Konversi Sistem Lama Ke Sistem Baru Oleh : SITI JAMILLAH Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada perusahaan ketika akan melakukan konversi dari sistem yang lama dan sistem yang baru. Fenomena terjadi karena sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan pengguna, karena proses investigasi, analisa design sistem yang dikembangkan kurang tajam. Penglaman sangat diperlukan serta permasalahan yang tejadi dan keinginan dari user haruslah dipahami dengan baik oleh pengembang sistem. Adanya perilaku yang cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru (komputerisasi) diimplementasikan akan terjadi lay-off karyawan perusahaan. (pengurangan pegawai) dan tidak dibarengi dengan business reengineering process, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan. Selain itu, belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru. Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan sistem baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga sistem baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna dan Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah. Perusahaan juga tidak boleh memandang perubahan teknologi hanya sebagai sebuah trend dan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. tetapi sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas Hardware, software and services acquisition, Software development or modification, End user training, Sistemdocumentation dan Conversion methode : pilot project, paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).
Kompleksitas dalam pengkonversian tergantung pada beberapa faktor yaitu Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur. Untuk mengganti sistem yang lama dengasn sistem yang baru ada empat pendekatan yang dapat dilakukan antara lain 1. Konversi paralel Gambar 13. Konversi Parallel Pendekatan konversi parallel dilakukan dengan mengperasikan sistem yang baru dan sistem yang lama selama satu periode tertentu. Selama periode waktu tersebut, operasional dan hasil kedua sistem dibandingkan dan dievaluasi. Kesalahan identifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum sistem yang lama ditinggalkan. Instalasi dapat juga dilakukan secara langsung ke dalam sistem yang baru dikembangkan. Kelebihan pendekatan ini adalah resiko penerapan yang rendah, jika sistem yang baru gagal, masih ada sistem yang lama yang tetap dapat beroperasi. Kekurangannya adalah biayanya mahal, karena harus mengoperasikan dua sistem secara bersamaan. Untuk itu, pendekatan ini dilakukan untuk sistem yang kompleks dan besar. 2. Konversi pilot Pendekatan konversi pilot dilakukan bertahap pada suatu lokasi sevagai suatu percontohan dan jka berhasil dilaukan pada lokasi selanjutnya. Konversi bertahap memungkinkan proses implementasi secara bertahap di organisasi. Gambar 14. Konversi Pilot Pendekatan ini dilakukan bila suatu sistem sejenis akan diterapkan dibanyak bagian atau lokasi. Pendekatan ini cocok dilakukan jika ada perubahan
prosedur. Kelebihannya resiko kegagalam penerapan sistem sedang, karena keagalan sistem mungkin terjadi hanya terletak pada konversi yang awal saja, kesalahan pada lokasi sebelumnya dapat diperbaiki telebih dahuku sehingga tidak terjadi pada lokasi lainnya. Kelemahannya adalah waktu konversi menjadi lama karena dilakukan tidak langsung untuk seluruh lokasi tapi bertahap unuk masing masing lokasi dan membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba. 3. Konversi Bertahap Gambar 15. Konversi Phased Pendekatan konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing masing modul dari sistem bertahap dan urut. Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sebuah modul terlebih dahulu, jika sukses maka disusul dengan modul lainnya sampai semua modul selesai diterapkan. Kelebihan pendekatan ini adalah resiko kegagalan penerapan sistem sedang yaitu kegagalan hanya terletak pada modul konversi yang awal, selanjutnya diperbaiki untuk modul selanjutnya. Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas. Kelemahannya: biaya yang ditiadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem dan waktu konversi sistem menjadi lama karena dilakukan tidak lagsung pada semua modul tetapi bertahap untuk masing masing modul
4. Konversi Langsung Gambar 16. Konversi Direct Pendekatan konversi lagsung dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Kelebihannya adalah biaya konversi tidak terlalu besar tetapi kelemahannya adalah resiko yang harus ditanggung besar karena kegagalan sistem yang baru dapat berakibat fatal berhentinya kegiatan dari sistem karena sistem yang lama juga diberhentikan. Oleh karena itu, pendekatan ini dilakukan jika sistem baru tidak mengganti sistem lama, Sistem lama sepenuhnya tidak bernilai, Sistem baru bersifat kecil/sederhana dan Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem yang lama. Untuk menghindari kesalahan yang terjadi dalam konversi sistem dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut ini: Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi-implementasi yang belum optimal Melatih sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya sistem baru ini diterapkan di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap pengimplementasian sistem baru ini di perusahaan. Perusahaan harus memberikan perhatian yang sama terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga jenjang karir pada bagian ini jelas dengan demikian karyawan termitivasi untuk ditempatkan pada bidang tersebut. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama Mengevaluasi dan memperoleh perangkat keras baru dan perangkat lunak. Hardware meliputi sistem komputer, terminal POS, dan prosesor telekomunikasi dan fasilitas jaringan. Software mencakup program manajemen jaringan dan paket transaksi POS pengolahan.
Mengembangkan program komputer atau membuat modifikasi yang diperlukan untuk paket perangkat lunak yang akan dibeli. Menyiapkan materi pelatihan dan dokumentasi tentang cara mengoperasikan sistem POS baru untuk manajer dan tenaga penjualan. Mendidik dan melatih manajer, tenaga penjualan, dan sistem informasi personil untuk mengoperasikan sistem yang baru. Uji sistem dan melakukan koreksi sampai beroperasi dengan benar Dikonversi ke sistem baru secara bertahap untuk meminimalkan gangguan. Gunakan toko pertama dikonversi sebagai instalasi pilot untuk membantu dengan pengujian dan pelatihan. Melakukan audit pasca-implementasi dalam waktu 30 hari dari setiap konversi untuk menentukan apakah sistem POS baru mencapai keuntungan yang diharapkan