LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 1 dari 6 PENGESAHAN Nama Jabatan Tanda Tangan Dibuat Oleh Dr. H. Abdi Fithria, S.Hut., M.P Kabid Monevin Disahkan Oleh Dr. Ir. M. Ahsin Rifa i, M.Si Ketua LPM Status Distribusi *) : DIKENDALIKAN TIDAK DIKENDALIKAN PERINGATAN! Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Lambung Mangkurat Rektorat Unlam Lt.III Jl. Brigjen H. Hasan Basry Banjarmasin Telp. (0511) 3306694, Fax. (0511) 3306694 Email: lpm@unlam.ac.id Penerima Distribusi :... Tanggal Distribusi :...
LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 2 dari 6 *) Beri tanda untuk yang sesuai SEJARAH REVISI Revisi Tanggal Deskripsi Perubahan Keterangan 0 Juli 2012 Penerbitan perdana 1 Maret 2016 Revisi Versi ISO 9001:2015 - Perubahan Format Dokument terkait Kode Penomoran - Perubahan Format Header - Penyesuaian Kode Klausul yang dirujuk berdasarkan versi ISO 9001:2008 menjadi versi ISO 9001:2015
LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 3 dari 6 1. Tujuan 1.1 Mengatur mekanisme pelayanan pada bidang monitoring dan evaluasi internal di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) 1.2 Menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001:2015. 2. Lingkup 2.1 Penyusunan jadwal, pelaksanaan, pelaporan hasil Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) serta penentuan auditor untuk kegiatan yang mencakup seluruh proses Sistem Manajemen Mutu dilingkungan Universitas Lambung Mangkurat (Unlam). 2.2 Bagian yang terlibat dalam lingkup ini adalah Kesekretariatan, Bidang Sistem Mutu dan Bidang Akreditasi, dan auditor internal. 3. Acuan 3.1 Standar ISO 9001:2015 klausul 8 dan Klausul 9 3.2 Pedoman Sistem Mutu Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) subbab 8, dan 9, serta peraturan terkait. 4. Definisi 4.1 Bidang monitoring dan evaluasi internal adalah unit di dalam Lembaga Penjaminan Mutu Unlam yang merencanakan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan komitmen yang tertuang di dalam dokumen mutu di masingmasing unit di lingkungan Unlam. 4.2 Monitoring adalah pemantauan yang dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan pergerakan ke arah tujuan. Monitoring akan membrikan informasi tentang status dan kecendrungan bahwa pengukuran dan evaluasi yang dilakukan untuk tujuan tertentu atau untuk mengevaluasi kondisi untuk mempertahankan manajemen yang sedang berjalan. Monitoring adalah kegiatan yang berkesinambungan 4.3 Evaluasi adalah proses penilaian terhadap efektifitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan. 4.4 Auditor internal adalah personil yang melakukan audit dalam kegiatan monitoring dan evaluasi internal. 4.5 Supervisor adalah personil yang melakukan pengawasan terhadap proses pelaksanaan monevin yang dilakukan oleh auditor pada suatu program studi atau institusi.
LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 4 dari 6 5. Tanggung Jawab dan wewenang 5.1 Ketua LPM bertanggung jawab atas kegiatan monitoring dan evaluasi internal di di lingkungan UNLAM 5.2 Kepala Bidang Monevin bertanggung jawab membuat prosedur operasional standar dan melaksanakan monitoring dan evaluasi internal 5.3 Sekretaris bertanggung jawab terhadap kegiatan pengendalian dokumen monitoring dan evaluasi internal. 5.4 Tim bidang Monevin bertanggung jawab untuk berperan aktif dalam kegiatan monitoring dan evaluasi internal 6. Prosedur 6.1 Bagan Alir Mekanisme Layanan Bidang Monitoring dan Evaluasi Internal seperti berikut ini:
LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 5 dari 6 Masukan dari Bidang Akreditasi Masukan dari Bidang Sistem Mutu Proses Layanan Bidang Monevin 6.2.1 Penyusunan Pedoman dan Instrumen Monevin (6.2.3) Rekruitment Auditor (6.2.4) Penyegaran dan Pelatihan Auditor Pelaksanaan Monevin 6.2.5 Evaluasi Hasil Pelaksanaan Monevin Penyusunan Laporan Hasil Monevin di lingkungan UNLAM Penyampaian Hasil Monevin Pengarsipan Rekaman Kegiatan 6.2 Deskripsi mekanisme layanan bidang monitoring dan evaluasi 6.2.1 Bidang Monevin melakukan persiapan monitoring dan evaluasi internal di Lingkungan UNLAM. 6.2.2 Sekretaris dan tim kesekretariatan LPM menerima permintaan layanan monitoring dan evaluasi Fakultas dan Prodi di lingkungan Unlam dengan menggunakan Kartu Layanan Pelanggan (LPM-FRM-SEK-10), meneruskannya ke kepala bidang Akreditasi, untuk mendapatkan persetujuan (Formulir Persetujuan Layanan, LPM-FRM-SEK-19).
LPM- POS-MNV-01 01 1 Maret 2016 6 dari 6 6.2.3 Kepala bidang monevin dan anggotanya bersama-sama bidang sistem mutu dan bidang akreditasi menyusun instrumen yang digunakan dalam melakukan monevin. 6.2.4 Bidang monevin mempersiapkan auditor melalui rekruitmen auditor baru atau melaksanakan pelatihan penyegaran kepada auditor yang lama. 6.2.5 Implementasi atau realisasi kegiatan Monevin dengan menggunakan formulir Penilaian Instrumen Monevin, LPM-FRM-MNV-07. Supervisor membuat laporan hasil supervisi mengunakan Formulir Laporan Supervisi Monevin (LPM-FRM-MNV-11). 6.2.6 Laporan hasil Monevin ke kepala bidang monevin menggunakan Formulir Resume Hasil Monevin, LPM-FRM-MNV-10. untuk kemudian kepala bidang monevin melakukan evaluasi terhadap hasil yang diperoleh dari kegiatan monevin dengan menggunakan Formulir Evaluasi Status Akreditasi Program Studi Unlam, LPM-FRM-MNV-01. 6.2.7 Sosialisasi hasil kegiatan Monevin dengan menggunakan Formulir Resume Hasil Monevin, LPM-FRM-MNV-10. 6.2.8 Hasil kegiatan Monevin didokumentasikan dan direkam di bidang Monevin dan sekretariat LPM. 6.2.9 Produk layanan bidang monitoring dan evaluasi (Monevin) yang tidak sesuai akan dilakukan tindakan koreksi sesuai dengan prosedur yang tertuang dalam prosedur tindakan koreksi dan pencegahan (LPM-POS-WMM-04). 7. Lampiran 7.1 LPM-FRM-MNV-01 Evaluasi Status Akreditasi Program Studi Unlam 7.2 LPM-FRM-MNV-02 Daftar Tim Monevin. 7.3 LPM-FRM-MNV-04 Jadwal Pelaksanaan Monevin. 7.4 LPM-FRM-MNV-05 Identitas Program Studi. 7.5 LPM-FRM-MNV-06 Hasil Perhitungan Sendiri Nilai Baseline dan Rencana. 7.6 LPM-FRM-MNV-07 Penilaian Instrumen Monevin. 7.7 LPM-FRM-MNV-09 Berita Acara Monevin. 7.8 LPM-FRM-MNV-10 Resume Hasil Monevin. 7.9 LPM-FRM-MNV-11 Laporan Supervisi Monevin. 7.10 LPM-FRM-SEK-10 Kartu Layanan Pelanggan. 7.11 LPM-FRM-SEK-19 Persetujuan Layanan. 7.12 LPM-FRM-SEK-22 Daftar Hadir Kegiatan.