PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI si.ipdn.ac.id SEBAGAI ADMIN Uptik telah mulai memfasilitasi pengembangan Sistem Informasi. Sistem Informasi ini merupakan suatu sistem awal yang berisi informasi-informasi dasar dan juga fasilitas pengolahan data guna mendukung kegiatan operasional beberapa Unit Kerja di IPDN diantaranya informasi data praja, data pegawai, data nilai praja, email praja dan pegawai. Pada dasarnya tiap-tiap unit kerja memiliki otorisasi terhadap data-data tertentu sesuai tupoksi masing-masing maka dalam sistem ini setiap unit kerja memiliki user atau pengguna yang akan dibedakan menjadi dua level, yaitu sebagai Admin dan sebagai Operator. Admin yang ditunjuk oleh masing-masing unit kerja memiliki hak khusus untuk mengelola user lainnya yang ada di group atau kelompok dia berada, selain juga bisa melakukan pengolahan data yang ada di Sistem Informasi sama seperti Operator. Fungsi dari Sistem Informasi ini adalah memberi kemudahan pada semua unit kerja yang terkait di IPDN dalam melakukan pengelolaan data, karena data-data telah terintegrasi sesuai dengan otorisasi dari masing-masing unit kerja yang ada. Berikut Di bawah ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah menggunakan Sistem Informasi : I. Membuat User Account Yang Baru 1. Untuk bisa masuk ke system informasi ini dapat diakses melalui alamat http://si.ipdn.ac.id. di bawah ini merupakan tampilan awal yang akan muncul. Klik disini untuk membuat account baru
2. Apabila anda belum memiliki user account untuk bisa masuk ke dalam system informasi ini, maka anda harus membuat user account yang baru dengan mengklik Create an Account seperti yang ada pada gambar di atas. 3. Pada Form Pembuatan user account baru seperti yang terlihat pada gambar di bawah, terdapat beberapa informasi yang harus di isi. Dan ada beberapa informasi yang wajib diisi seperti User Id, Password, dan Email, IPDN Kampus, dan Select Groups. 4. Untuk isi dari ID number merupakan Nip dari masing-masing user yang akan membuat account baru. Dan untuk email sebaiknya diisi dengan alamat email anda yang ada di Email ipdn.ac.id. 5. Gambar di bawah ini merupakan contoh cara mengisi form pembuatan user account baru yang benar : 6. Lalu klik tombol
7. Apabila salah satu informasi yang wajib diisi seperti IPDN Kampus tidak dipilih atau dikosongkan maka akan muncul keterangan seperti yg ada di gambar ini: 8. Dan apabila Select groups tidak dipilih atau dikosongkan akan muncul keterangan berikut : 9. Jika pengisian form dengan lengkap telah selesai maka akan muncul notifikasi bahwa pendaftaran user account yang baru telah sukses.
10. Setelah sukses melakukan pendaftaran, tunggu account anda diaktifasi oleh Administrator sebagai Admin di Unit anda masing-masing. II. LOG IN 1. Setelah Account di aktifasi atau disetujui oleh Administrator, maka kita bisa melakukan Log In.
2. Berikut tampilan Home setelah kita melakukan Log in. III. Mencari dan Mengelola Data Praja 1. Untuk melihat data Praja sorot Data Master, lalu Klik Data Praja. 2. Tampilan Halaman Data Praja
3. Untuk mencari profil praja tertentu yang dimaksud bisa dengan mengetikkan nama, npp, atau tempat lahir praja tersebut. 4. Hasil dari Pencarian sebagai berikut : 5. Tetapi jika ingin mencari data praja yang lebih spesifik lagi maka klik tombol Pencarian Tingkat Lanjut
6. Maka akan Tampil Form Seperti ini 7. Dalam form tersebut terdapat beberapa kolom yang bisa diisi dan dipilih sesuai dengan spesifikasi data yang ingin dicari sehingga data yang tampil akan lebih detail. 8. Jika ingin melakukan perubahan pada data Praja klik Edit pada data praja yang muncul setelah dilakukan proses pencarian. Klik di sini 9. Lalu akan tampil Form berikut :
10. Dalam Form Edit Data Praja ini, anda bisa merubah atau menambahkan data praja yang ada dalam kolom-kolom seperti yang ada pada gambar di atas. 11. Setelah selesai klik tombol 12. Untuk memasukkan data praja yang baru lihat petunjuk gambar di bawah ini
13. Lalu muncul form yang harus diisi Terdapat beberapa kolom yang wajib diisi atau tidak boleh dikosongkan : NPP Nomor Kartu Nama Depan Nama Belakang Jenis Kelamin Asal Pendaftaran Kampus Fakultas Wisma Pengasuh ( Otomatis muncul setelah memilih wisma ) Status ( Otomatis terisi Aktif )
14. Setelah selesai mengisi form data praja tersebut maka klik tombol Simpan Perubahan. IV. Meng-Export Data Praja ke Dalam Format Excel 1. Tools Export berada di dalam menu Data Praja, maka sebelumnya anda harus masuk dahulu ke Data Master lalu pilih Data Praja. 2. Tombol Export All Page akan memerintahkan untuk memindahkan semua data yang tampil di halaman tersebut. Apabila ingin meng-export data tertentu saja yang dibutuhkan, maka anda harus melakukan dahulu proses pencarian data seperti yang telah diterangkan di poin III. Mencari dan Mengolah Data Praja dari poin 1 sampai 6. 3. Setelah daftar data praja yang ingin anda export sudah tampil maka klik tombol Export All Page maka akan tampil
4. Anda bisa memilih apakah output atau hasilnya akan disimpan ( Save File ) atau hanya untuk dilihat saja ( Open with ) setelah selesai di unggah ( download ). 5. Berikut hasil dari export data tersebut
V. Mengolah Data Nilai 1. Untuk melihat data nilai praja, sorot menu Nilai lalu akan muncul tampilan seperti berikut : Klik di sini untuk merubah 2. Setelah meng-klik tombol Edit, maka akan tampil halaman berisi Form Edit Data Nilai 3. Semua data yang ada di dalam kolom-kolom tersebut bisa dirubah atau diganti, kecuali NPP karena jika dirubah datanya bisa bentrok dengan data praja lainnya yang memiliki NPP yang sama. 4. Berikut Keterangan yang akan muncul apabila anda merubah NPP. Akan tampil notifikasi bahwa NPP yang tadi anda masukkan sudah digunakan oleh praja yang lain.
5. Apabila perubahan data telah selesai maka klik tombol Simpan. VI. Mengelola Data Praja Keluar dan Masuk 1. Setelah masuk ke si.ipdn.ac.id, jika ingin melakukan kegiatan pencatatan praja yang akan keluar kampus dan juga yang masuk kampus maka klik menu Pengasuhan. 2. Apabila anda memilih menu praja keluar kampus, di dalamnya tersedia dua kolom yang harus diisi yaitu Id Number atau yang akan diisi dengan NPP praja yang bersangkutan dan juga kolom Alasan.
Klik untuk memilih 3. Dalam kolom alasan, jika anda meng-klik tombol biru seperti yang dicontohkan di atas, maka akan muncul List yang berisi jenis-jenis alasan agar praja bisa diizinkan keluar kampus. 4. Setelah mencatat praja yang keluar kampus, untuk melihat daftar praja yang sudah tercatat keluar kampus pilih menu Daftar Praja Keluar. Maka akan tampil halaman berikut. 5. Untuk Nama-nama Praja yang diberi warna oranye berarti yang bersangkutan masih berada di luar kampus. Dan untuk nama yang tidak diberi warna berarti praja tersebut sudah tercatat masuk kembali ke kampus.
6. Berikutnya jika akan mencatat praja yang akan masuk kembali ke kampus, klik menu Praja Masuk Kampus. 7. Di dalam kolom ID Number, diisi dengan NPP praja yang akan masuk kampus. Jika anda telah selesai mengetikkan NPP tersebut dan meng-klik tombol simpan maka akan muncul tampilan seperti berikut.
VII. Mengelola User 1. Masuk ke menu User 2. Tampilan daftar user yang sudah mendaftar di group anda 3. Jika menjadi Admin di Group, maka anda memiliki hak akses untuk mengaktifasi User yang mendaftar di Unit anda masing-masing 4. Tanda Ceklis menandakan bahwa user account tersebut telah diaktifasi oleh admin
5. Tanda Cross menandakan bahwa user account tersebut baru mendaftar dan menunggu untuk diaktifasi oleh admin. 6. Untuk mengaktifasi user, tanda cross yang ada di daftar user tersebut di klik hingga berubah menjadi tanda ceklis melakukan log in., berarti user tersebut sudah bisa