I BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang penelitian, rumusan permasalahan, tujuan, batasan masalah, kegunaan hasil, dan metodologi yang digunakan pada penelitian. I.1 Latar Belakang Organisasi sering kali dihadapkan pada perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat. Organisasi harus dapat mengelola proses bisnisnya secara tepat, dengan melihat berbagai kondisi yang ada, agar dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Pengelolaan ini tidak dapat dilakukan dengan baik apabila organisasi tidak mengetahui kondisi yang sedang dialaminya dan yang akan dihadapinya di masa mendatang. Organisasi perlu melakukan monitoring dan pengukuran secara terus-menerus untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dijalankannya dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengukuran kondisi organisasi memerlukan data dan informasi dari seluruh bagian. Informasi yang digunakan dalam pengukuran ini adalah informasi yang tepat dan disampaikan kepada pihak yang tepat, pada waktu yang tepat pula. Untuk memenuhi kriteria informasi tersebut, ada tiga hal yang dapat dilakukan yaitu (13): 1. Menyampaikan informasi yang benar dan relevan, sesuai dengan kebutuhan. Informasi yang digunakan dalam pengukuran adalah informasi yang menjadi indikator utama dari proses atau aktifitas organisasi, yang disebut sebagai Key Performance Indicator (KPI). 2. Melindungi informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Informasi hanya diberikan kepada orang-orang yang berhak untuk menggunakannya. 3. Menyampaikan informasi secepat mungkin, sehingga tersedia pada saat dibutuhkan. Pengelolaan dan penyajian informasi bukanlah hal yang mudah, mengingat kompleksitas dan banyaknya informasi yang dimiliki organisasi. Organisasi memerlukan sebuah alat untuk mengelola informasi dan menyajikannya dalam bentuk yang efisien dan efektif. Efisien berarti bahwa informasi dapat dipahami 1
2 dengan mudah dan cepat oleh penerimanya. Sedangkan efektif berarti bahwa makna yang terkandung dalam informasi dapat dipersepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara sekilas, solusi bagi kebutuhan informasi organisasi (4). Dashboard memberikan tampilan antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan (6). Dashboard mengumpulkan informasi yang relevan dari berbagai bagian organisasi, mengkonsolidasikan, dan menyampaikannya secara aman, cepat, dengan personalisasi sesuai dengan peran pengguna dalam organisasi (13). Ada beberapa hal yang menyebabkan pembangunan dashboard menjadi tidak mudah, antara lain: 1. Banyaknya data yang dimiliki organisasi. Tidak semua data disajikan dalam dashboard. Hanya data yang berhubungan dengan KPI saja yang ditampilkan. Tiap organisasi memiliki KPI yang berbeda-beda, sehingga jenis data yang ditampilkan pada dashboard juga berbeda antara organisasi yang satu dengan yang lain. 2. Informasi harus disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami, dan memberi gambaran lengkap mengenai kondisi organisasi. Memilih bentuk yang tepat untuk menyajikan data dan informasi memerlukan banyak pertimbangan. 3. Informasi harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan. Banyaknya peran yang terdapat di dalam struktur organisasi, menyebabkan proses personalisasi dashboard menjadi hal yang tidak mudah. Selain itu, dashboard juga harus memungkinkan proses kolaborasi dan komunikasi antar penggunanya. Melihat adanya kesulitan-kesulitan tersebut, diperlukan metodologi yang tepat dalam membangun dashboard.
3 I.2 Rumusan Masalah Telah banyak metodologi pembangunan dashboard yang dikembangkan oleh vendor yang menangani Business Intellligence(BI). Kebanyakan dari metodologi tersebut hanya fokus pada projek pembangunan dashboard agar dapat diimplementasikan secara cepat. Selain itu, metodologi juga identik dengan metodologi untuk pembangunan Executive Information System(EIS), yang hanya fokus pada kebutuhan manajemen level strategis. Dashboard digunakan sebagai alat untuk monitoring kinerja, dalam mendukung kebutuhan manajemen level strategik, taktikal, maupun operasional. Informasi mengenai KPI yang disajikan pada dashboard, harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sehingga dapat dikatakan bahwa inti dari dashboard terletak pada data/informasi yang disajikan di dalamnya, serta cara untuk menyajikan informasi tersebut agar mudah dipahami oleh penggunanya. I.3 Tujuan Tujuan dari pelaksanaan tesis adalah membuat metodologi untuk pembangunan dashboard dengan memperhatikan 3(tiga) aspek utama yaitu data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi. Ketiga aspek tersebut harus dimiliki oleh dashboard, baik yang digunakan oleh manajemen level strategis, taktikal, maupun operasional. Selanjutnya, metodologi akan diterapkan pada studi kasus mengenai pembangunan dashboard untuk menunjang upaya penjaminan mutu Institut Teknologi Bandung (ITB). I.4 Batasan Masalah Batasan masalah pada pelaksanaan tesis adalah sebagai berikut: 1. Pembahasan masalah hanya dibatasi pada pembuatan metodologi pembangunan dashboard. Metodologi fokus pada upaya untuk menyajikan KPI yang relevan dengan kebutuhan pengguna, dengan tetap memperhatikan peran dashboard sebagai alat untuk mengkomunikasikan informasi mengenai kinerja. Oleh karena itu metodologi fokus pada aktifitas identifikasi kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype. 2. Pembahasan tidak meliputi proses perancangan dan pembangunan basis data yang diperlukan bagi implementasi dashboard.
4 3. Metodologi yang diusulkan selanjutnya diterapkan pada studi kasus mengenai pembangunan dashboard untuk menunjang upaya penjaminan mutu ITB. Jenis dashboard yang dibuat pada studi kasus ini adalah strategic dan tactical dashboard. I.5 Kegunaan Hasil Penelitian pada tesis ini diharapkan dapat memberikan manfaat, yaitu: 1. Secara umum, metodologi dapat digunakan sebagai panduan dalam membangun dashboard, dengan memperhatikan 3(tiga) aspek secara keseluruhan, yaitu data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi. 2. Secara khusus, penelitian diharapkan bisa memberikan alternatif masukan bagi ITB dalam melakukan upaya penjaminan mutu. I.6 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan pada tesis ini adalah studi literatur dan studi kasus. Studi literatur dilakukan untuk mengkaji berbagai konsep mengenai dashboard, KPI, dan visualisasi informasi. Studi literatur juga dilakukan untuk mengkaji berbagai metodologi pembangunan dashboard yang telah ada. Hasil kajian dari studi literatur digunakan sebagai dasar dalam membuat metodologi. Selanjutnya, metodologi yang diusulkan diterapkan pada studi kasus. Secara detail, tahapan pelaksanaan tesis adalah sebagai berikut: 1. Pencarian literatur. 2. Mempelajari konsep mengenai dashboard, KPI, dan visualisasi informasi. 3. Mengkaji dan menganalisis metodologi pembangunan dashboard yang telah ada. 4. Menarik kesimpulan dari hasil analisis, dan mendapatkan prinsip-prinsip mendasar dalam pembangunan dashboard. 5. Membuat metodologi pembangunan dashboard, dengan memberikan fokus pada data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi. 6. Menerapkan metodologi yang diusulkan pada studi kasus. 7. Melakukan perbaikan terhadap metodologi yang telah dibuat berdasarkan hasil dari studi kasus mengenai pembangunan dashboard untuk menunjang upaya penjaminan mutu di ITB.
5 8. Menarik kesimpulan dan memberikan saran selanjutnya mengenai pembuatan metodologi untuk pembangunan dashboard. I.7 Sistematika Pembahasan Laporan ini terdiri dari 5 bab, yaitu pendahuluan, tinjauan pustaka, perancangan metodologi, penerapan metodologi, dan penutup. Bab I Pendahuluan, berisi penjelasan mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi, dan sistematika pembahasan. Bab II Tinjauan Pustaka, membahas mengenai hal-hal mendasar yang berkaitan dengan pembangunan dashboard. Topik pembahasan meliputi konsep dasar dashboard, KPI, visualisasi data, dan beberapa metodologi pembangunan dashboard yang telah ada. Hasil pembahasan pada bab tinjauan pustaka akan menjadi landasan dalam membuat metodologi pembangunan dashboard. Bab III Analisis dan Pembuatan Metodologi, membahas mengenai proses pembuatan metodologi pembangunan dashboard, dengan didasarkan pada hasil analisis terhadap studi literatur yang telah dilakukan sebelumnya. Proses pembuatan metodologi dimulai dengan melakukan analisis terhadap metodologi pembangunan dashboard yang telah ada dan konsep pendekatan pembangunan sistem perangkat lunak. Hasil analisis digunakan untuk menyusun kerangka berpikir yang selanjutnya menjadi landasan dalam membuat metodologi pembangunan dashboard. Bab IV Penerapan Metodologi Pada Studi Kasus, membahas mengenai penerapan metodologi yang diusulkan pada sebuah studi kasus. Studi kasus yang dipilih adalah pembangunan dashboard yang mendukung upaya penjaminan mutu Institut Teknologi Bandung. Bab V Penutup, berisi kesimpulan yang didapatkan dari hasil penelitian, serta saran-saran untuk penelitian selanjutnya.