4.12 GENERAL LEDGER 4.12.1 Master Perkiraan Master perkiraan pada sistem dibagi menjadi 9 golongan perkiraan, yaitu Harta, Kewajiban, Modal, Pendapatan, Pembelian, Biaya-biaya, Pendapatan Lain, Biaya Lain, Rek.Pembantu. Master perkiraan dalam sistem dapat dibuat hanya untuk user yang dituju, sehingga keamanan data lebih tinggi. Karena data perkiraan ini yang membuat adalah bagian pusat suatu peruasahan, maka pusat juga berhak menentukan untuk cabang mana perkiraan itu dibuat sehingga laporan menjadi lebih rapi. Cara menambahkan data : 1) Buka General Ledger dengan Ikon 2) Pilih Ikon Perkiraan 3) Pada jendela Master Perkiraan pilih New untuk menambah data baru 4.12.1
Gol.Perkiraan No. Perkiraan Nama Perkiraan Posisi Klasifikasi Akun : Diisi golongan perkiraan : Diisi nomor perkiraan : Diisi nama perkiraan : Diisi posisi perkiraan : Diisi klasifikasi akun Keterangan R/L : Diisi keterangan R/L jika perlu 4) Apabila akan menambah kode user dan kode cabang, maka data ini harus disimpan klik Save. Kemudian pilih kode perkiraan yang akan diisi kode user dan kode cabang, pilih Edit. Kode User : Klik 2x untuk menambahkan kode user 4.12.2
Kode Cabang 5) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan. : Klik 2x untuk menambahkan kode cabang Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila kode perkiraan sudah terkait dengan transaksi, maka tidak dapat dihapus. Jika kode sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya di nonaktifkan saja. 4.12.3
4.12.2 Saldo Awal Menu ini digunakan untuk menginput saldo awal, yaitu saldo akun ketika dimulainya periode petama berjalan dan belum dilakukannya transaksi. Cara menambahkan data : 1) Buka General Ledger >> Saldo Awal 2) Klik Open untuk membuka data perkiraan 3) Input nominal saldo awal pada kolom So Awal sesuai dengan masing-masing akun 4) Setelah selesai klik Close untuk menutupnya Hal-hal perlu diperhatikan : 1) Berdasarkan saldo awal yag diinput maka jumlah debet dan kredit maupun neraca haruslah balance/ seimbang. Untuk melakukan pengecekkan, maka buka report Neraca Percobaan atau Neraca. 4.12.4
4.12.3 Recurring Menu recurring ini digunakan untuk menginput transaksi yang secara rutin dilakukan oleh perusahaan tiap bulannya sehingga user tidak perlu takut lupa untuk menginput transaksi tersebut tiap bulan. Cara menambahkan data : 1) Buka General Ledger >> Recurring. 2) Klik New untuk menambah data. 3) Input data No. Recurring : Muncul otomatis setelah data disimpan. Cabang : Klik 2x untuk mengambil kode cabang yang dituju. Perkiraan Debet : Klik 2x untuk mengambil kode pekiraan debet. Perkiraan Kredit : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan kredit. Jumlah : Diisi jumlah transaksi. Keterangan : Diisi keterangan atas transaksi tersebut. Cost Center : Klik 2x untuk mengambil kode cost center. Budget : Klik 2x untuk mengambil kode budget. Bulan : Klik 2x untuk memilih bulan apa saja transaksi tsb berlaku. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.12.5
Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Jika recurring sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya di nonaktifkan saja. 4.12.4 Link Account Linked account berfungsi untuk mengatur system bekerja pada program agar setiap bukti yang dimasukkan sesuai dengan akun-akun yang telah dibuat sehingga didapatkan jurnal yang benar untuk memperoleh laporan keuangan yang valid. Cara mengatur Linked Account : 1) Buka Menu GL 2) Maka muncul jendela General Ledger, klik ikon Link Account 3) Isi kolom perkiraan dengan nomor perkiraan yang sesuai, maka nama perkiraan otomatis akan muncul 4) Klik OK untuk menyimpan 1 2 3 4 Klik2x untuk mengambil nomor perkiraan, nama perkiraan akan muncul otomatis apabila nomor perkiraan sudah diisi 4.12.6
4.12.5 Posting Accounting Fungsi dari menu ini : a. Menghitung Laba Rugi, dan menjurnal laba rugi berjalan dari laba rugi ke neraca. b. Menghitung ulang seluruh saldo Perkiraan sesuai periode yang di posting. c. Memindahkan saldo Perkiraan akhir periode yang di posting ke saldo awal periode berikutnya Cara melakukan posting: 1) Buka Modul Posting >> Posting Accounting 2) Pilih parameter periode yang akan diposting 3) Klik Hitung untuk melakukan posting, tunggu hingga proses selesai kemudian klik OK 4) Klik Exit untuk menutupnya Input periode yang akan diposting. Klik Hitung untuk melakukan Posting, tunggu hingga proses selesai. Apabila di checklist, sistem hanya kan melakukan posting terhadap data tahun ini. Tahun sebelumnya tidak akan terkait. Pilih Exit untuk menutup. 4.12.7
4.12.6 Jurnal 4.12.5.1 Jurnal Umum Jurnal umum ini digunakan untuk menginput jurnal secara manual, ini disediakan apabila nantinya terdapat transaksi yang harus dijurnal secara manual. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Umum 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data jurnal No. Jurnal : Muncul otomatis apabila data jurnal sudah disimpan Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya jurnal Budget : Diisi budget dari jurnal tersebut Keterangan : Diisi keterangan berkaitan dengan jurnal Perkiraan : Diisi nomor perkiraan sesuai dengan transaksi yang diinput (*) Kolom D/K : Diisi nominal angka, jumlah debet dan kredit harus sama. No. Ret Faktur : Klik 2x untuk mengambil nomor retur penjualan jika transaksi yang akan diinput terkait dengan retur penjualan. No. Ret Beli : Klik 2x untuk mengambil nomor retur pembelian jika transaksi yang akan diinput terkait dengan retur pembelian. No. Giro : Klik 2x untuk mengambil nomor giro jika transaksi yang akan diinput terkait dengan giro. No. Nota Debet : Klik 2x untuk mengambil nomor nota debet jika transaksi yang akan diinput terkait dengan nota debet. 4.12.8
No. Nota Kredit : Klik 2x untuk mengambil nomor nota kredit jika transaksi yang akan diinput terkait dengan nota kredit. Keterangan : Diisi keterangan mengenai record aku yang terkait. Perkiraan : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan. Debet/Kredit : Diisi nominal/jumlah (Rp), jumlah debet dan kredit harus sama. Kode Cost Center: Klik 2x untuk mengambil kode cost center. Keterangan : Diisi keterangan lain jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.12.5.2 Jurnal Pembelian Menu ini berisi jurnal otomatis yang berkaitan dengan transaksi pembelian seperti pembelian, dan retur pembelian. Apabila user menginput pembelian ataupun retur, maka secara otomatis sistem akan menjurnal transaksi. Contoh jurnal : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Pembelian 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal. a. Jurnal Pembelian 4.12.9
Dari jurnal tersebut dapat dilihat bahwa terdapat pembelian 5 jenis barang masing-masing Rp13.091.000, Rp14.727.000, Rp589.080 (barang bonus sehingga diskon 100%), Rp13.400.000 dan Rp536.000 (barang bonus sehingga diskon 100%) sehingga total pembelian bruto Rp41.218.000. Karena jenis PPN faktur pembelian tersebut adalah PPN, maka didapatkan jumlah PPN sebesar Rp 4.121.800 (10% dari total pembelian bruto-diskon), sehingga hasil netto pembelian sebesar Rp45.339.800 (pembelian bruto+ppn). Karena transaksi tersebut merupakan pembelian kredit, maka menambah jumlah hutang sebesar netto pembelian. b. Jurnal Retur Pembelian Dari jurnal diatas dapat dilihat bahwa telah terjadi transaksi retur pembelian dengan jumlah retur 4 barang masing-masing Rp68.875, Rp2.503.437, Rp4.603.146, dan Rp1.659.480 sehingga total retur Rp8.834.938. Retur tersebut dikenai PPN sebesar Rp883.493 (10% dari total bruto), Karena saat input retur pembelian belum mengurangi jumlah hutang, maka sebagai pengganti akun hutang diisi dengan akun Piutang Supplier. Nantinya apabila terdapat pembayaran hutang yang menarik retur, maka akun ini digunakan sebagai pemotong hutang, lebih jelasnya lihat pada jurnal pembayaran hutang. 4.12.10
4.12.5.3 Jurnal Pencairan Jurnal Pencairan yang dimaksud disini adalah Jurnal Pencairan Giro, jurnal ini berisi rincian transaksi pencairan giro baik giro masuk maupun giro keluar. Jurnal ini merupakan autojurnal, yakni ketika user melakukan input pencairan giro maka sistem secara otomatis akan menjurnal transaksi pencairan giro. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Pencairan 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari jurnal tersebut dapat dilihat bahwa terdapat pencairan giro masuk ke Bank BCA sebesar Rp10.483.000 4.12.11
4.12.5.4 Jurnal Kas Jurnal ini berisi semua rincian transaksi kas baik kas keluar maupun kas masuk. Transaksi Kas Keluar maupun Masuk yang diinput pada Modul Kasir, secara otomatis sistem akan melakukan penjurnalan. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Kas 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari jurnal tersebut dapat dilihat bahwa terdapat transaksi-transaksi kecil yang diinput dengan menggunakan kas keluar. 4.12.12
4.12.5.5 Jurnal Persediaan Jurnal ini berisi rincian transaksi yang berkaitan dengan stock seperti adjustment stock. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Persediaan 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari transaksi diatas dapat dilihat bahwa terdapat adjustment/ koreksi minus terhadap persediaan, sehingga mengurangi nilai persediaan. 4.12.13
4.12.5.6 Jurnal Nota Debet Jurnal Nota Debet ini merupakan autojurnal dari transaksi Nota Debet, setelah user menginput Nota Debet secara langsung sistem autojurnal data Nota Debet kedalam Jurnal Nota Debet. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Nota Debet 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari transaksi diatas ini dapat dilihat bahwa terdapat Nota Debet atas Biaya Materai Rp25.000 dan Biaya Transfer Rp25.000 yang akan diklaim ke supplier sebagai pemotong hutang. 4.12.14
4.12.5.7 Jurnal Bank Jurnal ini berisi rincian transaksi Bank Masuk dan Bank Keluar yang diinput pada modul kasir, secara otomatis sistem akan autojurnal setelah user menginput Jurnal Bank. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Bank 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Transaksi diatas merupakan transaksi Bank Masuk sebesar Rp 1.500.000 didapatkan dari pendapatan diluar usaha. 4.12.15
4.12.5.8 Jurnal Pembayaran Berisi jurnal yang berkaitan dengan Pembayaran Hutang. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Pembayaran Hutang 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Transaksi tersebut dapat kita lihat bahwa terdapat pembayaran hutang atas 2 ivoice. Invoice yang pertama sebesar Rp4.172.399 dibayar secara transfer Rp111.500, giro Rp4.000.000, retur Rp28.822, pembulatan Rp77 dan nota debet Rp25.000. Invoice kedua sebesar Rp2.561.983 dibayar dengan transfer Rp561.900, giro Rp2.000.000, pembulatan Rp83 dan potong biaya materai Rp7.000. 4.12.16
4.12.5.9 Jurnal Nota Kredit Jurnal ini berisi rincian mengenai transaksi Nota Kredit, Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Nota Kredit 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari transaksi diatas bisa dilihat bahwa terdapat klaim biaya-biaya ke distributor sebagai pemotong piutang customer. 4.12.17
4.12.5.10 Jurnal Penjualan Menu ini berisi jurnal otomatis yang berkaitan dengan transaksi penjualan seperti penjualan, dan retur penjualan. Apabila user menginput penjualan ataupun retur, maka secara otomatis sistem akan menjurnal transaksi. Contoh jurnal : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Penjualan 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal. a. Jurnal Penjualan Dapat dilihat bahwa distributor melakukan penjualan bruto barang dagang sebesar Rp452.000 dengan PPN sebesar Rp42.500 (10% dari penjualan bruto), sehingga total piutang dagang customer sebesar Rp302.995 (penjualan bruto+ppn). 4.12.18
b. Jurnal Retur Penjualan Customer melakukan retur pejualan sebesar Rp43.800 dan diskon Rp1.643, retur tersebut dikenai PPN Rp 4.215 (10% dari retur bruto(penjualan-diskon)). Karena retur ini belum memotong jumlah piutang customer sehingga tidak ditampung pada akun piutang dagang namun ditampung pada Hutang CN yang nantinya ditarik ke Pelunasan sebagai pemotong piutang customer. Lebih jelasnya lihat Jurnal Pelunasan. 4.12.19
4.12.5.11 Jurnal Pelunasan Jurnal ini berisi rincian atas transaksi pelunasan oleh customer, ketika user menginput data pelunasan maka sistem secara otomatis akan autojurnal transaksi tersebut. Contoh : 1) Buka General Ledger >> Jurnal Pelunasan 2) Pilih salah satu transaksi kemudian klik View untuk menampilkan jurnal Dari transaksi tersebut dapat dilihat bahwa telah terjadi pelunasan piutang sebesar Rp2.127.950. Dari piutang tersebut customer membayar secara transfer Rp2.112.949, pembulatan Rp1 dan potong biaya transfer Rp15.000. 4.12.20
4.12.7 Configurasi Menu configurasi ini digunakan untuk mengatur layout masing-masing laporan keuangan. 4.12.6.1 Configurasi Neraca Menu configurasi neraca merupakan pengaturan terhadap layout laporan neraca, cara settingnya sbb: 1) Buka General Ledger >> Configurasi Neraca, sehingga tampil jendela configurasi neraca. Configurasi terdiri dari tingkat header dan tingkat detail Kode configurasi berjumlah 5 digit, antara satu baris dengan baris selanjutnya harus berurutan agar tampilan laporan juga berurutan sesuai dengan kode configurasi. Penomoran kode configurasi untuk header utama menggunakan huruf, diletakan pada digit pertama. Apabila terdapat subheader, maka ditambahkan lagi kode dengan angka pada digit kedua secara berurutan antara subheader satu dengan yang lain. Penomoran kode configurasi untuk detail menggunakan angka, diletakkan pada digit terakhir secara berurutan. Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan Apabila ada akun yang sudah tidak dipakai, lebih baik jangan dihapus sebaiknya dinonaktifkan saja dengan cara ganti status T menjadi F pada kolom Aktif. 4.12.21
4.12.6.2 Configurasi Laporan R/L Menu configurasi ini merupakan pengaturan terhadap layout laporan R/L, cara settingnya sbb: 1) Buka General Ledger >> Configurasi Laporan R/L, sehingga tampil jendela configurasi Laporan R/L. Configurasi terdiri dari tingkat header dan tingkat detail Kode configurasi berjumlah 5 digit, antara satu baris dengan baris selanjutnya harus berurutan agar tampilan laporan juga berurutan sesuai dengan kode configurasi. Penomoran kode configurasi untuk header utama menggunakan huruf, diletakan pada digit pertama. Apabila terdapat subheader, maka ditambahkan lagi kode dengan angka pada digit kedua secara berurutan antara subheader satu dengan yang lain. Penomoran kode configurasi untuk detail menggunakan angka, diletakkan pada digit terakhir secara berurutan. Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan Kolom plus minus diisi sesuai dengan akun, apabila sifatnya mengurangi maka diisi minus dan sebaliknya jika sifatnya menambah diisi plus. 4.12.22
4.12.6.3 Configurasi Biaya Penjualan Menu configurasi ini merupakan pengaturan terhadap layout laporan biaya penjualan, cara settingnya sbb: 1) Buka General Ledger >> Configurasi Biaya Penjualan, sehingga tampil jendela configurasi Biaya Penjualan. Configurasi terdiri dari tingkat header dan tingkat detail Kode configurasi berjumlah 5 digit, antara satu baris dengan baris selanjutnya harus berurutan agar tampilan laporan juga berurutan sesuai dengan kode configurasi. Penomoran kode configurasi untuk header utama menggunakan huruf, diletakan pada digit pertama. Apabila terdapat subheader, maka ditambahkan lagi kode dengan angka pada digit kedua secara berurutan antara subheader satu dengan yang lain. Penomoran kode configurasi untuk detail menggunakan angka, diletakkan pada digit terakhir secara berurutan. Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan 4.12.23
4.12.6.4 Configurasi Biaya Admin Menu configurasi ini merupakan pengaturan terhadap layout laporan biaya admin, cara settingnya sbb: 1) Buka General Ledger >> Configurasi Biaya Admin, sehingga tampil jendela configurasi Biaya Admin. Configurasi terdiri dari tingkat header dan tingkat detail Kode configurasi berjumlah 5 digit, antara satu baris dengan baris selanjutnya harus berurutan agar tampilan laporan juga berurutan sesuai dengan kode configurasi. Penomoran kode configurasi untuk header utama menggunakan huruf, diletakan pada digit pertama. Apabila terdapat subheader, maka ditambahkan lagi kode dengan angka pada digit kedua secara berurutan antara subheader satu dengan yang lain. Penomoran kode configurasi untuk detail menggunakan angka, diletakkan pada digit terakhir secara berurutan. Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan 4.12.24
4.12.6.5 Configurasi Biaya Pendapatan Menu configurasi ini merupakan pengaturan terhadap layout laporan biaya admin, cara settingnya sbb: 1) Buka General Ledger >> Configurasi Biaya Pendapatan, sehingga tampil jendela Configurasi Biaya Pendapatan. Configurasi terdiri dari tingkat header dan tingkat detail Kode configurasi berjumlah 5 digit, antara satu baris dengan baris selanjutnya harus berurutan agar tampilan laporan juga berurutan sesuai dengan kode configurasi. Penomoran kode configurasi untuk header utama menggunakan huruf, diletakan pada digit pertama. Apabila terdapat subheader, maka ditambahkan lagi kode dengan angka pada digit kedua secara berurutan antara subheader satu dengan yang lain. Penomoran kode configurasi untuk detail menggunakan angka, diletakkan pada digit terakhir secara berurutan. Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan 4.12.25
4.12.7 Cek Jurnal 4.12.7.1 Cek Jurnal Tidak Balance Di dalam menu ini dapat digunakan untuk mengetahui jurnal apa yang tidak seimbang sehingga kita dapat memeriksa terjadinya kesalahan transaksi melalui laporan keuangan ini. Cara melakukan cek sbb : 1) Buka General Ledger >> Cek Jurnal Tidak Balance, sehingga tampil jendela Cek Jurnal Tidak Balance. 2) Klik Open untuk mulai melakukan cek Umumnya jurnal ini terjadi dikarenakan ada ketidakseimbangan data pada master dan link account, dimana perkiraan belum diinput atau bisa juga terjadi karena ada transaksi yang rusak dikarenakan saat menginput transaksi tiba-tiba komputer hang atau mati listrik. Cara melakukan cek jurnal yang tidak seimbang dengan transaksi yang tidak benar adalah dengan memperhatikan kode transaksi dari jurnal tersebut. Lalu masuk ke transaksi jurnal sesuai jurnal transaksi tersebut, dan lihat penyebab dari transaksi tidak balance. 4.12.26
4.12.7.2 Cek Jurnal Tidak Terdaftar Cek jurnal tidak terpakai ini ada dikarenakan saat menginput jurnal, komputer tiba-tiba hang atau mati listrik. Pastikan jurnal tersebut tak terpakai selalu kosong, untuk menghilangkan, tekan tombol Ctrl + Del pada keybord dan pilih Yes. Cara melakukan cek sbb : 1) Buka General Ledger >> Cek Jurnal Tidak Terdaftar, sehingga tampil jendela Cek Jurnal Tidak Terdaftar. 4.12.27
4.12.8 Report Contoh Report Neraca Percobaan : 1) Buka Genera Ledger >> Report >> General >> Neraca Percobaan Untuk mencetak laporan Contoh Report Neraca Laporan R/L : 1) Buka Genera Ledger >> Report >> Laba Rugi >> Laporan R/L 2) Input parameter periode dan kode cabang, kemudian klik Cetak 4.12.28
4.12.29