MANUAL APLIKASI SISTEM BEASISWA UNIVERSITAS INDONESIA UNTUK PENDAFTAR HTTP://BEASISWA.UI.AC.ID/ APRIL 2015 i
Copyright 2015 Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Universitas Indonesia. Hak cipta dilindungi oleh hukum. Nama perusahaan dan produk lain yang disebutkan disini ada kemungkinan merupakan merek dagang dari pemilik perusahaan dan produk tersebut. Nomor : REF-PSI-USM-APL.BEK.46 Versi : 0.0 Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Universitas Indonesia Kampus Baru Universitas Indonesia Depok, Jawa Barat 16424 Indonesia 2015 ii
ABSTRAK Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Beasiswa UI yang berbasis Web bagi pengguna sebagai Pendaftar Beasiswa. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi Sistem Informasi Beasiswa beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia. iii
DAFTAR ISI ABSTRAK... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... iv KATA PENGANTAR... v SEKILAS PANDANG... 6 PROSES LOGIN... 8 MENU HOME... 10 Notifikasi... 10 Aktivitas Terakhir... 10 Berita... 10 MENU BERANDA... 11 MENU PENDAFTARAN... 13 MENU LOGOUT... 17 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Website Beasiswa... 8 Gambar 2. Login SSO... 9 Gambar 3. Menu Utama SIPMA... 9 Gambar 4. Halaman Daftar Paket Beasiswa... 11 Gambar 5. Halaman Informasi Beasiswa... 12 Gambar 6. Halaman Formulir Pendaftaran Beasiswa... 13 Gambar 19. Notifikasi Penyimpanan Formulir... 14 Gambar 8. Notifikasi Gagal Menyimpan Formulir... 14 Gambar 9. Klik Kirim Formulir... 15 Gambar 10. Halaman Data Pelamar Beaasiswa... 16 Gambar 11. Menu Logout... 17 Gambar 12. Notifikasi Logout Sukses... 17 iv
KATA PENGANTAR Sistem Beasiswa UI dibangun untuk memberikan kemudahan dalam penelusuran informasi mengenai besaran beasiswa yang yang ada di Universitas Indonesia, baik informasi beasiswa yang dikeluarkan oleh internal maupun eksternal UI. Selain itu Sistem Beasiswa UI dikembangkan untuk mempermudah proses pendaftaran dan pengelolaan beasiswa secara online baik itu pada proses pendaftaran, penerimaan dan pencairan dana beasiswa kepada penerima. Harapan kami seluruh informasi dan aktivitas dalam Sistem Beasiswa UI dapat memudahkan dan meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa di Universitas Indonesia. Kedepannya sistem informasi beasiswa ini tidak hanya digunakan oleh Direktorat Kemahasiswaan di UI tetapi juga oleh unit kerja lainnya di Pusat Administrasi Universitas maupun oleh Fakultas yang terkait dalam pengelolaan beasiswa. Sehingga dalam hal pelaporan capaian universitas untuk beasiswa lebih terintegrasi dan tercatat dengan baik. v
1 SEKILAS PANDANG Layanan Beasiswa merupakan salah satu layanan yang harus disediakan oleh perguruan tinggi sebagaimana yang diamanatkan oleh UU No. 12 tahun 2012 pasal 76. Sejak tahun 2007 hingga saat ini trend penerimaan UI atas beasiswa semakin meningkat. Jumlah beasiswa pada tahun 2014 terdapat 12.936 (dua belas ribu sembilan ratus tiga puluh enam) mahasiswa penerima beasiswa dengan total dana yang dikelola lebih dari Rp. 120 Milyar ( seratus dua puluh milyar rupiah). Jumlah tersebut belum mencakup beasiswa yang dikelola oleh fakultas dan unit kerja lainnya di Pusat Adm. UI Dengan besaran beasiswa yang tidak sedikit tersebut pengelolaannya masih manual dan database bersumber pada excel. Sehingga tidak jarang pada saat pelaporan dan pencarian masih manual dan sangat beresiko terjadinya human error. Pencatatan beasiswa yang diberikan oleh universitas masih belum terpusat. Sehingga tidak ada data yang valid yang menunjukkan berapa besaran beasiswa dari UI untuk mahasiswa. Status beasiswa mahasiswa tidak tercatat secara sistem sehingga sangat rentan terjadinya double beasiswa yang tidak diperkenankan secara aturan. Mekanisme pencairan beasiswa sangat rentan terjadinya keterlambatan pemberian beasiswa kepada mahasiswa. Hal ini menjadi sorotan mahasiswa sehingga banyak issue yang beredar bahwa UI membungakan beasiswa, dan lain sebagainya. Beberapa basis data yang dibutuhkan dalam pengelolaan beasiswa harus diambil secara manual pada sistem informasi yang sudah tersedia, seperti: data akademik mahasiswa pada SIAK, data biaya pendidikan pada Sistem BP, dll. 6
Sistem Beasiswa memiliki 6 katagori pengguna, yaitu : 1. Direktorat Kemahasiswaan 2. Pengalola Fakultas 3. Pendonor 4. Pendaftar (mahasiswa UI dan non-ui/calon mahasiswa) Fungsi Sistem Beasiswa Untuk Mahasiswa Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna sebagai pengelola pendaftar, yaitu: Proses pendaftaran untuk paket beasiswa yang ada dapat dilakukan secara online dan tercatat. Manfaat Sistem Beasiswa Untuk Mahasiswa Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna, yaitu : Memudahkan melakukan pendaftaran beasiswa (dilakukan secara online). Memudahkan dalam memantau proses beasiswa setelah melakukan pendaftaran. 7
2 PROSES LOGIN Website beasiswa adalah halaman yang memberikan informasi mengenai beasiswa terbaru di Universitas Indonesia. Untuk menampilkan website beasiswa, pengguna dapat mengakses URL http://beasiswa.ui.ac.id/ dan sistem akan menampilkan halaman website beasiswa seperti Gambar 1. Gambar 1. Website Beasiswa Halaman website ini dapat diakses tanpa melakukan login terlebih dahulu. Apabila pembaca berminat untuk mendaftar atau melihat seluruh paket beasiswa yang ditawarkan di Universitas 8
Indonesia, maka pengguna melakukan klik Lihat seluru Paket Beasiswa seperti yang ditunjukkan oleh tanda panah diatas. Setelah itu sistem akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign On) UI. Pada halaman SSO, masukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account LDAP (account UI), kemudian tekan button proses otentifikasi seperti pada Gambar 2. untuk Gambar 2. Login SSO Jika otentifikasi telah berhasil, akan ditampilkan menu utama bagi pengguna seperti Gambar 3. Bila pengguna salah memasukkan username atau password, sistem akan memberikan notifikasi Password salah. Pastikan anda login sesuai dengan user yang anda gunakan dengan melakukan cek pada nama akun SSO UI yang ditunjukkan oleh tanda panah. Gambar 3. Menu Utama SIPMA 9
3 MENU HOME Menu Home adalah menu yang digunakan untuk dapat melihat notifikasi notifikasi yang dikirim oleh sistem untuk mengetahui perubahan yang terjadi dalam proses beasiswa dan mengetahui aktifitas yang pengguna lakukan dalam Sistem Beasiswa. Notifikasi Notifikasi ini akan muncul bila pengguna sudah melakukan pendaftaran pada paket beasiswa. Pada halaman inilah pengguna dapat melihat status dan perkembangan pada paket beasiswa yang didaftar oleh pengguna. Aktivitas Terakhir Pada halaman ini juga akan mencatat aktivitas terakhir yang dilakukan oleh pengguna didalam sistem. Berita Pada kolom berita, sistem memberikan informasi mengenai hal yang berkaitan dengan beasiswa. 10
4 MENU BERANDA Menu Beranda adalah menu yang digunakan untuk melihat daftar seluruh beasiswa yang ditawarkan di Universitas Indonesia. Paket Beasiswa yang muncul pada daftar merupakan peket yang masih dalam periode pendaftaran utnuk pendaftar atau masih di buka. Untuk mengakses daftar paket beasiswa yang di publish, klik menu Beranda pada menu diatas. Lihat Gambar 4. Gambar 4. Halaman Daftar Paket Beasiswa Untuk melihat informasi paket beasiswa, klik nama paket beasiswa yang diinginkan seperti yang ditunjukkan panah diatas dan sistem akan menampilkan halaman informasi paket beasiswa. Lihat Gambar 5. 11
Gambar 5. Halaman Informasi Beasiswa Setelah pengguna membaca dan memahami informasi terkait beasiswa yang ditawarkan, pengguna dapat melakukan pendaftaran dengan memilih Daftar seperti yang ditunjukkan panah diatas dan sistem akan menampilkan halaman Formulir pendaftaran beasiswa. Lihat Gambar 6. 12
5 MENU PENDAFTARAN Menu Pendaftaran adalah menu yang digunakan untuk pengguna melakukan pendaftaran beasiswa dengan mengisi formulir yang disediakan dan dilakukan secara online. Lihat Gambar 6. Gambar 6. Halaman Formulir Pendaftaran Beasiswa 13
Setelah melakukan pengisian formulir dengan lengkap, klik Batal bila pengguna tidak jadi menlakukan pendaftaran pada beasiswa tersebut dan klik Simpan untuk melakukan penyimpanan data diri. Sistem akan menampilkan notifikasi seperti Gambar 7. Gambar 7. Notifikasi Penyimpanan Formulir Apabila pengguna tidak melakukan pengisian untuk pertanyaan yang wajib diisikan (pertanyaan dengan bintang berwarna merah) atau file unggah yang tidak sesuai dengan format yang diminta, sistem tidak akan melakukan penyimpanan isian formulir dan menampilkan notifikasi gagal. Lihat Gambar 8. Gambar 8. Notifikasi Gagal Menyimpan Formulir catatan : Pengguna belum dapat dikatakan mendaftar hanya dengan menyimpan isian formulir. Klik Kirim untuk melakukan pendaftaran beasiswa. Lihat Gambar 9. 14
Gambar 9. Klik Kirim Formulir 15
Setelah melakukan klik Kirim, sistem akan menampilkan halaman Data Pelamar. Lihat Gambar 10. Gambar 10. Halaman Data Pelamar Beaasiswa 16
6 MENU LOGOUT Menu Logout adalah menu yang digunakan oleh pengguna untuk keluar dari akses sistem beasiswa. Untuk mengakses menu logout, klik logout pada user pengguna seperti yang ditunjukkan tanda panah. Lihat Gambar 11. Gambar 11. Menu Logout Setelah melakukan klik logout sistem akan menampilkan notifikasi logout sukses seperti pada Gambar 12 dan akan kembali pada menu login SSO UI seperti Gambar 2. Gambar 12. Notifikasi Logout Sukses 17