Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Februari 2013

Transkripsi

1 APLIKASI MANAJEMEN TENDER PROYEK DAN PENUGASAN WEWENANG TENDER PROYEK PERUSAHAAN DI PT. XYZ Eka Widhi Yunarso Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, Indonesia Tel.: , ABSTRAK PT. XYZ merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam pelaksanaan konstruksi teknik dan pengelolaan proyek kelistrikan dibidang tower. Proses pencatatan informasi pekerjaan tender, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek masih terdapat kesulitan dalam pengolahan data. Selain itu, dokumen tender proyek yang ada membutuhkan banyak tempat penyimpanan. Penelitian ini bertujuan mengatasi kesulitan tersebut dengan melakukan perancangan dan implementasi sebuah aplikasi. Analisa dan pemodelan aplikasi menggunakan metode terstruktur, dengan DFD sebagai pemodelan sistem dan ERD sebagai pemodelan basis data. Hasil akhir dari penelitian ini adalah sebuah Aplikasi Manajemen Tender Proyek sebagai sarana PT. XYZ dalam mengelola pencatatan informasi tender proyek, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek. Kata kunci: Aplikasi, Pencatatan Informasi Pekerjaan Tender, Penugasan Wewenang, Monitoring Tender, Monitoring Dokumen Tender Proyek, Metode Terstruktur, DFD, ERD PENDAHULUAN Latar Belakang PT. XYZ merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam pelaksanaan konstruksi teknik dan pengelolaan proyek kelistrikan dibidang tower. Proses pencatatan informasi pekerjaan tender, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek masih terdapat kesulitan dalam pengolahan data. Selain itu, dokumen tender proyek yang ada membutuhkan banyak tempat penyimpanan. Tujuan Penelitian ini bertujuan mengatasi kesulitan tersebut dengan melakukan perancangan dan implementasi sebuah aplikasi. Studi Literatur Manajemen Proyek Manajemen proyek digunakan untuk mengontrol dan mengatur berbagai tugas-tugas yang ada agar dapat memenuhi suatu tujuan pada perusahaan PT.XYZ. Di mana sitem informasi ini akan mengontrol pembuatan tender serta laporan pada perusahaan ini (Roger S. Pressman, 2002). Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) awalnya dikembangkan oleh Christ Gane dan Trish Sarson pada tahun 1979 yang termasuk dalam Structured Systems Analysis and Design C-19-1

2 Methodology (SSADM) (DeMarco, 1979). Sistem yang dikembangkan ini berbasis pada dekomposisi fungsional dari sebuah sistem Entity Relationship Diagram (ERD) Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relational. Sehingga jika penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu menggunakan ERD (Kustiyahningsih, 2011) METODE Analisa dan pemodelan aplikasi menggunakan metode terstruktur, dengan DFD sebagai pemodelan sistem dan ERD sebagai pemodelan basis data. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Kebutuhan Sistem Bagan 1 Model Waterfall (A.S-M.Shalahuddin, 2011) Gambaran Sistem Saat Ini Berikut adalah gambaran sistem/proses bisnis yang saat ini berlaku di PT. XYZ. Penggambaran proses dimulai dari Unit Marketing sebagai pihak yang menerima informasi tender. Proses ini akan berakhir dengan terbentuknya proposal tender yang diserahkan ke Unit Marketing untuk dapat diikutsertakan dalam kegiatan tender yang diinformasikan sebelumnya. C-19-2

3 Bagan 2 Proses Bisnis kegiatan tender di PT. XYZ Kebutuhan Perangkat Keras Berikut adalah spesifikasi kebutuhan perangkat keras yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ. Processor Hardisk Memory Item Tabel 1 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU GHz (2 CPUs) 80 GB 512 MB Kebutuhan Perangkat Lunak Berikut adalah spesifikasi minimum kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ. Tabel 2 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Item Spesifikasi Sistem Operasi Windows XP Web Server Apache Database Server MySQL 4.11 Web Browser Mozilla Firefix C-19-3

4 Perancangan Data Flow Diagram Berikut adalah desain Data Flow Diagram (DFD) dari pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ. Dalam desain diagram konteks di bawah ini, terdapat 6 (enam) sumber dan/atau tujuan data (external entitas) dan 1 (satu) proses utama. Bagan 3 Diagram Konteks Aplikasi Manajemen Tender Proyek ER Diagram Berikut adalah desain ER Diagram dari pembuatan aplikasi manajemen tender proyek di PT. XYZ. Dalam desain diagram konteks di bawah ini, terdapat 9 (sembilan) entitas yang nantinya akan diimplementasikan dalam basis data. C-19-4

5 Implementasi Bagan 4 ER Diagram Aplikasi Manajemen Tender Proyek Sistem Informasi ini mengenai input data tender, seleksi beberapa kso, tim tender serta laporan. Dalam sistem ini adminnya multi user yaitu ada admin tugasnya mengelolah semua data yang berhubungan pada sistem ini, Direktur Utama melihat informasi tender dan laporan, GA Manager menginput dan melihat informasi tim tender, menginput dan menyeleksi tim tender serta menginput data dokumen, HRD melihat informasi tender dan mengelola laporan yang ada, marketing menginput dan menyeleksi kso serta ada juga tampilan user dimana gunanya hanya melihat data data yang telah dikelola oleh beberapa admin Pengujian Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional C-19-5

6 untuk suatu program (Roger S. Pressman, 2002). Pengujian yang dilakukan berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut : a. Fungsi fungsi yang tidak benar atau hilang, b. Kesalahan interface, c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, d. Kesalahan kinerja, e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi. KESIMPULAN DAN SARAN Hasil akhir dari penelitian ini adalah sebuah Aplikasi Manajemen Tender Proyek sebagai sarana PT. XYZ dalam mengelola pencatatan informasi tender proyek, penentuan rekanan, penugasan wewenang, monitoring tender, dokumen dan laporan tender proyek. DAFTAR PUSTAKA DeMarco, T. (1979). Structured Analysis and System Specifications. New York: Prentice Hall. Kustiyahningsih, Y. (2011). Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL. Yogyakarta: Graha Ilmu. Roger S. Pressman, P. (2002). Rekaya Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi. Andi. Rosa.A.S-M.Shalahuddin. (2001). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula. Yourdon, E. (1989). Modern Structured Analysis. New Jersey: Prentice-Hall International Inc., Englewood Cliffs. C-19-6