settings. Gambar 17 menunjukkan Role renaming pada course. Tujuan dari role renaming ini adalah memberikan nama yang berbeda untuk suatu role agar nama tersebut lebih familiar/mudah dikenal oleh seluruh peserta course. Direkomendasikan agar Anda mengubah penamaan kelima roles yang telah dideskripsikan pada Tabel 1 sesuai dengan kebutuhan mata kuliah yang Anda ampu. Klik Turn editing on untuk mengaktifkan mode editing pada course page Gambar 18: Turn editing on untuk mengaktifkan menu editing pada course page. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, Anda akan mendapatkan tampilan course page yang kosong (Gambar 11) jika Anda atau kolega dosen yang lain belum pernah mengkonfigurasi dan mengubah isi course page sebelumnya. Agar dapat mengubah isi course page, Anda 9

harus memiliki role sebagai Teacher atau Teaching Assistant. Sebelum melakukan perubahan, Anda harus mengaktifkan mode Editing dengan cara mengklik Turn editing on pada bagian kanan atas course page atau pada menu Administrator (Gambar 18). Setelah mengklik Turn editing on, Anda akan mendapatkan fitur editing pada course page dan Turn editing on akan berubah menjadi Turn editing of (Gambar 19). Gambar 19: Blank Course Page di ULS setelah fitur editing diaktifkan. Klik Add a new topic untuk menuliskan pengumuman Gambar 20: Add a new topic pada News forum. Bagian News Forum nantinya dapat Anda manfaatkan untuk menuliskan pengumuman terkait dengan mata kuliah yang Anda ampu kepada mahasiswa. Ketika Anda mengklik News forum dan Anda akan mendapatkan tampilan seperti pada Gambar 20. Untuk menuliskan pengumuman, silakan Anda mengklik Add a new topic. Ada 2 bagian yang wajib Anda isikan untuk menuliskan pengumuman, yaitu: Subject dan Message (Gambar 21). Anda juga dapat membagikan file bersamaan dengan pengumuman pada bagian Attachment (Gambar 22). Saat Anda klik Post to forum untuk publish pengumuman, Anda diberi tenggat waktu selama 30 menit untuk melakukan perubahan isi pengumuman jika diperlukan sebelum sistem mengirimkan pengumuman kepada peserta yang ter-subscribed ke News forum. Jika Anda menginginkan pengumuman tersebut terkirim melalui e-mail segera setelah Anda mengklik Post to forum, Anda dapat memilih Mail now. Jika berhasil, Anda akan melihat pengumuman Anda pada daftar News forum dan Latest news seperti pada Gambar 23 dan Gambar 24. 10

Subject dan Message wajib diisi Gambar 21: Subject dan Message pada News forum. Pilih Mail now untuk publish segera setelah Anda mengklik Post to forum Klik Post to forum untuk publish Gambar 22: Post to forum pada News forum. Gambar 23: Pengumuman pada News forum. 11

Gambar 24: Pengumuman pada Latest News. Move/change the order of a topic Klik tanda ini untuk masuk ke menu editing topic Highlighting a topic Hide a topic Gambar 25: Overview the topic. Selanjutnya, Anda dapat mulai mengisikan topik-topik yang akan dibahas pada mata kuliah yang Anda ampu. Untuk mengisikan topik tersebut, silakan mengklik tanda/gambar gear seperti yang ditunjukkan pada Gambar 25. Unselect this to customize the topic/section name Nama topik bahasan Deskripsi singkat tentang topik bahasan Klik Save changes untuk menyimpan hasil editing topic Gambar 26: Editing a topic. 12

Gambar 26 menunjukkan tampilan editing topic. Untuk mengganti nama topik bahasan dari nama default-nya, Anda harus menghilangkan tanda centang pada Use default section name terlebih dahulu. Setelah Anda mengisikan topik bahasan dan deskripsi singkat tentang topik bahasan itu, silakan mengklik Save changes untuk menyimpan hasil editing topic atau Cancel untuk membatalkan editing topic. Hasil editing topic yang telah disimpan akan muncul pada course page seperti yang ditunjukkan pada Gambar 27. Gambar 27: Tampilan hasil editing a topic pada course page. 3. Adding Resources (Files) Untuk menunjang proses pembelajaran, Anda dapat mengunggah sumber atau bahan ajar yang berupa softcopy/file seperti modul pembelajaran, handout, modul praktikum, e-book, slide presentasi, dan lain sebagainya pada course page. Cara mengunggah sumber atau bahan ajar adalah dengan memilih Add an activity or resource (Gambar 28). Klik Add an activity or resource untuk menambahkan aktivitas pembelajaran atau sumber/bahan ajar Gambar 28: Tampilan hasil editing a topic pada course page. Setelah Anda mengklik Add an activity or resource, Anda akan diberikan banyak pilihan aktivitas dan resource, seperti misalnya, assignment, quiz, questionnaire, file, page, dan lain sebagainya. Pada Panduan Dasar ULS Buku 1 ini, kita hanya akan membahas tentang bagaimana cara untuk menambahkan resource yang berupa file. Untuk aktivitas dan resource yang lain, akan dibahas pada seri buku panduan ULS selanjutnya. Gambar 29 menunjukkan pilihan aktivitas dan resource yang tersedia pada ULS. Sebagai catatan, pilihan aktivitas dan resource yang tersedia ini dapat bertambah dan/atau berkurang dari daftar pilihan sewaktuwaktu jika diperlukan. Untuk menambahkan file, silakan memilih File dari daftar pilihan aktivitas dan resource. Saat Anda memilih File, pada kolom sebelah kanan akan muncul keterangan/bantuan tentang resource File. Silakan mengklik Add untuk melanjutkan. 13

1 Pilih File untuk menambahkan sumber atau bahan ajar 2 Klik Add untuk melanjutkan Gambar 29: Menambahkan sumber atau bahan ajar dengan resource File. Nama sumber atau bahan ajar Deskripsi sumber atau bahan ajar Gambar 30: Resource File - General. 14

Selanjutnya, Anda akan masuk ke editing File. Bagian pertama dari editing File adalah General (Gambar 30). Pada bagian ini, Anda diwajibkan untuk mengisi nama sumber atau bahan ajar pada textbox Name dan deskripsi singkat dari sumber atau bahan ajar pada textbox Description. Bagian selanjutnya, yaitu Content, merupakan tempat Anda untuk mengunggah file sumber atau bahan ajar. Gambar 31, Gambar 32, Gambar 33, Gambar 34, dan Gambar 35 menunjukkan lima langkah untuk mengunggah file. Sebagai catatan, ULS tidak mengizinkan penamaan file yang diunggah mengandung karakter white space seperti spasi, tabulasi, dan sebagainya. Misalnya, Anda ingin mengunggah file dengan nama "Handout Pertama.pdf" maka Anda harus mengganti nama file tersebut menjadi "Handout_Pertama.pdf", "HandoutPertama.pdf", atau nama lain tanpa karakter white space. 1 Klik tanda ini untuk menampilkan menu Upload a file atau Drag and drop file pada kolom ini Gambar 31: Resource File - Content. 2 Klik Browse.. untuk memilih file dari komputer Anda Gambar 32: Resource File - Content, browse a file. 15

3 Pilih file yang akan diunggah, lalu klik Open Gambar 33: Resource File - Content, pick a file. 4 Klik Upload this file untuk mengunggah file yang telah dipilih Gambar 34: Resource File - Content, upload a file. 16

5 File telah berhasil diunggah Gambar 35: Resource File - Content, file telah berhasil diunggah. Gambar 36: Resource File - Appearance dan Common module settings. Gambar 36 menunjukkan bagian Appearance dan Common module settings. Anda dapat membiarkan konfigurasi pada kedua bagian ini by default. Anda dapat mempelajari dan bereksperimen sendiri konfigurasi-konfigurasi pada kedua bagian ini dengan mengklik tanda/gambar? untuk bantuan. Dua bagian terakhir pada editing resource File adalah Restrict access dan Activity completion (Gambar 37). Bagian Restrict access digunakan untuk membatasi peserta yang memiliki student role untuk mengakses resource. Batasan-batasan yang dapat digunakan (Gambar 38) adalah activity completion dari aktivitas atau resource pembelajaran sebelumnya, tanggal akses (date), nilai yang dicapai peserta pada aktivitas sebelumnya (grade), user profile, dan custom role of restriction (restriction set). Anda dapat melakukan eksplorasi sendiri dalam menentukan batasan-batasan akses. 17

Gambar 37: Resource File - Restrict access dan Activity completion. Gambar 38: Resource File - Restrict access, pilihan batasan akses. Anda disarankan untuk mengaktifkan auto completion tracking dengan 2 langkah, yaitu dengan cara: (1) memilih Show activity as complete when conditions are met (Gambar 39), kemudian, (2) mengaktifkan Student must view this activity to complete it dengan mengklik checkbox hingga muncul tanda centang pada checkbox tersebut (Gambar 40). Dengan auto completion tracking, kita dapat memantau peserta course apakah mereka telah mengakses aktivitas dan resources pembelajaran yang telah kita sediakan. Setelah semua konfigurasi telah lengkap, maka Anda dapat mengklik Save and return to the course atau Save and display untuk menyimpan hasil unggah file dan konfigurasi resource File. Anda dapat bereksperimen dengan mencoba kedua Save ini untuk mengetahui perbedaan antara keduanya. Untuk membatalkan hasil unggah file dan konfigurasi resource File, Anda dapat memilih Cancel. Setelah Anda simpan, pada course page akan muncul suatu link ke resource tersebut (Gambar 41). 18

1 Pilih Show activity as complete when conditions are met Gambar 39: Resource File - Activity completion, mengaktifkan auto completion tracking. 2 Mengaktifkan Student must view this activity to complete it Gambar 40: Resource File - Activity completion, require view pada auto completion tracking. Pilih Edit lalu Edit settings untuk mengkonfigurasi ulang resource ini Checkbox ini akan tercentang otomatis jika peserta telah mengakses link resource ini Not available unless... akan muncul jika Anda mengaktifkan Restrict access Gambar 41: Resource File - Hasil penambahan resource pada course page. 19

4. Konfigurasi Self-enrollment Self-enrollment merupakan suatu fitur yang mengizinkan peserta melakukan enrollment ke course secara mandiri menggunakan enrollment key yang diberikan oleh dosen. Dengan fitur ini, dosen tidak perlu melakukan manual enrollment untuk memasukkan peserta ke dalam course. Langkah-langkah untuk mengkonfigurasi self-enrollment adalah sebagai berikut: 1. mengklik Enrollment methods pada menu Administration Users (Gambar 42) 2. mengaktifkan Self enrollment (Mahasiswa), lalu klik gambar gear untuk melakukan konfigurasi (Gambar 43) 3. mengisi Enrollment key yang nantinya Anda informasikan kepada mahasiswa, serta mengkonfigurasi Enrollment duration untuk menentukan masa enroll mahasiswa pada course, silakan Anda disable jika tidak ingin memanfaatkan fitur ini (Gambar 44) 4. menentukan rentang waktu mahasiswa untuk melakukan enrollment (jika diinginkan), menuliskan custom welcome message, dan klik Save changes untuk menyimpan hasil konfigurasi Self enrollment (Mahasiswa). Self-enrollment telah selesai dikonfigurasi dan enrollment key siap untuk diinformasikan kepada mahasiswa. Gambar 42: Langkah 1, mengklik Enrollment methods. Pastikan dalam kondisi enable. Anda dapat mengaktifkan/menonaktifkan dengan mengklik tanda/gambar ini Edit Gambar 43: Langkah 2, mengaktifkan Self enrollment (Mahasiswa). 20

Gambar 44: Langkah 3, mengisi Enrollment key. Gambar 45: Langkah 4, konfigurasi batas waktu untuk melakukan enrollment dan custom welcome message. 21

-- Promoting Excellence in Teaching and Learning - http://learning.ubaya.ac.id