BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan surat. Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut sebenarnya sudah tidak tepat lagi, karena bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan praktis organisasi, karena kearsipan telah berkembang menjadi bagian tidak terpisahkan dari manajemen informasi. Pengertian arsip secara fisik pun tidak terbatas pada surat saja tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film, disket dan sebagainya. Hal ini sesuai dengan apa yang dimaksudkan pada Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang pokok-pokok kearsipan. Yaitu sebagai berikut : Menimbang : a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahanbahan bukti yang nyata, benar, lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan. b. Bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya dibidang kearsipan materi tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian keemahasiswaan di Fakultas Ekonomi adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh dosen, pegawai-pegawai serta mahasiswa di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Data dan informasi Itu harus benarbenar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kemahasiswaan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan terhadap arsip yang disimpan. Bagian emahasiswaan tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan akademik dalam pelayanan data dan informasi, guna pengambilan keputusan terhadap rencana yang akan datang. Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi atau organisasi dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas. Efektivitas pengelolaan kersipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai alat ingatan, sumber informasi dan
sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Pentingnya sistem kearsipan yang baik mendorong penulis untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. B. Permasalahan Untuk lebih memfokuskan dan memperjelas topik yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini maka penulis akan membatasi ruang lingkup masalah yang akan dibahas hanya pada masalah Bagaimana proses penyimpanan, penanganan, dan pemeliharaan kearsipan.
C. Tujuan Penelitian Secara khusus tujuan dari penelitian ini adalah : a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. b. Untuk mengetahui lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. c. Untuk dijadikan sebagai bahan masukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. D. Manfaat Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : a. Dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan dalam bidang kearsipan. b. Dapat menambah kepustakaan Fakultas Ekonomi. E. Jadwal Kegiatan Riset ini dilakukan oleh penulis untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
No Kegiatan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Minggu Ke I II /III IV 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data dan Kondisi Data 3 Penulisan F. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini membahas sejarah ringkas, stuktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip, pengorganisasian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan dibagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.