SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PENJUALAN PADA PT. IHTIYERI KETI ARA MEDAN

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PENJUALAN PADA PT. IHTIYERI KETI ARA MEDAN Armija Ahmadi 1, Ahmad Zakir, ST, M.Kom 2 1 Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl. HM Jhoni No 70 Medan, Indonesia 1 ahmad.army43@gmail.com Abstrak Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi dapat digunakan untuk berbagai pengolahan data, salah satu perusahaan yang bergerak dibidang industri kopi, PT. Ihktiyar Keti Ara yang berada dikota medan, membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data penjualan kopi pada perusahaan. Dengan sistem informasi semua laporan dan perhitungan penjualan, stok barang, dan keuntungan dapat diperhitungkan lebih mudah. Kata Kunci : Sistem, Pengolahan Data, PT. Ihtiyeri Keti Ara Abstract The information system is a combination of information technology and the activities of people who use the technology to support the operation and management. In a very broad sense, the term information system is often used to refer to the interaction between people, processes algorithmic, data, and technology. In this sense, the term is used to refer not only to the organization's use of information and communication technology (ICT), but also for the way in which people interact with these technologies in support of business processes. Different information systems of information technologies in the information system usually looks like to have ICT components. It mainly deals with the purpose of the use of information technology. The information system can be used for a variety of data processing, one of the companies engaged in the coffee industry, PT. Ihktiyar Keti Ara is located in the city of terrain, requires an information system that can manage data on the company's coffee sales. With all the reports and information systems sales calculation, inventory, and profit can be calculated more easily. Keywords : Systems, Data Processing, PT. Ihtiyeri Keti Ara 1. PENDAHULUAN Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi, Abdul Kadir Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi.[1] Menurut Pujiono (2012) Sistem berasal dari bahasa Latin (Systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah satu kesatuan yang terdiri dari kompnen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi di mana suatu model matematika seringkali bias dibuat.[2]

2 Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Pada Jurnal ilmiah mahasiswa universitas surabaya vol 3 no.1, dengan judul Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT. Brantas Teknik Unggul, Surabaya oleh Davin Otniel Tjoputro, 2014 mengatakan bahwa dibutuhkan sebuah sistem untuk meningkatkan kinerja dari sebuah instansi. Sistem informasi dapat digunakan untuk berbagai pengolahan data, salah satu perusahaan yang bergerak dibidang industri kopi, PT. Ihtiyeri Keti Ara yang berada dikota medan, membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data penjualan kopi pada perusahaan. Dengan sistem informasi semua laporan dan perhitungan penjualan, stok barang, dan keuntungan dapat diperhitungkan lebih mudah.[3] Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi Pengelolaan Data pada PT.Ihtiyeri Keti Ara sangat di perlukan untuk pengelolaan data penjualan agar dapat di lakukan lebih mudah dan cepat dalam proses penjualan pada PT. Ihtiyeri Keti Ara serta membantu PT. Ihtiyeri Keti ara dalam berbagai proses pendataan yang lebih baik dengan bantuan teknologi informasi serta membantu meningkatkan hubungan dengan pelanggan dan menjalin hubungan baik dengan pelanggan sehingga terjadi hubungan dalam waktu jangka panjang. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Rancangan Sistem Dari hasil analisis sistem yang dilakukan, selanjutnya dilakukan perancangan terhadap bentuk sistem yang akan dihasilkan. Dalam tahap perancangan ini, dirancang bentuk-bentuk form yang akan ditampilkan sebagai media interaksi antara pengguna dengan sistem, algoritma program yang akan digunakan sebagai alat bantu dalam proses coding program serta struktur menu program. Sistem yang dirancang terdiri dari beberapa form yaitu form untuk login, admin, pegawai, penjualan, dan stok kopi. 1. Entity Relationsip Diagram ERD Sistem yang menggambarkan hubungan antar entitas didalam pengolahan data sistem. ERD Sistem digambarkan sebagai berikut: ID Password Nama Admin Kode Nama Data Produk Harga Pengolahan Data PT.Ikhtiyar Keti Ara Invoice Data Ket Tanggal Produk Petugas Total Harga 2. METODE PENELITIAN Adapun tahapan penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan perancangan ini adalah: 1. Penelitian Pustaka Pada tahap ini, dilakukan pencarian informasi dan referensi melalui buku-buku, internet, atau bahan lainnya yang berkaitan dengan topik yang dibahas. 2. Pengumpulan Data Pada tahap ini mengumpulkan bahan-bahan berupa hardware, software dan buku-buku yang berhubungan dengan perancangan yang dibuat. 3. Analisis perancangan sistem Pada tahap ini menggunakan tahap perencanaan, kebutuhan sistem, desain sistem serta pengujian sistem. 4. Implementasi dan pengujian sistem Pada tahap ini, dilakukan implementasi dan pengujian sistem berdasarkan rancangan yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam perancangan ini adalah sebagai berikut: a. Komputer dengan Processor min Dual Core 1 Ghz. b. Harddisk250 GB dan memori RAM 2 GB. c. Microsoft Windows d. Microsoft Visual Studio e. Database Mysql. Data Pegawai Nama Jabatan Alamat No_HP Gambar 3.1 ERD Sistem Pada sistem yang dirancang terdapat datadata yang terhubung untuk dikelola oleh sistem dan penulis menyusun didalam sebuah diagram yang disebut entity relationship diagram. 2. Arus Data Arus data yang terjadi didalam sistem ini sebagai berikut: Data Admin Data Pelanggan Data Produk Data Laporan Gambar 3.2 Arus Data Merupakan proses perjalanan data didalam sistem, dimana seluruh data tidak akan berjalan jika data admin yang di input tidak sesuai. Data produk dan pelanggan di input oleh admin untuk menghasilkan data penjualan yang dip roses untuk menghasilkan data bulanan berupa laporan.

3 3. Diagram Konteks Diagram konteks ini mewakili dari keseluruhan sistem yang ada. Diagram konteks menggambarkan input dan output suatu sistem. 1. Form Login Form ini berguna untuk masuk ke form selanjutnya, form ini berhubungan dengan data admin, dimana admin yang terdaftar yang dapat login form. Berikut tampilannya : Pesan Produk Bukti Pembayaran Sistem Informasi PT.Ikhtiyar Keti Ara Input Data Data Laporan Verifikasi Data Gambar 3.3 Diagram Konteks Dimana sebagai operator dari sistem adalah admin yang ditugaskan untuk mengisi berbagai data yang dibutuhkan oleh sistem untuk penjualan, selanjutnya data diverifikasi oleh pimpinan. 4. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Customer List Pembelian Gambar 3.5 Form Login Terdapat dua input yang digunakan untuk mengisi ID dan Password dan button login untuk masuk ke form selanjutnya. Jika salah satu atau kedua isi field kosong, maka sistem akan menampilkan pesan salah satu field tidak boleh kosong, dan jika password salah maka sistem menampilkan password salah. Jika semua data valid dan button login di klik maka sistem akan menaplkan form selanjutnya. 1.0 Melampirkan Data Data Pembelian Admin 2. Form Utama Form ini digunakan untuk mengelola form yang akan digunakan dan akan ditutup. Terdapat menu bar yang digunakan untuk memilih form. Berikut tampilannya: Pimpinan Laporan 2.0, Stok, Barang Input Data Simpan Edit Hapus Verifikasi Data 3.0 Verifikasi Laporan Diterima Gambar 3.4 DFD Sistem Keterangan DFD sistem diatas menggambarkan proses pembelian dan penjualan yang dilakuka oleh entitas dari sistem. Sampai pada proses laporan penjualan yang diterima oleh pimpinan. 3.2 Implementasi Dalam sub bab ini penulis akan memberikan implementasi aplikasi yang telah dirancang terdiri dari beberapa form yang memiliki fungsi masing-masing. Gambar 3.6 Form Utama Terdapat tiga buah menu utama yang digunakan untuk memilih form, untuk memilih form pengolahan data baik data penjualan, produk, maupun admin, selanjutnya untuk melihat data penjualan yang akan membuka form laporan, dan sebuah menu untuk keluar dari aplikasi.

4 3. Form Merupakan form yang digunakan untuk mengelola data penjualan setiap transaksi yang terjadi oleh setiap counter penjualan yang terdapat pada Perusahaan yang terhubug ke server masing-masing untuk digunakan pada laporan. Berikut tampilan form penjualan: 5. Form Admin Untuk masuk ke sistem maka admin harus terdaftar di data admin, untuk mendaftrakan dan mengelola data admin harus menggunakan form admin, berikut tampilan nya : Gambar 3.7 Form Awal form dijalankan maka isi data sesuai data penjualan dimana terdapat sebuah field invoice yang merupakan id penjualan, seluruh data penjualan dikelola untuk di simpan didalam sebuah server yang akan menghasilkan laporan untuk pimpinan. 4. Form Produk Form ini digunakan untuk mengelola data produk kopi yag dipasarkan oleh PT. Ihtiyeri Keti Ara, dimana setiap kopi yang dipasarkan merupakan kopi-kopi dengan berbagai kualitas yang di bedaka berdasarkan harga. Berikut tampilan form produk : Gambar 3.9 Form Admin Data admin dibutuhkan untuk proses login, pengolahan datanya juga sama dengan form lain. Tidak boleh ada data yang sama pada form admin, data id sebagai kunci utama data. 6. Form Laporan Form ini digunakan untuk melihat data penjualan perhari, perbulan, dan pertahun yang disesuaikan dengan pemilihan berasarkan tanggal. Berikut adalah tampilan form laporan: Gambar 3.8 Form Produk Data yang akan dimasukkan ke dalam list merupakan data produk yang di input, dapat melakukan perubahan data dengan menghapus data produk yang salah. Setelah di input maka produk dapat digunakan untuk transaksi. Gambar 3.10 Form Laporan Form ini dapat diaplikasikan oleh pimpinan untuk melihat laporan penjualan barang yang dilakukan tiap harinya, agar setiap laporan penjualan dapat di arsipkan dan di simpan kedalam sebuah dokumen yang telah ditetapkan oleh pimpinan, laporan dapat berupa harga, barang, stok, admin.

5 4. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dari urain rangkaian mulai dari proses pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pada PT. Ihtiyeri Keti Ara Medan yang telah diselesaikan ini dapat ditarik beberapa kesimpulan penting antara lain: 1. Setelah penelitian ini selesai dilaksanakan maka terancanglah aplikasi yang didapat dari hasilhasil analisa yang dilakukan terhadap PT. Ihtiyeri Keti Ara yang dapat digunakan untuk manajemen data. 2. Pengolahan data pada PT. Ihtiyeri Keti Ara dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. 3. Terancanglah sebuah sistem yang dapat mengelola data penjualan pada PT. Ihtiyeri Keti Ara Medan. 4.2 Saran Aplikasi yang dirancang oleh penulis pada saat ini digunakan dalam bentuk desktop application, di era teknologi yang semakin berkembang, penulis berharaf pembaca dapat mengembangkan sistem yang dapat diakses pada perangkat mobile terutama pada saat dibutuhkannya laporan, dengan mobile akan sangat mudah di tampilkan laporan penjualan. 5. Daftar Pustaka [1] Jurnal ilmiah mahasiswa universitas surabaya vol 3 no.1, dengan judul Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di PT. Brantas Teknik Unggul, Surabaya oleh Davin Otniel Tjoputro, [2] Prijatini Perancangan Diagram Pada Sistem Dengan Koneksi Database. Penerbit :Informatika. Astuti. [3] Irawan "Pemrograman Visual Studio". Penerbit: Maxikom. [4] Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi Ed. Revisi. Yogyakarta. [5] Tata Sutabri Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta, Penerbit: Andi [6] Jogiyanto, H.M, 2011.Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis, edisi kedua, Yogyakarta : Andi Offset