2 Bab 2 Tinjauan Pustaka 2.1 Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya adalah sebuah Perancangan dan Implementasi Sistem Persediaan Berbasis Client Server ( Studi kasus: PD Karunia Motor Bandar Lampung). Dalam penelitiannya menyatakan bahwa dalam sebuah usaha retail berskala kecil, salah satu penerapan teknologi informasi yang dapat dan sering digunakan adalah dalam hal persediaan yang berbasis komputer. Penggunaan teknologi ini untuk meningkatkan pengolahan data dalam hal waktu, biaya, juga pengurangan resiko dalam operasional dan tingkat kesalahan. Pengolahan data menjadi sebuah kendala tersendiri apabila dilakukan dengan proses manual. Seperti kesalahan pencatatan, pengumpulan, dan pencarian data. Hal ini dapat mengurangi kecepatan dan menghambat kinerja pengolahan data, yang memerlukan semua jenis informasi yang sangat cepat dan akurat dalam sistem operasional usaha. Aplikasi ini dibangun dengan sarana client server dan dijadikan sebuah aplikasi desktop menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Acces sebagai database (Saputra, 2010). Penelitian yang lain yaitu Perancangan dan Pengimplementasian Sistem Informasi Persediaan Barang, yang menyatakan bahwa tujuan dari sistem yang dibuat adalah untuk memberikan sebuah informasi kepada pihak toko, yang akan digunakan untuk keperluan manajemen persediaan gudang ditoko 7
8 tersebut. Seperti menetukan jumlah persediaan yang harus disiapkan digudang, mengatur jumlah minimal persediaan, jumlah persediaan aman dan jumlah maksimal persediaan. Sehingga pihak manajemen bisa tahu kapan harus melakukan pembelian barang kembali pada supplier. Program untuk membangun aplikasi ini adalah VB. NET 2006 dan Microsoft SQL Server 2005 yang digunakan sebagai basis datanya (Hartini, 2009). 2.2 Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud yang sama (Jogiyanto, 2001). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Jogiyanto, 2001). Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2001). 2.2.1 Komponen Sistem Informasi Pada dasarnya komponen sistem informasi merupakan gambaran dari sistem informasi yang sedang berjalan menurut John
9 Burch dan Garry Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebutkan dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok database, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran. Berikut penjelasan dari keenam komponen sistem informasi (Burch dan Grundnitski, 1986): 1. Blok Masukan (Input) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan. 2. Blok Model Blok model adalah informasi yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibaris data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan sarana dan alat dalam sistem informasi teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyiapkan dan mengakses data,
10 menghasilakan output mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Blok database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam database untuk keperluan penyedia informasi lebih lanjut. 6. Blok kendali Blok kendali membantu dalam mengendalikan sistem yang sewaktu-waktu terjadi suatu masalah. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas Informasi dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu (Jogiyanto,1999) : 1. Akurat : Berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya : Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. 3. Relevan : Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
11 2.3 Persediaan Barang 2.3.1 Persediaan Barang Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut (Rudianto, 2009). Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya, barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan diguanakan dalam proses produksi (SAK No. 14, 2007). 2.3.2 Akuntansi Persediaan Barang Karena perusahaan dagang memiliki fungsi utama menjual barang dagang (persediaan) yang dimilikinya, maka pencatatan dan perlakuan akuntansi terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan akan berpengaruh langsung terhadap keseluruhan proses akuntansi di perusahaan tersebut. Di dalam melakukan pencatatan aktivitas perusahaan dagang,terdapat dua metode yang dapat digunakan, yaitu (Rudianto, 2009): 1. Metode periodik adalah metode yang digunakan untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengan persediaan barang dagang di dalam perusahaan dagang, dimana persediaan dicatat dan dihitung pada awal dan akhir periode akuntansi saja untuk menentukan harga pokok penjualannya. Metode
12 ini paling banyak dipakai oleh perusahaan yang frekuensi transaksinya tinggi. Perhitungan Hpp Persediaan awal Pembelian Barang tersedia dijual Persediaan akhir Hpp + - Untuk menentukan harga beli sebagai dasar menentukan nilai persediaan yang dimiliki perusahaan pada satu periode, terdapat beberapa metode, yaitu: a. FIFO (First In First Out) Dalam metode ini, barang yang masuk lebih dahulu akan dikeluarkan lebih dahulu. Sehingga yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian terakhir. b. LIFO (Last In First Out) Dalam metode ini, barang yang masuk paling akhir akan dikeluarkan paling awal. Sehingga barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang berasal dari pembelian awal periode. c. Average (Rata-rata) Dalam metode ini barang yang dikeluarkan maupun barang yang tersisa, dinilai berdasarkan harga rata-rata. Sehingga
13 barang yang tersisa pada akhir periode adalah barang yang memiliki nilai rata-rata. Perhitungan Rata-rata nilai persediaan akhir : unit pembelian x harga rata-rata pembelian Laba kotor adalah selisih dari hasil penjualan dengan harga pokok penjualan. Berikut perhitungan laba kotor: Penjualan Hpp Laba kotor - 2. Metode perpetual adalah metode yang digunakan untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengn persediaan barang dagang di dalam perusahaan dagang, di mana persediaan dicatat dan dihitung secara detail, baik pada waktu dibeli maupun dijual. Metode ini lebih cocok digunakan di dalam perusahaan yang memiliki frekuensi transaksi tidak terlalu tinggi tetapi nilai per transaksinya besar. Walaupun sebuah oraganisasi banyak melakukan usaha yang berarti untuk mencatat persediaan dengan teliti, catatan ini masih perlu diverifikasi melalui sebuah audit berkelanjutan. Audit seperti ini dikenal sebagai perhitungan berkala (cycle counting). Sebelumnya banyak perusahaan melakukan pengecekan persediaan
14 fisik setiap tahun. Pengecekan seperti ini sering berarti fasilitas harus ditutup dan melibatkan banyak orang yang tidak berpengalaman untuk menghitung komponen dan material. Catatan persediaan perlu diverifikasi dengan perhitungan berkala. Perhitungan berkala menggunakan klasifikasi persediaan yang dibuat dengan analisis ABC. Dengan prosedur perhitungan berkala, barang dihitung, catatan diverifikasi, dan ketidakakuratan ditemukan didokumentasikan secara periodik. Kemudian penyebab ketidakakuratan dicari dan tindakan perbaikan diambil untuk memastikan integritas sistem persediaan. Keuntungan perhitungan berkala adalah sebagai berikut (Heizer dan render, 2005) : 1. Menghilangkan penutupan dan penghentian produksi yang diperlukan untuk mengecek persediaan fisik tahunan. 2. Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan. 3. Melatih personel audit dalam hal akurasi persediaan. 4. Dapat mengenali penyebab kesalahan dan mengambil tindakan perbaikannya. 5. Menjaga catatan persediaan yang akurat. Selain sistem persediaan, perusahaan perlu melakukan manajemen persediaan. Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak sediaan yang perlu dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan, permintaan pelanggan, dan pengiriman pemasok 2.4 Metode Analisis ABC Analisis ABC (ABC analysis) membagi persediaan yang dimiliki menjadi tiga golongan berdasarkan volume rupiah tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari prinsip Pareto.
15 Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat sedikit hal yang penting dan banyak hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat kebijakan persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tapi sepele (Heizer dan render, 2005). Untuk menentukan volume rupiah tahunan analisis ABC, permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dihitung dan dikalikan dengan harga per unit. Barang kelas A adalah barangbarang dengan volume rupiah tahunan tinggi. Walaupun barang seperti ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari total persediaan barang, mereka merepresentasikan 70% hingga 80% dari total pemakaian rupiah. Kelas B adalah barang-barang persediaan yang memiliki volume rupiah tahunan menengah. Barang ini merepresentasikan 30% barang persediaan dan 15% hingga 25% dari nilai total. Barang-barang yang memiliki volume rupiah tahunan rendah adalah kelas C, yang mungkin hanya merepresentasikan 5% dari volume rupiah tahunan tetapi sekitar 55% dari total persediaan. Berikut adalah contoh perhitungan klasifikasi barang dan output analisis ABC dalam bentuk grafik klasifikasi barang.
16 Tabel 2.1 Perhitungan Klasifikasi ABC (Heizer dan render, 2005) Nomor Persentase Volume Volume Persentase Perse- Jumlah Tahunan Biaya Dolar Volume Dolar diaan Persediaan (Unit) Unit Tahunan Tahunan Kelas #10286 1000 $90,00 $90.000 38,8% A 20% 72% #11526 500 154 77.000 33,2% A #12760 1550 17 26.350 11,3% B #10867 30% 350 42,86 15.001 6,4% 23% B #10500 1000 12,50 12.500 5,4% B #12572 600 14,17 8.502 3,7% C #14075 2000 0,60 1.200 0,5% C #01036 100 8,50 8.50 0,4% 5% C 50% #01307 1200 0,42 5.04 0,2% C #10572 250 0,60 1.50 0,1% C 8.550 $232.057 100% perhitungan untuk mencari klasifikasi barang perhitungan ABC adalah mencari nilai volume dolar tahunan terlebih dahulu dengan acara sebagai berikut: Volume Tahunan x Biaya Unit = Volume dolar Setelah menemukan volume dolar tahunan, kemudian mencari persentase volume dolar tahunan dengan cara sebagai berikut:
17 Nilai Volume Dolar Tahunan Persentase Volume Dolar Tahunan = x 100 Total Nilai Volume Dolar Tahunan Gambar 2.1 Contoh Klasifikasi Barang (Heizer dan Render, 2005) Kriteria selain dari volume rupiah tahunan juga dapat menentukan penggolongan barang. Sebagai contoh, perubahan rekayasa yang diantisipasi, permasalahan pengiriman, permasalahan kualitas, atau biaya per unit tinggi dapat menaikan barang ke penggolongan yang lebih tinggi. Keuntungan dari pembagian barang persediaan ke dalam tiga kelas ini memungkinkan diterapkannya kebijakan dan pengendalian untuk setiap kelas. Kebijakan yang mungkin didasarkan pada analisis ABC meliputi hal berikut:
18 1. Pembelian sumber daya yang dibelanjakan pada pengembangan pemasok harus jauh lebih tinggi untuk barang A dibandingkan barang C. 2. Barang A, tidak seperti barang B can C, perlu memiliki kontrol persediaan fisik yang lebih ketat. Mungkin mereka dapat diletakan pada tempat yang lebih aman, dan mungkin akurasi catatan persediaan untuk barang A harus lebih diverifikasi. 3. Prediksi barang A perlu lebih dijamin keabsahannya dibandingkan dengen prediksi barang B dan C. Dalam hal ini akurasi pencatatan adalah sebuah komponen penting dalam sistem persediaan. Akurasi catatan membuat organisasi dapat memusatkan perhatiann pada barang yang diperlukan, bukan sekedar ingin memastikan beberapa barang ada dalam persediaan. Dengan pencatatan yang akurat maka keputusan yang dibuat akan tepat dalam pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman(heizer dan render, 2005).