IMPLEMENTASI CHANGE REQUEST FORM (CRF) DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI CHANGE REQUEST FORM (CRF) DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Eka Widhi Yunarso Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, Indonesia Tel.: , ABSTRAK Perkembangan teknologi terutama dalam bidang IT telah menciptakan iklim persaingan yang semakin ketat dalam berbagai bidang usaha. Setiap perusahaan berlomba-lomba menerapkan sistem informasi manajemen sebagai salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan strategi bisnis. Akan tetapi, penerapan sistem informasi manajemen ini sering menimbulkan permasalahan baru baik dari sisi kegiatan operasional maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal ini disebabkan tidak adanya suatu mekanisme kontrol dokumen mulai dari tahap perancangan hingga tahap perawatan sistem informasi manajemen itu sendiri. Implementasi Change Request Form (CRF) merupakan suatu solusi yang dapat diterapkan oleh setiap perusahaan dalam menerapkan sistem informasi manajemen. CRF memberikan ruang kontrol bagi pihak pengembang maupun manajemen suatu perusahaan terhadap perancangan sampai dengan perawatan sistem informasi manajemen. CRF mendokumentasikan semua request maupun bisnis proses yang berjalan di suatu perusahaan yang akan diterapkan dalam sebuah sistem informasi manajemen. Hasil yang diharapkan adalah adanya kesesuaian antara request maupun bisnis proses perusahaan dengan sistem informasi manajemen yang dibangun. Kata kunci: Change Request Form (CRF), Sistem Informasi Manajemen (SIM) PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan teknologi terutama dalam bidang Information Technology (IT) telah menciptakan suatu iklim persaingan yang semakin ketat dan kompetitif dalam berbagai bidang, baik itu lingkungan pemerintahan, industri atau usaha maupun bidang pendidikan. Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan strategi bisnis. SIM yang dibangun tidak hanya untuk kepentingan top manajemen tetapi juga untuk mendukung pelayanan pada konsumen. Adanya SIM tersebut diharapkan pihak manajemen dapat melakukan proses kontrol terhadap kegiatan operasional yang dilakukan dan mendapatkan penyajian laporan yang komprehensif dari kegiatan operasional yang berjalan sebagai pertimbangan dalam menentukan strategi perusahaan dikemudian hari. Penerapan SIM tidak selamanya berjalan sesuai dengan harapan. Penerapan SIM sering menimbulkan permasalahan baru, baik dari sisi penunjang kegiatan operasional perusahaan maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya suatu manajemen kontrol dokumen SIM. Mulai dari

2 tahap perencanaan, perancangan hingga pada tahap perawatan dan pengembangan SIM yang memungkinkan munculnya suatu defect, permintaan perubahan hingga penambahan fungsionalitas baru dari SIM. Tujuan Penelitian ini bertujuan bagaimana menerapkan Change Request Form (CRF) dalam mengatasi permasalahan manajemen kontrol dokumen SIM. CRF memungkinkan antara manajemen perusahaan dengan pihak pengembang IT melakukan kontrol secara bersama terhadap perjalanan perencanaan, perancangan hingga implementasi dan perawatan SIM. Perumusan Masalah Rumusan masalah yang dapat diangkat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1) Bagaimana cara pihak manajemen melakukan kontrol terhadap SIM yang ada di perusahaan, apakah telah sesuai dengan bisnis proses perusahaan? 2) Bagaimana cara pihak pengembang IT memastikan SIM telah berjalan sesuai dengan bisnis proses perusahaan? LANDASAN TEORI Sistem Informasi Manajemen (SIM) Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai atau data. Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, dan bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem. Menurut Jerry Fith Gerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem informasi adalah kumpulan data di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Keluaran dari sistem informasi itu sendiri adalah berupa informasi. Menurut Raymond Mcleod; Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Jadi secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentang organisasi tersebut. C-12-2

3 ITIL V3 Service Transition Service Transition merupakan bagian dari Manajemen Layanan ITIL, yang diagnosa praktek terbaik industri untuk manajemen layanan siklus hidup layanan TI diaktifkan. Walaupun publikasi ini dapat dibaca dalam isolasi, adalah rekomendasi untuk digunakan dalam conjuction dengan publikasi ITIL lainnya. Service Management adalah sebuah konsep umum dan pedoman dalam publikasi ITIL baru, yang scalable berlaku bagi organisasi kecil dan besar. Hal ini berlaku untuk sistem terdistribusi dan terpusat. Mengadopsi Service Transition terbaik yang bisa memungkinkan perbaikan layanan dan Layanan Manajemen kemampuan dengan memastikan bahwa, penyebaran transfer pengenalan, dan dekomisioning layanan baru atau yang diubah secara konsisten dikelola dengan baik. Kesuksesan Service Transition terletak pada pemahaman yang efektif dan penerapan Manajemen Perubahan, Quality Assurance, Manajemen Risiko dan program yang efektif dan Program Manajemen. Hal ini memungkinkan, disetiap tahap melalui proses Service Transition, untuk merencanakan, melacak dan pastikan kemajuan terhadap persyaratan saat ini, tidak hanya untuk satu layanan tetapi di semua layanan dalam transisi. Service Transition tidak berakhir mendadak ketika layanan baru atau diubah ditayangkan, melainkan bekerja dengan Service Operasi untuk memberikan dukungan awal kehidupan. Change Managemen Perubahan timbul karena berbagai alasan: proactively (misalnya mencari bisnis manfaat seperti mengurangi biaya atau meningkatkan pelayanan atau meningkatkan kemudahan dan efektivitas dukungan) dan reactively (alat untuk mengatasi kesalahan dan beradaptasi dengan perubahan situasi). Perubahan harus dikelola untuk mengoptimalkan risk exposure (mendukung profil risiko yang diperlukan oleh bisnis),meminimalkan dampak kerusakan dan gangguan, serta berusaha menjadi sukses pada upaya pertama. Purpose, Goals and Objectives Tujuan dari proses Manajemen Perubahan adalah untuk memastikan bahwa: Metode Standar dan prosedur yang digunakan untuk penanganan yang efisien dan tepat dari semua perubahan. Semua perubahan ke layanan aktiva dan item konfigurasi dicatat dalam Konfigurasi Sistem Manajemen. Risiko usaha secara keseluruhan dioptimalkan. Tujuan Manajemen Perubahan adalah untuk: Menanggapi kebutuhan bisnis mengubah pelanggan memaksimalkan nilai dan mengurangi insiden, gangguan dan kembali bekerja. Menanggapi bisnis dan TI permintaan untuk perubahan yang akan menyelaraskan layanan dengan kebutuhan bisnis. Tujuan dari proses Manajemen Perubahan ini adalah untuk memastikan bahwa perubahan yang direkam dan kemudian dievaluasi, autorized, prioritas, merencanakan, diuji, dilaksanakan, didokumentasikan dan ditinjau secara terkendali. Scope Perubahan dapat didefinisikan dalam banyak cara. Layanan perubahan dapat didefinisikan sebagai the addition, modification or removal of authorized, planned or C-12-3

4 supported service or service component and its associated documentation. Ruang lingkup Manajemen Perubahan meliputi perubahan aktiva layanan basedline dan item konfigurasi di seluruh siklus hidup layanan. Tiap organisasi harus mendefinisikan perubahan yang berada di luar lingkup layanan proses perubahan. Biasanya hal ini termasuk: Perubahan dengan dampak yang secara signifikan lebih luas daripada perubahan layanan, misalkan organisasi departemen, kebijakan dan operasi bisnis dimana perubahan ini menghasilkan RFC untuk menghasilkan perubahan layanan yang konsekuensial.. Perubahan di tingkat operasional seperti perbaikan dengan printer atau komponen lainnya. Value to Business Kehandalan dan kelangsungan usaha sangat penting bagi keberhasilan dan kelangsungan hidup organisasi. Ketergantungan pada layanan TI dan teknologi yang mendasari informasi sekarang begitu rumit sehingga cukup banyak waktu yang digunakan untuk: Menilai dampak perubahan bisnis di IT. Menilai dampak perubahan layanan ataupun TI di bisnis. Memberitahukan pihak yang terkena dampak. Merekam dan memelihara perubahan yang akurat, konfigurasi, rilis dan deployment records. Mengelola dan menyelesaikan insiden disebabkan oleh perubahan. Mengidentifikasi masalah yang timbul kesinambungan yang memerlukan perubahan lebih. Memperkenalkan ide-ide baru dan teknologi yang mengakibatkan perubahan bahkan lebih. Change Request Change Request merupakah bagian dari Change Management. Change requests adalah komunikasi formal dalam mencari perubahan untuk satu atau lebih item konfigurasi. Hal ini dapat mengambil beberapa bentuk, seperti Request for Change document, service desk call, Project Initiation Document. Perbedaan tipe perubahan mungkin memerlukan tipe Change Request yang berbeda. Sebuah organisasi harus memastikan bahwa prosedur yang tepat tersedia untuk mengantisipasi setiap perubahan. Menghindari pendekatan birokrasi dalam mendokumentasikan suatu perubahan akan menghilangkan beberapa batasan budaya. METODA DAN DISKUSI Metode penelitian yang digunakan adalah berdasarkan pendekatan Change Request. Ada beberapa tahapan yang akan dilalui, dimulai dari Create and Record the Request for Change (RFC), Review RFC and change proposal, Assess and evaluate the change, Authorize the change, Plan updates, Coordinate change implementation, Review and close change. C-12-4

5 Gambar 1. Process Flow of Change Request Approach Create and record the RFC Perubahan yang terjadi diperolah dari permintaan dari inisiator kelompok individu atau organisasi yang memerlukan perubahan. Untuk perubahan besar dengan implikasi organisasi yang signifikan dan atau keuangan, proposal perubahan yang mungkin diperlukan, yang berisi keterangan lengkap tentang perubahan bersama-sama dengan justifikasi bisnis dan keuangan untuk perubahan yang diajukan. Usulan perubahan akan mencakup sign-off dengan tingkat yang memadai dari manajemen bisnis. Catatan perubahan memegang sejarah penuh perubahan, menggabungkan informasi dari RFC dan kemudian merekam parameter seperti disepakati prioritas dan otorisasi, pelaksanaan dan informasi review. Mungkin ada berbagai jenis catatan perubahan yang digunakan untuk merekam berbagai jenis perubahan. Dokumentasi harus didefinisikan dalam desain proses dan tahap perencanaan. Review RFC and Change Proposal Prosedur yang digunakan harus menetapkan bahwa Change Request harus mempertimbangkan dan menyaring informasi setiap permintaan seperti: Totally impractical Mengulangi RFC sebelumnya, diterima, ditolak atau masih dalam pertimbangan. Incomplete submissions, seperti deskripsi yang tidak memadai, tanpa adanya persetujuan anggaran., dll. C-12-5

6 Assess and evaluate the change Dampak potensial yang mungkin muncul pada layanan perubahan yang gagal sangat perlu untuk dipertmbangkan. Pertanyaan generik (misalnya Tujuh Rs ) menjadi titik awal yang baik dalam menanggulangi gagalnya layanan perubahan. Tujuh Rs dari Change Request: Who RAISED the change? What is the REASON for the change? What is the RETURN required from the change? What are the RISKS involved in the change? What RESOURCES are required to deliver the change? Who is RESPONSIBLE for the build, test and implementation of the change? What is the RELATIONSHIP between this change and other changes? Authorize the change Otorisasi formal diperoleh untuk setiap perubahan dari otoritas perubahan aturan, seseorang atau sekelompok orang. Tingkat otorisasi untuk jenis perubahan tertentu harus dinilai dengan ukuran, jenis atau resiko perubahan, misalnya perubahan dalam sebuah perusahaan besar yang mempengaruhi lokasi beberapa didistribusikan mungkin perlu disahkan oleh otoritas perubahan tingkat yang lebih tinggi seperti CAB global atau Dewan Direksi. Plan updates Perencanaan yang cermat terhadap perubahan akan memastikan bahwa tidak ada ambiguitas tentang tugas-tugas apa yang termasuk dalam proses Manajemen Perubahan, tugas apa yang termasuk dalam proses-proses lain dan bagaimana proses antarmuka untuk setiap pemasok atau proyek yang memberikan perubahan. Banyak perubahan dapat dikelompokkan menjadi satu rilis dan dapat dirancang, diuji dan dirilis bersamaan jika jumlah perubahan yang terlibat dapat ditangani oleh bisnis, penyedia layanan dan pelanggan. Namun, jika perubahan banyak independen dikelompokkan ke dalam rilis maka ini dapat membuat dependensi yang tidak perlu yang sulit untuk mengelola. Jika tidak cukup perubahan dikelompokkan ke dalam rilis maka overhead pengelolaan melepaskan lebih dapat memakan waktu dan sumber daya sampah. Persetujuan awal perubahan dan jendela rilis membantu organisasi meningkatkan perencanaan. Ini juga memberikan kesempatan bagi pihak IT untuk melakukan crosscheck apakah bisnis proses yang diinginkan pihak manajemen telah terimplementasi semua dalam sistem. Coordinate Change Implementation Modal RFC harus diteruskan ke kelompok teknis terkait untuk membangun perubahan. Perbaikan prosedur harus disiapkan dan didokumentasikan di muka, untuk setiap perubahan yang berwenang, sehingga jika terjadi kesalahan selama atau setelah implementasi, prosedur ini bisa cepat diaktifkan dengan dampak yang minimal terhadap kualitas layanan. Wewenang dan tanggung jawab untuk memanggil perbaikan secara khusus disebutkan dalam dokumentasi perubahan. Ubah Permintaan memiliki peran pengawasan untuk memastikan bahwa semua perubahan yang dapat diuji secara menyeluruh. Dalam semua kasus yang melibatkan perubahan yang belum sepenuhnya diuji, perawatan khusus harus diambil selama implementasi. C-12-6

7 Pengujian dapat terus secara paralel dengan penggunaan hidup awal layanan melihat situasi yang tidak biasa, tak terduga atau masa depan sehingga tindakan mengoreksi lebih lanjut dapat diambil sebelum setiap kesalahan terdeteksi menjadi jelas dalam operasi hidup. Pelaksanaan perubahan tersebut harus dijadwalkan ketika dampak paling pada layanan hidup adalah mungkin. Dukungan staf harus di tangan untuk menangani dengan cepat dengan setiap kejadian yang mungkin timbul. Review and close change Pada penyelesaian perubahan, hasilnya harus dilaporkan untuk evaluasi kepada mereka yang bertanggung jawab untuk mengelola perubahan, dan kemudian disajikan sebagai perubahan untuk persetujuan stakeholder (termasuk penutupan insiden terkait, masalah atau kesalahan diketahui). Jelas, untuk perubahan besar akan ada lebih banyak pelanggan dan masukan pemangku kepentingan selama proses keseluruhan. Tinjauan juga harus mencakup semua insiden yang timbul sebagai akibat dari perubahan (jika mereka diketahui pada tahap ini). Apakah perubahan ini merupakan bagian dari layanan yang dikelola oleh penyedia eksternal, rincian dari setiap sasaran layanan kontrak akan diperlukan (misalnya ada prioritas 1 insiden selama minggu pertama setelah implementasi). Suatu tinjauan perubahan (misalnya pasca-pelaksanaan review, PIR) harus dilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa perubahan tersebut telah memenuhi tujuannya, bahwa inisiator dan stakeholder puas dengan hasil, dan bahwa tidak ada efek samping tak terduga-. Pelajaran yang dipetik harus menjadi umpan balik perubahan masa depan. KESIMPULAN Penggunaan CRF memberikan beberapa manfaat yang dirasakan oleh pihak manajemen perusahaan maupun pengembang IT, antara lain: Perubahan tersebut telah memiliki efek yang diinginkan dan memenuhi tujuannya. Pengguna, pelanggan dan stakeholder lainnya puas dengan hasilnya, atau untuk mengidentifikasi kekurangan apapun. Tidak ada sisi tak terduga atau tidak diinginkan-efek ke fungsi, tingkat layanan, garansi, misalnya ketersediaan, kapasitas, keamanan, kinerja dan biaya. Sumber daya yang digunakan untuk mengimplementasikan perubahan adalah sebagai direncanakan. Rencana dan penyebaran rilis bekerja dengan benar (sehingga termasuk komentar dari para pelaksana). Perubahan ini dilaksanakan pada waktu dan biaya. Rencana perbaikan berfungsi dengan benar, jika diperlukan. DAFTAR PUSTAKA [1] Beakdal, Thomas; Hansen, Kim L.; Todbjerg, Lars; Mikkelsen, Hendrik. (2006). Change Management Handbook. Final Edition. [2] Davidson, Jeff. (2002). The Complete Ideal s Guides: Change Management. First Edition. Alpha Books. [3] Indrajit, Eko. R. (2006). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo. [4] ITIL. (2008). ITIL V3-Service Transition. OGC. C-12-7

8 [5] Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005). Modelling Business Process: An Integrated Approach. Portsmouth Business School. [6] Spafford, George. (2003). IT Audit Checklist Series: Change Management. Sixth Edition. IT Compliance Institute. [7] Yunarso, Eka Widhi. (2011). Agility Of Information Technology On Organizational Change Through The Implementation Of Change Management. International Proceeding Book of International Scientific Conference (ISC) C-12-8