PENGEMBANGAN METODOLOGI PEMBANGUNAN INFORMATION DASHBOARD UNTUK MONITORING KINERJA ORGANISASI

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN METODOLOGI PEMBANGUNAN INFORMATION DASHBOARD UNTUK MONITORING KINERJA ORGANISASI Eva Hariyanti Magister Sistem Informasi - Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung eva_hariyanti@yahoo.com Abstraksi Information dashboard merupakan sebuah alat yang memberikan tampilan antarmuka dalam berbagai bentuk, seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan. Information dashboard menyajikan informasi mengenai Key Performance Indicators (KPI s) secara sekilas. Tujuan penggunaan information dashboard, yaitu untuk mengukur kinerja, memonitor proses yang sedang berjalan, dan memprediksi kondisi di masa mendatang. Metodologi pembangunan information dashboard yang dikembangkan pada penelitian ini melengkapi metodologimetodologi yang telah ada. Pengembangan metodologi diawali dengan perancangan kerangka berpikir, dengan memperhatikan prinsip-prinsip pembangunan information Metodologi dapat digunakan untuk pembangunan information dashboard dalam lingkup organisasi yang lebih luas. Metodologi yang diusulkan nantinya diharapkan bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara umum, seperti institusi pendidikan dan pemerintahan. Kata Kunci : metodologi, information dashboard, monitoring kinerja, KPI s, visualisasi data 1 PENDAHULUAN Organisasi seringkali dihadapkan pada perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat. Organisasi perlu melakukan monitoring dan pengukuran secara terus-menerus untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dijalankannya dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengukuran kondisi organisasi memerlukan data dan informasi yang tepat dari seluruh bagian organisasi. Informasi tersebut juga harus disampaikan kepada pihak yang tepat, pada waktu yang tepat pula. Information dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara sekilas, solusi bagi kebutuhan informasi organisasi [4]. Information dashboard memberikan tampilan antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan [6]. Information dashboard mengumpulkan informasi yang relevan dari berbagai bagian organisasi, mengkonsolidasikan, dan menyampaikan secara aman, cepat, dengan personalisasi sesuai dengan peran pengguna dalam organisasi [13]. Tujuan penggunaan information dashboard, yaitu untuk mengukur kinerja, memonitor proses yang sedang berjalan, dan memprediksi kondisi di masa mendatang [2]. Telah banyak metodologi yang dikembangkan oleh vendor dalam membangun information Namun metodologi tersebut hanya fokus terhadap projek pembangunan information dashboard, agar dapat diimplementasikan secara cepat. Padahal inti dari information dashboard terletak pada data dan informasi yang disajikan di dalamnya. Information dashboard hanya menyajikan informasi yang berkaitan dengan KPI, dengan memperhatikan faktor personalisasi dan kolaborasi. Pada tesis ini dikembangkan metodologi untuk pembangunan information dashboard dengan fokus pada aktifitas identifikasi kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype. Ada 3(tiga) faktor utama yang ditekankan dalam metodologi yaitu penyajian data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi antar pengguna. Pada bagian selanjutnya, istilah information dashboard akan disebut dengan dashboard saja. 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bagian ini diuraikan pembahasan mengenai prinsip-prinsip pembangunan dashboard dan analisis terhadap metodologi pembangunan dashboard yang telah ada. 2.1 PRINSIP PEMBANGUNAN DASHBOARD Pada beberapa pustaka [2][4][9][13] [14], telah dibahas definisi, tujuan dan karakteristik Dari definisi dan karakteristik tersebut, diambil beberapa prinsip mendasar yang dijadikan sebagai landasan

2 dalam merancang metodologi pembangunan Prinsip-prinsip tersebut adalah dashboard: 1. Menyajikan informasi mengenai KPI dengan tujuan yang spesifik. 2. Mensinergikan informasi dari berbagai aspek dalam layar tunggal. 3. Merupakan alat yang responsif dan interaktif dengan penggunanya. 4. Memungkinkan tiga hal sekaligus yaitu analisis kondisi sebelumnya, memonitor kondisi saat ini, dan memprediksi tren kedepan. 5. Memiliki faktor personalisasi. Setiap bagian dalam organisasi memiliki dashboardnya sendiri. 6. Memungkinkan kolaborasi dan komunikasi antar bagian dalam organisasi. Keenam prinsip tersebut digunakan sebagai dasar dalam melakukan perancangan metodologi pembangunan 2.2 Analisis Referensi Metodologi Dashboard merupakan alat yang mengandalkan kemampuan visual manusia dalam memahami informasi yang disajikan, sehingga faktor desain menjadi bagian yang cukup penting. Pendekatan user centric merupakan pendekatan yang paling tepat untuk pembangunan Pendekatan user-centric dilakukan melalui pembuatan prototype, yang memberikan fokus pada perancangan desain antar muka yang efektif dan fungsional. Perancangan model data dan struktur data diletakkan pada posisi kedua, setelah prototype sesuai dengan kebutuhan pengguna [8]. Dengan demikian model data dan struktur data yang dihasilkan lebih stabil, dan tidak perlu terlalu sering mengalami perubahan. Pendekatan user-centric telah diadopsi oleh banyak vendor dalam pembangunan dashboard [5][12][16]. Metodologi PureShare, Noetix, dan BrightPoint mengandung elemen-elemen kunci yang sama dalam pembangunan dashboard, mulai dari pengumpulan meta-informasi, penilaian pengguna dashboard, penyajian informasi, dan perancangan alert. Namun demikian, ketiga metodologi tersebut memberikan penekanan yang berbeda dalam pembangunan Metodologi PureShare memberikan penekanan pada kesesuaian antara tujuan bisnis dengan kebutuhan teknologi organisasi. Perancangan sistem dilakukan dengan pendekatan top-down dan bottom-up [16]. Noetix membuat metodologi dengan berusaha menyeimbangkan antara kebutuhan pengguna dengan kemampuan developer [12]. Identifikasi kebutuhan pengguna dilakukan setelah menentukan lingkup proyek dan KPI. Kebutuhan pengguna harus disesuaikan dengan lingkup proyek dan KPI yang telah ditentukan sebelumnya. Metodologi BrightPoint memberikan fokus pada pembuatan dokumentasi, mulai dari katalog data sampai dengan pembuatan dokumen rencana deployment dan maintenance [5]. Pembuatan dokumentasi bertujuan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan pemeliharaan dan perbaikan Metodologi yang dikembangkan oleh PureShare, Noetix, dan BrightPoint tidak menjelaskan secara detail tahapan yang dilakukan dalam pembangunan Metodologi tersebut juga tidak memberikan penjelasan mengenai hal-hal yang dilakukan untuk menjamin agar KPI yang disajikan pada dashboard sesuai dengan kebutuhan pengguna. Berdasarkan pada penjelasan tersebut, diperlukan sebuah metodologi yang menjelaskan secara detail tahap demi tahap yang harus dilakukan dalam membangun dashboard beserta dengan kakas yang digunakan pada setiap tahapan. 3 PERANCANGAN KERANGKA BERPIKIR Kerangka berpikir yang dirancang pada penelitian ini merupakan kerangka umum pembangunan dashboard, yang bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan, baik strategis, taktikal, maupun operasional. Kerangka berpikir juga dapat digunakan untuk membuat sistem dashboard, yaitu kumpulan dashboard yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam lingkup tertentu. Prinsip-prinsip pembangunan dashboard menunjukkan bahwa ada 3(tiga) aspek utama yang harus dipenuhi oleh sebuah dashboard, yaitu data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi. Ketiga aspek tersebut digunakan sebagai dasar dalam membuat kerangka berpikir, dengan cara memetakan setiap aspek ke dalam tahapan pengembangan sistem perangkat lunak. Kerangka kerja pembangunan dashboard dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Kerangka Berpikir Pembangunan Dashboard Aspek data/informasi sangat penting, karena dashboard hanya menyajikan informasi mengenai KPI yang relevan. Keterbatasan tempat untuk menyajikan informasi dalam layar tunggal dan banyaknya fungsi yang diinginkan dalam sebuah dashboard

3 menyebabkan aspek pemilihan data/informasi merupakan hal yang sangat penting. Aspek personalisasi dashboard berkaitan dengan masalah keamanan dan kerahasiaan informasi yang disajikan. Dashboard hanya menyampaikan informasi yang relevan, kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas terhadap informasi tersebut. Aspek personalisasi juga menyangkut desain dashboard untuk setiap pengguna. Aspek kolaborasi digunakan untuk memenuhi prinsip bahwa dashboard merupakan alat yang responsif, yang dapat berinteraksi dengan penggunanya, dan memungkinkan komunikasi antar pengguna. Aspek kolaborasi dalam sebuah dashboard berkaitan dengan 2(dua) hal utama, yaitu mekanisme alert dan pelaporan kinerja. Kerangka berpikir tersebut selanjutnya digunakan untuk merancang metodologi pembangunan 4 PENGEMBANGAN METODOLOGI Pada bagian ini akan diusulkan metodologi pembangunan dashboard, yang memberikan fokus pada tahap identifikasi kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype. Metodologi pembangunan dashboard memiliki 7(tujuh) tahapan utama, sesuai dengan tahapan dalam pengembangan sistem perangkat lunak, yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, review prototype, implementasi, deployment, dan maintenance. Pada penelitian ini hanya dibahas tiga tahapan yang pertama, yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, dan perancangan prototype. Metodologi pembangunan dashboard yang diusulkan dapat dilihat pada gambar2. Gambar2. Metodologi Pembangunan Dashboard 4.1 Identifikasi Kebutuhan Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan pendekatan top-down. Dimulai dari identifikasi high-level scenario dashboard untuk mendapatkan gambaran umum skenario informasi yang akan disajikan pada Dari high-level scenario, selanjutnya diidentifikasi kebutuhan data/informasi secara detail, sampai didapatkan KPI untuk setiap jenis Identifikasi kebutuhan data/informasi dilakukan melalui 2 cara yang dilakukan secara bersamaan, yaitu dengan identifikasi KPI organisasi yang berada dalam lingkup pembangunan dashboard, dan identifikasi kebutuhan bisnis pengguna Selanjutnya, hasil identifikasi KPI organisasi dipetakan dengan kebutuhan bisnis dari setiap pengguna, sehingga diperoleh KPI untuk setiap jenis Hal ini dilakukan karena tidak semua KPI organisasi disajikan pada Dashboard hanya menyajikan KPI yang mendukung kebutuhan pengguna dalam membuat keputusan atau tindakan bisnis. Tahap identifikasi kebutuhan dilakukan dengan melibatkan pihak pengguna secara aktif, mulai dari pimpinan sampai dengan perwakilan dari tiap kelompok pengguna yang nantinya akan menggunakan

4 4.2 Perencanaan Tahap perencanaan bertujuan untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil identifikasi kebutuhan. KPI untuk setiap kelompok dashboard akan dianalisis untuk mengidentifikasi meta-informasi yang dikandungnya. Sedangkan data hasil identifikasi kebutuhan bisnis pengguna akan dianalisis lebih lanjut untuk merencanakan fungsionalitas dashboard dan menyusun hierarkhi komunikasi antar pengguna Hasil analisis meta-informasi KPI dan perencanaan fungsionalitas dashboard digunakan untuk merencanakan konten dan hierarkhi informasi Tahap perencanaan melibatkan pihak pengguna secara aktif, terutama pada saat analisis meta-informasi KPI dan analisis konten/hierarkhi informasi. 4.3 Perancangan Prototype Perancangan prototype merupakan hal penting dalam pembangunan sistem yang menggunakan pendekatan user-centric. Prototype merupakan media yang digunakan untuk melihat kesesuaian antara kebutuhan pengguna dengan sistem yang direncanakan, sebelum diimplementasikan secara nyata. Dengan menggunakan prototype pembangunan dashboard menjadi lebih efisien, karena setiap kekeliruan yang terjadi akibat kesalahan persepsi dapat dideteksi lebih awal. Perancangan prototype terdiri dari 3(tiga) tahap, yaitu perancangan desain dan layout dashboard, perancangan mekanisme komunikasi, dan perancangan kontrol navigasi. Perancangan desain dashboard memperhatikan elemen-elemen seperti tampilan grafik, warna, bentuk bagan, animasi, dan penempatan konten informasi. Perancangan layout dashboard mempertimbangkan hal-hal seperti jumlah frame, simetri dan proporsi frame, serta resolusi komputer. Perancangan mekanisme komunikasi dilakukan dengan tujuan untuk merancang struktur komunikasi antara pengguna dashboard, dalam merespon alert dan melakukan pelaporan. Perancangan kontrol navigasi meliputi upaya membagi informasi ke dalam beberapa layar yang berbeda, dengan menyediakan penghubung yang tepat. Navigasi memungkinkan pengguna melakukan drill-down, untuk mendapatkan informasi yang lebih detail. 5 KESIMPULAN Berdasarkan hasil pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut: 1. Data/informasi, personalisasi, dan kolaborasi merupakan tiga faktor penting yang harus diperhatikan dalam pembangunan Metodologi yang digunakan dalam pembangunan dashboard harus memperhatikan ketiga faktor tersebut secara bersama-sama. 2. Pembangunan dashboard harus memperhatikan keberadaan dashboard lain, terutama jika dashboard tersebut mendukung lingkup bisnis yang sama. Sebuah dashboard harus memiliki kedudukan yang jelas diantara dashboard lain yang berada di dalam lingkungan organisasi. Oleh karena itu, tahap identifikasi kebutuhan dan perencanaan sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan segala kemungkinan pembangunan dashboard di lingkungan organisasi. 6 DAFTAR PUSTAKA 1. Chowdary, Pawan., et all. (2006), Model-Driven Dashboard for Business Performance Report, Proceedings of the 10 th IEEE International Enterprise Distributed Object Computing Conference. 2. Eckerson, Wayne. (2005), Deploying Dashboard and Scorecards, TDWI Best Practices Report. 3. Few, Stephen. (2005), Effectively Communicating Numbers-Selecting The Best Means and Manner of Display, Proclarity. 4. Few, Stephen. (2006), Information Dashboard Design, O Reilly; ISBN: Gonzales, Tom. (2006), Dashboard Design and Prototyping, BrightPoint Consulting, Inc, boarddesign.asp, diakses tanggal 18 Januari Gonzales, Tom. (2006), Dashboard Design: Key Performance Indicators & Metrics - Choosing the Right Data to Display, BrightPoint Consulting, Inc. 7. Gonzales, Tom. (2006), Designing Executive Dashboards, BrightPoint Consulting Inc, File=Designing%20Executive%20Dashboar ds%20-%20part%201.htm, diakses tanggal 18 September Gonzalez, Tom. (2006), User-Centric Approach for Designing and Building Dashboards ; BrightPoint Consulting, Inc, asp?file=dashboard%20design/user- Centric%20Dashboard%20Design%20Approa ches.htm, diakses tanggal 18 Januari Malik, Shadan. (2005), Enterprise Dashboards - Design and Best Practices for IT, John Wiley & Sons, Inc. 10. Mijksenaar, Paul. (1997), Visual Function An

5 Introduction to Information Design, 010 Publishers-Rotterdam. 11. Neely, Andy. (2004), Business Performance Measurement: Theory and Practice, Cambridge University Press. 12. Noetix Corp. (2004), Dashboard Development and Deployment: A Methodology for Success, Noetix Corp, dash_develop.pdf, diakses tanggal 28 oktober Novell. (2004), Secure Enterprise Dashboard: a Key to Business Agility, Novell White Paper. 14. Orts, Daryl. (2005), Dashboard Implementation Methodology, DM Review Magazine, rticleid= , diakses tanggal 24 Sepetember Parmenter, David. (2007), Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPI, John Wiley & Sons, Inc PureShare. (2005), Proactive Metrics Methodology, PureShare White Paper, _method.html, diakses tanggal 24 September 2007.