BAB IV PERANCANGAN SISTEM

BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum melakukan coding kedalam suatu bahasa pemograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena analisa sistem baru dapat dibuat suatu rancangan sistem. Pada tahap ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi atau bermanfaat. Perancanagan sistem dibagi menjadi dua yaitu desain konseptual atau desain secara umum dan desain terinci atau desain secara fisik. Desain umum yang akan diaplikasikan adalah bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun. Desain umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Pada tahap perancangan perangkat lunak rancang bangun program penjualan dan pembelian pakaian pada Toko Vera Busana sesuai dengan analisis yang dilakukan pada bab sebelumnya, terdapat beberapa pokok pembahasan yang meliputi: 1. Tujuan perancangan perangkat lunak. 2. Analisis kebutuhan perangkat lunak yang meliputi : 30

31 a. Analisis database. b. Analisis fungsional. 3. Perancangan alur dokumen. 4. Diagram konteks. 5. Diagaram arus data ( Flow Diagram (DFD)). 6. Kamus data. 7. Relasi antar data. 8. Perancangan struktur file. 9. Perancangan struktur menu. 4.1 Tujuan Perancangan Perangkat Lunak Tujuan dari perangkat lunak ini adalah penanganan atas permasalahanpermasalahan yang ada dan mendapatkan gambaran dari sistem perangkat lunak yang akan dibangun sesuai dengan ruang lingkup masalah yang telah ditentukan. 4.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak 1. Analisis base Sesuai dengan analisis yang dilakukan, maka tabel-tabel yang dibutuhkan oleh sistem terdiri dari tabel utama (barang, konsumen, pembelian, penjualan dan supplier). Tabel adalah tabel yang menjelaskan tentang kode barang, nama barang, harga beli, harga jual, stock barang, diskon member dan diskon non

32 member yang terdapat di Toko Vera Busana. Disamping itu juga ada jenis barang yang juga terdapat di table jenis barang. Tabel Konsumen adalah tabel yang menjelaskan ID pelanggan, nama pelanggan, alamat dan masa berlaku ID pada Toko Vera Busana. Tabel Pembelian adalah tabel yang menjelaskan tentang no faktur, tanggal faktur, kode supplier, kode barang, harga beli, jumlah beli dan ID pelanggan pada Toko Vera Busana. Tabel Penjualan adalah tabel yang menjelaskan tentang no faktur, tanggal faktur, kode barang, harga jual, jumlah jual dan ID pelanggan pada Toko Vera Busana. Tabel adalah tabel yang menjelaskan kode supplier, nama supplier, alamat supplier dan nomor telp supplier. 2. Analisis Fungsional Tahapan perangkat lunak rancang bangun program penjualan dan pembelian pakaian pada toko Vera Busana, di gambarkan dalam Diagram Konteks dan Diagram Aliran.

33 4.3 Perancangan Perangkat Lunak PENJUALAN Konsumen Kasir Manager Laporan Cek T Cek Y Input Cek Laporan Disetujui Y arsip Cetak Nota DB T Nota Transaksi Chas Nota barang arsip Buat Laporan Lap Laporan Bayar Bayar arsip Input Gambar. 4.1 Flowmap Usulan Penjualan

34 PEMBELIAN Kasir Manage Pengecekan Form Pengajuan Form Pengajuan yang disahkan Cek Pengesahan Pengecekan dan Pembatan Nota DB Y Ada Form Pengajuan yang disahkan arsip T Form Pengajuan Nota dan Arsip Nota Form Pengajuan yang disahkan Nota dan Arsip Nota Input Nota Pembelian Laporan Pembuatan Laporan Cek Laporan Laporan T ACC arsip Y arsip Gambar. 4.2 Flowmap Usulan Pembelian Kelemahan sistem yang berjalan adalah sistem pengolahan masih bersifat manual, penyimpanan data belum rapi dan teratur, sehingga pengolahan data belum efektif dan efisien. Sistem yang diusulkan hampir mirip dengan sistem yang berjalan, perbedaan yang mendasar adalah untuk

35 penyimpanan data. Dimana data pada sistem yang berjalan disimpan didalam sebuah file.xls, sedangkan pada sistem yang diusulkan data penjualan, barang, user, stok barang, jenis barang, harga satuan disimpan ke dalam sebuah database yang mana setiap record akan di sertai dengan primary key sehingga duplikasi data dapat dihindarkan. Dan dalam proses pencarian data akan lebih mudah. 1. Prosedur Penjualan Prosedur penjualan barang yang akan dirancang adalah sebagai berikut : a. Kasir memberikana data barang kepada konsumen b. Konsumen melakukan pengecekana barang a. Kemudian data barang yang sudah dicek diserahkan ke bagian kasir c. Bagian kasir melakukan pengecekan barang jika barang tidak sesuai dserahkan ke konsumen, tetapi apabila barang tersebut sesuai maka bagian kasir melakukan pengimputan data barang dan mencetak nota d. Nota diserahakan kepada konsumen dan terjadi transaksi penujalan e. Bagian kasir membuat laporan pejualan berdasarkan data penjualan yang ada di database. f. Kemdian laporan tersebut diserahkan kepada manager dan manager melakukan pengecekan laporan, jika laporan tidak sesuai maka laporan aka dikembalikan kepada bagian kasir, dan apabila laporan sesuai, maka laporan akan diarsipkan. 2. Prosedur Pembelian Prosedur Pembelian yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

36 a. Kasir melakukan pengecekkan barang melalui data barang yang ada di gudang dengan di database. Jika barang masih ada maka data barang dimasukkan arsip, jika barang tidak ada maka kasir membuatkan form pengajuan b. Form pengajuan diserahkan manager c. Manager melakukan pengesahan d. Form pengajuan diserahkan ke bagian kasir e. Bagian kasir mengirim form pengajuan Via Fax ke, dan mengarsipkan form pengajuan f. melakukan pengecekan dan pembuatan nota barang g. Nota dan barang dikirim via biro jasa ke toko h. Nota dan barang diterima toko i. kasir membuat laporan pembelian barang berdasarkan nota barang yang sudah diinputkan ke database. j. Laporan dibuat rangkap dua, yang mana laporan diarsipkan dan diserahkan manager. 4.4. Diagram Konteks Diagram konteks yaitu diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang di inputkan oleh bagian komponen eksternal akan diperoses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang di inginkan oleh komponen eksternal tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:

37 barang supplier Rancang Bagun Program Pembelian dan Penjualan Pakaian pada Toko Vera Busana Lap., Lap., Lap. Konsumen Lap. Pembelian dan Penjualan Manager konsumen Konsumen Gambar 4.3 Diagram Konteks Pada gambar diagram konteks diatas terdapat empat entitas yang terdiri dari, supplier, konsumen dan manager. Entitas memberikan data barang kepada Sistem untuk kemudian diolah kedalam sistem. Kemudian sistem memberikan bukti permintaan kepada barang. Jika terjadi salah dalam permintaan atau penginputan data maka sistem dapat melakukan hapus permintaan dan data akan kembali seperti semula. Entitas supplier memberikan data supplier kepada sistem untuk diolah kedalam sistem. Entitas konsumen memeberikan data konsumen kepada sistem untuk diolah kedalam sistem. Entitas Manager menerima laporan pembelian barang lalu memberikan laporan pembelian barang yang telah disetujui untuk dapat diproses kedalam sistem. 4.5 Diagaram Arus ( Flow Diagram (DFD)) Diagram arus data merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sistem yang akan dibangun, secara pararel dan terstruktur dengan

38 mengikutsertakan komponen-komponen entitas-entitas yang terkait baik entitas luar maupun entitas dalam, media penyimpanan (storage), proses-proses sistem maupun simbol-simbol panah yang menunjukan hubungan arus data dari proses entitas yang terkait. 1. Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram arus data mempunya level atau tingkatan, level 0 merupakan diagram arus yang mendasar dari sebuah proses, sedangkan level 1 dan seterusnya adalah merupakan pengembangan dari proses-proses yang ada pada level 0 yang bertujuan untuk lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

39 1. Proses Input T. 4 Proses Pembelian Pembelian T. Pembelian Pembelian T. Pembelian_ Detail 2. Proses Input T. T. Penjualan Penjualan Konsumen konsumen 3. Proses Input Konsumen konsumen T. konsumen konsumen 5 Proses Penjualan T. Penjualan_ Detail konsumen Penjualan 6. Proses Cetak Laporan Lap. Konsumen, Lap., Lap., Lap. Pembelian dan Lap. Penjualan Penjualan Pembelian Manager Gambar 4.4 Flow Diagram Level 0 Dari gambar diatas dapat dilihat proses secara umum pada sistem yang akan dirancang. Proses-proses yang terdapat pada sistem adalah, proses input data barang, proses input data supplier, proses input data konsumen, yang mana dari proses tersebut menghasilkan keluaran seperti form jens barang, form barang, bukti transaksi penjualan, dan proses cetak laporan, dimana masing-masing proses data tersebut memerlukan data masukan dan akan menghasilkan data keluaran.

40 2. Flow Diagram (DFD) Level 1 1.1 Proses Save 1.2 Proses Edit T. 1.3 Proses Delete Gambar 4.5 Flow Diagram Level 1 Proses 1 2.1 Proses Save 2.2 Proses Edit T. 2.3 Proses Delete Gambar 4.6 Flow Diagram Level 1 Proses 2

41 Konsumen 3.1 Proses Save Konsumen Konsumen Konsumen 3.2 Proses Edit Konsumen Konsumen T. Konsumen Konsumen 3.3 Proses Delete Konsumen Gambar 4.7 Flow Diagram Level 1 Proses 4 5.1 Proses Transaksi Pembelian T. 5.2 Proses Save Pembelian T. Pembelian T. Pembelian_ Detail T. 5.3 Proses Edit Pembelian Pembelian Pembelian Pembelian Gambar 4.8 Flow Diagram Level 1 Proses 5

42 4.6 Kamus Kamus data merupakan kamus yang digunakan untuk menjelaskan seluruh proses data yang terdapat dalam data flow diagram. Berikut adalah penjelasan tentang nama, diskripsi, struktur data, penggunaan dan format data dari setiap aliran data yang terdapat pada Flow Diagram diatas. Tabel 4.1 Tabel kamus Deskripsi Nama Informasi data yang dimiliki oleh barang Struktur data barang= kode_barang + nama_barang + harga_beli + harga_jaul + stok + discount_member + discount_nomember + keterangan Digunakan Format data Untuk penyimpanan data barang dan dihapus Text Deskripsi Nama konsumen Informasi data yang dimiliki oleh konsumen Struktur data konsumen = coustemer_id + nama_ coustemer + alamat_coustemer + masa_berlaku_id + ket Digunakan Untuk penambahan dan perubahan informasi data coustemer di basis data

43 Format data Text Deskripsi Nama pembelian Informasi data yang diberikan oleh pembelian Struktur data pembelian = no_faktur + tgl_faktur + kode_supplier + kode_barang + harga beli + jumlah_barang + user_id + keterangan Digunakan Untuk penambahan dan perubahan informasi data pembelian barang di basis data Format data Text Deskripsi Nama penjualan Informasi data yang diberikan oleh penjualan Struktur data penjualan = no_faktur + tgl_faktur + kode_barang + harga jual + jumlah_jual + user_id + coustemer_id + keterangan Digunakan Untuk penambahan dan perubahan informasi data transaksi penjualan barang di basis data Format data Text Deskripsi Nama suupplier Informasi data yang diberikan oleh supplier

44 Struktur data pembelian = kode_supplier + nama_supplier + alamat_supplier + no_telpn + keterangan Digunakan Untuk penambahan dan perubahan informasi data supplier di basis data Format data Text 4.7 Relasi Antar (ERD) dan Relasi Antara Tabel Pada diagram ini akan digambarkan hubungan antar entitas yang terlibat dalam rancang bangun aplikasi sistem penjualan dan pembelian pada toko vera busana Tanjungpinang yang akan dibangun. N dibeli M N dijual M Konsumen Gambar 4.9 Diagram Hubungan Antar Entitas (ERD)

45 4.8 Perancangan Struktur File Basis data yang digunakan yaitu Microsoft access 2003. Dibuat sebuah database dengan nama dbverabusana dimana terdapat data-data barang dalam beberapa tabel yang mengandung Field-Field tertentu yang di susun sesuai kebutuhan. 1. Rancangan Struktur File Rancangan struktur file merupakan salah satu bagian yang penting dalam perancangan sistem berbasis komputer, selanjutnya yang dimaksud file dalam data base adalah file data atau tabel data. base ini berfungsi sebagai penyedia informasi bagi si pemakai sistem. File-file yang digunakan dalam perancangan aplikasi akademik ini dapat dilihat dibawah ini: a. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Tabel : Untuk mengetahui data barang Tabel 4.2 Tabel NO. Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. Kode Kode_ Text 5 Primary Key 2. Nama Nm_ Text 50 3. Harga beli Hrg_beli Number 8 4. Harga jual Hrg_jual Number 8 5. Stok Stok_ Number 2

46 b. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Tabel konsumen : Untuk mengetahui data coustemer Tabel 4.3 Tabel Konsumen No Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. Kode Konsumen Kd_konsumen Text 5 Primary Key 2. Nama Konsumen Nm_ konsumen Text 50 3. Alamat Alamat Number 50 4. No Telepon No_telepon Number 15 c. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Tabel pembelian : Untuk mengetahui data pembelian Tabel 4.4 Tabel Pembelian NO. Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. No_Masuk No_Masuk Text 5 Primary Key 2. Tgl_Masuk Tgl_Masuk Date/Time 8 3. Kode supplier Kode_supplier Text 8 4. Kode barang Kode_barang Text 8 5. Harga beli Harga_beli Double 5 6. Total Total Integer 5

47 7. User ID User_ID Text 8 d. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Detail Penjualan : Untuk mengetahui data penjualan secara detail Tabel 4.5 Tabel Penjualan No Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. No Nota No_ Nota Text 8 Primary Key 2. Tgl Nota Tgl_ Nota Date/Time 8 3 Kode barang Kode_barang Number 5 4. Total Bayar Total_Bayar Number 8 5. Kode Konsumen Kode_Konsumen Text 8 6. User ID User_ID Text 8 e. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : supplier : Untuk Mengetahui supplier

48 Tabel 4.6 Tabel NO. Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. Kode supplier Kode_supplier Text 8 Primary Key 2. Nama supplier Nm_supplier Text 50 3. Alamat Alamat Text 50 4. kota Kota Text 30 5. No tlpn No_tlpn Text 30 6. No fax No_fax Text 30 7. Kontak Person KontakP Text 30 f. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Pembelian detail : Untuk Mengetahui laporan pembelian Tabel 4.7 Tabel Pembelian detail NO. Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. No Masuk No_masuk Text 8 Primary Key 2. Kode Kd_barang Text 50 3. Harga Beli Harga_beli Number 50 4. Jumlah Junmlah Number 30

49 5. Sub Total Sub_total Text 50 6 Tgl Masuk Tgl_masuk Date/Time 30 g. Nama base : Db VeraBusana.mdb Nama Tabel Fungsi : Penjualan detail : Untuk Mengetahui Laporan Penjualan Tabel 4.8 Tabel Penjualan detail NO. Elemen Akronim Tipe Width Keterangan 1. No Nota No_nota Text 8 Primary Key 2. Kode Kd_barang Text 50 3. Harga Jual Harga_Jual Number 50 4. Jumlah Junmlah Number 30 5. Discount Discount Number 50 6 Tgl Nota Tgl_nota Date/Time 30 2. Rancangan Hirarki Program Struktur program yang dikembangkan dalam rancang bangun aplikasi sistem penjualan dan pembelian pada toko vera busana Tanjungpinang merupakan analisis dengan mengunakan diagram alir data (DFD).

50 HIRARKI PROGRAM INPUT PROSES OUTPUT Trnsaksi Pembelian Laporan Transaksi Penjualan Laporan Konsumen Laporan Konsumen Keluar Laporan Transaksi Penjualan Pembelian Gambar 4.10 Rancangan Hirarki Program Dalam perancangan struktur program sistem infromasi penyediaan dan pendataan menggambarkan proses input data dan output data, struktur program ini dibagi menjadi modul-modul kecil yang mudah diperbaiki jika terjadi kesalahan dan mudah diuji coba jika ada modifikasi. Struktur program dibagi tiga bagian, input, proses dan output. Isi dari input adalah data barang, supplier, konsumen dan ubah password. Kemudian yang menjadi proses adalah transaksi penjualan dan transaksi pembelian. Sedangkan output nya adalah laporan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan supplier dan laporan konsumen. 4.9 Perancangan Hirarki Menu

51 Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam mengunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : Menu Utama FILE TRANSAKSI LAPORAN ABOUT ME Transaksi Pembelian Laporan Proggramer Konsumen Transaksi Penjualan Laporan Laporan Konsumen Keluar Laporan Transaksi Penjualan Pembelian Gambar 4.11 Hirarki Struktur Menu 1. Perancangan Format Masukan (Input Design) Rancangan masukan digunakan oleh pemakai sistem dalam berkomunikasi dengan komputer (User Interface). Rancangan masukan ini berupa pemasukan data kedalam database sistem, perancangan input

52 meliputi desain berbentuk dokumen-dokumen input yang digunakan, dokumen input sangat penting pada sistem informasi. yang salah tercatat di dokumen akan mengakibatkan output yang dihasilkan sistem otomatis akan salah. Perancangan input disini dilakukan dengan menelusuri output yang dihasilkan sistem informasi sehingga ditemukan item apa saja yang harus ada dalam sistem output. Adapun rancangan input nya dapat dilihat pada gambar : File Transaksi Laporan About Me Gambar 4.12 Rancangan Form Menu Utama

53 Form Kode barang Nama barang Harga beli Harga jual Stok barang baru /simpan Batal Keluar no Kode Nama barang Harga beli Harga jual Stok barang Gambar 4.13 Rancangan Form Form Kode supplier Nama Alamat No Telp / Hp Baru Batal Keluar No Kode Nama supplier Alamat No Telp / HP Gambar 4.14 Rancangan Form

54 Form Konsumen Kode Konsumen Nama Konsumen Alamat No Telp / Hp Baru / Simpan Batal Keluar no Kode Nama Konsumen Alamat No Telp / HP Gambar 4.15 Rancangan Form Konsumen Form Pembelian No masuk Nama Tanggal masuk Alamat Kode Nama Harga (Rp) Qty Sub total (Rp) Cari No Kode Nama Alamat OK No Telp / HP Baru / Simpan Batal Keluar Gambar 4.16 Rancangan Form Pembelian

55 Form Penjualan No Faktur Tanggal Kode Cari Nama Jumlah Sub total Discount % Harga Masuk Kode Nama Harga (Rp) QTY Jumlah Dics (Rp) Sub total Transaksi Baru Cetak Transaksi Batal Keluar Total Bayar Uang Kembali Rp Rp Uang Bayar Rp Gambar 4.17 Rancangan Form Penjualan Laporan No Kode Nama Harga Jual Harga Beli Stok Priview Print Keluar Gambar 4.18 Rancangan Laporan

56 Laporan No Kode Nama Alamat Kota Provinsi No Tlpn No Fax Kontak Person Priview Print Keluar Gambar 4.19 Rancangan Laporan Laporan Konsumen No Kode Nama Konsumen Alamat No Tlpn Priview Print Keluar Gambar 4.20 Rancangan Laporan Konsumen