ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA SISTEM PENGGAJIAN KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Saina Pradesty / 21209410 Pembimbing : Prof. Dr. E. Susy Suhendra
PENDAHULUAN Latar Belakang Setiap perusahaan pasti membutuhkan sumber daya manusia untuk menjadi tenaga kerja di perusahaannya, atas dedikasi maka perusahaan memberikan penghargaan berupa gaji. Untuk penghitungan gaji memerlukan ketelitian dalam pencatatan serta pembayarannya. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sistem akuntansi untuk menjalankan kegiatannya dengan efektif dan efisien. Serta dikontrol oleh sistem pengendalian intern agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari. Rumusan Masalah Bagaimanakah prosedur penggajian pegawai di Kementerian Komunikasi dan Informatika? Apakah pengendalian intern di dalam Kementerian tersebut sudah berjalan dengan baik, berkaitan dengan sistem penggajian yang dijalankan Kementerian?
BATASAN MASALAH dan TUJUAN PENELITIAN Batasan Masalah Sistem penggajian Kementerian Komunikasi dan Informatika serta unsur sistem pengendalian intern. Unsur sistem pengendalian digunakan dalam mengukur penilaian efektivitas pada sistem penggajian Kementerian Komunikasi dan Informatika. Tujuan Penelitian Untuk menganalisis prosedur penggajian karyawan di Kementerian Komunikasi dan Informatika sudah dilaksanakan dengan baik atau belum. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern didalam Kementerian sudah berjalan dengan baik atau belum
METODE PENELITIAN Data yang digunakan : Data Primer : Wawancara dengan Biro Keuangan Kemkominfo Data Sekunder : Bentuk dokumentasi seperti sejarah perusahaan, dll. Alat analisis yang digunakan : Analisis Deskriptif (Kualitatif) 1. Merancang Sistem 2. Menyebarkan Kuisioner Setelah kuisioner disebar memasukkan jumlah jawaban kedalam rumus Goodman s and Kruskal s Gamma
PEMBAHASAN 1. Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian membuat daftar perubahan data pegawai (DP) sebanyak 2 lembar dalam bentuk SK pegawai. Lembar pertama dikirim ke Sub. Bagian Urusan Gaji untuk diproses, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai arsip sementara sesuai dengan data pegawai. Mulai Membuat daftar perubahan data pegawai (DP) 2 lembar Ket : DP = Data Pegawai DP 1 DP 2 1 A
2. Masing Masing Biro Setiap hari senin jumat PNS di masing-masing Biro datang dan melakukan absensi menggunakan finger print. Kemudian masing masing biro membuat rekap kehadiran untuk pegawai. Kemudian rekap kehadiran ini akan diserahkan ke bagian gaji untuk diproses lebih lanjut. pegawai absen menggunakan finger print Masing-masing bagian membuat rekap kehadiran pegawai Setiap hari Rekap kehadiran 2
Sub. Bagian Urusan Gaji Ket : DP 1 = Data Pegawai GPP = Gaji PNS Pusat ADK GPP = Arsip Data Komputer SSP = Surat Setoran Pajak PPABP = Pejabat Pembuat Anggaran Belanja Pegawai
4. Biro Keuangan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) PPK menerima GPP dalam bentuk rekap untuk diproses. GPP rekap sebagai dasar untuk membuat SPP LS Gaji. PPK membuat SPP LS Gaji sebanyak 2 lembar dokumen. Lembar pertama dikirim ke Biro Keuangan yaitu Bendahara Pengeluaran untuk ditandatangani. Sedangkan lembar kedua disimpan sebagai arsip sementara PPK sesuai urutan nomor untuk keperluan mengetahui besarnya realisasi anggaran belanja pegawai. Dan GPP rekap dikirim ke Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar (PPt-SPM) Ket : GPP = Gaji PNS Pusat SPP LS = Surat Permintaan Pembayaran Langsung
5. Biro Keuangan Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran menerima SPP LS Gaji 1 dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan SSP dari Sub. Bagian Gaji. Lalu membandingkan antara SSP dengan SPP LS Gaji 1 dan ditandatangani. Kemudian mengirimkan dokumen dokumen tersebut ke Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPT-SPM) Ket : SPP LS = Surat Permintaan Pembayaran Langsung SSP = Surat Setoran Pajak
Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar (PPT-SPM) Ket : SSP = Surat Setoran Pajak SPP LS = Surat Permintaan Pembayaran Langsung GPP = Gaji PNS Pusat SPTJM = Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak KPA = Kuasa Pengguna Anggaran SPM = Surat Perintah Membayar ADK = Arsip Data Komputer
7. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) KPPN menerima GPP dan SPM dalam bentuk ADK, SPM 1, GPP rekap, SSP, dan SPTJM. Setelah itu, KPPN memeriksa dan meneliti kebenaran dan kelengkapan data. Jika tidak benar maka data tersebut dikembalikan ke Sekjen untuk diperbaiki dan jika data tersebut benar dan sesuai dengan data yang dimiliki KPPN, maka KPPN akan menerbitkan SP2D sebanyak 3 lembar. Lembar pertama dikirim ke PPT-SPM. Lembar kedua dikirim ke bank KPPN, sedangkan lembar ketiga dikirim ke PPABP. ADK SPM, ADK GPP, SPM 1, GPP rekap, SSP, dan SPTJM diarsip tetap oleh KPPN berdasarkan tanggal diterima dokumen tersebut. Ket : SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana
8. Bank KPPN Bank KPPN menerima SP2D lembar 2 dari KPPN, kemudian bank KPPN mengirim sejumlah uang atas pencairan SP2D kepada bank BRI ke nomor rekening masing-masing pegawai. Ket : SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana
9. BRI BRI menerima sejumlah uang atas pencairan SP2D untuk gaji pegawai dari bank KPPN, maka setiap pegawai menerima pembayaran gaji pada rekening masing-masing sesuai dengan hak yang diterima oleh pegawai tersebut. Ket : SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana
Hasil dan Pembahasan No Organisasi Pernyataan Jawaban Ya Tidak No Pernyataan Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Jawaban Ya Tidak 1. Bagian pencatatan kehadiran pekerjaan terpisah dari bagian pembuatan daftar gaji. 27 3 5. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat keputusan 2. Bagian pembuatan daftar gaji terpisah dari bagian pembayaran gaji. 3. Struktur organisasi perusahaan telah menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. 26 4 pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang di tandatangani oleh pejabat yang berwenang. 6. Setiap perubahan gaji karyawan disebabkan perubahan pangkat, perubahan tarif gaji sesuai kepada 4. Pendelegasian wewenang 28 2 surat keputusan dari pejabat yang dan tanggung jawab tersebut berwenang. telah membantu perusahaan 7. Daftar gaji diotorisasi oleh mencapai tujuan. pejabat yang berwenang.
No Pernyataan Jawaban Ya Tidak No Pernyataan Ya Jawaban Tidak 8. Bukti transaksi keluar untuk Pelaksanaan Kerja secara Sehat pembayaran gaji diotorisasi oleh 13. Perusahaan telah menggunakan pejabat yang berwenang. mesin kehadiran untuk absensi 9. Setiap potongan atas gaji 28 2 pegawai karyawan selain pajak 14. Pemasukan identitas pekerja 14 16 penghasilan didasarkan atas surat untuk kehadiran ke dalam mesin potongan gaji yang di otorisasi pencatatan waktu diawasi oleh oleh fungsi penggajian. petugas. 10. Pihak yang lembur mendapatkan 10 20 15. Catatan penghasilan pegawai di 28 2 otorisasi dari kepala biro yang simpan oleh bagian pembuatan bersangkutan. daftar gaji. 11. Transaksi penggajian dicatat apabila bukti yang untuk mendukung pencatatan tersebut telah lengkap dan benar. 12. Setiap terjadi aktivitas dan transaksi penggajian selalu di catat pada periode yang seharusnya. 16. Setiap gaji yang dibayar terdapat tanda terima yang ditandatangani oleh pekerja didepan petugas. 17. Kebenaran dan ketelitian perhitungan dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi. 8 22
No Pernyataan Ya Jawaban Tidak 18. Slip gaji langsung diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. 24 6 Pegawai Berkualitas 19. Dalam proses rekruitmen 26 4 dilakukan atas kualitas pegawai. 20. Kualitas karyawan didasarkan pada pendidikan dan pengalaman. 21. Penempatan pegawai didasarkan 15 15 pada keahlian pegawai. Total 534 96 Berdasarkan jawaban yang diperoleh diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian inernal penggajian termasuk dalam kategori pengendalian internal cukup efektif.
KESIMPULAN 1. Pelaksanaan prosedur penggajian yang diterapkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika sudah terlaksana dengan baik, hal ini dilihat dari adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab fungsional, sehingga pegawai dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, setiap dokumen diotorisasi secara memadai oleh orang-orang yang berwenang, dan penyimpanan dokumen penggajian dilakukan dengan baik dan lengkap. Sehingga kegiatan penggajian di dalam Kementerian berjalan lancar. 2. Sistem pengendalian internal untuk Kementerian Komunikasi dan Informatika juga sudah berjalan baik, hal ini terlihat dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada para Pegawai dan dihitung menggunakan rumus Goodman s and Kruskal s Gamma dimana hasilnya menyatakan pengendalian internal Kementerian cukup efektif. Artinya sudah ada pemisahan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik, praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi, dan para pegawai yang tentunya berkualitas.