ISTILAH-ISTILAH ASING Sebelum memulai menggunakan manual ini, perlu dipahami bahwa pembahasan pada bab-bab berikutnya akan menggunakan istilah-istilah asing. Istilah-istilah asing tersebut adalah: ISTILAH ARTI Mouse Tampilan di layar yang berbentuk anak pointer panah. Pada saat komputer berproses tampilan dapat berubah bentuk menjadi jam pasir. Tampilan ini bergerak di layar mengikuti gerakan mouse. Button Tampilan pada form yang berbentuk empat persegi. Bila mouse pointer berada di atasnya, akan muncul petunjuk atau keterangan singkat mengenai button tersebut. Field Tempat isian data, berbentuk empat persegi panjang horizontal Menu Pilihan proses
MEMULAI PROGRAM Memulai program dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Klik menu Windows Start/Programs/PD Data Centre atau Klik dua kali pada icon Demokrat seperti dibawah ini (Gambar.1). Gambar.1 PD Data Center 2. Tunggu beberapa saat sementara program menampilkan form inisialisasi 3. Setelah inisialisasi selesai, program akan menampilkan jendela dialog Login seperti pada gambar di bawah ini (Gambar.2). Gambar.2 4. Isilah field Nama Pengguna dengan nama Anda dan field Password dengan password Anda. 5. Klik button OK untuk melanjutkan atau button Batal untuk membatalkan proses. 6. Jika nama dan password yang Anda masukkan sesuai dengan yang ada di dalam database, program akan menampilkan layar utama. Jika tidak, konsultasikan dengan Administrator. Keterangan: Anda mempunyai kesempatan untuk login sebanyak 3 (tiga) kali. Jika Anda gagal untuk memasukkan isian yang benar maka program akan berhenti berproses.
PENGELOLAAN DATA MENGENAL MENU Menu-menu yang terdapat pada program ini sangat sederhana, ada tujuh item menu utama yaitu: 1. Sistem 2. Data Induk (hanya untuk level supervisor) 3. Kegiatan 4. Laporan 5. Pemeliharaan 6. Pengamanan 7. Lain lain. MENU YANG DAPAT DI AKSES 1. Menu Sistem Dalam Menu Sistem ada beberapa Sub Menu yaitu: Konfigurasi Sistem, tampilan ini berfungsi sebagai menu seting (Gambar.3). - Identitas Organisasi Gambar.3
- Tema Tampilan untuk merubah tampilan/warna dsb.(gambar.4) Gambar.4 - Format Penulisan Tanggal Jam untuk seting format tanggal jam (Gambar.5) Gambar.5
- Ketentuan Umum, untuk seting Internet, intranet serta lokasi input wilayah. (gambar.6) Gambar.6 2. Menu Kegiatan Didalam Menu Kegiatan terdapat Sub Menu yaitu Pendaftaran. Berfungsi untuk; - Tambah - Koreksi - Hapus - Cari - Cetak - Kartu - Nomor - Ekspor - Sinkron - Keluar
Fungsi Tambah Yaitu merupakan form data isian yang kosong. setiap kegiatan menambah data calon anggota yang belum terdaftar sampai selengkap-lengkapnya sesuai dengan kolom yang tersedia, Selesai pengisian jangan lupa untuk menyimpan dengan klik tombol Simpan.(Gambar.7) Gambar.7
Fungsi Koreksi Yaitu setiap kegiatan merubah dan atau menyisipkan kolom dari setiap data yang telah tersimpan, setelah selesai mengkoreksi jangan lupa untuk menyimpan kembali hasil koreksi dengan menekan tombol Simpan.(Gambar.8) Gambar.8 Fungsi Hapus Yaitu setiap kegiatan untuk menghapus data yang telah dipilih dengan mouse pointer terlebih dahuli, lalu tekan Botton/tombol hapus. Maka akan diminta validasinya dengan konfirmasi.(gambar.9) Gambar.9
Fungsi Cari Yaitu setiap kegiatan mencari data anggota berdasarkan teks yang dicari dan berdasarkan field mana yang akan dicari.(gambar.10) Gambar.10 Fungsi Cetak Yaitu setiap kegiatan pencetakan baik itu sebagai cetak tampilan atau cetak ke printer.(gambar.11) Gambar.11
Fungsi Kartu Yaitu setiap kegiatan untuk pencetakan Kartu Tanda Anggota (KTA) yang hanya dilakukan oleh operator yang ditunjuk oleh pihak Pimpinan. (Gambar.12) Gambar.12 Fungsi Eksport Yaitu setiap kegiatan pemindahan data dari program PD DataCenter ke file excel atau ber extention xls ( ---.xls).(gambar.13) Gambar.13
Fungsi Sinkron Yaitu setiap kegiatan penyamaan data atau komunikasi dua arah untuk menyamakan data lokal dan data server pusat. Fungsi Keluar Yaitu untuk keluar dari menu Kegiatan Pendaftaran yang sedang berjalan. 3. Menu Pemeliharaan Didalam menu Pemeliharaan terdapat Sub Menu Kirim Data lewat Disk, yang fungsinya adalah untuk mengirim data melalui media penyimpanan disk. Dicari folder data yang dituju lalu tekan tombol lanjut,(gambar.14). Gambar.14
lalu pilih data yang akan dikirim kemudian tekan tombol lanjut (Gambar.15), Gambar.15 akan keluar menu tanggal yang diperlukan, dan tekan lanjut setelah selesai pilih tanggal, maka akan ada pesan bahwa pengirimanan data telah selesai. Dapat dilihat di dalam folder yang telah dipilih untuk tempat penyimpanan data tersebut.(gambar.16) Gambar.16
3. Menu Laporan Menu Laporan merupakan sarana penyedia tampilan laporan data yang dapat dipilih sesuai kriteria yang disediakan dalam program aplikasi PD Data Centre.(Gambar.17) Gambar.17 Yang harus diperhatikan adalah parameternya sebagai pilihan, lalu tekan tombol Ok.(Gambar.18) Gambar.18
Maka akan keluar laporan yang sesuai dengan kriteria dan parameter yang dipilih.(gambar.19) Gambar.19 Untuk Button/Tombol yang tersedia dan di gunakan dalam Menu laporan yaitu;(gambar.20) Printer untuk print file ke tampilan dan mesin print Seting printer/pilih printer yg disediakan Perbesar satu halaman Perbesar sesuai halaman Perbesar 100% Pilih persentase perbesar Petunjuk halaman awal, dan halaman akhir Untuk lihat laporan berbentuk grafik Keluar dari Menu Laporan Gambar.20
4. Menu Pengamanan Menu Pengamanan ini berfungsi untuk mengganti password/kode user/operator yang sedang login atau operator yang sedang menggunakan aplikasi ini. Saat dipilih menu Pengamanan akan keluar menu baru yaitu Ganti Password.(Gambar.21) Gambar.21 Setelah mengisi password lama dan mengisi password baru, maka akan tampil konfirmasi bahwa password anda elah selesai diganti.(gambar.22) Gambar.22 Untuk menjaga kestabilan data dan aplikasi ini, menu-menu selain yang di tulis diatas, hanya akan tampil jika user/operator adalah supervisor.