USER MANUAL Sistem Pembayaran (Payment System)

Transkripsi

1 USER MANUAL Sistem Pembayaran (Payment System) Panduan Pengguna Sistem Pembayaran (Payment System) Versi (25 Februari 2014)

2 DAFTAR ISI Daftar Gambar... 3 Memulai Aplikasi... 5 Home/ Dashboard... 6 Beranda... 7 Menu 1 : Pembayaran Semester... 8 Menu 2 : Import Pembayaran Semester dari Finnet... 9 Menu 3 : Import Pembayaran Multi-payment Menu 4 : Input Beasiswa Menu 5 : Pembayaran Wisuda Menu 6 : Keterlambatan Registrasi Semester Menu laporan 1 : Pembayaran semester Menu laporan 2 : History Pembayaran Semester Menu Laporan 3 : Kug Balance Semester Halaman 2 dari 17

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Gambaran Umum Sistem Pembayaran... 4 Gambar 2 Tampilan Halaman Log In igracias (dengan Single Account)... 5 Gambar 3 Tampilan Halaman Home igracias (Aplikasi Pembayaran)... 6 Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda Aplikasi Pembayaran... 7 Gambar 5 Langkah-langkah View tagihan bayar (Menu Pembayaran Semester)... 8 Gambar 6 Langkah-langkah import data ke FINNET (Menu Import Pembayaran Semester dari Finnet)... 9 Gambar 7 Langkah-langkah Input Beasiswa (Menu Input Beasiswa) Gambar 8 Langkah-langkah Pembayaran Wisuda (Menu Pembayaran Wisuda) Gambar 9 Langkah-langkah View Mahasiswa yang Terlambat Registrasi (Menu Keterlambatan Registrasi) Gambar 10 Langkah-langkah View Laporan Pembayaran Semester (Menu Pembayaran Semester) Gambar 11 Langkah-langkah Melihat History Pembayaran Semester (Menu History Pembayaran Semester) Gambar 12 Langkah-langkah Melihat Kug Balance Semester (Menu Kug Balance Semester) Halaman 3 dari 17

4 SISTEM PEMBAYARAN (PAYMENT SYSTEM) Sistem pembayaran merupakan Sistem Informasi Akademik yang akan mengelola tagihan pembayaran mahasiswa. Sistem Pembayaran (Payment System) merupakan sistem informasi akademis yang akan melayani proses pembayaran mahasiswa dengan Bagian Keuangan. Sistem informasi ini diharapkan dapat memudahkan institusi khususnya Bagian Keuangan dalam mengelola data tagihan pembayaran mahasiswa sehingga bisa terkontrol dengan baik. Sistem ini melibatkan beberapa user, yaitu Bagian Keuangan sebagai user utama, eksekutif user yang memonitor pembayaran dan mahasiswa sebagai user umum. Beberapa fungsionalitas sistem yang telah dibagun antara lain: a. Invoice Payment, yaitu fitur untuk mengelola tagihan pembayaran mahasiswa termasuk mahasiswa yang mendapatkan beasiswa, mengelola beasiswa scholarship yang terkait tagihan pembayaran. b. Reporting, yaitu fitur laporan data pembayaran mahasiswa dalam bentuk laporan pembayaran dan laporan data beasiswa(scholarship). Gambar 1 Gambaran Umum Sistem Pembayaran Halaman 4 dari 17

5 MEMULAI APLIKASI Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan komputer Anda telah terhubung dengan internet. Pilih Recommended Browser sesuai dengan browser yang Anda miliki. ( Firefox 3.6+, Google Chrome 5+, Opera 10.6+, Internet Explorer 9) Selanjutnya, ikuti langkah-langkah berikut di bawah ini: 1) Isikan alamat URL i-gracias ( pada kolom isian URL Address di browser Anda. 2) Setelah itu, akan tampil halaman seperti berikut: Igracias merupakan portal yang berisi kumpulan aplikasi akademik dan non akademik, salah satunya Sistem Pembayaran (Payment System). Gunakan Akun SINGLE ACCOUNT (SSO) yang sudah dicreate Gambar 2 Tampilan Halaman Log In igracias (dengan Single Account) Halaman 5 dari 17

6 HOME/ DASHBOARD Home/ Dashboard adalah halaman yang pertama kali akan ditampilkan ketika pengguna berhasil melakukan log in ke Aplikasi Pembayaran. Pada halaman ini tertampil informasi yang menyatakan pengguna yang bersangkutan sedang logged in sebagai Group Pengguna Admin Keuangan. Pada halaman ini akan ditampilkan menu-menu aplikasi pembayaran. 2 1 Pilih Aplikasi Pembayaran. 3 Pilih Menu User (i.e : User Keuangan) Menu-menu Aplikasi Pembayaran. Gambar 3 Tampilan Halaman Home igracias (Aplikasi Pembayaran) Halaman 6 dari 17

7 BERANDA Beranda adalah halaman yang pertama kali akan ditampilkan ketika pengguna memilih menu Alur Pembayaran. Pada halaman ini akan ditampilkan informasi alur pembayaran dalam bentuk langkah-langkah seperti gambar dibawah ini. Alur pembayaran dibagi ke dalam dua kategori, yaitu : a) Alur Pembayaran PAKET b) Alur Pembayaran NON-PAKET Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda Aplikasi Pembayaran Halaman 7 dari 17

8 MENU 1 : PEMBAYARAN SEMESTER Pembayaran Semester adalah menu untuk menampilkan data pembayaran mahasiswa. Untuk melihat data tagihan bayar mahasiswa, admin hanya perlu memasukkan Username/NIM dari mahasiswa yang akan dicari. Untuk melihat tagihan mahasiswa, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang Dipilih 1 2 Pilih Field untuk Input NIM Mahasiswa 3 Pilih Button untuk menampilkan tagihan Pilih Field untuk memilih jurusan, prodi atau fakultas 4 Export data pembayaran kedalam format XLS, CSV atau Print data pembayaran 9 6 Field untuk mengatur range tanggal Pilihan tahun ajaran dan semester untuk menampilkan data pembayaran. 5 Field-field data pembayaran yang ditampilkan 7 8 Jumlah dana yang dibayarkan Field Input tanggal bayar Gambar 5 Langkah-langkah View tagihan bayar (Menu Pembayaran Semester) Halaman 8 dari 17

9 MENU 2 : IMPORT PEMBAYARAN SEMESTER DARI FINNET Import Pembayaran Semester dari Finnet, merupakan fitur untuk menginputkan data pembayaran registrasi semester dari finnet bank dalam skala besar sehingga dilakukan dengan Import data ke sistem. Untuk melakukan import data pembayaran ke aplikasi finnet, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang dipilih 1 3 Field untuk memilih tahun ajaran dan semester yang akan di importkan ke sistem 2 Field untuk memilih file txt dari komputer 4 Button Import Pembayaran Semester Gambar 6 Langkah-langkah import data ke FINNET (Menu Import Pembayaran Semester dari Finnet) Halaman 9 dari 17

10 MENU 3 : IMPORT PEMBAYARAN MULTI-PAYMENT Import Pembayaran Semester Dari Multi-Payment, merupakan fitur untuk menginputkan data pembayaran registrasi semester dari multipayment bank. Data yangdiinputkan merupakan data dalam skala besar sehingga perlu dilakukan import data ke sistem atau aplikasi. Untuk melakukan import data pembayaran multipayment, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang dipilih 1 3 Field untuk memilih tahun ajaran dan semester yang akan di importkan ke sistem 2 4 Field untuk melakukan import dari file berformat.csv Button Import Pembayaran Semester Gambar 3 Langkah-langkah import pembayaran multipayment (Menu Import Pembayaran Semester multi-payment) Halaman 10 dari 17

11 MENU 4 : INPUT BEASISWA Input Beasiswa, merupakan fitur untuk menginputkan data beasiswa mahasiswa dari BK ke sistem pembayaran. Untuk input data beasiswa, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang dipilih 1 5 Pilih Tahun Akademik 2 3 Pilih Semester Pilih Tipe Beasiswa 6 4 Pilih Nama Beasiswa Pilih Program Studi 7 View Data All Beasiswa Gambar 7 Langkah-langkah Input Beasiswa (Menu Input Beasiswa) Halaman 11 dari 17

12 MENU 5 : PEMBAYARAN WISUDA Pembayaran Wisuda, merupakan fitur untuk mengelola data pembayaran wisuda mahasiswa. Langkah-langkah untuk mengelola pembayaran wisuda, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang dipilih 1 2 Pilih Institusi 3 Pilih Periode Wisuda 4 Pilih Program Studi Input Tanggal Pembayaran Input Jumlah Bayar Verifikasi Pembayaran Wisuda Gambar 8 Langkah-langkah Pembayaran Wisuda (Menu Pembayaran Wisuda) Halaman 12 dari 17

13 MENU 6 : KETERLAMBATAN REGISTRASI SEMESTER Keterlambatan Registrasi Semester, merupakan layanan yang digunakan untuk mengelola denda bayar. Fitur ini berfungsi untuk menginputkan data mahasiswa yang telat melakukan registrasi semester sehingga dikenakan denda keterlambatan. Untuk melihat data mahasiswa yang terlambat melakukan registrasi semester, ikuti langkah-langkah berikut : Menu yang dipilih 1 2 View Data Mahasiswa yang Terlambat Registrasi Gambar 9 Langkah-langkah View Mahasiswa yang Terlambat Registrasi (Menu Keterlambatan Registrasi) Halaman 13 dari 17

14 MENU LAPORAN 1 : PEMBAYARAN SEMESTER Pembayaran Semester, merupakan layanan yang digunakan untuk mengelola laporan pembayaran dalam institusi. Untuk melihat laporan pembayaran semester, ikuti langkah-langkah berikut : Pilih Tahun Ajaran dan semester untuk ditampilkan Export laporan ke dalam format XLS, CSV atau PRINT Menu yang dipilih Total jumlah mahasiswa Total tagihan paket Total tagihan BPP Total tagihan SKS Total tagihan Perpus Total tagihan Denda Total Tagihan Total Tagihan Beasiswa Total tagihan dikurang beasiswa Total tagihan terbayar Total selisih tagihan Gambar 10 Langkah-langkah View Laporan Pembayaran Semester (Menu Pembayaran Semester) Halaman 14 dari 17

15 MENU LAPORAN 2 : HISTORY PEMBAYARAN SEMESTER History Pembayaran Semester, merupakan fitur untuk melihat history pembayaran per mahasiswa. History pembayaran tiap mahasiswa terhubung ke history beasiswa sehingga mahasiswa yang menerima beasiswa tercatat dalam data historical pembayaran. Langkah-langkah untuk melihat history pembayaran semua mahasiswa per semester, ikuti langkah-langkah berikut : Pilih Tahun Ajaran dan semester untuk ditampilkan Pilih Tanggal History ditampilkan Menu yang dipilih Gambar 11 Langkah-langkah Melihat History Pembayaran Semester (Menu History Pembayaran Semester) Halaman 15 dari 17

16 MENU LAPORAN 3 : KUG BALANCE SEMESTER KUG Balance Semester, Merupakan fitur untuk menampilkan laporan pembayaran per bulan. Laporan ini untuk melihat saldo keuangan per bulan dengan saldo yang masih tersisa di bulan lalu akan masuk ke bulan berikutnya. Pilih Periode Laporan Pembayaran Semester Menu yang dipilih Gambar 12 Langkah-langkah Melihat Kug Balance Semester (Menu Kug Balance Semester) Halaman 16 dari 17

17 Aplikasi Pembayaran (Payment System) Bagian Keuangan(KUG) Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom Halaman 17 dari 17