DESAIN OTOMASI CHANGE REQUEST FORM (CRF) DALAM PERUBAHAN MAUPUN PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Eka Widhi Yunarso Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, Indonesia e-mail: ewd@politekniktelkom.ac.id ABSTRAK Perkembangan teknologi terutama dalam bidang TI telah menciptakan iklim persaingan yang semakin ketat dalam berbagai bidang usaha. Setiap perusahaan menerapkan sistem informasi manajemen sebagai salah satu kunci keberhasilan menjalankan strategi bisnis.change Request Form (CRF) merupakan salah satu solusi yang dapat diterapkan dalam melakukan kontrol dokumen dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM).Akan tetapi, penerapan CRF masih terkendala dengan perilaku yang berjalan dalam sistem, seperti dokumen perubahan maupun perawatan SIM yang tidak sampai ke pengembang TI, transparansi historyperubahan maupun perawatan SIM yang tidak tersimpan dengan baik, track jalannya perubahan atau perawatan yang tidak dapat diketahui baik oleh pengembang TI maupun pengguna SIM.Otomasi CRFdengan memanfaatkan perkembangan TI merupakan suatu solusi yang dapat diterapkan dalam melakukan kontrol dokumen perubahan maupun perawatan SIM. Dokumentasi CRF dilakukansecara tersentralisasi dalam satu basis data. Desain otomasi CRF memberikan ruang kontrol bagi pihak pengembang maupun pengguna SIM terhadap perubahan maupun perawatan SIM yang sedang dilakukan.hasilnyaadalah adanya kontrol dokumen yang lebih transparan, antara pengguna dan pengembang TI dengan tetap mengutamakan kesesuaian antara request perubahan maupun perawatan SIM dengan bisnis proses yang sedang berjalan, memastikan bahwa suatu perubahan maupun perawatan configuration items SIM terdokumentasi dan terkontrol, baik oleh pengembang TI maupun pengguna SIM. Kata kunci: Change Request Form (CRF), Otomasi, Sistem Informasi Manajemen (SIM). PENDAHULUAN Perkembangan teknologi terutama dalam bidang Information Technology (IT) telah menciptakan iklim persaingan yang semakin ketat dalam berbagai bidang usaha. Setiap perusahaan menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan strategi bisnis. Change Request Form (CRF) dalam merupakan salah satu solusi yang dapat diterapkan dalam melakukan kontrol dokumen. Dokumen CRF diterapkan dalam semua tahapan yang dilalui dalam pengembangan perangkat lunak. Penerapan dokumen CRF ternyata masih terkendala dengan perilaku yang berjalan dalam sistem seperti dokumen perubahan maupun perawatan SIM yang tidak sampai ke pengembang TI, transparasi history perubahan maupun perawatan SIM yang tidak tersimpan dengan baik, hingga track perubahan maupun perawatan yang tidak dapat diketahui, baik oleh pengembang TI maupun pengguna SIM. Otomasi Change Request Form (CRF) dengan memanfaatkan perkembangan TI merupakan suatu solusi yang dapat diterapkan oleh setiap perusahaan dalam melakukan kontrol dokumen perubahan maupun perawatan SIM. Dokumentasi CRF dilakukansecara tersentralisasi dalam satu basis data. Desain otomasi CRF memberikan ruang kontrol bagi C-11-1
pihak pengembang maupun pengguna SIM terhadap perubahan maupun perawatan SIM yang sedang dilakukan. Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah mendesain otomasi CRF dalam bentuk sebuah perangkat lunak yang dapat memastikan bahwa suatu perubahan maupun perawatan configuration items SIM terdokumentasi dan terkontrol, baik oleh pengembang TI maupun pengguna SIM. Studi Literatur Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Raymond Mcleod; Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerimadan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan:informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Jadi secara umuminformasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berartibagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilankeputusan. Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputeryang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabungdalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapatdijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenaiorganisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadisekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentang organisasi tersebut(indrajit, 2006). Change Request Change Request merupakah bagian dari Change Management.Change requestsadalah komunikasi formal dalam mencari perubahan untuk satu atau lebih item konfigurasi. Hal ini dapat mengambil beberapa bentuk, seperti Request for Change document, service desk call, Project Initiation Document. Perbedaan tipe perubahan mungkin memerlukan tipe Change Request yang berbeda(beakdal, Hansen, Todbjerg, & Mikkelsen, 2006)(Davidson, 2002). Sebuah organisasi harus memastikan bahwa prosedur yang tepat tersedia untuk mengantisipasi setiap perubahan. Ada beberapa tahapan yang akan dilalui dalam CRF, dimulai dari Create and Record the Request for Change (RFC), Review RFC and change proposal, Assess and evaluate the change, Authorize the change, Plan updates, Coordinate change implementation, Review and close change(yunarso, Agility Of Information Technology On Organizational Change Through The Implementation Of Change Management, 2011)(Yunarso, Implementasi Change Request Form (CRF) dalam Sistem Informasi, 2011). C-11-2
Gambar 1 Process Flow of Change Request Approach Create and record the RFC Catatan perubahan memegang sejarah penuh perubahan, menggabungkan informasi dari RFC dan kemudian merekam parameter seperti disepakati prioritas dan otorisasi, pelaksanaan dan informasi review. Mungkin ada berbagai jenis catatan perubahan yang digunakan untuk merekam berbagai jenis perubahan. Dokumentasi harus didefinisikan dalam desain proses dan tahap perencanaan. Review RFC and change proposal Prosedur yang digunakan harus menetapkan bahwa Change Request harus mempertimbangkan dan menyaring informasi setiap permintaan seperti: a) Totally impractical b) Mengulangi RFC sebelumnya, diterima, ditolak atau masih dalam pertimbangan. c) Incomplete submissions, seperti deskripsi yang tidak memadai, tanpa adanya persetujuan anggaran., dll. Assess and evaluate the change Dampak potensial yang mungkin muncul pada layanan perubahan yang gagal sangat perlu untuk dipertmbangkan. Pertanyaan generik (misalnya Tujuh Rs ) menjadi titik awal yang baik dalam menanggulangi gagalnya layanan perubahan. Tujuh Rs dari Change Request: a) Who RAISED the change? b) What is the REASON for the change? c) What is the RETURN required from the change? d) What are the RISKS involved in the change? e) What RESOURCES are required to deliver the change? C-11-3
f) Who is RESPONSIBLE for the build, test and implementation of the change? g) What is the RELATIONSHIP between this change and other changes? Authorize the change Otorisasi formal diperoleh untuk setiap perubahan dari otoritas perubahan aturan, seseorang atau sekelompok orang. Tingkat otorisasi untuk jenis perubahan tertentu harus dinilai dengan ukuran, jenis atau resiko perubahan, misalnya perubahan dalam sebuah perusahaan besar yang mempengaruhi lokasi beberapa didistribusikan mungkin perlu disahkan oleh otoritas perubahan tingkat yang lebih tinggi seperti CAB global atau Dewan Direksi. Plan updates Perubahan dapat dikelompokkan menjadi satu rilis dan dapat dirancang, diuji dan dirilis bersamaan jika jumlah perubahan yang terlibat dapat ditangani oleh bisnis, penyedia layanan dan pelanggan. Namun, jika perubahan banyak independen dikelompokkan ke dalam rilis maka ini dapat membuat dependensi yang tidak perlu yang sulit untuk mengelola. Jika tidak cukup perubahan dikelompokkan ke dalam rilis maka overhead pengelolaan melepaskan lebih dapat memakan waktu dan sumber daya sampah. Coordinate change implementation Modal RFC harus diteruskan ke kelompok teknis terkait untuk membangun perubahan. Perbaikan prosedur harus disiapkan dan didokumentasikan di muka, untuk setiap perubahan yang berwenang, sehingga jika terjadi kesalahan selama atau setelah implementasi, prosedur ini bisa cepat diaktifkan dengan dampak yang minimal terhadap kualitas layanan. Wewenang dan tanggung jawab untuk memanggil perbaikan secara khusus disebutkan dalam dokumentasi perubahan. Pengujian dapat terus secara paralel dengan penggunaan hidup awal layanan - melihat situasi yang tidak biasa, tak terduga atau masa depan sehingga tindakan mengoreksi lebih lanjut dapat diambil sebelum setiap kesalahan terdeteksi menjadi jelas dalam operasi hidup. Pelaksanaan perubahan tersebut harus dijadwalkan ketika dampak paling pada layanan hidup adalah mungkin. Dukungan staf harus di tangan untuk menangani dengan cepat dengan setiap kejadian yang mungkin timbul. Review and close change Pada penyelesaian perubahan, hasilnya harus dilaporkan untuk evaluasi kepada mereka yang bertanggung jawab untuk mengelola perubahan, dan kemudian disajikan sebagai perubahan untuk persetujuan stakeholder (termasuk penutupan insiden terkait, masalah atau kesalahan diketahui). Jelas, untuk perubahan besar akan ada lebih banyak pelanggan dan masukan pemangku kepentingan selama proses keseluruhan. METODE Metode penelitian yang digunakan adalah berdasarkan pendekatan CRF dan dimodelkan dalam model desain pengembangan perangkat lunak, Model Spiral Boehm(Fichman & S., 1999)(S., 2010). Model ini terbagi dalam lima sektor, yaitu: Communication, tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif antara pengembang dan pelanggan. Planning, tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan informasi proyek lain yang berhubungan. Modeling, proses pendefinisian resiko dan proses membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut. C-11-4
Construction, tugas membangun, menguji, memasang, dan memberikan pelayanan pada pemakai. Deployment, proses membuat umpan balik dari pemakai yang dibuat selama masa perekayasaan dan implementasinya. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem Berjalan Gambar 2. Bagan FlowMap(Perumpalath & Labib, 2005) Sistem Monitoring & Dokumentasi Existing Pada proses bisnis yang berjalan, penerapan CRF dalam Sistem Monitoring atau kontrol dokumen sangat tergantung pada perpindahan dokumen dari satu entitas ke entitas yang lain. Dalam proses bisnis yang berjalan, arsip dokumen CRF tersimpan secara terpisahpisah, sesuai dengan entitas yang bertanggung jawab akan proses bisnis tersebut. C-11-5
Analisa Sistem Usulan Gambar 3. Bagan FlowMap (Perumpalath & Labib, 2005)Sistem Monitoring & Dokumentasi Usulan Pada proses bisnis yang diusulkan, terdapat beberapa perbedaan dibandingkan dengan proses bisnis yang berjalan. Jika pada proses bisnis berjalan, tiap dokumen hanya berpindah dari satu entitas ke entitas lain, maka dengan proses bisnis yang diusulkan, setiap dokumen disimpan dalam database sebagai dokumentasi dari setiap tahap. Perubahan proses bisnis ini menandai awal proses desain otomasi penerapan CRF dalam perubahan maupun perawatan SIM. C-11-6
Use Case Diagram Gambar 4 Use Case Diagram Desain otomasi penerapan CRF dalam perubahan maupun perawatan SIM digambarkan dalam Use Case Diagram. Desain use case diagram menterjemahkan proses bisnis usulan dalam suatu bentuk skenario yang masing-masing mengidentifikasi urutan pemakaian dan deskripsi mengenai penggunaan perangkat lunak yang dibangun (O'docherty, 2005)(S., 2010). C-11-7
KESIMPULAN Desain otomasi CRF dalam perubahan maupun perawatan SIM memberikan manfaat yang dirasakan oleh pihak pengguna maupun pengembang IT, antara lain: Perubahan maupun perawatan configuration items SIM terdokumentasi dan terkontrol, baik oleh pengembang TI maupun pengguna SIM. Dokumen perubahan maupun perawatan SIM tersentralisasi dalam satu database, diintegrasikan oleh perangkat lunak, memudahkan proses kontrol dokumen yang dilakukan oleh pengembang TI maupun pengguna SIM. DAFTAR PUSTAKA Beakdal, T., Hansen, K. L., Todbjerg, L., & Mikkelsen, H. (2006). Change Management Handbook, Final Edition. Davidson, J. (2002). Alpha Books. The COmplete Ideal's Guides: Change Management, First Edition. Fichman, R., & S., M. (1999). An Incremental Process for Software Implementation. Indrajit, E. R. (2006). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo. O'docherty, M. (2005). Object-Oriented Analysis and Design Understanding System Development with UML 2.0. Chichester: John Wiley & Son's. Perumpalath, B. P., & Labib, A. W. (2005). Modelling Business Process: An Integrated Approach. Portsmouth: Portsmouth Business School. S., P. R. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach, 7ed. New York: McGraw- Hill. Yunarso, E. W. (2011). A gility Of Information Technology On Organizational Change Through The Implementation Of Change Management. International Conference on Social Science, Economics and Art 2011 (ICSSEA 2011). Putrajaya. Yunarso, E. W. (2011). Implementasi Change Request Form (CRF) dalam Sistem Informasi. Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIII MMT ITS. Surabaya: MMT ITS. C-11-8