e-memo Ver 2.0 November 2016

e-memo Ver 2.0 November 2016

Daftar Isi 1. Login e-office... 3 2. Menu e-office dan Folder... 3 2.1 Inbox folder... 4 3. Membuat memo baru... 4 3. 2 Isi Field ememo... 5 3.2.a Field Typist... 5 3.2.b Field Author... 5 3.2.c Field Memo Type... 6 3.2.d Memo Type... 6 4. Memo (with Approval)... 7 4.1 Add Approver... 8 4.2 Remove Approver... 9 4.3 Attachment File... 10 4.4 Document Ref... 10 4.5 Isi Memo... 11 4.6 Menyimpan Memo... 11 4.7 Send memo... 12 4.8 Cancel memo... 19 5. Memo (General) need Comment... 24 6. Memo (General) without comment... 29

] 1. Login e-office Untuk menggunakan e-office system Anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password. Jika Anda belum mempunyai Global ID atau lupa Password, hubungi USC/Helpdesk 2. Menu e-office dan Folder Jika Anda ingin membuat transaksi (memo) baru maka klik e-memo sub menu di e-office Application. Jika Anda sudah pernah membuat transaksi tetapi belum di kirim ke approver atau commentator, Anda bisa lihat/klik di Draft folder. Jika posisi Anda adalah sebagai approver atau commentator, maka buka/klik Inbox folder untuk melihat dokumen-dokumen yang harus Anda approve,reject atau comment. Sent folder berisi dokumen-dokumen yang sudah pernah Anda buat. Trash folder berisi dokumen-dokumen yang Anda hapus.

2.1 Inbox folder Berikut contoh Inbox folder : Untuk melihat/edit isi dokumen, klik di baris yang dinginkan. Jika dokumen yang Anda cari tidak muncul di halaman ini, coba klik tombol : Karena mungkin dokumen ada di halaman lain. 3. Membuat memo baru 3.1 Membuat Transaksi baru Klik di e-memo menu:

3. 2 Isi Field ememo 3.2.a Field Typist akan otomatis akan terisi dengan nama user yang melakukan login 3.2.b Field Author berisi nama-nama yang akan menjadi author (penanggung jawab memo tersebut) di mana nama tersebut adalah nama orang yang berada di bawah organisasi unit yang sama dan bisa dipilih dengan klik panah bawah dengan tampilan layar berikut:

3.2.c Field Memo Type otomatis akan terisi dengan Memo (with Approval), dimana type memo terdiri dari 2 type dan dapat dipilih dengan klik panah kanan dengan tampilan layar berikut: 3.2.d Memo Type Untuk memo dengan type : Memo (with Approval) ditujukan untuk memo yang membutuhkan proses approval / persetujuan dari pihak yang ditentukan oleh author. Untuk memo dengan type : Memo (General) jika dipilih akan tampil layar berikut : Untuk memo dengan type: Memo (General) dan Need Comment tidak dicek atau tidak dipilih maka memo tersebut tidak membutuhkan proses approval atau komentar dari pihak manapun, biasanya digunakan untuk memo yang bersifat pemberitahuan. Untuk memo dengan type: Memo (General) dan Need Comment dicek atau dipilih maka memo tersebut membutuhkan komentar dari pihak yang ditentukan oleh author. Hal yang perlu diperhatikan adalah untuk pilihan author dan memo type yang akan menampilkan layar yang berbeda-beda. Perbedaannya adalah: Untuk Memo yang typist dan author berbeda, perbedaan hanya terletak di tombol SEND tidak muncul pada saat posisi login sebagai typist, tombol tersebut akan muncul pada saat login sebagai author.

Hanya untuk Memo Type: Memo (with Approval) dan Memo (General) yang butuh Comment terdapat tombol Up dan Down pada saat pilih approver list atau to yang digunakan untuk menentukan urutan pihak approver atau pihak yang ditujukan dan pilihan Let everyone able to view the comment yang digunakan untuk menentukan apakah pihak penerima selain author bisa melihat komentar dari pihak penerima lainnya atau tidak. Untuk Memo Type: Memo (General) yang tidak butuh Comment ada pilihan untuk Prevent Copying (Lotus Notes) yang digunakan untuk menentukan bisa atau tidak bisa mail yang berisi memo tersebut diforward atau dicopy pada saat di Lotus Notes. Untuk Memo Type: Memo (General) yang butuh Comment harus menentukan Expired Comment Date untuk menentukan batas waktu terakhir pihak yang diminta komentar masih bisa komentar. 4. Memo (with Approval) Untuk Memo Approval dengan Typist dan Author yang sama Contoh: Typist dan Author adalah Rosna dengan tampilan layar berikut (terdapat tombol ) sedangkan kalau untuk Typist dan Author berbeda, tombol Send hanya terdapat di tempat author.

4.1 Add Approver Approver list harus ditambah minimal 1 orang dan bisa ditambah lebih dari 1 orang. Kemudian klik Tombol untuk menambah approver list (pihak yang diminta approval atau persetujuannya) dan akan muncul layar berikut: Ketik nama (nama depan, tengah atau belakang) yang akan dimasukkan ke dalam approver list, contoh : hantarto, kemudian tekan tombol Search tampil layar berikut : Klik di kotak kecil sebelah kiri nama untuk memilih nama yang akan ditambah ke dalam approver list yang ditampilkan seperti layar berikut: Kemudian klik tombol untuk meneruskan atau klik tombol untuk membatalkan. Nama yang ditambah akan otomatis ditambah di approver list dengan tampilan berikut :

Untuk penambahan approver list, jika sudah ada di approver list maka akan tampil layar berikut: Approver List bisa lebih dari 1 orang. Untuk menghilangkan approver dari list bisa lakukan dengan klik di nama yang akan dihilangkan dalam keadaan warna biru (contoh nama Rusdy akan dihilangkan dari list) dengan tampilan berikut: 4.2 Remove Approver Kemudian klik tombol untuk menghilangkan nama dari approver list. Untuk mengatur urutan penempatan approver list bisa diatur dengan klik nama approver yang akan dinaikkan dengan tombol dan diturunkan dengan tombol. Tapi sebelumnya klik di nama yang akan diubah urutannya sehingga dalam keadaan warna biru. Untuk penambahan cc (copy to) caranya sama dengan penambahan approver list. Nama yang sudah terdapat di approver list tidak bisa ditambahkan di cc ataupun sebaliknya. Subject harus diisi dengan subject memo.

4.3 Attachment File Attachment(s) digunakan untuk attach file yang diperlukan, untuk menambah file attachment caranya: klik tombol dengan tampilan layar berikut: Kemudian klik tombol berikut: untuk mengambil file yang akan diattach dengan tampilan File yang dipilih contohnya: ememo User Guide.doc, klik 2 kali di file yang dipilih akan muncul tampilan berikut: Klik tombol untuk menambah ke attachments Klik tombol untuk menghilangkan dari attachments dengan cara klik sehingga file yang akan dihilangkan dalam keadaan warna biru baru klik tombol Remove. Attachments yang ada di list akan ditambah secara otomatis dengan tampilan berikut: 4.4 Document Ref Document Ref.# digunakan untuk document reference dari memo yang dibuat (bisa menggunakan tombol untuk mencari nomor memo yang pernah dibuat sebelumnya dan dijadikan referensi untuk memo yang akan dibuat saat ini) atau bisa langsung menambahkan nomor referensi tertentu.

Untuk fasilitas search tersebut cara penggunaannya sama dengan pada saat penambahan approver list atau cc. Caranya yaitu klik tombol. Fasilitas ini menyediakan pencarian berdasarkan 2 category yaitu Subject dan Document# dari memo yang akan dicari dengan tampilan layar berikut: Ketik subject yang akan dicari, contoh testing, kemudian tekan tombol. Document# yang dipilih otomatis ditambah di bagian Document Ref.# 4.5 Isi Memo Isi Memo bisa ditambahkan di editor yang telah disediakan: Klik di untuk memberikan kemampuan approver lain atau pihak cc bisa melihat komentar atau keterangan yang diberikan semua approver ataupun sebaliknya. 4.6 Menyimpan Memo Tombol Save untuk menyimpan memo yang sudah dibuat. Tombol Send untuk mengirim memo yang telah dibuat ke pihak approver dan cc. Tombol Reset untuk membatalkan perubahan yang dilakukan terhadap memo yang sedang dibuat. Tombol Cancel untuk keluar.

Pada saat klik tombol akan tampil layar berikut: Tekan tombol untuk kembali ke Main Menu. Memo dengan nomor ME002180 bisa dilihat di Draft dengan tampilan berikut: Memo dengan nomor ME002181 juga bisa dilihat di My Document Status dengan tampilan berikut: 4.7 Send memo Untuk masuk kembali ke Memo ME002181 bisa arahkan ke memo tersebut di bagian kemudian klik, akan muncul tampilan berikut:

Untuk Send Memo ME002181 klik tombol, akan muncul tampilan berikut: Tekan Ok untuk kirim memo yang sudah dibuat dan muncul pesan berikut:

Tekan tombol untuk kembali ke Main Menu. Memo ME002181 yang sudah dikirim ke approver 1 yaitu Rusdy akan diterima di Lotus Notes: Mailnya seperti tampilan berikut: Selain dapat mail di Lotus Notes, memo ME002181 tersebut juga akan masuk ke Inbox approver tersebut dengan tampilan berikut: Approver yang ingin melakukan proses approval bisa masuk ke memo tersebut dengan cara masuk dari Inbox atau langsung klik di link yang ada di Lotus Notes. Di bagian approver tampil sebagai berikut:

Approver bisa memberikan komentar di bagian REMARK/REASON. Tombol untuk approve memo tersebut. Tombol untuk reject memo tersebut. Tombol untuk meminta pihak author melakukan revisi terhadap memo tersebut. Tombol digunakan pihak approver untuk meminta komentar dari pihak lain sebelum menentukan apakah memo tersebut mau diapprove, reject atau revise. Jika approver melakukan approve terhadap memo tersebut, tampilannya:

Tekan Ok untuk approve memo dan muncul pesan berikut: Tekan tombol untuk kembali ke Main Menu. Inbox approver untuk memo ME002181 tersebut sudah tidak ada. Memo ME002181 tersebut akan muncul di bagian Sent dengan tampilan berikut: Pihak Author akan mendapat mail dari approver yang telah melakukan approval terhadap memo ME002181 dengan tampilan berikut: Mailnya seperti tampilan berikut: Author bisa melihat memonya dengan masuk melalui Document Status atau klik di link yang ada di Lotus Notes, tampilan yang akan muncul:

Untuk Attachment(s) dan Document Ref.# bisa dilihat dengan klik link yang berwarna biru.

Tombol untuk mengirimkan / mengumumkan memo yang sudah diapprove ke pihak yang ditentukan oleh author (cara untuk issued bisa lihat di Memo General tanpa Comment). Memo yang dikirim ke pihak cc akan diterima pihak cc di Lotus Notes dengan tampilan berikut: Mailnya seperti tampilan berikut: Pihak cc bisa melihat memo tersebut dengan masuk melalui inbox atau klik di link yang ada di Lotus Notes, tampilan yang akan muncul:

Author bisa melakukan Cancel terhadap memo approval yang dikirim ke pihak approver selama memo tersebut statusnya masih send to approver atau draft seperti tampilan berikut: 4.8 Cancel memo Tekan tombol tampilan berikut: untuk membatalkan memo dan harus isi alasan pembatalan seperti

Tekan tombol untuk membatalkan atau untuk tidak membatalkan. Jika tekan tombol akan muncul tampilan: Tekan tombol untuk meneruskan atau tekan tombol untuk tidak meneruskan. Pihak Approver dan cc akan menerima mail dari pihak Author. Mailnya dengan tampilan berikut: Selain mendapat mail di Lotus Notes, juga akan masuk ke inbox pihak approver dan cc. Tombol untuk reject memo, jika belum isi REMARK/REASON akan muncul pesan seperti tampilan berikut:

Jika REMARK/REASON sudah terisi dan tekan tombol REJECT Tekan tombol untuk meneruskan atau tekan tombol untuk tidak meneruskan. Jika diteruskan, muncul pesan berikut: Pihak Author dan penerima notifacation mail sebelumnya akan menerima mail di Lotus Notes. Mailnya dengan tampilan berikut: Selain mendapat mail di Lotus Notes, juga akan masuk ke inbox author dan approver yang sebelumnya. Tombol untuk meminta pihak author melakukan revisi terhadap memo tersebut dan harus diisi REMARK/REASON.

Pada saat Approver tekan tombol REVISE dan REMARK/REASON sudah terisi muncul tampilan berikut: Tekan tombol untuk meneruskan atau tekan tombol untuk tidak meneruskan. Jika diteruskan, muncul pesan berikut: Pihak Author menerima mail di Lotus Notes. Mailnya dengan tampilan berikut: Selain mendapat mail di Lotus Notes, juga akan masuk ke draft atau my document status author untuk direvisi oleh author di mana nomor revisinya dinaikkan 1 tingkat lebih besar dari revisi sebelumnya dan dalam keadaan status Draft, untuk memo lama akan masuk ke inbox author yang berisi keterangan apa yang mesti direvisi.

Tombol digunakan pihak approver untuk meminta komentar dari pihak lain sebelum menentukan apakah memo tersebut mau diapprove, reject atau revise. Pada saat approver tekan tombol Ask for Comment muncul tampilan berikut: Cara pengisiannya bisa dilihat di bagian Memo (General) need Comment. Message for commentator bisa diisi atau tidak, isinya adalah pesan untuk pihak yang diminta komentarnya.

5. Memo (General) need Comment Memo (General) need comment adalah type memo untuk membuat memo yang meminta komentar dari pihak lain. Cara membuat memo tersebut: Untuk pengisian To, cc, Subject, Attachment(s), Document Ref.#, Isi Memo, Let everyone able to view the comment, cara pengisiannya sama dengan memo (with approval). Untuk Expired Comment Date diisi dengan tekan textbox yang ada dengan tampilan berikut:

Setelah selesai memo dibuat, pada saat tekan tombol Save dan SEND, akan muncul pesan berikut: Pihak yang diminta komentarnya (commentator) akan mendapat mail di Lotus Notes dengan tampilan berikut: Isi mailnya dengan tampilan berikut: Selain mail juga masuk ke inbox commentator dengan tampilan berikut:

Pihak cc mendapat mail di Lotus Notes dengan tampilan berikut: Isi mailnya dengan tampilan berikut: Pada saat pihak commentator membuka link di Lotus Notes atau membuka di inboxnya, muncul tampilan berikut:

Pihak commentator bisa memberikan komentarnya di bagian YOUR COMMENT, kemudian tekan tombol dengan tampilan berikut:

Tekan tombol untuk meneruskan atau tekan tombol untuk tidak meneruskan. Jika diteruskan, muncul pesan berikut: Pihak author akan menerima mail di Lotus Notes dengan tampilan berikut: Isi mailnya dengan tampilan berikut: Selain di mail lotus notes juga akan masuk ke inbox author dengan tampilan berikut:

Pihak author bisa juga melihat memonya di my document status, pada saat memo tersebut dibuka muncul tampilan berikut: Pihak author juga bisa mengirimkan / mengumumkan memo yang sudah dikomentar ke pihak yang ditentukan oleh author (cara untuk issued bisa lihat di Memo General tanpa Comment). Untuk memo yang sudah pernah diissued masih bisa direissued. Untuk membatalkan memo (general) need comment sama caranya dengan memo (with approval). 6. Memo (General) without comment Memo (General) tanpa komentar adalah type memo untuk membuat memo yang sifatnya pengumuman atau pemberitahuan dan tidak membutuhkan proses approval atau komentar dari pihak lain. Cara membuat memo tersebut:

Fungsi sama seperti prevent copying yang ada di Lotus Notes, yaitu untuk mencegah pihak penerima untuk melakukan duplikasi atau mengirimkan ke pihak lain. Tekan tombol untuk mengirim pihak yang ditentukan (to dan cc) yang nantinya akan diterima di Lotus Notes dengan tampilan berikut:

Kemudian klik tombol untuk meneruskan atau klik tombol untuk membatalkan pengiriman. Jika diteruskan maka muncul pesan berikut: Hasil yang diterima di Lotus Notes dengan tampilan berikut: Isi mailnya bisa dilihat di tampilan berikut: Memo yang sudah pernah dikirim bisa dikirim lagi (reissued) atau dicetak dengan masuk melalui my document status di pihak author.