MEMBUAT APLIKASI PENERIMAAN SISWA BARU DAN AKADEMIK DI MI AL-FALAHIYAH MLANGI YOGYAKARTA DENGAN NETBEANS NASKAH PUBLIKASI Disusun oleh : Fakhrurozi M Nur 07.12.2390 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 i
1
MAKING AN APLICATION OF THE NEW STUDENT ACCEPTANCE WITH NETBEANS IN MI AL-FALAHIYAH MLANGI YOGYAKARTA MEMBUAT APLIKASI PENERIMAAN SISWA BARU DAN AKADEMIK DI MI AL-FALAHIYAH MLANGI YOGYAKARTA DENGAN NETBEANS Fakhrurozi M Nur Jurusan Sistem Infornasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Academic information systems and new admissions are made in order to facilitate the processing of data on the academic schools, with more neat and well recorded also to save time and costs on the academic performance of these schools. Making information systems with the Java language, it can handle all the transactions from, the registration of students, teachers, classes, class schedules, grades, homeroom, student reports, class reports, schedule reports perkelas, searches of students, teachers search, search in the armed student. With this system admin or operator can see all of the total number of students or teachers who enroll in school Madrasah Al-Falahiyah Ibtida'iyah Mlangi, and admin or operator can perform the addition of students, teachers and featuring the addition of the entire report. Keywords: Academic Processing, Data Processing, Information Systems 2
1. Pendahuluan Dalam dunia teknologi informasi mengalami perubahan yang sangat pesat dan maju. Hal ini sangat mendukung dan di butuhkan untuk membantu kelancaran kinerja suatu intansi dalam proses pengambilan keputusan. Komputer merupakan alat pengolahan data dengan kemampuan yang lebih baik di bandingkan dengan manusia, diantaranya dalam hal kecepatan, keakuratan dan efesiensi. Maka dari itu, sistem komputerisasi digunakan untuk membantu dalam memberikan pelayanan yang cepat dan tepat. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan keberhasilan kerja seseorang dan mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan. Membuat aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Akademik mempunyai peranan penting dalam kegiatan administrasi akademik sebagai sumber informasi dalam melakukan perencanaan, analisa, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan pembuatan laporan. Untuk itu di perlukan bentuk sistem yang baik dan tersusun rapi untuk dapat di jadikan sebagai informasi yang tepat, akurat dan efesiensi serta memiliki nilai dan daya guna yang tinggi Sistem yang ada pada MI Al-Falahiyah Mlangi sudah memanfaatkan alat bantu komputer, tetapi belum maksimal karena belum menggunakan software yang mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat. Penggunaan komputer hanya sebatas untuk membuat laporan secara manual dan kegiatan surat menyurat saja. Sistem lama yang masih bersifat manual tersebut dapat menyebabkan sulitnya dalam pencarian data, penyajian informasi secara cepat dan menumpuknya berkas-berkas yang berupa kertas setiap tahunya. Selain itu, maka kemungkinan berkas-berkas tersebut tidak lama akan rusak. Berdasarkan pendahukluan yang digambarkan di atas, maka yang menjadi pokok permasalahannya adalah bagaimana membuat suatu sistem informasi yang bisa digunakan 3
sebagai penunjang kegiatan dan memberi kemudahan bagi Madrasah Ibtida iyah Al Falahiyah Mlangi. 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Definisi Sistem Konsep dasar system ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosudernya dan penekanan pada komponenya atau elemen. Pendekatan system yang menekankan pada prosedur : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu. 1 2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1. Pengertian Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Menurut Jogiyanto yang dimaksud informasi adalah: Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. 2 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hadware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. 1 Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, 2003 2 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 8. 4
3.1. Tinjaun Umum 3.2. Analisis Analisis system adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendiskripsikan fase-fase awal pengembangan system. Analisis system adalah tehnik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian komponenkomponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka 3.2.1. Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah-masalah pada akademik maka penulis melakukan observasi dengan menggunakan analisis PIECES yaitu analisis terhadap Performance, Information, Economy, Control, Efeciency dan Service. 3.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem Alur informasi menentukan kinerja system ada pada suatu organisasi, dengan adanya alur informasi yang tidak jelas maka informasi tersebut tidak efektif dan efesien, dengan kebutuhan kebutuhan system yang terpenuhi maka informasi tersebut. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). 3.2.2.1. Kebutuhan Fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. 5
No Aktor Deskripsi Untuk masuk dalam sistem harus melakukan login sebagai admin atau operator. Setiap inputan account akan dilakukan pengecakan level user yang akan mengakses sistem. Setelah melakukan login berhasil maka akan muncul halaman utama Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data tabel siswa. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari new, input, 1 ADMIN / OPERATOR update, hapus pada data tabel guru. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari new, Input, Update, Delete pada data tabel Kelas. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data tabel Wali Kelas. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data tabel Mata Pelajaran. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data tabel Tahun Ajaran. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data tabel Jadwal Perkelas. Sistem bisa melakukan pendataan mulai dari New, Input, Update, Delete pada data table Nilai. 6
Sistem bisa menampilkan Data Siswa, Guru, Mata Pelajaran, Wali Kelas, Kelas, Tahun, Ajaran, Jadwal Per Kelas Dan Nilai Sistem bisa melakukan transaksi antara Guru dan Wali Kelas Sistem Bisa melakukan transaksi antara 3.2.2.2. Kebutuhan Nonfungsional (Nonfungsional Requirements) Kebutuhan ini adalh tipe yang berisi Property prilaku yang dimiliki oleh sistem Kebutuhan Perangkat Keras a. Sistem ini bisa digunakan pada sistem operasi windows dan apple. b. Spesifakasi pada processor minimum AMD atau Intel Dual Core. c. Kebutuahan RAM minimal 1 GB Security - Aplikasi atau databasenya dilengkapi password. - Setiap user yang akan menggunakan ditentukan level aksesnya. - Admin atau Operator yang telah login harus menggunakan account yang sesuai baru bisa menampilkan halaman utama Informasi - Di gunakan apabila terjadi kesalahan pada password 7
3.3.3. Perancangan Basis Data 3.3.3.1. Entity Relationship Diagram(ERD) Data model yakni cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis, yang menunjukkan orang, tempat, atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Berikut akan dibuat model data logis ERD (The Entity Relationship Diagram) yang menunjukkan pengaturan data tanpa mengindikasikan bagaimana data tersebut disimpan, dibuat, dimanipulasi. Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam ERD: Tabel 3.4 Susunan ERD 1. Entitas bisa berupa orang, kejadian, atau benda dimana data akan dikumpulkan 2. Atribut properti dari entitas, harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis. Dipecah dalam detail 3. Relationship menunjukkan hubungan antar 2 entitas, dideskripsikan dengan kata kerja, memiliki modalitas (null/not null) yang memiliki kardinalitas (1:1, 1:N, M:N) 8
9
Relasi Antar Table 10
4. Implementasi Dan Pembahasan Berikut adalah tampilan implementasi aplikasi yang telah di buatdisertai dengan penjelasan 4.1. Form Login Sistem ini dibuat disertai dengan fungsi login user. Sehingga, penggunaan sistem hanya dibolehkan kepada pihak yang bersangkutan saja dan yang telah terdaftar dalam tabel pengguna yang bisa mengoperasikan sistem ini. Pada tampilan login sistem di bawah ini, user harus menginputkan nama dan kata sandi yang digunakan terlebih dahulu. 4.2.1. Menu Utama Gambar 4.8 Tampilan Menu Utama 11
Menu utama menu yang berisi menu akademik dan operator, menu akademik yang berisi form pendaftaran, siswa, guru dan seterusnya dan menu operator yang berisi menambah admin dan setting password 4.2.2. Tambah Operator Gambar 4.9 Tampilan Tambah Operator Tampilan diatas adalah tambah opertor, kita bisa membuat account lewat sini, dan bisa menambahkan dan mengurangi. 4.2.3. Setting Password Gambar 4.10 Tampilan Setting Password Pada setting password diatas kita bisa mengubah password lama menjadi password baru. 12
4.2.4. Menu Akademik Gambar 4.11 Tampilan Menu Akademik Pada tampilan menu akademik diatas tersedia menu-menu pengolahan siswa 4.2.5. Form Pendaftaran Gambar 4.12 Tampilan Form Pendaftaran Pada pendaftaran siswa diatas berguna untuk menginputkan siswa baru dan Identitas orang tua, tidak boleh kosong kecuali pada Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali. 13
4.2.6. Form Siswa Gambar 4.13 Tampilan Form Siswa Pada form siswa ini untuk menginputkan data siswa, dan bisa menambahkan foto siswa yang berukuran 2X3 atau 3X4, dan untuk pencarian data siswa berdasarkan Id dan Nama, untuk menambahkan data klik tombol insert, jika data siswa yang ingin di ubah di seleksi dulu pada baris table lalu tekan tombol update. 4.2.7. Form Guru Gambar 4.14 Tampilan Form Guru Pada form Guru untuk menambahkan data guru yang mengajar pada sekolah tersebut. 14
4.2.8. Form Kelas Gambar 4.15 Tampilan Form Kelas Untuk form diatas adalah form kelas, kegunaanya untuk menambahkan kelas, serta nip guru. 4.2.9. Form Mata Pelajaran Gambar 4.16 Tampilan Form Mata Pelajaran Pada form mata pelajaran diatas untuk menambahkan mata pelajaran yang ada pada sekolahan tersebut. 15
4.2.10. Form Tahun Ajaran Gambar 4.17 Tampilan Form Tahun Ajaran Pada form tahun ajaran diatas untuk menambahkan tahun ajaran baru, biasanya untuk menambahkan tahun ajaran baru adalah sehabis ujian UAS. 4.2.11. Form Wali Kelas kelas Gambar 4.18 Tampilan Form Wali Kelas Untuk form wali kelas diatas di maksudkan untuk menambahkan wali kelas pada setiap 16
4.2.12. Form Jadwal Kelas Gambar 4.19 Tampilan Form Jadwal Kelas Pada form diatas berfungsi untuk mengetahui jadwal kelas untuk melakukanya klik combo pada hari lalu pillihlah hari, pilih jam, kode kelas, Nip Guru, Kode Matpel setelaj selesai tekan tombol insert 4.2.13. Form Nilai Gambar 4.20 Tampilan Form Nilai Pada form nilai dimaksudkan untuk memberi nilai pada setiap siswa, untuk pemberian nilai diatas pada nilai angka harus masukkan nilai berapa yang akan di masukkan baru klik tombol hasil maka akan muncul pada nilai huruf secara otomatis. 17
5. Penutup 5.1. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis system, perancangan program hingga tahap implementasi penulis menyimpulkan: 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi. Dengan system baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Akademik ini dapat digunakan untuk membantu kinerja para admin yang berkepentingan dalam mengolah data peserta yang mendaftar, data pengajar, serta data nilai. Baik Aplikasi yang dibuat akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak system yang selama ini berjalan di Madrasah Al-Falahiyah Mlangi, tetapi dengan system ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses dalam pengolahan data. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data peserta, data pengajar ini jika digunakan di Al-Falahiyah Mlangi antara lain: a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. 18
c. Penyimpanan data secara permanen dan tidak ada kekhawatiran data rusak atau terkena air. 5.1 Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran saran sebagai berikut: 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya system pengolahan data yang dilakukan secara manual diperbahurui dengan menerapkan system yang terkomputerisasi. 2. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Dan Akademik penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pemrosesan data serta dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen. 3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik. 19
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: C.V Andi Offset Hariyanto, Bambang. 2007. Esensi-esensi Bahasa Pemrograman Edisi 2. Bandung: Informatika Bandung. M. Rudiyanto. A. 2007. Pemrograman Basis Data menggunakan TRANSACT-SQL dengan Microsoft SQL server 2000 Untoro, Yudo, Wisnu, F,X. 2010. Algoritma & Pemrograman dengan Java. Yogyakarta: Graha Ilmus Khannedy, Eko. 2007. Swing Make Over, http://eecchhoo. wordpress.com\2009\06\05\free-download-3-bagian-video-tutorialswingmakeover\index.html diakses tanggal 5 Oktober 2010. Martynus. 2011. JComboBox With Database http://martinusadyh.web.id /2011/07/10 /jcombobox-with-database/ di akses tanggal 11 Februari 2011 20