Sistem akuntansi pembayaran gaji pegawai satuan kerja kantor pelayanan perbendaharaan negara (KPPN) bekasi
Latar Belakang Suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya disebut dengan gaji. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Petugas yang ditunjuk untuk melakukan pencairan dana penggajian adalah seseorang yang bertanggungjawab atas pengelolaan anggaran disebut sebagai Kuasa Pengguna Anggaran, sedangkan petugas yang bertugas membuat dan menatausahakan daftar gaji adalah Pembuat Daftar Gaji.
Pembuat Daftar Gaji menggunakan clipper dalam melakukan transaksi penggajian, dokumen sumber Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk menghasilkan data akuntansi dilakukan secara manual dengan melihat rekapitulasi pegawai. Dengan adanya keterbatasan clipper diantaranya tidak memiliki relasi antar file/entity dan perekaman dokumen sumber masih dilakukan secara manual.maka pembuat daftar gaji memerlukan sistem penggajian dengan perangkat lunak yang mendukung adanya relasi antar file/entity dengan perekaman dokumen sumber secara otomatis.
Materi kerja praktek Materi Kerja Praktek ini adalah Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai pada KPPN. Program Meningkatkan Pembayaran Dana Gaji pada KPPN sebagai Kuasa BUN di daerah, KPPN melakukan memerintahkan Pembayaran gaji Pegawai sebagai dasar pengeluaran negara. Tujuan penulisan ini untuk mengetahui Sistem Akuntansi Pembayaran gaji sehingga dapat diketahui cara Pembayaran Gaji yang ada pada Kantor Pelayanaan Perbendaharaan Negara. Manfaat Kegiatan kerja praktek ini dapat membantu KPPN dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya khususnya dalam hal Pembayaran Gaji pada KPPN Bekasi.
Tujuan penelitian Tujuan dari Penulisan ini adalah untuk mengetahui unsur unsur yang memadai dari sistem pembayaran gaji dan tunjangan pada Kantor Pelayanan Perbendahraan Negara. Pembahasan hanya dibatasi pada Sistem pembayaran penggajian dan tunjangan pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bekasi ( KPPN ). Data yang digunakan adalah dokumen sumber dan dokumen pendukung dalam sistem pembayaran gaji dan tunjangan pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bekasi.
Aplikasi GPP GPP merupakan aplikasi yang digunakan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bekasi untuk menghitung biaya gaji pegawai. Lampiran SPM (Surat Perintah Membayar) adalah daftar lampiran SPM yang berisi data-data penerima pembayaran yang dimaksud dalam SPM. Setidaknya dalam lampiran SPM memuat No, Nama Pegawai, NPWP, Nomor Rekening, Nama Bank Rekening, Nilai Rupiah dan Sandi Bank (yang ini boleh juga tidak di isi). Data-data tersebut dibuat dengan menggunakan MS Excel versi mana saja, namun ketika akan disimpan pilih simpan sebagai (save as) tab delimited, sehingga ketika disimpan file akan berbentuk file txt. Simpan dengan nama lampiranspm (jangan pakai spasi), hasil file txt tersebut harus diletakkan dalam folder SPM pada folder Aplikasi GPP 2011. Folder Aplikasi GPP 2011 sendiri bernama dbgaji8.
Data yang Digunakan Data yang digunakan penulis dalam melakukan kerja praktek dalam Praktek Sistem Akuntansi Pembayaran Gaji Satker KPPN Bekasi adalah: Data Jam Kerja KPPN Bekasi. Standar Prosedur Operasi Pembayaran Gaji Pegawai. SPM Belanja Pegawai gaji terdiri dari beberapa jenis pembayaran 1) Gaji Induk yaitu pembayaran gaji pegawai bulanan; 2) Gaji Susulan yaitu pembayaran gaji pegawai yang disusulkan karena pindah atau gaji CPNS untuk pertama kali; 3) Kekurangan Gaji yaitu pembayaran silisih (kekurangan) gaji karena ada kenaikan unsur gaji yang berhak diterima pegawai; 4) Uang Muka Gaji yaitu pembayaran persekot gaji bagi pegawai yang mutasi/pindah; 5) Uang Duka Wafat / Tewas yaitu pembayaran uang duka kepada ahli waris dari pegawai yang meninggal; 6) Terusan Penghasilan Gaji.
Flowchart Pembayaran Gaji KPPN Bekasi ( Satuan Kerja)
Uraian Kegiatan Sistem Akuntansi Pembayaran Gaji Pegawai Satuan Kerja KPPN Bekasi 1) Pelaksana Subbagian Umum: Membuat SPP Gaji yang dilampiri daftar Gaji yang telah di tandatangani Bendahara, PPABP dan PPK beserta dokumen pendukungnya; Menguji daftar perubahan data kepegawaian berupa SK, SPT KGB, SKPP. Membuat SPM; Meneruskan SPM gaji beserta lampirannya kepada Kepala Subbagian Umum/ Pejabat. 2) Kepala Subbagian Umum/ Pejabat Penguji dan Penandatangan SPM: Menerima, Meneliti, dan menandatangani tanda terima SPP dan SPM gaji, kemudian menyerahkan kepada Pelaksana Subbag Umum. 3) Pelaksana Subbagian Umum: 1) Menyusun SPM gaji yang telah ditandatangani berikut ADK dan Dokumen pendukung; 2) Mengajukan SPM gaji dan melakukan Rekonsiliasi data pegawai dengan KPPN pembayar. 4) Bendahara Pengeluaran: 4) Bendahara Pengeluaran: Setelah menerima SP2D lembar ke 2 dari KPPN pembayar, Menerbitkan dan menandatangani cek sesuai dengan jumlahnya, kemudian meneruskan kepada Kepala Kantor ditandatangani. 5) Kepala Kantor KPPN Bekasi: Kepala Kantor menerima, meneliti, dan menandatangani cek, kemudian meneruskan kepada Bendahara Pengeluaran. 6) Bendahara Pengeluaran: 1. Pembayaran gaji induk melalui rekening, ditransfer langsung oleh bank ke rekening masing-masing pegawai; 2. Mencairkan Cek dan melakukan pembayaran gaji kepada para pegawai yang tercantum dalam daftar gaji bulan berkenaan; 3..Menatausahakan dan membukukan transaksi pembayaran gaji kedalam Buku Bendahara.
SARAN DAN KESIMPULAN Kesimpulan Setiap bagian telah melakukan kegiatannya dengan baik dan telah dimaksimalkan sesuai prosedur. Ini dapat terlihat bagaimana dokumendokumen tersebut ditanda tangani oleh pihak terkait. Biasanya dokumen yang di berikan berupa data-data yang berupa laporan keuangan yang akan disahkan. Dokumen manual terlihat lebih efektif dari pada komputerisasi dikarenakan data yang masuk masih ada yang asli dan tidak mengalami perubahan. Saran Dalam proses pengesahan ( tanda tangan ) dokumen slip gaji bendahara pengeluaran memakan waktu yang lama, ini disebabkan karena pihakpihak yang akan mengesahkan (tanda tangan ) slip gaji tersebut seringkali tidak berada di tempat. Untuk pengesahan slip gaji biasanya dapat memakan waktu paling lama 2 3 hari. Karena slip gaji yang akan disahkan tersebut biasanya akan di berikan kembali ke bagian bagian yang terkait dengan pengesahan ( tanda tangan ) slip gaji tersebut. Dan juga dalam proses pembuatan dokumen slip gaji karena slip gaji yang dibuat dalam kegiatan pembuatan laporan keuangan di lakukan secara manual, ini di dapat memakan waktu yang lama jika dalam proses pembuatan laporan keuangan terjadi kesalahan pencatatan, jika terjadi hal tersebut maka bendahara pengeluaran harus membuat kembali dari awal. Oleh karena itu dibutuhkan pengkajian ulang dalam proses pembuatan dokumen slip gaji agar tidak lagi secara manual namun terkomputerisasi, sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat diperbaiki secara keseluruhan dalam waktu yang lebih singkat. Demikian pula dalam pengesahan tandatangan oleh pihak-pihak yang mengesahkan tandatangan agar dibuat dokumen daftar slip gaji yang akan diterima pegawai dan pihak-pihak yang mengesahkan cukup menandatangani satu dokumen tersebut sehingga tidak memakan waktu hingga 2-3 hari.