4. 4. 2 3 ALUR ALUR PENJUALAN PENJUALAN 4.3.2 Alur Penjualan DO Diagram Alur Transaksi Penjualan DO 4.3.43
4.3.2.1 Orderan Form Standar Menu Orderan Form Standar digunakan untuk mempersiapkan kunjungan salesman ke customercustomernya. Salesman dapat ditargetkan kapan waktu berangkat dan waktu pulang, dengan begitu kegiatan salesman terus terjadwal dan rapi. Menu orderan form ini kaitannya dengan Mobile Sales/ SFA (Sales Force Aplication), contoh sbb : Persiapan Kunjungan Sales : SL-TGRIR (M. Irwan) Hari Kunjungan Barang Divisi Group Divisi Customer Tgl Berangkat Tgl Pulang SENIN ALL ALL ALL ALL 08/12/2014 08/12/2014 Cara menginput data : 1) Buka Modul Penjualan >> Orderan Form Sales >> Orderan Form Standar 2) Maka muncul jendela Barang Prioritas, Klik New untuk menambah data 3) Input data Sales : Diisi kode salesman (*) Periode : Diisi periode kunjungan sales Kujungan : Double klik untuk memunculkan jadwal kunjungan, pilih salah satu kunjungan sesuai dengan hari dan tanggal kunjungan. 4.3.44
Kode Barang : Diisi kode barang yang akan dijual, apabila akan menampilkan semua barang sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. (*) Kode Divisi : Diisi kode divisi barang, apabila akan menampilkan semua divisi barang sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. (*) Kode Group Divisi : Diisi kode group divisi, apabila akan menampilkan semua barang berdasarkan group divisi sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. (*) Customer : Diisi kode customer, apabila akan menampilkan semua customer sebaiknya kolom ini dikosongkan saja. (*) Tgl Kunjungan : Diisi tanggal kunjungan salesman ke customer sesuai dengan harinya. Tgl Pulang : Diisi tanggal perkiraan salesman akan kembali dari customer. Batch : Kode Orderan Form, untuk melihatnya klik 2x pada kolom ini Tgl Jth Tempo : Merupakan waktu dimulainya perhitungan jatuh tempo, ini sangat berfungsi o Tampilkan Barang Berdasarkan Interval Pengambilan Sample Tampilkan Barang : salesman tiba di lokasi customer. Untuk menampilkan barang sesuai dengan parameter yang diinput. o Tampilkan Barang yang Tidak Pernah di Order Untuk menampilkan barang yang belum pernah dipesan. o Tampilkan Semua Barang Interval Peng. ketika sales melakukan kunjungan ke customer yang jauh dan harus menginap maka perhitungan jatuh tempo faktur bisa diperkiraan hingga Untuk menampilkan semua barang. : Merupakan parameter tanggal yang digunakan untuk jangka waktu pengambilan barang sample. Minimum Order : o Minimum Order : Minimum order dalam satuan terkecil yang diperbolehkan o Markup Target : Untuk menaikkan target Kode Supplier : Untuk menyaring barang berdasarkan kode Supplier Kode Pasar : Untuk menyaring Customer berdasarkan Kode Pasar Orderan Bebas : Untuk melakukan pesanan secara bebas tanpa parameter 4) Klik Proses, maka akan muncul cetakan mengenai hasil dari inputan Orderan Form Standar 4.3.45
Cara menghapus data : 1) Buka Modul Penjualan >> Orderan Form Sales >> Hapus Orderan Form 2) Masukkan kode Orderan Form Standar pada kolom kode batch. 3) Klik OK untuk melanjutkan atau Cancel untuk membatalkan. 4.3.2.2 Pemesanan DO Menu pemesanaan DO ini digunakan untuk menginput jumlah pesanan barang oleh cutomer dengan jumlah tertentu. Penjualan DO konsep dasarnya adalah bahwa customer melakukan pemesanan barang dan pembayarannya dilakukan dimuka (Down Payment), barang dapat diambil sesuai dengan permintaan customer. Delivery Order TGR-CT0001 = GLORIA JAYA/ ROBBY Kode Nama Barang Qty Satuan MT-ZGR0170 ZEGAR CUP 170 ML 20 Karton MB-FAJ0145 FRUTANG ASAM JAWA 145 ML 30 Karton 4.3.46
Cara menginput data : 1) Buka Modul Penjualan >> DO >> Pemesanan DO 2) Maka akan muncul jendela Pemesanan DO, kemudian klik New 3) Input data pemesanan DO 1 3 2 4 Customer : Diisi kode customer yang melakukan pemesanan DO.(*) Salesman : Diisi salesman yang menangani customer tersebut. (*) Divisi : Input divisi barang yang akan dipesan No. DO : Muncul otomatis apabila form pemesanan DO sudah di Save Tanggal : Diisi tanggal pemesanan Term : Muncul otomatis sesuai dengan term customer apabila kolom salesman sudah diisi. Jatuh Tempo : Muncul otomatis apabila tanggal pemesanan dan term sudah diisi. PPN : Muncul sesuai dengan jenis PPN untuk customer tersebut Limit : Muncul otomatis sesuai dengan limit pada term customer, limit selalu berubah seiring dengan berjalannya transaksi yang customer tersebut lakukan. 4.3.47
Tombol Kartu Tombol Piutang Tombol Giro Cek Stok Hapus Barang Kode Barang Qty Discount : Digunakan untuk melihat kartu piutang customer. : Digunakan untuk melihat histori piutang customer. : Digunakan untuk melihat giro yang berasal dari customer tersebut. : Digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap stok barang. : Digunakan untuk menghapus record. : Klik 2x untuk mengambil kode barang yang di pesan customer. : Input banyaknya qty yang akan dipesan. : Klik 2x untuk menginput jumlah diskon. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Input Pemesanan DO belum mengurangi barang yang ada digudang namun sudah menambah jumlah piutang customer. 2) Apabila Pemesanan DO sudah ditarik ke SO SFA maka data Pemesanan DO tidak dapat diubah atau dihapus. Solusinya hapus dahulu data SO di SFA, maka Pemesanan DO baru bisa diubah atau dihapus. 4.3.2.3 Permintaan DO (SO DO) Pada saat salesman berada di tempat customer untuk menagih DP kemudian customer meminta beberapa barangnya agar dikirim, maka sales harus menginput dahulu Permintaan DO/ SO DO, setelah menginput Permintaan DO secara otomatis sistem akan autocreate semua tagihan untuk customer tersebut dan masuk ke daftar tagih. Cara menginput data : 1) Buka Menu SFA >> Kunjungan 2) Maka akan muncul jendela Kunjungan, pilih customer yang akan dikunjungi dan pilih DO 3) Input data 4.3.48
1 Otomatis muncul sesuai data barang 3 No. SO Referensi Tanggal Divisi No. DO 2 4 Salesman Customer Note Tombol Kartu Tombol Piutang Tombol Giro Cek Stok Sisa DO Qty : Akan muncul otomatis apabila form pemesanan DO telah di Save. : Diisi referensi lain jika ada. : Otomatis muncul tanggal sesuai kunjungan : Otomatis muncul : Klik 2x untuk mengambil nomor DO untuk menarik pesanan DO yang telah dibuat. : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada Pemesanan DO : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada Pemesanan DO : Diisi catatan tambahan jika ada. : Digunakan untuk melihat kartu piutang customer. : Digunakan untuk melihat histori piutang customer. : Digunakan untuk melihat giro yang berasal dari customer tersebut. : Digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap stok barang. : Akan menampilkan sisa barang yang di order. : Diisi qty barang yang diminta oleh customer. Discount : Diisi banyaknya diskon jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak 4.3.49
5) Customer juga dapat meminta barang yang berbeda/ tidak sesuai dengan pesanan. Dengan syarat rasa, merek, jenis barang sama dan jumlah qty tidak boleh lebih dari barang yang dipesan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas, pilih Permintaan DO 2) Klik Edit untuk mengubah data, apabila telah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Input permintaan DO secara otomatis akan mengurangi jumlah pesanan DO namun belum mengurangi stok yang ada digudang karena barang belum dikirim. 2) Setelah input permintaan DO, maka DTG akan secara otomatis dibuat oleh sistem sesuai dengan total nilai (Rp) pesanan DO. Walaupun saat menginput permintaan jumlahnya tidak sama/ kurang dari pesanan DO, yang penting qty tidak boleh lebih dari qty yang dipesan. 3) Apabila Permintaan DO sudah ditarik ke Pengambilan DO maka data Permintaan DO tidak dapat diubah atau dihapus. Solusinya adalah hapus dahulu Pengambilan DO. 4) Apabila akan melihat sisa barang yang di order oleh customer, buka SFA >> Permintaan DO, kemudian klik Edit. Pada form Permintaan DO, klik tombol Sisa DO untuk melihat sisa barang orderan customer. 4.3.2.4 Pengambilan DO (Faktur DO) Menu ini digunakan untuk menginput pengambilan barang oleh customer, menu Pengambilan DO ini sama halnya dengan Faktur TO namun berbeda konsep penjualannya. Setelah bagian faktur menginput Pengambilan DO, secara otomatis sistem akan melakukan autocreate pelunasan. Cara menginput data : 1) Buka Menu Penjualan >> DO >> Pengambilan DO. 2) Maka akan muncul jendela Pengambilan DO, klik New. 3) Input data 4.3.50
1 3 2 4 Customer Salesman Divisi Gudang Cabang Jenis Kirim Referensi No. Faktur No. SO No. DO : Otomatis muncul sesuai SO apabila No. SO telah di tarik. : Otomatis muncul sesuai SO apabila No. SO telah di tarik. : Otomatis muncul sesuai SO apabila No. SO telah di tarik. : Klik 2x untuk mengambil kode gudang tempat menyimpan barang yang di order oleh customer. : Otomatis muncul apabila kolom gudang sudah diisi. : Klik 2x untuk mengambil kode Jenis Pengiriman barang yang sebelumnya telah didaftarkan pada Master Jenis Pengiriman. : Diisi referensi lain jika ada. : Akan muncul otomatis nomor faktur setelah form pengambilan DO di Save. : Input No. SO kemudian klik Replace untuk menampilkan semua rincian barang yang diminta kirim oleh customer. : Muncul otomatis nomor DO setelah kolom No. SO diisi dan klik Replace. 4.3.51
Tanggal : Diisi tanggal faktur DO Jatuh Tempo : Akan muncul otomatis apabila tanggal faktur sudah diisi karena kolom ini akan mengkalkulasikan waktu jatuh tempo/ term pada term customer dengan tanggal faktur. Tgl Faktur Pajak : Diisi tanggal dibuatnya Faktur Pajak untuk faktur tersebut Tgl Kirim : Diisi tanggal dikirimkannya barang. PPN : Otomatis muncul sesuai dengan jenis PPN yang terdapat pada menu customer. Type Harga : Akan muncul otomatis sesuai dengan type harga pada term customer. Limit : Muncul otomatis sesuai dengan limit pada term customer, selalu berubah seiring dengan berjalannya transaksi yang customer tersebut lakukan. Tombol Kartu : Digunakan untuk melihat kartu piutang customer. Tombol Piutang Tombol Giro Cek Stok Delete Qty : Digunakan untuk melihat histori piutang customer. : Digunakan untuk melihat giro yang berasal dari customer tersebut. : Digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap stok barang. : Digunakan untuk menghapus report. : Bisa diubah, walaupun nilai (Rp) lebih dari jumlah pesanan karena nantinya nilai (Rp) yang kurang tersebut akan muncul di DTG. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, apabila telah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang perlu diperhatikan : 1) Apabila Pengambilan DO sudah ditarik ke menu Packing List, maka tidak dapat diedit maupun dihapus. Solusinya adalah melakukan penghapusan terhadap Packing List terlebih dahulu, kemudian baru bisa melakukan edit ataupun hapus data Pengambilan DO. 4.3.52
4.3.2.5 Closing Selisih DO Menu ini digunakan untuk melakukan closing penjualan DO, sehingga nantinya seluruh selisih akan muncul pada print out closing. Closing ini digunakan apabila barang yang di order sudah dikirim semua, apabila masih terdapat barang yang belum dikirim maka perintah Closing tidak dapat dijalankan. Cara melakukan closing : 1) Buka Menu Penjualan >> DO >> Closing Selisih DO 2) Masukkan nomor DO, kemudian tekan Print agar terlihat apakah masih ada barang yang belum dikirim sehingga tidak dapat melakukan closing. 3) Apabila barang sudah dikirim semua, langkah selanjutnya adalah melakukan closing terhadap nomor DO dengan menekan tombol Closing. Apabila terjadi selisih kurang, maka selisih tersebut akan langsung masuk ke DTG dan dianggap sebagai piutang customer. Sebaliknya apabila terdapat selisih lebih maka nilai selisih akan masuk ke nota kredit. 4.3.53
1) Apabila pada saat closing terdapat selisih lebih (jumlah pelunasan lebih besar dari total harga barang) maka akan otomatis masuk ke Nota Kredit, namun apabila terdapat selisih lebih (jumlah pelunasan lebih kecil dari total harga barang) maka otomatis masuk ke Daftar Tagihan. 4.3.2.6 Packing Barang-barang disiapkan untuk dikirim ke customer, baik melalui ekspedisi maupun langsung oleh supir dari distributor. 4.3.1.6.1 Packing Summary Packing summary merupakan proses packing yang hanya bisa diterapkan ke perusahaan distributor yang hanya memakai 1 packing = 1 jalur. Packing summary ini digunakan untuk melakukan packing terhadap beberapa packinglist. Terdapat 2 macam packing summary yaitu: Packing Summary Satuan Kecil Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Packing Summary Satuan Kecil 2) Maka akan muncul jendela Packing Summary, klik New untuk menambah data. 3) Input data 4.3.54
Kendaraan : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan yang akan mengangkut barang yang telah dipacking. Max Loading : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih Max Weight : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih Rekap Jalur : Klik 2x untuk mengambil kode rekap jalur pengiriman. No. Packing Summary : Muncul otomatis setelah data ini disimpan. Tanggal : Diisi tanggal packing. No. Packing : Klik 2x untuk mengambil kode packinglist. Note : Diisi keterangan lain jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cetakan pada Packing Summary Satuan Kecil ini hanya menampilkan rincian barang yang dipacking dalam satuan terkecil. Packing Summary Satuan Besar Packing Summary Satuan Besar ini sama halnya dengan Packing Summary Satuan Kecil yang membedakan adalah cetakannya yang menampilkan rincian barang yang dipacking dalam satuan Besar. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Packing Summary Satuan Besar 2) Maka akan muncul jendela Packing Summary, klik New untuk menambah data. 3) Input data Kendaraan : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan yang akan mengangkut barang yang telah dipacking. Max Loading : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan dipilih. Max Weight : Muncul sesuai data yang diinput pada Master Kendaraan yang dipilih. Rekap Jalur : Klik 2x untuk mengambil kode rekap jalur pengiriman. No. Packing Summary : Muncul otomatis setelah data ini disimpan. Tanggal : Diisi tanggal packing. No. Packing : Klik 2x untuk mengambil kode packinglist. Note : Diisi keterangan lain jika ada. 4.3.55
4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. 4.3.1.6.2 Packinglist Kode Produksi Menu ini berfungsi untuk menginput data mengenai packing barang namun berdasarkan kode produksi barang. Sebelum dibuatkannya packing kode produksi, barang harus di packinglist terlebih dahulu, untuk kemudian baru dimasukkan ke packing kode produksi. Ini sangat bermanfaat apabila customer membeli barang begitu banyak sehingga tidak dapat dikirimkan sekaligus. Pengirimannya beberapa kali sehingga dikawatirkan apabila barang yang akan dikirim merupakan barang yang jangka expired datenya pendek, maka dari itu sistem packingnya memakai packing kode produksi yaitu barang yang diproduksi lebih awal maka harus dipacking dahulu. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Packing Kode Produksi 2) Maka akan muncul jendela Packing Kode Produksi, klik New untuk menambah data. 3) Input data 4.3.56
Tab No. Packing No. Packing Tab Data : Input no packinglist 4.3.57
Ket. : Diisi keterangan tambahan mengenai data packing tersebut, klik replace untuk menarik data packinglist yang kode packingnya telah diinput di tab No.Packing sehingga data di tab Kode Barang akan muncul. No. Bukti : Akan muncul otomatis setelah di Save Tanggal : Diisi tanggal packing kode produksi. Kode Barang : Akan muncul otomatis semua kode barang yang di packinglist Tab Kode Produksi Kode Produksi Qty : Diisi kode produksi dan qty barang : Diisi qty barang 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.58
4.3.1.6.3 Packing Ekspedisi Menu packing ini digunakan untuk melakukan pengemasan barang untuk selanjutnya dikirim ke customer menggunakan jasa ekspedisi. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Packing Kode Produksi 2) Maka akan muncul jendela Packing Kode Produksi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Tab Data Ekspedisi Customer Diambil Tgl Berangkat Tgl No. Packing Tanggal No. Reff Jenis Eksp. : Diisi nama Ekspedisi, namun sebelumnya Ekspedisi harus didaftarkan di Master Ekspedisi. : Diisi nama customer yang dituju : Diisi tanggal pengambilan barang oleh ekspedisi : Diisi tanggal berangkatnya ekspedisi. : Otomatis akan muncul apabila packinglist disimpan. : Diisi tanggal packinglist. : Diisi nomor referensi jika ada. : Diisi jenis ekspedisi, apakah darat, laut atau udara. 4.3.59
Tab Karyawan No. Karyawan : Diisi nomor karyawan yang terkait dengan pengiriman barang Tab Karyawan No. Faktur : Klik 2x untuk mengambil kode faktur. 4.3.60
Tab Karyawan Import muncul. : Klik tombol ini secara otomatis data barang dari tab faktur yang telah diibput akan Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.61
4.3.1.6.4 Packinglist Faktur Menu ini digunakan untuk menginput packing terhadap faktur yang akan dikirim ke customer. Packing ini nantinya akan dikirim oleh supir sesuai dengan jalur yang telah ditentukan. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Packinglist Faktur 2) Maka akan muncul jendela Packinglist, klik New untuk menambah data 3) Input data Tab Data Kendaraan Max Loading Max Weight Per Tgl : Klik 2x untuk mengambil kode kendaraan, namun sebelumnya kendaraan harus didaftarkan di Master Kendaraan. : Akan muncul otomatis apabila max loading pada master kendaraan sudah diisi. : Akan muncul otomatis apabila max weight pada master kendaraan sudah diisi. : Diisi parameter tanggal faktur. Rencana Tgl Kirim : Jika ini di checklist maka tanggal yang diambil bukan tanggal faktur namun tanggal rencana kirim yang ada di setiap faktur. 4.3.62
Gudang : Klik 2x untuk mengambil kode gudang tempat barang yang akan dikirim disimpan. Supir : Klik 2x untuk mengambil kode supir yang akan mengirim barang. Kenek : Klik 2x untuk mengambil kode kenek yang akan menemani supir mengirim barang. No. Packing : Otomatis akan muncul apabila packinglist sudah disimpan. Tanggal : Diisi tanggal packinglist. Salesman : Klik 2x untuk mengambil kode salesman, ini digunakan jika akan mengambil faktur sesuai dengan salesman yang dipilih klik replace untuk menarik data. Jenis Kirim : Klik 2x untuk mengambil kode jenis kirim untuk packinglist ini. No. Faktur : Klik 2x untuk mengambil kode faktur jika akan mengambil faktur tidak terkait dengan parameter diatas. No. Urut Pengiriman : Diisi nomor urut pengiriman. Tab Karyawan No. Karyawan : Diisi nomor karyawan yang terkait dengan pengiriman barang. 4.3.63
Tab Jalur Pengiriman Kode Jalur : Diisi kode jalur pengiriman barang, sebelumnya kode jalur pengiriman sudah harus diinput pada Master Jalur Pengiriman. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data Packing tidak boleh diedit/hapus apabila sudah ditarik ke TTFS, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data TTFS, kemudian baru bisa melakukan edit/hapus Packing List. 4.3.64
4.3.2.7 Tanda Terima Faktur Supir TTFS berfungsi sebagai bukti bahwa supir telah membawa faktur-faktur yang akan sebagai lampiran pada saat pengiriman barang untuk customer. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Tanda Terima Faktur Supir 2) Maka akan muncul jendela Tanda Terima Faktur Supir, klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 Kendaraan : Diisi nomor kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang ke customer, namun sebelumnya kode kendaraan harus diinput dahulu di Master Kendaraan. (*) Max Loading : Muncul otomatis apabila Max Loading pada Master Kendaraan sudah diisi. Max Weight : Muncul otomatis apabila Max Weight pada Master Kendaraan sudah diisi. Supir : Akan muncul otomatis apabila No. Packing sudah diisi. Kenek : Akan muncul otomatis apabila No. Packing sudah diisi. No. Pengiriman : Akan muncul otomatis apabila TTFS sudah di Save Tanggal : Input tanggal pembuatan TTFS. Tgl Harus Plg : Input tanggal pulang diharuskan untuk supir tersebut. No. Packing : Diisi nomor packing, kemudian tekan Replace untuk menarik data pada No. Packing yang telah dibuat. 4.3.65
4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Apabila pada saat Save data terdapat warning sbb : Itu berarti bahwa masih ada faktur lain yang belum dilakukan packing. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data TTFS tidak boleh diedit/ dihapus apabila sudah ditarik ke Hasil Pengembalian Supir, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data Pengembalia melakukan edit/ hapus TTFS. Supir, kemudian baru bisa 4.3.2.8 Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir Menu ini digunakan untuk mengiinput hasil mengenai barang yang faktur dan barangnya yang telah dikirim oleh supir ke customer. Terdapat 4 status yang disediakan oleh, yakni status terkirim, coret, batal dan kirim ulang. Semua status harus disertai alasan kecuali status terkirim. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir 2) Maka akan muncul jendela Hasil Pengiriman/ Pengembalian Supir, klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.66
No. Tanda Terima Supir Kenek : Diisi nomor tanda terima supir yang telah dibuat, maka rincian faktur yang ia bawa akan muncul. (*) : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada No. Tanda No. Pengembalian Terima Faktur Supir. : Akan muncul otomatis sesuai dengan yang ada pada No. Tanda Terima Faktur Supir. : Otomatis muncul apabila form ini telah di Save Tanggal : Diisi tanggal hasil pengembalian No. Kendaraan : Akan muncul otomatis sesuai dengan kendaraan yang telah diinput pada Tanda Terima Faktur Supir. Tanggal Berangkat : Input tanggal, jam dan KM berangkat supir ke customer. Tanggal Pulang : Input tanggal, jam dan KM supir kembali ke kantor. Kode Alasan : Diisi kode alasan, sebelumnya harus input dahulu Master Alasan. (*) Status Kirim : Isi status kirim (terkirim, coretan, batal, kirim ulang), semua harus input kode alasan kecuali status terkirim. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.3.67
3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data Hasil Pengembalian tidak boleh diedit/ hapus apabila sudah ditarik ke Tanda Terima Gudang, karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Data Tanda Terima Gudang, kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Hasil Pengembalian Barang. 4.3.2.9 Tanda Terima Gudang Tanda Terima Gudang Digunakan untuk mengiput hasil dari penerimaan oleh gudang terhadap hasil dari pengembalian barang oleh supir yang telah dikirim, pada menu ini diinput pula detail dari hasil pengiriman. Contoh saat barang ditolak pada menu Hasil Pengembalian hanya diinput statusnya, namun detail dari jumlah barang yang ditolak akan diinput pada menu ini. Cara menginput data : 1) Buka Modul Inventory >> Tanda Terima Gudang 2) Maka akan muncul jendela Tanda Terima Gudang, klik New untuk menambah data 3) Input data 4.3.68
No. Pengembalian : Input nomor pengembalian yang sebelumnya sudah dibuat di menu Hasil Pengembalian Supir, maka rinciannya akan muncul. (*) Supir : Otomatis muncul sesuai dengan supir yang telah diinput pada menu Hasil Pengembalian Supir. No. Kendaraan : Muncul otomatis sesuai yang telah diinput pada menu Hasil Pengembalian Supir. No. Tanda Terima : Akan muncul otomatis apabila form telah di Save. Tanggal : Diisi tanggal input Tanda Terima Gudang No. Faktur : Klik 2x No. Faktur untuk menginput rincian barang, apabila statusnya tolak maka semua barang sudah terinput otomatis. Namun jika statusnya batal/ coret, user harus menginput jumah qty yang dibatal/ coret. View setelah No. Faktur di klik 2x : a. Jika statusnya batal, maka qty otomatis terisi semua qty barang yang dikirim. 4.3.69
b. Jika statusnya coret/ tolak, maka user harus menginput qty tolak/ coret. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.2.10 Faktur Batal Setelah semua status selesai di input, maka selanjutnya adalah menginput hasil dari status agar mengurangi nilai dari penjualan yang telah dilakukan dan menambahnya ke gudang. Cara menginput data : 1) Buka Modul Penjualan >> Faktur TO 2) Maka akan muncul jendela Faktur TO, pilih salah satu faktur yang akan dibatalkan sesuai dengan hasil dari Tanda Terima Gudang. 3) Klik tombol Batal 4.3.70
4) Maka akan muncul Acc pembatalan Faktur, dan bagian yang telah ditunjuk untuk menginput Acc harus mengisikan Nama User, Pasword Acc dan Alasan menyetujuinya pembatalan faktur kemudian tekan OK. 5) Maka muncul form untuk mengisikan alasan pembatalan faktur, input kode Alasan (*) 6) Klik OK untuk melanjutkan Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila faktur sudah dibatalkan, maka faktur tersebut tidak bisa dikembalikan seperti semula. 2) Apabila faktur dibatalkan, maka secara otomatis barang digudang akan bertambah sesuai qty dlam faktur. 4.3.71
4.3.2.11 Faktur Tolak/ Coret Menu ini digunakan untuk menginput banyaknya qty yang di tolak/ coret berasarkan data dari Tanda Terima Gudang. Cara menginput data : 1) Buka Modul Penjualan >> Faktur Tolakan/ Coretan Toko 2) Maka akan muncul jendela Faktur Tolakan/ Coretan Toko, pilih salah satu faktur yang akan dicoret sesuai dengan hasil dari Tanda Terima Gudang, klik Use untuk melanjutkan. 3) Input data 1 Otomatis sesuai dengan faktur yang telah dibuat. 3 Menginput qty tolak 2 4 Tombol Kartu : Digunakan untuk melihat kartu piutang customer. Tombol Piutang : Digunakan untuk melihat histori piutang customer. Tombol Giro : Digunakan untuk melihat giro yang berasal dari customer tersebut. Cek Stok : Digunakan untuk melakukan pengecekkan terhadap stok barang. Promosi : Digunakan untuk melihat promosi yang berlaku. Alasan : Input kode alasan untuk memastikan sebab barang ditolak oleh customer.(*) 4.3.72
Tab Tolak Tab tolak ini berisi table untuk mengisikan jumlah qty tolak sesuai dengan satuannya. Kode : Otomatis muncul kode barang sesuai faktur. Nama Barang : Otomatis muncul nama barang sesuai faktur. Qty Faktur : Otomatis muncul qty sesuai dengan qty pada faktur. Qty 1-4 : Otomatis muncul qty tolak, karena penginputan qty tolak sudah dilakukan di menu Tanda Terima Gudang. Qty Tolak : Otomatis muncul apabila qty 1-4 tempat menginput tolakan sudah diisi. Harga Satuan : Merupakan harga satuan terbesar barang sesuai dengan type harga untuk customer tersebut. Discount : Diisi jumlah diskon jika ada dan berlaku untuk tolakan. Jumlah Tab Faktur : Hasil dari jumlah nilai (Rp) barang yang ditolak. Tab ini digunakan untuk mengetahui sisa qty dan nilai (Rp) faktur setelah ditolak. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.73
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila Faktur TO sudah masuk ke Faktur Tolak/ Coret, kemudian Faktur TO di edit maka Faktur Tolak/ Coret tidak dapat di edit lagi. 2) Apabila faktur di tolak, maka secara otomatis barang digudang akan bertambah sesuai qty tolak. 3) Apabila Faktur TO yang ada coretannya dilakukan pelunasan, maka Faktur Tolak/ Coret tidak dapat di edit atau dihapus. Solusinya adalah hapus dahulu pelunasannya kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Faktur Tolak/ Coret. 4.3.2.12 Setoran Dari Supir Menu ini digunakan untuk menginput data setoran dari Supir setelah melakukan pengiriman barang ke customer. Biasannya ada customer yang langsung melakukan pembayaran hutangnya tepat dihari barang tiba. Setelah supir tiba di kantor, maka ia harus menginput jumlah setoran yang ia dapat sesuai dengan pembayaran per masing-masing faktur customer. Cara menginput data : 1) Buka Modul Piutang >> Setoran dari Supir 2) Maka akan muncul jendela Setoran Supir, klik New untuk menambah data. 3) Input data 4.3.74
No. Pengiriman : Diisi nomor pengiriman barang untuk menarik semua data faktur yang akan Disetorkan, maka muncul semua rincian piutang. (*) Tunai : Apabila customer akan melakukan pelunasan piutang secara tunai/ cash. Buku Bank : Diisi nama buku bank apabila akan menginput pelunasan via transfer. (*) Transfer : Diisi nominal transfer Discout : Diisi nominal diskon jika ada. No.Retur : Diisi nomor retur, namun sebelumnya nomor retur harus didaftarkan dahulu di menu Penjualan >> Retur Penjualan. (*) Jml Retur : Sesuai dengan isi nominal yang telah diinput pada kolom No. Retur Giro ID : Diisi nomor giro yang sebelumnya harus diinput dahulu pada master Giro di modul Kasir. Giro (Rp) No. Nota Kredit : Muncul sesuai dengan jumlah Giro, namun bisa diinput kurang dari nilai giro namun tidak dapat lebih dari nilai giro. : Diinput nomor nota kredit yang sebelumnya sudah diinput pada Modul Piutang. Jumlah Nota Kredit : Akan muncul otomatis sesuai dengan jumlah yang ada pada Nota Kredit. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.75
4.3.2.13 Validasi Kasir AR-Supir Menu validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan setoran oleh supir dengan keadaan yang sesungguhnya. Bagian Kasir AR harus sangat teliti, karena Bagian Kasir AR merupakan ujung tombak penentu keabsahan setoran antara catatan diprogram dengan yang ada secara fisik. Cara menginput data : 1) Buka Modul Piutang >> Validasi Kasir AR-Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Nota Lunas Nota Belum Lunas : Diisi jumlah nota yang sudah dilunasi setelah supir melakukan kunjungan : Diisi jumlah nota yang belum dilunasi customer 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik View untuk menampilkan data. 4.3.76
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi ini digunakan untuk menetapkan keabsahan data transaksi setoran dari supir, apabila bagian kasir sudah melakukan validasi maka Setoran Supir sudah tidak dapat diedit. 2) Validasi AR Supir ini tidak dapat di hapus dan di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.3.2.14 Validasi Kasir Tunai-Supir Vlidasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan Setoran Supir yang telah di validasi oleh Kasir AR sejumlah uang yang diterima oleh supir tanpa melihat dari piutang customer yang ditagih. Cara menginput data : 1) Buka Modul Piutang >> Validasi Kasir Tunai Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data No. Pelunasan : Diisi nomor pelunasan faktur (*) Tunai : Diisi nominal pelunasan tunai jika customer melunasinya dengan uang tunai Transfer : Diisi nominal pelunasan transfer jika customer melunasinya dengan cara transfer. Giro : Diisi nominal pelunasan giro jika customer melunasinya menggunakan giro 4) Klik Save untuk menyimpan Cancel untuk membatalakan atau Print untuk mencetak. 4.3.77
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi Kasir Tunai ini menginput jumlah uang fisik yang diterima dari supir dan mencocokannya dengan setoran supir yang telah di validasi oleh bagian AR. 2) Validasi Kasir Tunai tidak dapat di hapus maupun di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.3.2.15 Report Penjualan Contoh membuka Report Penjualan per Tanggal: 1) Buka Modul Penjualan >> Report >> DO>> Rincian DO 2) Klik Open untuk membuka report 3) Maka muncul jendela untuk menginput parameter, setelah parameter diisi kemudian klik OK untuk melanjutkan 4.3.78