BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan PT Trans Makmur Abadi berdiri pada tanggal 28 Agustus 2002, Kantornya terletak di TRANS MOBIL Jl.Bandengan Utara dalam no.38d Jakarta Utara. PT Trans Makmur Abadi merupakan perusahaan yang menyediakan jasa perawatan dan perbaikan untuk asuransi. PT Trans Makmur Abadi merupakan perusahaan tunggal masih belum mempunyai anak perusahaan, bidang usaha yang dijalankan adalah bengkel rekanan asuransi yang berfungsi apabila terjadi klaim atas kendaraan,maka bengkel ini berkewajiban melakukan perbaikan tersebut. Salah satu rekanan bengkel tersebut yakni Asuransi Bumida Bumiputra, Asuransi Mobil ABDA, Asuransi Allianz, dan masih ada lainya. Adapun struktur organisasi pada gambar berikut : Komisaris Besar Direktur Utama Manager Operasional Estimasi Gudang Keuangan Pembukuan Customer Service Service Advisor Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Trans Mobil 1
III.2 Visi dan Misi Visi : Pelanggan harus merasa puas dengan Pelayanan dan Pekerjaan yang dilakukan di bengkel, sehingga pelanggan mau kembali lagi ke bengkel. Misi : Memenuhi Keinginan dan Kebutuhan pelanggan akan garansi, servis dan suku cadang kendaraannya sehingga dapat mencapai kepuasan pelanggan.. III.3 Deskripsi Tugas (Jobs Descriptions) Bengkel TRANS MOBIL Setiap jabatan dan kedudukan dalam bengkel memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang nantinya akan dipertanggungjawabkan kepada pimpinan tertinggi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan diuraikan sebagai berikut : A.Manager Operasional 1. Mengatur jalannya perusahaan dan memonitoring segala macam kegiatan organisasi 2. Menjamin bahwa sistem kerja berjalan dengan baik sesuai dengan Struktur Organisasi 3. Memimpin Rapat Karyawan Servis, baik Rapat Rutin Bulanan maupun Rapat Tidak Rutin. 4. Menganalisa hasil follow up service advisor. 5. Membantu service advisor dalam menangani komplain dari pelanggan (bila diperlukan) 2
6. Membuat penyelesaian masalah dan mengambil keputusan atas masalah yang tidak teratasi oleh bawahan, dengan berkonsultasi terlebih dahulu pada Direktur (bila diperlukan). 7. Menjamin kebersihan, kerapihan dan keamanan semua aset dari investasi perusahaan di bengkel dan aset pihak lain (kendaraan inap, dsb). 8. Menerapkan standar kesehatan dan keselamatan kerja di bengkel. 9. Menjaga kerahasiaan semua informasi bengkel dari pihak yang tidak berkepentingan. B. Keuangan Pembukuan dan Kasir 1. Membantu melakukan pengaturan dan kontrol cash flow perusahaan. 2. Menilai penggunaan uang dalam kegiatan bengkel. 3. Membantu melakukan kontrol kas dan bank. 4. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan laporan keuangan, piutang, gaji, tunjangan, lembur dan hutang karyawan. 5. Membantu kepala bengkel dalam pembayaran pajak, telepon, listrik dan lainnya. 6. Mengusulkan perbaikan sistem dan prosedur kerja di bagian administrasi. 7. Mendistribusikan gaji karyawan. 8. Mengolah data-data dan laporan yang terkait dengan keuangan maupun yang non keuangan untuk kepentingan perusahaan. 9. Melakukan pekerjaan terkait surat menyurat perusahaan, pengarsipan dan keperluan perusahaan yang lain. 10. Membuat kuitansi pembayaran (Invoice) 11. Menerima dan melayani pembayaran dari pelanggan. 3
12. Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran uang (membuat dan mengesahkan bukti kas masuk dan keluar) serta membuat laporan kas. 13. Memonitor tagihan yang sudah jatuh tempo dan membuat jadwal tagihan piutang. 14. Melakukan setoran ke bank berikut pembuatan dokumen yang diperlukan. 15. Bertanggung jawab atas keamanan uang kas, kerahasiaan dokumen-dokumen serta kejelasan bukti dan tujuan pengeluaran uang. 16. Membantu service advisor dalam membuat Work Order. 17. Menginput data-data ke Work Shop Computer System. 18. Membuat jadwal dan daftar pelanggan untuk di follow up. C. Gudang 1.Membuat perencanaan sehubungan dengan pengadaan atau stok dan penjualan spare parts. 2.Merencanakan dan melaksanakan sistem administrasi spare parts. 3. Membuat laporan rutin spare parts(harian, bulanan dan tahunan) serta laporan spare parts lainnya. 4.Berkoordinasi dengan bagian lainnya untuk kecepatan pelayanan spare parts. 5.Bertanggung jawab atas kelancaran dan ketepatan order dan supply spare parts. 6.Melakukan kontrol terhadap keaslian dan kualitas spare parts. D. Service Advisor dan Mekanik 1. Membantu dalam mengontrol jalannya Sistem Kerja Bengkel. 4
2. Memastikan Standar Operasional Bengkel berjalan secara konsisten 3. Mendengarkan keluhan dan menganalisa kerusakan kendaraan pelanggan. 4. Menuliskan pekerjaan servis yang akan dilakukan (Work Order) dan menawarkan pekerjaan servis tambahan. 5. Membuat Estimasi Biaya Servis dan Estimasi Waktu Penyelesaian Pekerjaan Servis. 6. Memonitor perkembangan status penyelesaian pekerjaan dan menginformasikan kepada pelanggan (bila diminta). 7. Memeriksa hasil pekerjaan servis dan memeriksa kebersihan kendaraan pelanggan sebelum diserahkan. 8. Memberitahu pelanggan bila pekerjaan servis telah selesai dan menjelaskan mengenai pekerjaan servis yang telah dilakukan, penggantian spare parts 9. Melakukan test drive bersama pelanggan bila diminta. 10. Mengusulkan perbaikan tambahan yang dibutuhkan dan menjelaskan mengenai garansi servis. 11. Memimpin Rapat Evaluasi bersama bawahan untuk membahas beberapa permasalahan yang terjadi dan solusi penyelesaiannya (minimal seminggu sekali). 12. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan staf servis lainnya. 13. Melakukan pekerjaan sesuai dengan Work Order 14. Melakukan pemeriksaan bagian / komponen kendaraan yang seharusnya diperbaiki atau diganti untuk memastikan kendaraan pelanggan layak jalan dan aman. 15. Melakukan konfirmasi kepada foreman untuk tiap tambahan pekerjaan dan spare parts. 5
16. Menjaga keamanan barang-barang yang ada di dalam kendaraan dan keamanan kendaraan itu sendiri. 17. Melaksanakan standar Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja. 18. Menjaga kebersihan peralatan kerja, tempat kerja dan kendaraan pelanggan. 19. Memastikan pekerjaan servis yang dilakukannya sudah selesai dengan baik dan menginformasikannya kepada foreman. 20. Mengatur spare parts bekas untuk dikembalikan ke pelanggan. III.4 Dokumen - Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang terkait dalam siklus pembelian dan persediaan pada bengkel TRANS MOBIL adalah sebagai berikut: a. Form Order Barang Merupakan formulir yang memuat barang barang yang akan di pesan bengkel b. Form Penerimaan Barang Merupakan bukti penerimaan barang dari supllier. Yang diperiksa oleh bagian gudang untuk diteruskan ke bagian keuangan. c. Surat Perintah Kerja Memuat semua pekerjaan termasuk spare part yang diganti, dan cat yang akan digunakan. 6
III.5 Sistem Yang Sedang Berjalan pada Bengkel TRANS MOBIL Sistem pelayanan yang berjalan di bengkel Trans Mobil menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Mulai dari membuat Work Order Service, Pengeluaran Spare Parts Service, dan Faktur Service dengan menggunakan Flex Accounting Software Gambar 3.2 Menu Utama Menu utama berfungsi menyimpan data-data utama yang bersifat tetap pada perusahaan bengkel, seperti Data Item (Data Barang dan Jasa), Data Supplier, Data Pelanggan, Data Sales, Data User dan Data Kas. Proses pengajuan dan proses klaim di asuransi secara keseluruhan cukup sederhana. Anda cukup mengisi formulir laporan klaim yang ada dan melengkapi dokumen yang dibutuhkan, maka tim asuransiakan menganalisa lebih lanjut klaim sesuai dengan kondisi pertanggungan yang ada. 7
Tindakan pertama yang harus dilakukan jika terjadi kerugian akibat kecelakaan atau kehilangan. Anda harus melapor kepada kami dalam jangka waktu maksimum 72 jam setelah kejadian anda tidak diperbolehkan mengambil tindakan apapun sebelum mendapat persetujuan dari pihak asuransi yang akam memberikan data-data seperti dibawah ini jika melapor melalui telepon/fax/telex/surat : 1. Nomor polis asuransi 2. Nama pemilik polis 3. Merek kendaraan 4. Nomor polis kendaraan 5. Tanggal kejadian 6. Tempat kejadian 7. Kerugian benda 8. Uraian singkat terjadinya kecelakaan/kerugian Dokumen dokumen yang dibutuhkan untuk melengkapi dan menyerahkan dokumen dokumen seperti dibawah ini setiap kali anda mengajukan klaim. 1. Mengisi formulir klaim (formulir dapat diminta) 2. Foto copy polis asuransi 3. Foto copy SIM dan STNK 8
4. Surat keterangan polisi setempat untuk klaim kendaraan jika kehilangan perlengkapan standard / non standart maupun kehilangan kendaraan dan juga jika kendaraan Anda mengalami rusak berat atau menyangkut pihak ketiga. Beberapa jenis klaim memerlukan proses survey terhadap objek pertanggungan. Hal ini ditujukan untuk mengetahui secara jelas penyebab terjadinya kerugian dan sebagai proses estimasi total kerugian yang dialami pelanggan. Setelah seluruh dokumen dan data klaim lengkap, tim asuransi akan menganalisa lebih lanjut klaim yang ada. Hal ini ditujukan untuk menentukan nilai ganti rugi dan proses ganti rugi yang akan dilalui. Proses penggantian kerugian dilakukan sesuai dengan jenis kerugian yang dialami kerugian dilakukan dengan cara memperbaiki kerusakan yang ada di bengkel rekanan. Sistem dimulai ketika seorang pelanggan datang ke bengkel Trans Mobil untuk memperbaiki mobilnya (claim). Pelanggan biasanya datang sendiri memilih bengkel rekanan yang diinginkan dengan catatan sudah mendapat persetujuan dari pihak asuransi, ada juga yang langsung di datangkan dari pihak asuransi dan apabila pemegang polis sibuk maka kita bisa menjemput langsung mobil akan di jemput. Customer Service akan datang untuk menemui pelanggan dan menanyakan apa saja keluhan dan Service advisor akan melayani dan menanyakan keluhan pelanggan. Service advisor yang menjabat sebagai mekanik juga bersama dengan pelanggan akan mengecek keadaan mobil. Jika pelanggan setuju untuk memperbaiki mobilnya, maka keluhan dan data pelanggan akan diinput ke dalam Work Order Service. 9
Dan Customer Service juga tidak lupa meminta fotocopy polis, SIM, KTP, dan STNK, dan pelanggan juga diharuskan mengisi formulir yang ada sebagai arsip,sehingga data bisa diinput pelanggan akan mendapatkan tanda terima berupa form Work Order yang akan dicetak menjadi tiga rangkap dan ditandatangani oleh pelanggan sebagai persetujuan pengerjaan mobil. Rangkap pertama diserahkan kepada mekanik, rangkap kedua diserahkan kepada kasir, dan rangkap ketiga diserahkan kepada pelanggan. Service Adivsor akan mengisi form order kerja bengkel untuk menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan oleh mekanik secara detail. Setelah itu Service Advisor mencatat semua kerusakan yang terjadi pada mobil yang akan di klaim tersebut, yang bertujuan untuk mengetahui apa saja yang perlu diganti atau di perbaiki. Setelah itu laporan dari Service Advisor tersebut diteruskan ke bagian estimasi yang bertujuan akan menyampaikan segala bentuk kerugian / barang yang akan diganti pada kendaraan tersebut. Pada di bagian estimasi, bagian ini mencari barang barang yang akan diganti apakah barang tersebut ada di gudang apa harus membeli lagi di luar bengkel. Setelah membuat estimasi maka dokumen tersebut akan dikirim ke pihak asuransi. Yang bertujuan agar tidak ada kecurangan, dan meminimalkan pengantian kerugian. Maka akan ada penawaran dari pihak asuransi setelah dokumen estimasi tersebut dikirimkan, pihak asuransi akan mengecek kembali kendaraan tersebut apakah spare parts tersebut harus di ganti atau tidak biasanya 2 hari pihak asuransi mengabarkanya kembali. Setelah mendapatkan persetujuan dari pihak asuransi berdasarkan estimasi tersebut maka ada proses pembelian spare parts. Bagian estimasi kemudian menerbitkan 10
Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bagian keuangan setelah itu bagian penerimaan barang/gudang bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Purchase Order yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada Purchase Order. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bagian gudang harus membuat laporan penerimaan barang. Lalu bagian keuangan menerima bukti penerimaan/purchase Order dan untuk dicocokan dengan permintaan.setelah itu maka bagian keuangan akan mencatat kedalam jurnal. Barang tersebut dibeli secara kredit dengan lama pembayaran minimal 1bulan akan dibayar,maka bagian keuangan akan mencatat utang tersebut. Persediaan Barang Dagang (XXX) Utang Dagang (XXX) Setelah barang dicek dan selesai maka mekanik akan mengerjakan work order yang sudah ada. Setelah pengerjaan klaim itu selesai maka mekanik menyerahkan work order tersebut kepada kepala mekanik/service Advisor untuk di cek terlebih dahulu apakah pengerjaan atas work order yang ada sudah diselesaikan secara benar apa belum. Setelah dicek semua maka work order tersebut akan diserahkan kepada kasir. Kasir akan menerima form Work Order, Kasir akan mencocokan antara data pengeluaran spare parts service yang dikeluarkan dari gudang dengan Work Order bengkel. Jika ditemukan adanya perbedaan, maka kasir akan melakukan konfirmasi 11
kepada bagian gudang. Maka bagian gudang akan memperbaiki data yang terdapat pada pengeluaran spare parts service. Setelah itu maka kasir akan memberikan work order dan Purchases Order spare parts yang sudah telah dikerjakan yang berguna sebagai bukti pengerjaan klaim sudah dikerjakan Maka bagian keuangan akan mencatat Piutang Klaim Asuransi (XXX) Pendapatan Klaim Asuransi (XXX) Gambar 3.3 Sistem yang sedang berjalan pada Bengkel TRANS MOBIL 12