UNDIKSHA PRESS
Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan komputer. Berbagai perangkat aplikasi komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan. Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi. Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang mengiringi pekerjaan profesional akuntansi Gede Adi Yuniarta adalah dosen akuntansi di Universitas Pendidikan Ganesha. Sampai dengan saat ini sangat konsen dengan perkembangan teknologi yang menyertai perkembangan akuntansi. Untuk meningkatkan kemampuan profesional bidang akuntansi selain aktif mengikuti pendidikan dan pelatihan juga aktif sebagai akuntan senior di Kantor Akuntan Publik dan sebagai konsultan akuntansi di beberapa perusahaan di Bali.
KATA PENGANTAR Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan komputer. Berbagai perangkat aplikasi komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan. Buku ini merupakan penyempurnaan dari buku Komputer Akuntansi Terpadu yang telah diterbitkan penulis di tahun 2009. Penyempurnaan dititik beratkan pada penambahan konten media pembelajaran sebagai sarana untuk memudahkan pemahaman cara kerja dari aplikasi computer akuntansi. Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi. Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur. Buku ini terdiri dari 6 Bab, yang meliputi : (1) Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi, (2) MYOB Accounting, (3) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa, (4) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang, (5) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur, dan (6) Kasus Komprehensif yang mengetengahkan masalah akuntansi komprehensif yang dilengkapi dengan bukti-bukti Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu i
transaksi. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang mengiringi pekerjaan profesional akuntansi. Penulis menyadari bahwa buku ajar ini jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran sangat diperlukan demi kesempurnaan buku ini. Semoga buku ini dapat memberikan manfaat bagi para pengguna. Singaraja, Juni 2013 Penulis. Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu ii
DAFTAR ISI Kata Pengantar. i Daftar Isi iii Bab I Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi 1 1.1 Siklus Akuntansi Manual... 2 1.2 Akuntansi Berbasis Komputer 6 1.3 Program Akuntansi Terpadu.7 1.4 Siklus Akuntansi Komputer. 15 Bab II MYOB Accounting. 18 2.1 Pendahuluan 20 2.2 Sekilas mengenai MYOB Accounting.. 22 2.3 Konfigurasi Sistem... 35 2.4 Memulai Program MYOB Accounting. 36 2.5 Mengaktifkan File Data Akuntansi. 39 2.6 Membuat Data Akuntansi Baru 41 2.7 General Ledger 50 2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan 60 2.9 Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook ). 68 2.10 Persediaan ( Inventory ). 77 2.11 Pembelian ( Purchases ).. 88 2.12 Penjualan ( Sales )... 98 Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu iii
Bab III Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa... 112 3.1 Pendahuluan.113 3.2 Latihan.114 Bab IV Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang. 132 4.1 Pendahuluan.133 4.2 Latihan..138 Bab V Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur... 163 5.1 Pendahuluan.164 5.2 Latihan 168 Bab VI Kasus Komprehensif..175 Kasus Pada UD Nararta 175 Daftar pustaka 201 Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu iv
BAB I Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi Standar Kompetensi : 1. Memahami Konsep dasar siklus akuntansi komputer, serta membedakannya dengan siklus akuntansi manual. Indikator Pencapaian : Setelah proses belajar mengajar pada bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami siklus akuntansi manual. 2. Memahami konsep dasar akuntansi berbasis komputer. 3. Memahami konsep dasar Program Akuntansi Terpadu. 4. Memahami siklus akuntansi komputer. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 1
BAB I AKUNTANSI MANUAL DAN KOMPUTER AKUNTANSI 1.1 Siklus Akuntansi Manual Untuk sekedar mengingatkan ada baiknya perlu kita bahas sedikit mengenai dasar- dasar akuntansi terutama siklus akuntansi secara manual kemudian akan kita bandingkan dengan tahapan yang dilakukan bila menggunakan komputer akuntansi terpadu. Siklus atau daur akuntansi adalah proses yang dilakukan dalam penyusunan laporan keuangan. Siklus Akuntansi tersebut terdiri dari kegiatan kegiatan sebagai berikut : a. Tahap Transaksi : 1. Pembuatan atau penerimaan bukti transaksi. 2. Menganalisa transaksi b. Tahap Pencatatan : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 2
1. Pencatatan dalam Jurnal umum (buku harian) c. Tahap penggolongan : 1. Pemindah bukuan (posting) ke Buku Besar. d. Tahap Pengikhtisaran : 1. Pembuatan Neraca Saldo. (trial balance) 2. Pembuatan Neraca Lajur dan Jurnal Penyesuaian (adjusment) 3. Penyusunan Laporan Keuangan 4. Pembuatan Jurnal Penutup (closing entries) 5. Pembuatan Neraca Saldo Penutup (post closing trial balance) 6. Pembuatan Jurnal Balik (reversing entries) e. Tahap Pelaporan : 1. Pelaporan Laporan Keuangan Siklus tersebut dapat mengalami penambahan jika ada jurnal pembalik (Reversing Journal). Jurnal pembalik tersebut diletakkan antara urutan sembilan dan satu. Gambaran siklus akuntansi tersebut masih sederhana, sebab untuk pencatatan transaksi hanya dilakukan pada jurnal umum. Biasanya siklus ini hanya dipakai untuk Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 3
perusahaan kecil, dimana lalu lintas transaksi tidak terlalu sering. Sedangkan untuk perusahaan yang lebih besar, atau perusahaan yang lalu lintas transaksinya lebih padat akan memerlukan beberapa jurnal khusus (Special Journals). Jurnal khusus ini bias saja berbeda untuk setiap perusahaan, tergantung transaksi apa yang sering terjadi. Namun umumnya jurnal khusus terdiri dari : 1. Jurnal Khusus Penjualan ( Sales Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Komponen masukannya terdiri dari kode pelanggan, nama pelanggan, nomor invoice / faktur, piutang dagang ( debet ) dan penjualan (kredit ). 2. Jurnal khusus Penerimaan kas ( Cash Receipts Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat penerimaan kas dan penjualan secara tunai. Komponen masukannya terdiri atas kode pelanggan, nama pelanggan, Saldo kas (debet ), saldo penjualan ( kredit ), saldo potongan penjualan ( debet ) dan saldo piutang dagang. 3. Jurnal Khusus Pembelian ( Purchases Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Komponen masukannya Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 4
terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, termin pembayaran, pembelian ( debet ) dan hutang dagang ( kredit ). 4. Jurnal Khusus Pengeluaran Kas ( Cash Payments Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang dagang serta pembayaran biaya lainnya yang berkaitan dengan pembelian secara kredit. Komponen masukannya terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, nomor cek, hutang dagang (debet ), biaya angkut pembelian ( debet ), potongan pembelian ( kredit ) dan kas di bank ( kredit ). Dengan adanya penambahan jurnal khusus tersebut, maka buku besasr pun harus mengalami penambahan untuk informasi khusus berkaitan dengan informasi pada jurnal khusus tersebut. Buku besar tambahan ini disebut buku besar pembantu ( Subsidiary Ledgers ). Jika jurnal khususnya seperti tersebut diatas, maka buku besar pembantu terdiri atas : 1. Buku besar pembantu piutang dagang ( Accounts Receivable subsidiary ledger ) Berisi akumulasi perhitungan piutang dagang per pelanggan (costumer ). Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 5
2. Buku besar pembantu hutang dagang ( Accounts payable subsidiary ledger ). Berisi akumulasi perhitungan hutang dagang per pemasok ( vendor ). Dengan penambahan jurnal khusus dan buku besar pembantu tersebut, maka bagan siklus akuntansi mengalami perubahan namun pada dasarnya tetap sama. 1.2 Akuntansi Berbasis Komputer Revolusi dalam informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk dan proses serta terbentuknya masyarakat informasi. Dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahaan agar dapat bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis organisasi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis. Penggunaan alat bantu komputer (computerized) sebagai pendukung dalam bidang akuntansi sudah merupakan kebutuhan mutlak. Dunia usaha tidak hanya membutuhkan tenaga Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 6
terampil dalam memahami konsep dasar akuntansi secara manual tapi juga penguasaan dengan alat bantu komputer yang semakin canggih dan mudah dioperasikan merupakan iklim yang kondusif bagi dunia bisnis yang dinamis. 1.3 Program Akuntansi Terpadu Komputer bukan saja merupakan alat mengetik tetapi sudah dimanfaatkan lebih dari itu,baik itu berupa program maupun aplikasinya. Akuntansi juga dapat memanfaatkan kemajuan teknologi komputer. Jadi akuntansi dalam komputer itu tidak hanya memanfaatkan komputer untuk mengetik saja tetapi lebih dari itu sehingga kita sebut dengan akuntansi berbasis komputer. Dengan bantuan komputer kita dapat menyelesaikan kasus kasus akuntansi dengan mudah asal kita tahu tahu caranya. Bantuan yang diberikan oleh komputer kepada kita berupa program akuntansi terpadu. Program Akuntansi Terpadu merupakan program komputer dimana kita hanya menginput data awal perusahaan ( Nama perusahaan,alamat,telp,ijin dll ) juga beberapa jurnal, bahkan hanya dengan mengisi formulir seperti faktur kita sudah dapat Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 7
menghasilkan laporan keuangan. Jadi proses akuntansi yang lain itu sudah diselesaikan secara otomatis. Program komputer akuntansi terpadu (integrated software) adalah sebuah program yang dibuat untuk olah data akuntansi secara padu. Program ini biasanya terdiri dari modul: General Ledger, Kas/Bank, Pembelian, Penjualan. Persediaan dan fasilitas untuk mencatat data pelanggan maupun pemasok. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh terhadap modul yang lain. Pemakai cukup men-set data awal perusahaan, mencatat transaksi (hanya sebagian kecil yang dijurnal seperti pada akuntansi manual), tanpa harus melakukan proses posting (seperti akuntansi manual) untuk mendapatkan laporan keuangan. Laporan keuangan diproses secara otomatis oleh komputer yang dicetak setiap saat diperlukan dengan kecermatan yang tinggi dalam waktu yang relatif singkat. Jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual, Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 8
akuntansi berbasis komputer mempunyai beberapa keunggulan diantaranya: 1. Kecepatan proses. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi keuangan relatif cepat bila dibanding dengan manual kerena komputer dapat melaksanakan beberapa pekerjaan secara bersamaan dengan kecepatan yang tinggi. 2. Volume output yang dihasilkan dari proses pengerjaan yang cepat menyebabkan volume transaksi yang dikerjakan menjadi lebih banyak, sehingga volume hasil semakin meningkat. 3. Pencegahan kekeliruan, tingkat ketelitian dan kepatuhan komputer jauh lebih tinggi dari manusia, pemakaian komputer dapat mengurangi banyak kekeliruan. 4. Posting dilakukan secara otomatis dilakukan setiap saat selesai mencatat transaksi (real time) sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan dengan tingkat ketelitian yang tinggi. 5. Penyusunan laporan keuangan diproses secara otomatis dan dapat dicetak setiap waktu sehingga memudahkan pemakai Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 9
laporan keuangan dalam pengambilan keputusan yang sifatnya mendadak. 6. Pencetakan dokumen dapat dilakukan berulang kali dalam waktu relatif singkat dengan ketelitian yang sangat tinggi dan terinci sehingga sangat memudahkan penggunan informasi akuntansi. Pertanyaannya adalah dimana kita ( suatu perusahaan ) mendapatkan program akuntansi terpadu itu : 1. Dengan membuat program sendiri ( dengan harapan SDM perusahaan mencukupi ) a. dengan bahasa pemrograman ( Data Base, Foxpro dll ) b. dengan membuat program aplikasi seperti memanfaatkan program Excel pertanyaan yang mungkin timbul mampukah SDM perusahaan bersangkutan menghasilkan program yang dapat dijamin kualitas dengan tingkat kekomplekan akuntansi yang sangat tinggi. Apabila SDM perusahaan mampu maka cara ini memiliki kelebihan antara lain program dibuat sesuai dengan kebutuhan dan biaya pembuatan program dapat dihemat. Sedangkan kelemahannya adalah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 10
program yang dibuat tidak menjalani uji coba yang cukup. 2. Memesan program ke pihak luar perusahaan yang profesional mengkhususkan diri membuat program komputer. Biasanya tenaga intern perusahaan sebagai sumber informasi bagi programmer untuk membuat program sehingga diperlukan kerjasama antara perusahaan dan programer. Kelebihan dari cara ini adalah program yang dihasilkan lebih dapat diandalkan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan kelemahannya biaya yang dikeluarkan biasanya lebih mahal dan apabila ada perubahan kebutuhan harus mengeluarkan biaya tambahan. 3. Menyewa jasa dan program dari konsultan (akuntansi ) Perusahaan dapat menyewa seorang konsultan professional yang memang ahli dibidang akuntansi dan komputer sehingga program yang dihasilkan dapat diandalkan, sedangkan kelemahannya dalam jangka panjang perusahaan akan selalu tergantung Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 11
dengan pihak konsultan sehingga akan meningkatkan operational costing perusahaan. 4. Membeli program akuntansi standar. Perusahaan dapat membeli program akuntansi standar (dengan memanfaatkan software Akuntansi yang sudah jadi) program yang dihasilkan biasanya dibuat oleh tenaga yang professional, telah menjalani uji coba yang cukup dan selalu mengalami perkembangan dan penyempurnaan. Kelebihan dari progranm ini biasanya biaya untuk mendapatkannya relatif lebih murah dan mudah untuk dijalankan. Beberapa contoh program akuntansi standar seperti DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB Accounting dll. Mengapa dalam mata kuliah ini dipilih untuk mempelajari Software Akuntansi yang sudah jadi : 1. Program terintegrasi dan inovatif. Hampir setiap program akuntansi standar dibuat terintegrasi hal ini dapat dilihat dari Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 12
modul yang dimilikinya. Selain itu program tersebut juga inovatif karena selalu mengalami penyempurnaan. 2. Karena di dalam program bersangkutan sangat lengkap dan kompleks sehingga mahasiswa akan belajar banyak tentang Akuntansi. 3. Karena dibuat oleh pihak yang sudah dijamin kemampuannya ( Profesional ). 4. Karena sangat banyak dimanfaatkan oleh dunia usaha ( perusahaan ). 5. Berbasis system operasi windows / linux. system operasi yang saat ini banyak digunakan adalah berbasis windows. Jika meemukan software akuntansi yang masih berbasis DOS sebaiknya dipertimbangkan secara lebih mendalam untuk menggunakannya. 6. Mudah diperoleh dengan harga terjangkau. 7. mudah digunakan dan diimplementasikan. Salah satu tujuan menggunakan komputer untuk olah data akuntansi adalah mudah digunakan dan yang lebih penting tidak menciptakan ketergantungan kepada pihak lain. Software akuntansi yang ada biasanya Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 13
mudah untuk dioperasikan hal ini dapat dilihat dari tampilan modulnya. 8. Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat. 9. kemampuan menampilkan laporan keuangan cepat, mudah dan komparatif. Salah satu tujuan penggunaan alat Bantu komputer adalah menampilkan laporan keuangan secara cepat dan mudah khususnya jika diperlukan secara mendadak. 10. Sistem keamanan data memadai. Faktor keamanan data akuntansi merupakan salah satu hal penting bagi perusahaan. Keamanan data akuntansi tersebut dijamin oleh software akuntansi dengan adanya fasilitas password. 11. Dengan mempelajari Software Akuntansi yang sudah ada diharapkan mahasiswa nantinya : a. Menguasai Software bersangkutan sehingga dapat diaplikasikan ditempat bekerja. b. Karena Software tersebut sangat lengkap ( Kompleks) Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 14
sehingga dengan menguasainya diharapkan secara tidak langsung akan menguasai Software Akuntansi yang lain. (maksudnya bila sudah terjun kedunia kerja walaupun ditempat kerja menggunakan Software Akuntansi lain tetapi secara prinsip program tersebut pasti sama sehingga tidak terlalu lama untuk beradaptasi, apalagi kalau yang digunakan program buatan sendiri / lokal pasti akan lebih mudah menguasainya karena program lokal biasanya tidak lengkap / kompleks karena dibuat sesuai dengan kebutuhan ). 1.4 Siklus Akuntansi Komputer Penggunaan komputer dalam berbagai bidang selalu memiliki manfaat kemudahan dan kecermatan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 15
begitu pula penmanfaatan komputer dalam akuntansi. Siklus akuntansi yang sudah dibahas di awal buku ini merupakan tahapan yang dilakukan dalam menyusun laporan keuangan secara manual. Dalam siklus tersebut banyak tahapan manual yang harus dilalui dari adanya transaksi sampai menjadi laporan keuangan. Apabila kita menggunakan komputer akuntansi maka banyak tahapan tersebut yang tidak kita kerjakan karena banyak tahapan yang sudah dikerjakan secara otomatis oleh komputer. Dalam operasional komputer akuntansi terpadu pemakai cukup men-set data awal perusahaan, mencatat transaksi hanya sebagian kecil yang dijurnal seperti pada akuntansi manual dalam artian ada transaksi yang memang harus dijurnal namun ada transaksi yang tidak perlu dijurnal hanya dengan menyelesaikan bukti transaksi maka transaksi tersebut sudah dijurnal secara otomatis, selain itu proses posting (seperti akuntansi manual) untuk mendapatkan laporan keuangan tidak perlu dilakukan. Laporan keuangan diproses secara otomatis oleh komputer yang dicetak setiap saat diperlukan dengan kecermatan yang tinggi dalam waktu yang relatif singkat. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 16
Kisi kisi Asesmen Kompetensi Menguasai substansi bidang ilmu atau keahlian di bidang komputer akuntansi Indikator Pencapaian 1. Memahami siklus akuntansi manual. 2. Memahami konsep dasar akuntansi berbasis komputer. Strategi Asesmen Metode Asesmen Bentuk Tagihan No. Soal Tes Tulis Uraian 1 Tes Tulis Uraian 2 3. Memahami konsep dasar Program Akuntansi Terpadu. 4. Memahami siklus akuntansi komputer Tes Tulis Uraian 3,4,5 Tes Tulis Uraian 6,7 Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 17
BAB II MYOB Accounting Standar Kompetensi : 1. Menguasai Substansi bidang studi atau keahlian dibidang komputer akuntansi 2. Mampu mengaitkan dan mengaplikasikan bidang studi dan materi kurikulum bidang studi yang berlaku sesuai dengan konteks atau lingkungan 3. Mengembangkan konsep ilmu dan teknologi Indikator Pencapaian : Setelah proses belajar mengajar pada Bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami tentang MYOB Accounting secara umum. 2. Mengetahui Konfigurasi sistem MYOB Accounting. 3. Dapat memulai program MYOB Accounting. 4. Dapat mengaktifkan file data akuntansi. 5. Dapat membuat file data akuntansi baru. 6. Memahami dan bekerja dengan modul General Ledger. 7. Memahami dan dapat bekerja dengan modul kartu pelanggan, pemasok dan karyawan. 8. Memahami dan bekerja dengan modul Cashbook. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 18
9. Memahami dan bekerja dengan modul Persediaan ( Inventory ). 10. Memahami dan bekerja dengan modul pembelian ( Purchases). 11. Memahami dan bekerja dengan modul penjualan (Sales ). 12. Menguasai keterkaitan program akuntansi terpadu dengan siklus akuntansi manual 13. Mampu mengembangkan dan mengaitkan konsep dalam komputer akuntansi terpadu dengan kasus akuntansi 14. Mampu menggunakan dan memanfaatkan program komputer akuntansi terpadu untuk menyelesaikan kasus akuntansi Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 19
BAB II MYOB ACCOUNTING 2.1. Pendahuluan Seperti yang telah kita bahas pada bab I, komputer akuntansi Terpadu merupakan suatu program akuntansi standar yang banyak memberikan keuntungan kepada kita didalam olah data akuntansi karena sangat banyak tahapan kerja akuntansi dalam siklus akuntansi manual yang tidak perlu kita kerjakan bila kita menggunakan komputer akuntansi terpadu. Pertanyaaannya sekarang adalah dari sekian banyak program komputer akuntansi terpadu yang ada mana yang kita pilih untuk kita gunakan mengingat sangat banyak software akuntansi yang beredar dipasaran seperti : DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB Accounting dll. Pada prinsipnya setiap program akuntansi yang ada pasti memiliki persamaan prinsip mengenai akuntansi karena dalam program tersebut sudah pasti menggunakan prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum baik dalam hal perlakuan akuntansi maupun penyajian laporannya sehingga dapat dipastikan setiap program yang ada pasti memiliki persamaan prinsip mengenai akuntansi dan walaupun ada perbedaan sudah pasti perbedaan tersebut tidak terletak pada konsep dan prinsip akuntansinya melainkan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 20
hanya perbedaan format penyajian sehingga bukan merupakan suatu perbedaan yang signifikan. Dalam mata kuliah ini kita akan menggunakan program MYOB Accounting dalam menyelesaikan kasus kasus akuntansi. Mengapa dalam mata kuliah ini kita membahas MYOB Accounting : 1. Karena semua manfaat dan keunggulan komputer akuntansi terpadu yang sudah kita bahas dalam Bab I sudah dimiliki oleh program MYOB Accounting. 2. Saat ini software ini sedang banyak dimanfaatkan oleh perusahaan. 3. Karena dalam program ini sangat lengkap tidak saja berisi aplikasi akuntansi secara umum namun sudah berisi perhitungan perhitungan keuangan lain seperti pajak (PPN), multicurrency. 4. Karena direkumendasikan untuk hampir semua jenis usaha ( 105 jenis usaha). 5. Karena dalam program ini dapat dihasilkan sekitar 140 jenis laporan keuangan. 6. karena juga dilengkapi dengan berbagai laporan analisa terhadap posisi keuangan perusahaan. 7. Karena program ini terus mengalami perkembangan dengan adanya Versi versi baru Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 21
Catatan : Perlu untuk diingatkan bahwa tujuan utama dari mata kuliah ini tidak hanya untuk menguasai MYOB Accounting saja tetapi lebih ditekankan supaya mahasiswa dapat memahami karakteristik program komputer akuntansi terpadu secara umum sehingga dengan memahami MYOB Accounting diharapkan mahasiswa dapat dengan mudah beradaptasi untuk menyelesaikan kasus akuntansi bila dihadapkan dengan program komputer akuntansi lainnya seperti: DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, dll. 2.2 Sekilas Mengenai MYOB Accounting MYOB accounting merupakan program komputer akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB Limited antara lain adalah MYOB Accounting (Plus), MYOB Premier Accounting, MYOB Asset Manager dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 22
skala kecil dan menengah. Berbagai keunggulan antara lain: penggunan relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu singkat, menampung transaksi hingga miliaran rupiah, serta dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan (lebih dari 105 jenis perusahaan). Ilustrasi program aplikasi komputer akuntansi ini dapat dicermati sebagai berikut : Tampilan awal program dengan contoh kasus UD Narartha. Dapat digunakan untuk memahami system akuntansi untuk perusahaan dagang dengan menunjukkan keterkaitan antar departemen dengan fungsinya masingmasing termasuk sistem akuntansinya yang terdiri atas Accounts, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory dan Card File. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 23
Tampilan Accounts List, dimanfaatkan untuk menjelaskan dan memahami system akuntansi terkait dengan bagan perkiraan termasuk didalamnya system pengkodean rekening dan sistematika pengelompokan perkiraan yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang teridiri atas : Assets, Liability, Equity, Income, Costof sales, Expense, Other Income dan Other Expense. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 24
Tampilan media Historical Sale ini digunakan untuk memahami alur dari mekanisme pengisian saldo awal buku bantu. Dalam proses pengisian saldo awal pengguna diharapkan akan memperoleh gambaran keterkaitan antara data based dari kartu bantu seperti data customer, kartu bantu hutang atau piutang, buku besar dan juga keterkaitannya ke neraca saldo dan laporan keuangan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 25
Tampilan media ini digunakan untuk pemahaman akan fungsi invoice untuk penjualan. Dalam proses penjualan ini pemahaman yang diperoleh adalah keterkaitan transaksi penjualan terhadap data persediaan, data piutang dagang, termin penjualan, perjanjian bisnis termasuk juga keterkaitannya terhadap perpajakan (PPN) dan pendapatan lain-lain perusahaan seperti penerimaan dari ongkos angkutan. Manfaat sejenis juga dapat dilihat dalam invoice pembelian. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 26
Tampilan media ini menunjukkan bagaimana transaksi keuangan yang sudah kita proses sehingga menjadi jurnal. Jurnal ini sudah dikelompokkan ke dalam beberapa jurnal khusus seperti: General, Disbursements, Receipts, Sales, Purchases dan Inventory. Media ini juga dapat dimanfaatkan untuk pemahaman lebih lanjut siklus akuntansi dari jurnal yang diposting ke buku besar sampai akhirnya menjadi laporan keuangan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 27
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 28
Tampilan media items list ini dimanfaatkan untuk memberikan pemahaman keterkaitan antara data persediaan atau kartu persediaan dengan rekening di buku besar. Dalam proses penyiapan data persediaan ini pengguna akan berpikir kritis untuk mensetting data persedian sehingga akan terkait dengan proses penjurnalan sehingga data yang ada di persediaan akan sama dengan data yang muncul dilaporan keuangan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 29
Tampilan media ini dimanfaatkan untuk menjelaskan proses pengisian saldo awal persediaan. Dalam pengisian saldo awal ini akan diketahui keterkaitannya terhadap bagan perkiraan menyangkut kuantitas dan unit costnya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 30
Dalam tampilan media cards list akan dapat dimanfaatkan sebagai media pemahaman buku Bantu hutang dagang dan piutang dagang. Dalam card list ini kita dapat membuat data based custumer, supplier, employee dan personal termasuk juga keterkaitannya ke buku besar hutang dagang dan buku besar piutang dagang. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 31
Media card Information ini merupakan salah satu contoh data based customer yang dapat dikaitkan ke buku besar piutang dagang yang menunjukkan jumlah piutang dagang dari custumer. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 32
Media Item Information ini selain dapat dimanfaatkan untuk data based persdiaan juga akan dapat menumbuhkan berpikir kritis pengguna karena dalam media ini diharapkan kemampuan untuk mensetting bagan perkiraan yang terkait dengan pembelian, penjualan dan penyimpanan persediaan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 33
Media ini menunjukkan Laporan keuangan yang dihasilkan dari siklus akuntansi. Media ini juga dapat dimanfaatkan untuk menumbuhkan kemampuan berpikir kritis dalam menganalisa laporan keuangan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 34
Selain media yang sudah ditampilkan tadi masih banyak lagi yang dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran namun karena keterbatasan maka contoh diatas sudah dapat kiranya mewakili media pembelajaran tersebut. 2.3 Konfigurasi Sistem Untuk mengoprasikan MYOB Premier (selanjutnya disebut MYOB) secara optimal, minimal membutuhkan konfigurasi system sebagai berikut: Komputer PC dengan prosesor Pentium (atau ekuivalen) dengan kecepatan 200 MHZ atau lebih, minimal RAM 32 MB, harddisk dengan kapasitas besar, dan CD ROM drive. Sistem operasi berbasis Windows 95/98/2000/ME, Windows NT, Mac OS atau Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 35
yang terbaru (baca buku MYOB priority Kit & Registration yang disertakan pada saat membeli Program) Monitor warna VGA resolusi minimum 640x480 pixels, mouse, printer (optional) modem (optinal), dan peralatan backup. 2.4 Memulai Program MYOB Setelah proses penginstalan program MYOB dilaksanakan, selanjutnya anda dapat mengoprasikan dengan cara: Klik shortcut MYOB Premier pada layar komputer atau Plih tombol start-programs pilih MYOB Premier v3 MYOB Premier. Jendela start-up MYOB ditampilkan seperti gambar berikut. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 36
Selanjutnya anda memilih salah satu tombol berikut ini: Open your MYOB data file Pilihan ini digunakan untuk mengaktifkan salah satu data akuntansi yang ada. Create a new MYOB data file MYOB Accounting merekomendasi dapat digunakan pada 105 jenis usaha, seandainya perusahaan akan men set-up data akuntansi sesuai dengan kebutuhan atau membuat data baru, klik pilihan ini. Setiap jenis usaha yang dipilih secara Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 37
otomatis sudah menyertakan daftar atau bagan akun (chart of account) dalam bahasa inggris yang dapat dirubah kedalam bahasa lain, termasuk bahasa Indonesia. Explorer The sample company Pilihan ini digunakan mengaktifkan contoh data akuntansi Clearwater International. Anda dapat mejelajah cacatan akuntansi secara lengkap terrmasuk pencatatan transaksi dan laporan keuangan dalam mengklik bagian yang diinginkan. What s New In this version Klik tombol ini anda akan mendapatkan berbagai penjelasan tambahan fasilitas dari program ini dan perbedaannya dengan versi sebelumnya. Exit MYOB Premier Klik tombol ini jika anda akan mengakhiri program MYOB. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 38
2.5 Mengaktifkan File data Akuntansi Proses untuk mengaktifkan file dan data akuntansi dilakukan dengan langkah: 1. Klik tombol Open your MYOB data file, apabila mengaktifkan data bersamaan dengan mengaktifkan program MYOB. Atau, melalui menu File-Open jika anda telah mengakifkan file lain. Jendela Open diaktifkan. 2. Tentukan posisi drive dan folder penempatan data akuntansi, selanjutnya klik nama file yang akan diaktifkan daftar file yang terdapat pada field File Name. 3. Klik tombol OK. Jendela Sign-On ditampilkan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 39
4. Isi identitas pengguna pada field User ID, default nilai berasal dari identitas yang ditentukan waktu memasang sistem operasi. Isikan juga password ke field Password dilanjutkan klik tombol OK. Jika pengguna pertama kali menggunakan MYOB, akan ditampilkan jendela Welcome!. Periksa identitas tersebut, jika salah klik Cancel dan perbaiki kembali. Jika isian sudah benar klik tobol OK. Prompt verifikasi data ditampilkan. 5. Klik tombol No jika anda akan mengabaikan atau Yes untuk memverifikasi data. Jika pilihan anda No. MYOB akan segera menampilkan jendela (default) Command Centre General Ledger. Jika jawaban anda Yes, jendela konfirmasi untuk verifikasi data ditampilkan. 6. Klik tombol Cancel jika dibatalkan atau tombol OK dengan memverifikasi data. Jika pilihan anda OK, MYOB segera memverifikasi data, klik tombol OK selesai proses. MYOB akan segera menampilkan jendela (default) Command Centre General Ledger seperti tampilan dalam gambar berikut ini. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 40
2.6 Membuat Data Akuntansi Baru Pembuatan data akuntansi baru disini maksudnya adalah memperisapkan data awal perusahaan. Kegiatan ini merupakan kegiatan awal yang dilakukan apabila suatu perusahaan baru mulai menggunakan MYOB Accounting. Kegiatan ini hanya dilakukan sekali yaitu pada saat awal perusahaan mulai menggunakan program, setelah itu kita hanya memasukkan transaksi saja. Data awal perusahaan terdiri dari : 1. Nama perusahaan 2. Alamat perusahaan termasuk no. telp. Fax dll 3. Data ijin usaha dan NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak ) 4. Data kebijakan akuntansi dalam hal periode akuntansi, awal bulan dan akhir bulan pembukuan. 5. Pembuatan daftar akun ( perkiraan) lengkap dengan kode perkiraan 6. Tempat menyimpan data akuntansi ( folder yang digunakan ) Prosedur untuk membuat file data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. Aktifkan program MYOB dan klik tombol Create a New MYOB data File dari jendela Start-Up. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 41
Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Welcome ditampilkan. Jendela ini menunjukkan langkah pertama dari sebelas langkah untuk membuat fike baru. Jendela ini juga dapat ditampilkan melalui menu File- New, ketika Anda sedang bekerja dengan data lain. Posisi bagian bawah jendela sejumlah tombol dengan fungsi sebagai berikut:? Help Tombol ini berfungsi untuk mengaktifkan fasilitas bantuan. Cancel < Back Tombol ini berfungsi untuk membatalkan proses pembuatan file data akuntansi dan kembali ke jendela Star-Up. Tombol ini berfungsi untuk kembali ke langkah sebelumnya jika Anda akan menyunting informasi yang telah diisikan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 42
Next > Tombol ini berfungsi umntuk melanjutkan proses pembuatan file data ke langkah selanjutnya. Finish Tombol ini berfguingsi untuk mengakhiri proses pembuatan file data baru, selanjutnya data tersebut diaktifkan. 2. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses pembuatan file data ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company s Name and Address ditampilkan. Anda diminta mengisikan informasi pada fieldfield berikut ini: Company Name: diisi dengan nama perusahaan. Address: diisi dengan alamat perusahaan. Company Reg. Number : diisi dengan nomor izin atau tanda daftar perusahaan. Informasi dalam jendela tersebut dapat ditunda dan diisikan pada saat data file diaktifkan. Jika anda Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 43
mengisikan informasi ini, gunakan mouse untuk berpindah field. Informasi yang telah diisikan akan ditampilkan dalam cetakan laporan dan berbagai formulir. 3. Klik tombol Next untuk melajutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company s Registration Numbers ditampilkan. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang dimiliki oleh perusahaan dapat disisikan pada field GST Reg. Number. 4. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company s Financial Year ditampilkan. Tentukan tahun fiskal dan bulan dasar pencatatan transaksi. Misal jika anda memulai pencatatan akuntansi pada tahun 2002 dan satu periode akuntansi diawali pada bulan Januari dan berakhir bulan Desember tahun yang sama, maka pada field: Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 44
Current Financial Year: diisi dengan tahun fiskal, dalam kasus ini 2002. Last Mont of financial Year: diisi dengan bulan terakhir pada satu periode akuntansi, dalam kasus ini Desember, Klik drop-down untuk memilih bulan tersebut. 5. Klik tombol Next untuk melanjtkan proses ke langkah berikutnya, jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your MYOB Premier Conversion Month ditampilkan. Tentukan awal periode akuntansi field Conversion Month: jika satu periode akuntansi siklusnya satu tahun (12 bulan), yang diawali dari Januari dan berakhir bulan Desember, maka pada field ini diisikan Januari. Klik drop-down pada field tersebut untuk memilih bulan awal periode akuntansi. 6. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Choose a Chart of Account For Your Company ditampilkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 45
Tentukan jumlah dalam satu periode akuntansi dengan mengklik salah satu pilihan Twelve atau Thirteen. Anda dapat memilih periode dalam satu periopde akuntansi yang biasanya satu tahun dengan pilihan 12 atau 13. Satu periode yang lazim diterapkan dalam dunia bisnis adalah satu tahun yang dapat dibagi dalam periode bulanan. MYOB menganggap satu periode akuntansi tersebut adalah satu tahun sehingga pencatatan transaksi selama periode tersebut dibagi dalam 12. Periode ke-13 merupakan periode yang disiapkan untuk menampung penyesuaian pembukuan pada akhir periode akuntansi. Jika Anda memilih periode dalam satu periode akuntansi (tahun) adalah 13, transaksi pada periode ke-13 ditandai dengan asteris (*) sebelum tanggal pencatatan. 7. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Review Your Entries ditampilkan. Informasi yang telah diisikan pada langkah keempat (Step 4 of 12) sampai dengan langkah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 46
keenam (Step 6 of 12) ditampilkan dalam jendela ini. Anda diminta untuk meninjau kembali atau memeriksa isian tersebut. Jika anda akan memperbaiki informasi tersebut, isikan field yang ada atau klik drop-down dan pilih data yang benar. 8. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses langkah berikutnya. jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Choose a Chart of Acvcount For Your Company ditampilkan. MYOB memberikan kesempatan kepada Anda untuk memilih template daftar/bagan akun untuk perusahaan anda. Untuk melihat bagan akun terpilih, klik Zoom yang terdapat di sebelah kiri. MYOB Accounting menyediakan sekitar 105 jenis usaha yang sudah lengkap dengan daftar akun ( perkiraan ) namun apabila ingin membuat sendiri daftar akun yang diinginkan maka dapat juga memilih build Your own pada jenis usaha, maksud dari build your own disini adalah kita dapat membuat sendiri bagan perkiraan sesuai dengan kebutuhan. 9. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 47
New Data File Assistant/ Enter Your User ID ditampilkan. Isikan identitas pengguna pada filed User ID, isian fiels ini berguna untuk mengetahui identitas pemakai yang mengubah isian file data perusahaan. 10. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Select File Access and Protokol ditampilkan. 11. Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assitant/Name Your New MYOB Premier Data File ditampilkan. Anda dimintai untuk memberi nama file data baru dan lokasi tempat penyimpanan file. Klik tombol Next >, selanjutnya kotak dialog New ditampilkan. Jika Anda telah mengisi nama perusahaan (Step 2 of 12), nama tersebut ditetapkan sebagai default nama file. Anda dapat mengubah atau menentukan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 48
nama lain dengan ketentuan tidak boleh menggunakan nama yang sama. Field Drives : tentukan posisi drive untuk penempatan file data. Filed Folder : tentukan nama folder tempat file data akan disimpan. Field File Name : tentukan nama file data yang akan disimpan. Setelah kotak dialog itu diisi, klik tombol OK. Tunggu sejenak, MYOB akan memproses pembuatan daftar/bagan akun sesuai dengan template yang telah Anda pilih. 12. Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/That s It! You re Done ditampilkan. Informasi dalam jendela tersebut menunjukkan bahwa proses pembuatan file data baru telah selesai. Anda dapat mengakhiri proses ini dengan mengklik tombol Finish. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 49
2.7 General Ledger Fasilitas yang terdapat dalam Command Centre General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor dan nama akun beserta saldonya, mengaitkan akun, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya. Fasilitas Jobs List dalam General Ledger memungkinkan perusahaan memisahkan laporan Laba Rugi untuk masing-masing bagian/devisi atau proyek, jika perusahaan menghendaki masing-masing bagian tersebut sebagai profit centres. Jendela Command Centre General Ledger dapat diaktifkan melalui tiga cara: Klik tombol General Ledger pada jendela command centre, atau. Klik tombol Ctrl + 1, atau Melalui menu Command Centre pilihan General Ledger-Command Centre. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 50
Chart Of Account Chart of Account. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Account List. Melalui jendela tersebut Anda dapat membuat, menyunting, menghapus, mengisi anggaran akun, melihat catatan historis akun dan mengaitkan akun. General Journal Entry General Journal Entry. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela General Jurnal Entry. Digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat melalui menu lainnya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 51
Transaction Jurnal Transaction Journal. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Transaction Journal/General Ledger. Anda dapat melihat transaksi yang dicatat melalui General Ledger maupun semua menu (tab All). Tombol ini terdapat pada setiap menu dalam MYOB. Job List Job List. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Job List. Anda dapat menetapkan, menyunting, mengisi anggaran maupun menganalisis aktivitas Jobs. Pembuatan Daftar Akun ( Perkiraan ) Daftar Akun / Perkiraan ( chart of account ) ditampilkan dalam bahasa Inggris seperti terlihat dalam gambar berikut : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 52
Melalui pilihan chart of account kita bisa mengganti nomor, nama, mengisi saldo dan anggaran akun, mengaitkan dan menghapus akun. Akun / perkiraan dikelompokkan menjadi : Assets ( aktiva ), Liability ( hutang ), Equity ( modal ), Income ( pendapatan ), Cost of Sales ( harga pokok ), Expense ( beban ), Other Income ( pendapatan lain lain ), Other Expense ( beban lain lain ). Hal yang penting untuk di ingat adalah bahwa dalam MYOB Accounting pencatatan nomor akun di klasifikasikan sebagai berikut : 1. Assets ( aktiva ) diawali nomor 1 Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 53
2. Liability ( hutang/kewajiban ) diawali nomor 2 3. Equity ( modal ) diawali nomor 3 4. Income ( pendapatan ) diawali nomor 4 5. Cost of sales (harga pokok) diawali nomor 5 6. Expense ( biaya ) diawali nomor 6 7. Other Income diawali nomor 7 8. Other Expense (biaya lain lain) diawali nomor 8 Nomor akun maksimal dapat dituliskan dalam lima dijit angka, misalnya 1-xxxx, 2-xxxx dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu akun juga dibagi dalam dua tipe yaitu Header dan Detail. Tipe Header merupakan induk akun atau akun yang masih memiliki sub level dibawahnya. Tipe Detail merupakan akun yang tidak memiliki sub level dibawahnya. Tipe Detail dibagi lagi menjadi : 1. Detail untuk akun biasa ( tidak berhubungan dengan urusan bank ) 2. Detail Cheque merupakan kelompok akun yang memiliki saldo di bank dan untuk setiap transaksi selalu memanfaatkan kertas berharga bank dalam bentuk cek, dsb. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 54
3. Detail Credit Card merupakan kelompok akun yang memiliki saldo dibank dan untuk setiap transaksi selalu memanfaatkan kartu kredit. Pembuatan atau penggantian akun dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan jendela command center General Ledger. 2. Klik tombol Chart of Accounts, jendela Accounts List ditampilkan. 3. Klik ikon New jendela edit Accounts ditampilkan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 55
4. Tentukan tipe akun dengan mengklik tombol pilihan : Header Account atau Detail Account. 5. Tentukan klasifikasi akun yang akan dibuat apakah : Assets, Liability ataupun yang lainnya. 6. Masukkan nomor akun pada field Account Numbers 7. Masukkan nama akun pada field Account Name 8. Klik tombol Ok jika proses pencatatan sudah selesai dan data yang dibuat sudah benar. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 56
9. Klik tombol New bila ingin membuat lagi akun baru. General Journal Entry Setelah Anda selesai menyiapkan pengaturan dalam Command Centre General Ledger, selanjutnya Anda dapat menggunakannya untuk mencatat transaksi, menggunakan fasilitas jobs maupun melihat jurnal transaksi. Jendela General Journal Entry yang terdapat dalam Command Centre digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui Command Centre : Cashbook (versi Asia) atau Chequebook (versi Australia/Amerika), Sales, Time Billing, dan Purchases. Contoh transaksi yang dicatat melalui menu General Journal Entry. 1. Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil. 2. Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utama perusahaan. 3. Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit. 4. Hutang, selain hutang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 57
5. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal. 6. Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misal pendapatan bunga bank, sewa ruang. 7. Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak. 8. Biaya lain-lain seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda dan lain-lain. Contoh :tanggal 5 Januari 2009, Perusahaan menarik uang tunai dari Bank BCA-IDR ke akun Kas Ditangan sebesar Rp. 2.500.000,- Prosedur untuk mencatat transaksi tersebut dilakukan dengan cara : 1. Aktifkan Command Centre General Ledger dan klik tombol General Journal Entry, jendela General Journal Entry ditampilkan : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 58
2. Nomor jurnal (default) ditampilkan dalam field General Journal #: Jika anda akan mengubah nomor ini, awali dengan kode GJ (General Journal/Jurnal Umum), nomor jurnal maksimal ditulis dalam delapan karakter. 3. Periksa tanggal transaksi pada field Date : apakah tanggal transaksi sudah sesuai, jika tidak sesuai ketik tanggal yang diinginkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 59
4. Isikan keterangan yang menjelaskan transaksi pada field Memo : 5. Isi nomor akun untuk transaksi yang di debet (selanjutnya untuk posisi kredit) pada kolom Acc# dengan cara mengisi nomor rekening dengan cara menekan tombol Tab. Jendela Select from List ditampilkan, pilih atau sorot nomor akun yang dimaksud dilanjutkan dengan menekan Enter atau klik tombol Use Account. Untuk mempercepat pencarian nomor akun misalkan akun dalam klasifikasi Kewajiban ketik angka 2 kotak Look for, selanjutnya akan menampilkan daftar akun yang dimulai dari klasifikasi akun Kewajiban. Jika Anda tidak menemukan akun dalam daftar tersebut, Anda dapat menambahkan akun baru dengan mengetik tombol New. 6. Isi nilai transaksi kolom Debit (selanjutnya pada kolom Credit) 7. Klik tombol Record jika semua informasi untuk mencatat transaksi sudah benar. 2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan Fasilitas Command Centre Card File berfungsi untuk mencatat berbagai kartu yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Selama perusahaan menjalankan aktivitasnya selalu berhubungan dengan pelanggan, Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 60
pemasok maupun karyawan perusahaan itu sendiri. Setiap pelanggan dan pemasok memiliki informasi tentang nama, alamat lengkap (nomor telepon, fax), kontak personal, termin dan sebagainya. Hal yang hampir sama juga dimiliki oleh karyawan perusahaan. Informasi tersebut dicatat dan disimpan dalam berkas/file kartu atau card file. Cards Cards. Tombol ini berfungsi untuk membuka View Card File. Melalui jendela tersebut Anda dapat menampilkan perusahaan atau orang yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dari jendela ini, dibuka Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 61
jendela Card File Entry yang dapat digunakan untuk mencatat atau menyunting catatan berkas/file kartu. Contact Log Contact Log. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela View Contact Log. Melalui jendela ini Anda dapat menampilkan daftar ringkasan seluruh kontak yang dibuat untuk pihak yang terkait dengan perusahaan. Melalui jendela ini dapat dibuka jendela Contact Log Entry yang dapat mengakses informasi lebih detil tentang kontak personal yang telah dibuat. Identifiers Identifiers. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Identifiers. Melalui jendela ini Anda dapat memasukkan atau mengisi keterangan untuk pengidentifikasian kartu yang digunakan dalam MYOB. Identifikasi dapat berupa huruf atau teks yang digunakan untuk mengelompokkan orang atau perusahaan yang terdapat dalam berkas/file kartu. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 62
Mailing Labels Mailing Labels. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Forms Selection-Personalized Labels. Melalui jendela ini Anda dapat menetapkan dan mencetak mailing label untuk perorangan/individu maupun perusahaan yang terdapat dalam berkas/file kartu. Personalized Leters Personalized Leters. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Forms Selection-Personalized Labels. Melalui jendela ini Anda dapat membuat berkas mail marge yang berisi informasi untuk individu maupun perusahaan pada berkas kartu. File ini digunakan untuk pembuatan surat-surat misal berupa tagihan yang dibuat untuk mereka. Mencetak Berkas/File Kartu File atau berkas kartu pelanggan digunakan dalam transaksi penjualan (sales), kartu pelanggan digunakan dalam transaksi pembelian (purchases). Data individu terkait dengan transaksi penjualan maupun penggajian (payroll). Penerapan penggunaan kartu dapat dilihat Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 63
pada pembahasan bersangkutan pada Field-field : Customer, Sales Person, atau Vendor. Mencatat sebuah berkas atau file kartu dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan Comand Centre Card File dan klik tombol Cards, jendela View Card File ditampilkan. 2. Klik ikon New, jendela Card File Entry ditampilkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 64
3. Klik drop-down pada fiel Card Type : dan tentukan tipe kartu yang bersangkutan. Sebelum melakukan transaksi pembelian dan penjualan, sebaiknya Anda telah mencatat kartu pelanggan, pemasok dan karyawan. 4. Jika Anda memilih tipe kartu Costomer maupun Vendor maka akan ditampilkan field : A/R Balance : field ini menampilkan total piutang pelanggan perusahaan kepada pelanggan. Jika saldo awal belum diisikan maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 65
angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi penjualan (sales). Klik tanda panah zoom untuk menampilkan jendela Analyze Receivables pelanggan bersangkutan. A/P Balance : field ini menampilkan total hutang perusahaan kepada pemasok bersangkutan. Jika saldo awal belum diisikan maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi pembelian (purchases). Klik tanda panah zoom untuk menampilkan jendela Analysis Payables pemasok bersangkutan. 5. Field Currency : diisi dengan cara memilih dengan mata uang untuk pelanggan, pemasok atau individu bersangkutan. Pilih mata uang ini dicatat melalui menu Setup-Currency List. 6. Tentukan pilihan dengan mengklik salah satu kotak pilihan : Company, jika kartu tersebut untuk sebuah perusahaan. Individual, jika kartu tersebut untuk perorangan atau individu. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 66
Selanjutnya catat nama bersangkutan pada field Company Name : atau Last Name : dan First Name : 7. Tandai kotak periksa Mark Card as Inactive : jika Anda ingin menonaktifkan kartu ini. Jika Anda menandainya maka kartu bersangkutan tidak ditampilkan dalam jendela Select from List, tapi tidak mengganggu transaksi yang terkait dengan kartu ini. 8. Field Address, diisi dengan alamat berupa jalan atau kompleks, field City, diisi dengan alamat kota, field (jika perlu) State, diisi dengan negara dan field ZIP : diisi dengan kode pos. jika alamat untuk penagihan dan pengiriman barang berbeda, isikan juga field Ship to : City : State : dan ZIP yang terdapat di bawahnya. 9. Isikan nomer telepon dan no fax pada field Phone #1: Phone #2: dan Fax #: 10. Fild Identifiers, diisi dengan karakter atau teks untuk mengelompokkan kartu. Misalkan, untuk pemasok yang memasok item persediaan berupa komputer dikelompokkan dalam Identifiers P, kependekan dari Pelanggan Setia dan sebagainya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 67
Klik panah zoom untuk memasukkan keterangan pengidentifikasi. 11. Field Salutation : diisi dengan panggilan sesuai isian dalam field Contact Name : misal Ibu, Ny., Bapak, Sdr, dan sebagainya. 12. Field Contact Name : diisi dengan nama kontak personal sesuai dengan yang tercantum dalam kartu bersangkutan. 13. Field Notes : diisi dengan keterangan singkat untuk mengingatkan Anda dengan kartu ini. 14. Klik ikon Terms untuk mengubah nilai default termin pembayaran (pemasok atau pelanggan) dibahas lebih lanjut dalam Termin Pembayaran. 15. Klik tombol OK untuk mencatat kartu baru. 2.9 Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook ) Command Centre Cashbook merupakan istilah yang dipakai untuk MYOB versi Asia yang secara harafiah dapat diartikan Buku Kas. Sepengetahuan penulis MYOB versi Australia, Amerika, Kanada maupun Slandia Baru menggunakan istilah Buku Cek atau Chequebook. Untuk pembahasan selanjutnya penulis Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 68
akan menggunakan istilah Cashbook maupun Chequebook pada prinsipnya sama. Fasilitas dalam Cashbook digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukan dengan menggunakan akun Cek (akun tipe Detail Cheque maupun Detail Credit Card) sehingga menyebabkan perubahan saldo pada akun tersebut. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran kas, cek, deposito, pencetak cek, pembayaran elektronik, rekonsiliasi catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan cash flow. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 69
Write Cheques Write Cheques. Tombol ini berfungsi untuk membuka Write Cheques. Anda dapat menuliskan cek dari akun Cek (tipe Detail Cheque atau Detail Credit Card) baik temporer maupun berulang. Make a Deposit Make a Deposit. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Make a Deposit. Melalui jendela ini Anda dapat mencatat setoran ke akun Cek baik temporer maupun berulang Print Checques Print Checques. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Form Selection. Melalui jendela ini Anda dapat mencetak cek yang dibuat melalui jendela Write Cheques, Settle Return & Credit maupun Vendor Payments. Anda dapat mengatur format ukuran, spasi maupun tampilan font untuk disesuaikan dengan cek yang digunakan. Reconcile Accounts Reconcile Accounts. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Reconcile Accounts. Melalui jendela Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 70
ini Anda dapat merekonsiliasi saldo akun bank berdasarkan data catatan perusahaan dengan catatan bank. Transaction Journal Transaction Journal. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Transaction Journal/Disbursement. Melalui jendela ini Anda dapat membuat yang berisi informasi jurnal pengeluaran kas. Menulis Cek Fasilitas Write Cheque digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan, slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi. Transaksi ini menyebabkan saldo akun Cek berubah. Jika pengeluaran mengunakan akun bank, maka dalam catatan MYOB saldo bank bersangkutan akan berkurang walaupun sangat mungkin cek tersebut belum dicairkan sehingga belum berpengaruh dalam catatan bank. Transaksi semacam ini dapat menjadi penyebab ketidakcocokan saldo menurut catatan perusahaan dengan catatan bank sehingga diperlukan konsolidasi pada saat tertentu. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 71
Prosedur untuk atau menulis cek adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Cashbook selanjutnya klik tombol Write Cheque. Jendela Write Cheque ditampilkan. 2. Klik drop-down dan pilih akun Cek untuk pengeluaran pada field Account: Saldo akun yang bersangkutan ditampilkan dalam field Balance. Panah di sebelah kanan berfungsi untuk mengaktifkan jendela Inquiry Register jika Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 72
Anda ingin menelusur saldo akun tersebut. Tandai kotak periksa Handwritten jika Cek akan dicetak (MYOB memperlakukan sebagai cek yang sudah dicetak). 3. Klik drop-down dan pilih salah satu pilihan pada field Card : jika telah dibuatkan kartu melalui Command Centre Card File, Anda dapat memilih pihak yang menerima pembayaran. Pilihan pada field ini bersifat opsional, Anda dapat mengosongkannya. 4. Field isian Payee: secara otomatis terisi alamat pihak yang menerima pembayaran jika pada field Card telah terisi. Apabila pada field Card kosong, bagian ini dapat Anda isi pihak yang dibayar. 5. Isi keterangan singkat (walaupun maksimal 225 karakter) untuk cek yang bersangkutan pada field Memo. 6. Field Cheque No: diisi nomor cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran. 7. Field Date: diisi tanggal transaksi pengeluaran dengan akun cek. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 73
8. Field Amount: diisi dengan nilai transaksi yang menggunakan akun Cek bersangkutan. Jika transaksi menggunakan mata uang asing, klik tombol kode mata uang, setelah jendela Write Cheque ditampilkan, selanjutnya tentukan kursnya. Misal, Sulistyo (seorang karyawan) meminjam uang dari Bank BCA USD sebesar US $ 500,00 dengan kurs US $ 1,00 = Rp. 9.000,00. 9. Nilai transaksi pada field Amount selanjutnya dialokasikan ke akun bersangkutan (pendebitan) dalam kolom Allocation Account. Gunakan tombol Tab untuk memilih akun. 10. Masukkan nilai pengalokasian akun ke dalam kolom Amount. 11. Isi nomor job (jika ada) pada kolom Job dan kode pajak (jika ada) pada kolom Tax. 12. Periksa kembali isian tersebut, jika sudah benar klik tombol Record untuk mencatat transaksi. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 74
Setoran Fasilitas Make a Deposit digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo akun tipe Detail Cheque atau mengurangi saldo akun Detail atau Detail Cheque lain. Dengan kata lain, fasilitas ini untuk menampung setoran yang merupakan kebalikan dari pengeluaran akun Cek. Contoh : tanggal 25 Januari 2002 Dedi Junaedi (karyawan) telah mengembalikan pinjaman kepada perusahaan sebesar Rp. 5.000.000,00 dengan cara menyetor atau transfer ke akun Bank Danamon IDR Pencatatan transaksi ini menggunakan Make a Deposit. Prosedur untuk mencatat setoran adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Cashbook selanjutnya klik tombol Make a Deposit. Jendela Make a Deposit ditampilkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 75
2. Pilih akun yang menampung penerimaan setoran dengan cara mengklik drop-down field Account yang terdapat di sebelah kiri atas. Field Balance menunjukkan saldo akun bersangkutan. 3. Masukkan nomor identifikasi ID#: 4. Tanggal transaksi dicatat dalam field Date: 5. Isikan nilai transaksi pada field Amount: 6. Klik drop-down field Payee: (opsional), jika pihak yang membayar tercatat dalam Card File. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 76
7. Catat keterangan singkat transaksi pada field Memo. 8. Masukkan akun yang dikredit pada kolom Allocation sebagai alokasi nilai yang diisikan pada field Amount. 9. Isi nomor job (jika ada) pada kolom Job dan kode pajak (jika ada) pada kolom Tax. 10. Klik tombol Record untuk mencatat transaksi. 2.10 Persediaan (Inventory) Fasilitas yang terdapat dalam Command Centre Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan item (barang dan jasa) yang diperdagangkan. Item adalah istilah yang digunakan MYOB untuk menjelaskan barang atau jasa yang diperjual belikan. Sebagian fasilitas fungsinya hampir sama dengan kartu persediaan pada pencatatan akuntansi secara manual. Manajemen persediaan dalam MYOB berfungsi untuk meminimalkan jumlah dan menjaga ketersediaan barang. Setiap saat atau berkala perusahaan dapat mengevaluasi pergerakan item-item untuk mengambil keputusan kapan harus dibeli, dengan jumlah berapa dan item apa yang pergerakannya lambat dan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 77
sebagainya. Kelengkapan fasilitas Command Centre Inventory ditunjukkan melalui gambar berikut ini. Items List Item List. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Item List. Melalui jendela tersebutanda dapat membuat (menambahkan) item dan melihat rincian masing-masing item. Set Item Prices Set Item Prices. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Set Item Prices. Melalui jendela tersebut Anda dapat mengisi saldo (kuantitas) Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 78
awal item persediaan. Fasilitas lain dari jendela ini digunakan untuk mencatat penyesuaian yang terkait dengan persediaan. Inventory Adjustments Inventory Adjustments. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Inventory Adjustments. Melalui jendela tersebut anda dapat mengisi saldo (kuantitas) awal item persediaan. Fasilitas lain dari jendela ini digunakan untuk mencatat penyesuaian yang terkait dengan persediaan. Inventory Transfers Infentory Transfers. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Infentory Transfers. Melalui jendela tersebut Anda dapat menggabung item baru berdasarkan beberapa jenis item. Auto-Build Inventory Auto-Build Inventory. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Auto-Build Inventory. Melalui jendela ini Anda dapat menambah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 79
item yang digabung dari berbagai jenis item. Count Inventory Count Inventory. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Count Inventory. Melalui jendela tersebut Anda dapat mencetak formulir untuk menghitung jumlah fisik item persediaan dan mencatat hasil perhitungan tersebut. Fungsi lain adalah untuk mencatat saldo (kuantitas) awal item persediaan. Custom List Custom List. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Custom List. Melalui jendela tersebut Anda dapat mengisi field-field yang telah dikostumasi yang ditambah sebagai informasi item persediaan Transaction Jurnal Transaction Jurnal. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Transaction Jurnal (Inventory). Melalui jendela tersebut Anda dapat melihat jurnal dari transaksi persedian yang telah dicatat. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 80
Mencatat Item Persediaan 1. Aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol Item List. Jendela Item List ditampilkan. 2. Klik ikon New. Jendela Item Information/Item Profile ditampilkan: Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 81
3. Selanjutnya pada field : Item Number : isi nomor item (dalam kasus ini bisa angka atau huruf atau gabungan keduanya singkat, maksimum 30 karakter). Name : isi nama item sesuai dengan nomor item yang diisikan pada fiels di atasnya, maksimal 30 karakter, contoh kasus KURSI 208 A. Klik ikon Copy From, jika Anda akan menyalin informasi dari item yang sudah ada. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 82
Tentukan apakah anda membeli, menjual dan menyimpan item persediaan dan mengaitkan dengan akun terkait dengan cara menandai kotak periksa. I Buy This Item, tandai kotak ini jika Anda membeli item ini dan mencatatnya dalam order pembelian. Field Expense Account for Tracking Cost : diisi dengan akun Harga Pokok Penjualan item bersangkutan. I Sell This Item, tandai kotak ini jika nda akan menjual item ini dan mencatatnya dalam faktur penjualan. Field Income Account for Tracking Sales : diisi dengan akun Pendapatan item yang bersangkutan. I Inventory This Item, tandai kotak ini jika item akan disimpan sebagai persediaan. Field Asset Account for Item Inventory : diisi dengan akun Persedian kelompok item bersangkutan. 4. Klik tab Item Details, jendela Item Information/Item Detail ditampilkan. Anda Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 83
dapat mengisi informasi suatu item secara rinci misal tentang warna barang, tempat penyimpanan, lokasi gudang, pemasok alternatif/cadangan bahkan disertai dengan gambar dan penjelasan item tersebut. Jendela bagian tengah (posisi sebelah kiri) ditandai dengan Double Click in this are to link to picture file. Tempatkan gambar item yang dijual belikan (jika ada) dengan cara : 1. Klik ganda pada bagian ini untuk menempatkan gambar item bersangkutan. Jendela Picture Information ditampilkan. 2. Klik tombol Link, jendela Open ditampilkan. Pilih gambar item tersebut pada folder tempat penyimpanan gambar. 3. Klik tombol OK, jendela Picture Information ditampilkan kembali. 4. Klik tombol OK untuk menempatkan gambar. Field Discription : diisi dengan keterangan untuk menjelaskan item bersangkutan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 84
Tandai kotak periksa Use Item Description on Invoice jika isi keterangan pada field Description digunakan dalam faktur. Field Coustem List #1 : Custom List #2, Custom List #3 dan Custom Field #1: Custom Field #2: Custom Field #3: diisi dengan penjelasan item yang bersangkutan, misal Custom List #1: untuk warna, Custom List #1: untuk warna, Custom List #2 :untuk tempat penyimpanan dan Custom List #3: untuk lokasi gudang. Custom List #1 : untuk pemasok cadangan dan sebagainya. Field-field tersebut dapat diganti dalam bahasa Indonesia sehingga lebih informatif, misal Custom List #1: diganti menjadi Warna: Custom List #2 : diganti menjadi Tempat: dan seterusnya. 5. Klik tab Buying Detail (untuk item yang dibeli) jendela Item Information/Buying Detail ditampilkan. Field Buying Unit of Measure : diisi dengan satuan item (unit, buah, lusin, kodi, kotak, sak, dan sebagainya) bersangkutan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 85
Field Number of Items per Buying Unit : masukkan jumlah satuan pembelian item, jika satuan pembelian buah, masukkan 1 atau jika satuan pembelian kodi, masukkan 20 pada field ini. Field Tax Code when Bought : diisi dengan kode pajak pembelian (jika ada) item bersangkutan. Selanjutnya isi informasi untuk To Do List, isian ini bersifat opsional: Field Minimum Level for Restocking Alert : diisi dengan tingkat persediaan minimum item. Jika telah mencapai tingkat ini, peringatan pemesanan kembali ditampilkan pada To Do List. Field Primary Vendor for Reorders : diisi dengan pemasok utama item ini. MYOB otomatis menyiapkan sebuah order pembelian item kepada pemasok bersangkutan jika Anda mengaktifkan peringatan pemesanan kembali dalam To Do List. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 86
Field Vendor Item Bumber : isi nomor item pemasok, nomor ini akan ditampilkan jika order pembelian dicetak. Field Default Reorder Quantity : diisi dengan kuantitas untuk pemesanan kembali item. 6. Klik tab Selling Details (untuk item yang dijual). Jendela Item Information/Selling Details ditampilkan. Field Base Selling Price : diisi dengan harga jual per satuan item. Field Selling Unit of Measure : diisi dengan satuan unit item yang dijual. Misal : unit, buah, lusin, kodi, kotak, sak, dan sebagainya. Field Number of Items per Selling Unit : diisi dengan jumlah item dalam satuan penjualan adalah kodi, masukkan 20 pada field ini. Field Tax Code when Sold : diisi dengan kode pajak penjualan item. Pilih dasar perhitungan pajak penjualan (Pajak Pertambahan Nilai PPN) item tersebut pada field Calculate Sales Tax on : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 87
Actual Selling Price, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga jual item. Last Cost, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga beli terakhir. Average Cost, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga beli rata-rata item. Base Selling Price, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga jual yang ditetapkan pada waktu mencatat item-lihat penjelasan isian field Base Selling Price. 2.11 Pembelian (Purchases) Fasilitas Sales digunakan untuk mencatat transaksi pemasaran item barang (order pembelian), pembelian item berupa barang/jasa baik tunai maupun kredit, retur pembelian dan pembayaran yang berhubungan dengan pembelian barang/jasa kepada pemasok (vendor). Pengertian barang dalam pembahasan di sini adalah barang yang diperjual belikan atau sebagai bahan dasar untuk pembuatan barang lain yang dijual. Pada dasarnya pembahasan tentang pembelian hampir sama dengan bahasan Penjualan. Transaksi pembelian barang dagangan dicatat/diolah melalui Command Centre Purchases dengan penjelasan fungsi tombol berikut ini. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 88
Purchases Purchases. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Purchases. Anda dapat menggunakannya untuk mencatat transaksi pembelian (termasuk retur) item berupa barang/jasa. Vendor Payment Vendor Payment. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Vendor Payment. Anda dapat menggunakannya untuk mencatat pembayaran yang terkait langsung Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 89
dengan pembelian barang atau jasa kepada pemasok. Settle Returns & Debits Settle Returns & Debits. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Select from List yang menampilkan pembelian debit. Anda dapat memilih faktur tersebut dan menggunakan jendela Settle Returns & Debits, selanjutnya Anda dapat mengaplikasikan nilainya pembelian yang belum terbayar atau menerima uang/dana (refund) dari pemasok. Print Purchases Print Purchases. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Form Selection/Prin Purchases. Melalui jendela tersebut Anda dapat mencetak order pembelian baik yang sudah tersedia atau membuat sesuai dengan format yang diinginkan (kustomasi). Comments & Ship Methods Comments & Ship Methods. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Comments & Ship Methods. Melalui jendela tersebut Anda dapat Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 90
memberikan komentar, salam, peringatan atau memo dan metode pengiriman barang yang dapat disertakan dalam order pembelian maupun faktur penjualan. Transaction Journal Transaction Journal. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Transaction Journal/Purchases. Melalui jendela tersebut Anda dapat melihat jurnal dari transaksi pembelian dan melihat asal transaksi tersebut. Formulir Pembelian Formulir Order Pembelian merupakan media yang digunakan untuk mencatat pembelian item berupa barang atau jasa baik secara tunai (cash) maupun kredit (credit). MYOB menyediakan empat tipe formulir order pembelian yaitu : Service Formulir Order Pembelian tipe Service digunakan untuk mencatat transaksi pembelian item jasa. Tipe ini cocok untuk pembelian jasa yang disertai dengan keterangan yang cukup panjang. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 91
Item Formulir tipe ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian item berupa barang dagangan, melalui formulir ini dapat dilacak penerimaan barang yang berpengaruh terhadap nilai persediaan atau data fisik barang. Profesional Tipe Profesional digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jasa. Tampilan tipe formulir ini berbeda dengan tipe Service, dalam tipe ini memungkinkan mencantumkan beberapa jenis jasa dengan disertai berbagai tanggal. Miscellaneous Tipe Miscellaneous digunakan untuk mencatat pembelian lain-lain yang tidak memerlukan order pembelian dicetak. Tipe order pembelian tersebut dapat dipilih/ditentukan dengan cara mengkelik ikon Type pada jendela Purchases (Service, Item, Professional atau Miscellaneous). Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 92
Mencatat Pembelian 1. Aktifkan Command Centre Purchases klik tombol Purchases. Jendela Purchases/Item ditampilkan. Jika tipe yang ditampilkan selain Item, klik ikon Tipe, sebuah kotak dialog berisi pilihan tipe ditampilkan selanjutnya klik tombol pilihan Item. 2. Tentukan isian field atau kolom sebagai berikut : Klik drop-down pada field Vendor : dan pilih nama pelanggan dalam jendela Select from Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 93
Lis. Gunakan tombol Use Vendor untuk menampilkan dalam field tersebut. Field Ship to : secara otomatis berisi alamat perusahaan (pembeli) sesuai yang telah ditentukan dalam nama dan alamat perusahaan atau diisikan pada jendela Company Information. Termin pembayaran ditampilkan dalam field Terms (diisi dari Card File). Jika termin ini akan diubah, klik panah zoom pada field tersebut, selanjutnya ubah termin diakhiri dengan klik tombol OK. Kotak periksa Handwritten : dapat Anda tandai jika order pembelian ini tidak akan dicetak, atau dibiarkan kosong tanpa tanda jika akan dicetak. Field Purchase : diisi atau secara otomatis terisi nomor order pembelian. Field Date : periksa tanggal teransaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Field Vendor Inv : diisi dengan nomor referensi faktur penjualan dari pemasok. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 94
Klik ikon kode (mata uang) negara jika Anda membeli item ke pemasok dengan mata uang asing. Jendela Exchange Rate ditampilkan, isi kurs dengan transaksi pada field Transaction Exchange Rate: akhiri dengan klik tombol OK. Jendela Purchases/Item ditampilkan kembali. Kolom Received diisi dengan jumlah barang yang dipesan atau dibutuhkan oleh perusahaan. Kolom Backorder, diisi jika perusahaan mempunyai pesanan tertunggu. Kolom Item Number, diisi dengan nomor/kode barang yang dipesan/dibeli dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan Enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan pada jendela Select from List. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode/nomor pada kolom. Kolom Price, secara otomatis terisi harga beli barang (isian inventory), angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 95
Kolom Disc. %, diisi dengan prosentase potongan pembelian. Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan nomor job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak yang diisikan pada item tersebut baca Bab 8 Persediaan (Inventory). Field isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok (jika ada), komentar ini dibuat melalui Command Centre Sales atau Purchases Comments & Ship Methods. Field isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat dengan Command Centre Sales/Purchases Comments & Ship Methods. Field isian Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar. Field isian Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan. Field isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 96
Field Tax : Secara otomatis terisi angka sesuai dengan perkalian tarif pajak dalam kolom Tax dengan nilai jual barang bersangkutan. Fiel Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Field Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar perusahaan kepada pemasok. Jika merupakan order pembelian field ini diisi dengan uang muka yang dibayarkan dengan kepada pemasok. Field Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar perusahaan (Paid Today). Jika transaksi di atas merupakan pembelian, angka ini akan menambah saldo akun Hutang Dagang/Usaha. Tetapi jika merupakan transaksi order pemesanan pembelian tidak terpengaruh terhadap saldo akunt Hutang Dagang/Usaha. 3. Klik ikon Record, proses pencatatan transaksi order pembelian selesai. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 97
2.12 Penjualan (Sales) fasilitas Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan item (barang atau jasa) baik tunai maupun kredit, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan item tersebut. Pada dasarnya proses data dengan menu sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktek akuntansi secara manual, untuk lebih jelasnya perhatikan tampilan Command Centre Sales dan penjelasan fungsi tombol berikut ini. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu 98